KSeF en Polonia: Qué significa el sistema nacional de facturación electrónica para las empresas y los bufetes de abogados (explicación del plazo de 2026)

¿Qué es el KSeF y por qué se introdujo?

Krajowy System e-Faktur (KSeF), o Sistema Nacional de Facturación Electrónica, es la plataforma de facturación electrónica centralizada de Polonia desarrollada para simplificar la emisión, entrega y almacenamiento de facturas electrónicas estructuradas. La implantación de este sistema se anunció en 2023, con el plan inicial de que todas las empresas registradas a efectos del IVA utilicen el sistema KSeF para emitir y recibir facturas electrónicas en julio de 2024.

Calendario de implantación del KSeF: aplazamiento a 2024 y nuevos plazos para 2026

Sin embargo, la implantación se pospuso, y la fecha final en la que se completará la primera fase es el 1 de febrero de 2026, cuando los grandes sujetos pasivos, es decir, aquellos con un volumen de negocios superior a 200 millones de zlotys (aproximadamente 47 millones de euros), deberán emitir y recibir facturas electrónicas para las transacciones B2B. A partir del 1 de abril de 2026, todas las empresas, además de las mencionadas anteriormente, deberán cumplir las normas y requisitos de facturación electrónica.

La única exención está prevista para las microempresas, aquellas cuyas ventas totales no superen los 10.000 zlotys (aproximadamente 2.350 euros) al mes durante 2026, que no estarán obligadas a cumplir las normas de facturación electrónica hasta el 1 de enero de 2027.

Aunque se especuló con la posibilidad de que la implantación del KSeF se pospusiera una vez más, el 31 de marzo de 2025, el Ministerio de Finanzas polaco publicó una respuesta a una consulta parlamentaria en la que confirmaba el calendario de implantación.

Calendario de aplicación del KSeF:

Cómo funciona KSeF: Presentación, validación y almacenamiento de facturas electrónicas

El KSeF se ha desarrollado de tal manera que, en lugar de que las empresas envíen las facturas directamente a sus socios comerciales, las facturas se envían primero al KSeF, donde se validan y se les pone un sello de tiempo. Una vez completado este procedimiento, la factura pasa a estar disponible tanto para el emisor como para el receptor a través del sistema. Todas las facturas electrónicas se almacenarán en el sistema durante un máximo de 10 años.

KSeF frente al IVA de la UE en la era digital (ViDA): Futuros retos de alineación

Teniendo en cuenta que el KSeF es un sistema nacional de facturación electrónica, cabe preguntarse cómo se alineará con el paquete de la UE sobre el IVA en la era digital (ViDA). En virtud del paquete ViDA, cuyo objetivo es normalizar la facturación electrónica en toda la UE exigiendo que las facturas de las transacciones B2B transfronterizas dentro de la UE sigan el formato EN 16931, es posible que el Gobierno polaco tenga que actualizar el KSeF para cumplir también estos requisitos.

Si el Ministerio de Hacienda no realiza los ajustes necesarios una vez que entren en vigor las normas obligatorias de facturación electrónica B2B de la UE, los sujetos pasivos pueden encontrarse en una situación en la que deban utilizar dos sistemas distintos: uno para las transacciones nacionales en el marco de KSeF y otro para las transacciones transfronterizas en el marco de ViDA. En última instancia, esto supondría una presión financiera y administrativa adicional.

No obstante, dado que la facturación electrónica obligatoria en virtud de la ViDA está prevista para julio de 2030, y que la fecha final para armonizar los sistemas nacionales de facturación electrónica con la norma de la UE y el sistema de facturación electrónica intracomunitario está fijada para el 1 de enero de 2035, es de esperar que el KSeF se actualice para cumplir todos los requisitos.

El impacto del KSeF en los bufetes de abogados polacos

Aunque el marco KSeF afectará a todas las empresas de Polonia, algunos sectores se enfrentan a ajustes especialmente complejos. Uno de ellos es el sector jurídico. Los bufetes de abogados se enfrentan a un reto único: muchos siguen utilizando sistemas de facturación locales heredados que no están diseñados para el intercambio de datos en tiempo real ni para las normas XML.

Karolina Šilingienė, socia de Crespect (software de gestión de la práctica jurídica impulsado por IA), lo explica:

"Vemos que muchos despachos de abogados siguen confiando en sistemas creados hace más de una década. Nunca fueron concebidos para gestionar el intercambio de datos en tiempo real, y adaptarlos al KSeF será costoso y arriesgado."

Como resultado, los bufetes pueden tener dificultades para garantizar una integración sin fisuras, la seguridad de los datos y el cumplimiento de las normativas a tiempo.

La perspectiva de Crespect: cómo la tecnología jurídica puede facilitar la transición

Basándose en la experiencia de Crespect en la modernización de las operaciones jurídicas, Karolina Šilingienė subraya que la transición al KSeF no es solo un reto de cumplimiento, sino una oportunidad para que los despachos de abogados modernicen y agilicen sus operaciones.

Al mismo tiempo, las expectativas de los clientes van en aumento. Los clientes de los bufetes exigen cada vez más una facturación transparente y flexible, ya sea mediante un seguimiento detallado del tiempo, informes claros o estructuras de honorarios predecibles. Si los bufetes se basan en soluciones manuales para cumplir con las obligaciones de KSeF, corren el riesgo de añadir gastos administrativos que erosionan la rentabilidad y distraen a los abogados de su trabajo principal.

"Los clientes son más exigentes que nunca con la transparencia en la facturación. Si el cumplimiento del KSeF genera trabajo manual adicional, los despachos corren el riesgo de perder un tiempo valioso que podrían dedicar a sus clientes", añade Karolina.

