Das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) der EU-Umsatzsteuer verringert zwar den Verwaltungsaufwand, ist aber zugleich an strenge Compliance-Pflichten geknüpft. Dazu gehört, die periodischen OSS-Meldungen fristgerecht einzureichen – selbst in Quartalen, in denen keine relevanten Umsätze angefallen sind. Wiederholte Verstöße können zum Ausschluss aus dem Verfahren führen. Eine aktuelle Entscheidung des dänischen nationalen Steuergerichts zeigt, wie streng diese Pflichten durchgesetzt werden, und ist ein warnendes Beispiel für Unternehmen, die auf eine OSS-Registrierung setzen.

Hintergrund des Falls und Gerichtsentscheidung

Die H1 A/S ist ein in Dänemark ansässiges Unternehmen des Möbeleinzelhandels und seit dem 1. Juli 2023 für das OSS-Verfahren der EU registriert. Seit der Registrierung hat das Unternehmen jedoch keine einzige Meldung eingereicht. Die dänische Steuerbehörde mahnte das Unternehmen daher mehrfach wegen der fehlenden Meldungen für das zweite, dritte und vierte Quartal 2024 und wies darauf hin, dass wiederholte Melde- oder Zahlungsversäumnisse zu einem zweijährigen Ausschluss vom OSS-Verfahren der EU führen könnten.

Da das Unternehmen die erforderlichen Meldungen nicht einreichte, schlug die Steuerbehörde am 4. März 2025 formell den Ausschluss aus dem Verfahren vor und schloss das Unternehmen am 1. April 2025 offiziell für zwei Jahre vom OSS aus. In ihrer Beschwerde gab die Gesellschaft an, sie sei infolge von Veränderungen in der Belegschaft nicht darüber informiert gewesen, dass sie für das OSS-Verfahren der EU registriert und zur Abgabe von OSS-Meldungen verpflichtet war. Der Steuerbeschwerdeausschuss stellte jedoch fest, dass die Beschwerde des Unternehmens keinen Anlass bot, die ursprüngliche Entscheidung zu ändern.

Der Fall wurde an das nationale Steuergericht verwiesen, das prüfte, ob die dänische Steuerbehörde das Unternehmen zu Recht vom OSS-Verfahren der EU ausgeschlossen und eine zweijährige Sperre für die Nutzung des Verfahrens verhängt hatte. Das nationale Steuergericht kam zu dem Ergebnis, dass das Unternehmen unabhängig von internen Personalproblemen oder der Annahme, sein System funktioniere einwandfrei, für die Einhaltung seiner OSS-Meldepflichten verantwortlich blieb. Aufgrund dieser Feststellungen bestätigte das nationale Steuergericht die Entscheidung der dänischen Steuerbehörde.

Fazit

Das Urteil bestätigt, dass wiederholt versäumte OSS-Meldungen einen zweijährigen Ausschluss rechtfertigen können und dass interne Verwaltungsprobleme oder das Vertrauen auf ein automatisiertes Meldesystem Verstöße gegen die OSS-Meldepflichten nicht entschuldigen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass interne Verwaltungsänderungen ihre zentralen steuerlichen Meldepflichten nicht beeinträchtigen, denn die Steuerbehörden setzen diese Meldefristen konsequent durch.