Registro del IVA - Conceptos básicos y consejos

Existen diferentes razones por las que, cuándo y cómo el operador económico debe o puede seguir el procedimiento determinado para convertirse en una empresa registrada a efectos del IVA. En pocas palabras, lo más general sería diferenciar los factores en dos categorías. Estas condiciones se establecen a través de los antecedentes legislativos nacionales.

Utilizando esta lógica y el razonamiento que la sustenta, en palabras sencillas, las condiciones que exigen el registro a efectos del IVA pueden clasificarse como las que se consideran obligatorias (cuando el desencadenante del registro es, por ejemplo, alcanzar un umbral específico) o razones voluntarias (cuando el operador económico desea registrarse a efectos del IVA voluntariamente).

El proceso y los requisitos de registro del IVA difieren de una jurisdicción a otra y pueden plantear distintos retos empresariales.

Registro del IVA

El registro a efectos del IVA es un proceso que sólo finaliza cuando el solicitante obtiene un número de registro a efectos del IVA, también conocido como número de identificación a efectos del IVA o número de identificación fiscal a efectos del IVA. Las empresas deben obtener un número de registro de IVA cuando su volumen de negocios alcanza un determinado umbral.

Una vez que el sujeto pasivo obtiene el NIF IVA, debe utilizarlo adecuadamente en todas las situaciones definidas por la legislación fiscal.

¿Quién debe registrarse a efectos del IVA?

Las empresas pueden registrarse voluntariamente a efectos del IVA cuando el sujeto pasivo desee solicitar la deducción del impuesto soportado. Para ello, el interesado debe haberse registrado previamente a efectos del IVA.

Además de los casos de registro voluntario, hay muchas más situaciones en las que los operadores económicos deben seguir el procedimiento de registro a efectos del IVA. Esto ocurre por diversas razones definidas por la normativa fiscal local. Normalmente, la principal razón que desencadena el registro obligatorio es alcanzar el umbral establecido.

Los periodos de medición de estos umbrales pueden ser diferentes. En la mayoría de los casos, abarcan el periodo de:

• Doce meses

• Año natural

• Ejercicio fiscal o financiero y

• Otros
  

¿Cuáles son los umbrales para registrarse a efectos del IVA?

A título ilustrativo, examinemos los umbrales y los desencadenantes del registro a efectos del IVA en los dos países siguientes.

Los umbrales determinados que activan el registro obligatorio a efectos del IVA varían de un país a otro. En el Reino Unido (a modo de ejemplo), las empresas deben registrarse a efectos del IVA si el volumen de negocios de los últimos 12 meses ha sido superior a 90.000 GBP o si el volumen de negocios previsto superará el umbral indicado en los próximos 30 días.

En Alemania, el Código Fiscal permite a las empresas locales aprovechar el régimen de PYME para no registrarse a efectos del IVA si se cumplen las condiciones. Las principales condiciones son que el volumen de negocios de la PYME en el año anterior haya sido inferior a 22.000 euros y que el volumen de negocios previsto para el año en curso sea inferior a 50.000 euros.

¿Cómo darse de alta en el IVA?

Hay varios pasos esenciales en el proceso de registro del IVA (algunos de ellos se explican a continuación):

1. Determinar cuándo y dónde registrarse a efectos del IVA. Como ya se ha mencionado, las empresas deben conocer el umbral de facturación de cada país en el que operan para saber cuándo deben registrarse a efectos del IVA en cada uno de ellos.

2. Preparar la documentación necesaria: al igual que ocurre con el umbral, la documentación necesaria para solicitar el registro a efectos del IVA puede variar de un país a otro. Aun así, los más comunes son el número de identificación de la empresa y la información empresarial, como el nombre, la dirección, la información de contacto y la prueba de la actividad empresarial.

3. Solicitar el registro a efectos del IVA: en función de la legislación del país, la solicitud de registro a efectos del IVA puede presentarse en línea a través de un portal fiscal o fuera de línea, es decir, presentando un formulario en papel a las autoridades fiscales.

4. Esperar el número de registro del IVA-El proceso de registro del IVA puede durar desde unos días hasta unas semanas después de presentar la solicitud. Por lo tanto, las empresas deben saber cuándo superarán el umbral y presentar las solicitudes a tiempo.

¿Cuáles son las sanciones por saltarse el registro?

Las empresas que no se registren a efectos del IVA pueden enfrentarse a graves sanciones. Estas sanciones incluyen multas basadas en el IVA impagado, operar como sujeto pasivo no registrado a efectos del IVA y muchas otras.

Las sanciones y multas varían de un país a otro, desde relativamente "pequeñas" a graves, y pueden llevar a las empresas a la quiebra.

Conclusión

El proceso de registro a efectos del IVA sólo finaliza cuando el solicitante obtiene de la autoridad fiscal su número de identificación a efectos del IVA único.

Este proceso incluye determinar el momento y la jurisdicción adecuados, preparar la documentación necesaria y presentar la solicitud en línea o fuera de línea. Después de presentar la solicitud, las empresas esperan su número de registro del IVA, lo que puede llevar varios días o semanas.

Es crucial tener en cuenta que no registrarse puede acarrear graves sanciones, incluidas multas basadas en el IVA impagado, que varían significativamente según las jurisdicciones y pueden llevar a la quiebra. Esto subraya la importancia de comprender y cumplir el proceso de registro del IVA.