Kalifornien: Sales and Use Tax 2026 | Nexus, Befreiungen und Steuersätze

Grundlagen der Sales and Use Tax in Kalifornien

Sales Tax

Nach dem kalifornischen Sales-and-Use-Tax-Recht fällt die Sales Tax auf alle Einzelhandelsverkäufe von körperlichen beweglichen Wirtschaftsgütern (tangible personal property) an, also auf Waren und Produkte wie Möbel, Geschenkartikel, Spielzeug, Antiquitäten, Kleidung und Fahrzeuge, sofern sie nicht ausdrücklich als steuerbefreit aufgeführt sind.

Use Tax

Die Use Tax ergänzt die Sales Tax und fällt grundsätzlich auf die Lagerung, Nutzung oder sonstige Verwendung in Kalifornien von Waren an, die bei Einzelhändlern gekauft wurden, ohne dass Sales Tax berechnet, eingezogen oder abgeführt wurde.

Der Use Tax in Kalifornien unterliegen unter anderem Käufe von Verbrauchern oder Händlern bei Verkäufern außerhalb des Bundesstaates, einschließlich ausländischer Verkäufer, die auf ihre Verkäufe keine Steuer erheben. Außerdem müssen Händler Use Tax zahlen, wenn sie Waren, die sie mit einem Wiederverkaufszertifikat (resale certificate) erworben haben, für private oder betriebliche Zwecke verwenden. Das ist etwa der Fall, wenn ein Händler einen Artikel vor dem Verkauf selbst nutzt oder ihn in der Herstellung einsetzt, ohne dass er Teil des Endprodukts wird.

Sätze der Sales and Use Tax in Kalifornien

Der landesweite Sales-and-Use-Tax-Satz in Kalifornien beträgt 7,25 %. Er setzt sich aus einem bundesstaatlichen Satz von 6 % und einer lokalen Steuer von 1,25 % zusammen (1 % für die lokale Gebietskörperschaft und 0,25 % für den lokalen Verkehrsfonds). Hinzu kommen in vielen Städten und Countys per Volksabstimmung beschlossene District Taxes. Jede liegt zwischen 0,10 % und 2 %, und in manchen Gebieten gelten mehrere. Die Gesamtsätze reichen derzeit von 7,25 % bis 11,75 %.

Um die effektiven Sätze der Sales and Use Tax zu bestimmen, müssen Steuerpflichtige den Ort des Verkaufs berücksichtigen, also die Adresse, an der die Waren verkauft werden.

Eine Adresse im Los Angeles County reicht zum Beispiel nicht aus. Ab dem 1. Oktober 2026 beträgt der countyweite Satz 10,25 %, in Lancaster und Palmdale im selben County jedoch 11,75 %. Die Sätze ändern sich zudem häufig: Der Satz im Los Angeles County stieg am 1. Oktober 2026 von 9,75 % auf 10,25 %. Die Zuordnung der Adresse zum jeweiligen District ist daher entscheidend, um den anwendbaren Steuersatz zu ermitteln.

Steuerbefreite Umsätze

Nicht der Sales and Use Tax in Kalifornien unterliegen unter anderem Verkäufe von Lebensmitteln für den menschlichen Verzehr, Verkäufe an die US-Regierung und Verkäufe verschreibungspflichtiger Arzneimittel.

Außerdem sind die ersten 800 USD an Käufen bei einem Einzelhändler im Ausland von der Use Tax befreit, wenn eine Privatperson die Waren innerhalb eines beliebigen Zeitraums von 30 Tagen persönlich aus dem Ausland nach Kalifornien mitbringt. Diese Befreiung gilt jedoch nicht für Waren, die in den Bundesstaat versandt oder geliefert werden.

Ebenso sind Waren und Produkte, die zum Weiterverkauf gekauft werden, bei ordnungsgemäßer Dokumentation von der Sales and Use Tax befreit. Wiederverkäufer müssen ihren Lieferanten dafür ein Wiederverkaufszertifikat (resale certificate) vorlegen.

Darüber hinaus sind Verkauf, Lagerung, Nutzung oder sonstige Verwendung von Flüssiggas (LPG) von der Sales and Use Tax befreit, wenn es in einem Tank mit 30 Gallonen oder mehr geliefert und für Haushaltszwecke in einer qualifizierten Wohnung gekauft wird.