Para hacer frente a estos retos, las soluciones de tecnología jurídica nativa en la nube, como Crespect, ofrecen una alternativa de futuro a los anticuados sistemas heredados. Alojado de forma segura en Amazon Web Services (AWS), Crespect está diseñado para escalar sin problemas y adaptarse a medida que evolucionan las normativas de facturación electrónica del KSeF y de la UE. A diferencia de las herramientas locales más antiguas, que requieren costosos parches o sustituciones, la infraestructura en la nube permite actualizaciones rápidas de conformidad, garantizando que las empresas sigan cumpliendo la normativa con una interrupción mínima.

Mejores prácticas para despachos de abogados que se preparan para el KseF

Del trabajo de Crespect con bufetes de abogados que están modernizando sus procesos de facturación, destacan algunas prácticas recomendadas:

• Planificación temprana de la integración: Evalúe cómo se alinean los flujos de trabajo de facturación existentes con los requisitos estructurados de facturación electrónica del KSeF e identifique las lagunas con antelación.

• Primero la automatización: El cumplimiento manual no será escalable: la generación automatizada de facturas y las conexiones API seguras reducen el riesgo y ahorran horas facturables.

• Formación del personal: El cumplimiento no es sólo técnico; los asesores y el personal de apoyo deben comprender los nuevos flujos de trabajo para que la experiencia del cliente sea fluida.

Aspectos técnicos: Formatos, API y opciones de integración

El KSeF está desarrollado para emitir, recibir, validar y almacenar facturas electrónicas estructuradas en el formato FA(3) XML. Además, el Ministerio de Hacienda polaco decidió utilizar la Especificación de Interoperabilidad Empresarial Peppol (BIS) Facturación 3.0 para la facturación electrónica.

La norma BIS Billing garantiza que las facturas electrónicas sean coherentes, legibles por máquina y puedan intercambiarse fácilmente entre distintos sistemas. Además, el gobierno polaco ha desarrollado la guía de implementación Peppol Core Invoice Usage Specifications (CIUS) BIS Billing 3.0, adaptada para incluir los términos comerciales nacionales y abordar los requisitos fiscales locales, en particular para las facturas corregidas.

Para la integración con sistemas existentes, como ERP, el Ministerio de Hacienda publica documentación sobre API. Un entorno de pruebas específico estará disponible el 30 de septiembre de 2025, dando tiempo a las empresas para adaptar sus sistemas. La API se proporciona en formato OpenAPI 3.0.4 (JSON), acompañada de documentación interactiva que abarca puntos finales, parámetros, esquemas, códigos de respuesta y llamadas de ejemplo. También se ha publicado una guía para integradores en la que se describen las principales características de KSeF 2.0 y se ofrecen escenarios prácticos de uso para desarrolladores.

Dado que el KSeF es un desarrollador nacional de sistemas de facturación electrónica para empresas registradas en el IVA, las empresas extranjeras o no residentes no sujetas al IVA en Polonia están exentas de las normas de facturación electrónica B2B[KŠ3].

Teniendo en cuenta el alcance y la importancia de la implementación del sistema KSeF, el Ministerio de Finanzas ha decidido posponer las sanciones por incumplimiento hasta finales de 2026, proporcionando tiempo adicional para que las empresas ajusten sus sistemas para cumplir adecuadamente con sus obligaciones. [KŠ4]

Recomendaciones de Crespect para las empresas

Para los despachos de abogados que se preparan para el KSeF, Karolina recomienda un enfoque estructurado:

1. Llevar a cabo un análisis de las deficiencias - Comparar los procesos actuales de facturación con los requisitos del KSeF para identificar dónde pueden fallar los sistemas heredados.

2. Evaluar la preparación tecnológica: determinar si los sistemas existentes de gestión de la práctica jurídica o de facturación pueden manejar XML estructurado e intercambio de API en tiempo real. Si no es así, considere alternativas nativas de la nube.

3. Involucrar a los socios de TI y de cumplimiento normativo con antelación - Esperar hasta el último minuto a menudo conduce a costosas soluciones provisionales o a implementaciones precipitadas.

4. Priorizar la seguridad y la fiabilidad - Asegúrese de que cualquier socio de integración (interno o externo) se adhiere a altos estándares de seguridad, dada la sensibilidad de los datos financieros y del cliente.

5. Evitar errores comunes - Los errores más frecuentes son subestimar la complejidad de la integración, descuidar la formación del personal y asumir que las herramientas gubernamentales temporales son suficientes para el uso profesional.

"Si las empresas tratan el KSeF sólo como una casilla de cumplimiento que hay que marcar, perderán la gran oportunidad. Con los sistemas adecuados, puede convertirse en un verdadero catalizador de la eficiencia y la transparencia", subraya Karolina Šilingienė.

Al abordar la transición al KSeF de forma proactiva, los despachos de abogados pueden convertir un mandato de cumplimiento en una oportunidad: procesos racionalizados, mayor transparencia en la facturación y una base digital más sólida para el crecimiento futuro".

Acerca de Crespect

Crespect - Sistema inteligente de gestión de la práctica jurídica para el crecimiento de los bufetes de abogados

Crespect es un sistema de gestión de la práctica jurídica impulsado por IA con CRM integrado diseñado para gestionar y hacer crecer los negocios jurídicos. Una herramienta que hace que las tareas diarias sean fluidas, rápidas e intuitivas para todos los usuarios del bufete de abogados.

Crespect se basa en la experiencia de uno de los bufetes internacionales más innovadores, Sorainen.

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