Zudem gibt es Teilbefreiungen (nur für den bundesstaatlichen Anteil) für Dieselkraftstoff in Landwirtschaft und Lebensmittelverarbeitung, landwirtschaftliche Geräte und Maschinen, Zuchttiere für Rennpferde, Geräte und Maschinen für die Holzernte, Produktions- sowie Forschungs- und Entwicklungsanlagen und Teleproduktionsausrüstung.

Nexus-Regeln in Kalifornien

In Kalifornien gibt es für Zwecke der Sales and Use Tax drei relevante Arten von Nexus: physical nexus, economic nexus und marketplace nexus.

Zwischen 2012 und 2019 galten zudem Regeln zum click-through nexus und affiliate nexus. Sie wurden mit der Einführung von economic nexus und marketplace nexus aufgehoben.

Physical Nexus

Ein physical nexus in Kalifornien kann auf verschiedene Weise entstehen. Am häufigsten durch Lagerbestände oder Büros in Kalifornien. Hat ein Unternehmen aus einem anderen Bundesstaat jedoch Vertreter in Kalifornien, die Bestellungen annehmen, Verkäufe tätigen, Lieferungen ausführen oder körperliche Wirtschaftsgüter in Kalifornien installieren oder montieren, gilt das ebenfalls als physische Präsenz bzw. Nexus.

Auch das Leasing von Ausrüstung in Kalifornien, einschließlich Computerservern, gilt als physische Präsenz und begründet damit einen physical nexus.

Economic Nexus

Nach dem Wayfair-Urteil von 2018 führte Kalifornien den economic nexus ein. AB 147, unterzeichnet am 25. April 2019, änderte Section 6203 des Revenue and Taxation Code mit Wirkung zum 1. April 2019. Remote Seller, die körperliche Wirtschaftsgüter an Verbraucher in Kalifornien verkaufen, müssen sich registrieren, sobald sie den Schwellenwert für den economic nexus überschreiten.

Das CDTFA kündigte zunächst einen Schwellenwert von 100.000 USD oder 200 Transaktionen an. AB 147 ersetzte ihn, ebenfalls ab dem 1. April 2019, durch einen einzigen Test: 500.000 USD Gesamtumsatz mit Waren zur Lieferung nach Kalifornien, einschließlich der Umsätze verbundener Personen. Eine Transaktionsgrenze gibt es nicht. Ein Verkäufer aus einem anderen Bundesstaat, der diesen Wert im vorangegangenen oder laufenden Kalenderjahr überschreitet, muss sich registrieren und die kalifornische Use Tax erheben.

Marketplace Nexus

Der marketplace nexus trat am 1. Oktober 2019 in Kraft, nachdem Kalifornien den Marketplace Facilitator Act verabschiedet hatte. Ein registrierter Marktplatzbetreiber (marketplace facilitator) gilt für alle über ihn abgewickelten Verkäufe als Einzelhändler, unabhängig vom Umsatzvolumen der einzelnen Verkäufer.

Steuerpflichtige Waren und Dienstleistungen in Kalifornien

Wer an Verbraucher in Kalifornien verkauft, muss wissen, was einen steuerpflichtigen Umsatz ausmacht. Grundsätzlich unterliegen Einzelhandelsverkäufe von körperlichen beweglichen Wirtschaftsgütern der Sales Tax.

Dienstleistungen sind grundsätzlich von der Sales and Use Tax befreit. Ist eine Dienstleistung jedoch Teil des Verkaufs eines körperlichen Wirtschaftsguts, kann sie steuerpflichtig sein.

Der True-Object-Test

Manchmal ist schwer zu bestimmen, ob ein Umsatz den Verkauf eines körperlichen Wirtschaftsguts oder eine Dienstleistung darstellt. Der „True Object of the Contract“-Test hilft bei der Einordnung als steuerpflichtiger Verkauf oder nicht steuerpflichtige Dienstleistung. Entscheidend ist, ob es dem Käufer in erster Linie um die Dienstleistung selbst oder um ein körperliches Produkt geht, das aus dieser Dienstleistung entsteht.

Ergibt die Prüfung aller Aspekte des Umsatzes, dass die Dienstleistung im Vordergrund steht, ist der Umsatz nicht steuerpflichtig, auch wenn dem Verbraucher dabei ein physischer Gegenstand überlassen wird.

Rahmen für den E-Commerce

Mit E-Commerce-Rahmen oder -Regeln sind vor allem die Vorschriften und Anforderungen für Remote Seller gemeint, die in einem anderen US-Bundesstaat oder im Ausland ansässig sind und keine physische Präsenz in Kalifornien haben.

Remote Seller unterliegen den Regeln zum economic nexus: Jede Person und jedes Unternehmen, dessen Gesamtumsatz mit körperlichen Waren zur Lieferung nach Kalifornien, einschließlich der Verkäufe über Marktplätze, im vorangegangenen oder laufenden Kalenderjahr 500.000 USD übersteigt, muss sich beim CDTFA registrieren (ohne physische Präsenz mit einem Certificate of Registration – Use Tax).

Nach der Registrierung muss der Verkäufer auf alle steuerpflichtigen Verkäufe zur Lieferung nach Kalifornien Steuer erheben und abführen.

Remote Seller, die körperliche Waren über Online-Marktplätze verkaufen, können jedoch abweichenden oder zusätzlichen Anforderungen unterliegen.

Regeln für Marktplätze

Remote Seller, die ihre Waren über Online-Marktplätze verkaufen, gelten als Marktplatzverkäufer. Tätigen sie alle Verkäufe in Kalifornien über einen registrierten Marktplatzbetreiber, müssen sie sich in der Regel nicht für ein Seller's Permit oder ein Certificate of Registration – Use Tax registrieren. In diesem Fall ist der Marktplatzbetreiber verantwortlich.

Verkaufen Marktplatzverkäufer dagegen auch direkt über ihre eigene Website an Verbraucher, kann eine Registrierungspflicht für die Sales and Use Tax bestehen. Für die Prüfung, ob der Schwellenwert überschritten ist, zählen daher sowohl Marktplatz- als auch Direktverkäufe.

Marktplatzverkäufer, die sich für die Sales and Use Tax registrieren müssen, müssen alle Verkäufe in ihrer Steuererklärung angeben, unabhängig davon, ob sie direkt an Verbraucher oder über den Marktplatz erfolgten. Die über den Marktplatz abgewickelten Verkäufe können sie in der Erklärung jedoch abziehen (als „sonstiger“ Abzug).

Marktplatzverkäufer müssen außerdem Nachweise einholen und aufbewahren, dass der Marktplatzbetreiber für die Sales and Use Tax haftet. Das kann über eine Vereinbarung mit dem Marktplatzbetreiber geschehen, aus der hervorgeht, dass er als Einzelhändler für die Sales and Use Tax registriert und für sie verantwortlich ist. Fehlt eine solche Vereinbarung, kann jedes andere Dokument mit derselben Aussage als Nachweis dienen.

Digitale Waren und Dienstleistungen

Digitale Waren wie Software, Daten, digitale Bücher oder E-Books, mobile Apps und digitale Bilder sind grundsätzlich nicht steuerpflichtig, wenn sie über das Internet an Verbraucher übertragen werden. Umfasst der Verkauf jedoch auch nur teilweise eine gedruckte Ausgabe des digitalen Produkts oder eine Sicherungskopie auf einem physischen Datenträger wie einem USB-Stick, ist in der Regel der gesamte Umsatz steuerpflichtig.

Wird zum Beispiel ein E-Book über das Internet gekauft und vom Verbraucher nur heruntergeladen, ist der Umsatz nicht steuerpflichtig. Erhält der Verbraucher das E-Book dagegen auf einem USB-Stick, ist er steuerpflichtig.

Der Verkauf von Standardsoftware (canned oder prewritten software), die nicht angepasst werden kann, an Verbraucher ist grundsätzlich nicht steuerpflichtig, wenn der gesamte Vorgang durch Herunterladen der Software von einem Server abgeschlossen wird. Wird dem Verbraucher jedoch eine Sicherungskopie auf einem physischen Datenträger überlassen, gilt die oben beschriebene Regel.

Ist ein Wartungsvertrag beim Kauf von Standardsoftware verpflichtend, muss der Verbraucher ihn also annehmen, um die Software zu kaufen oder zu leasen, sind die Gebühren für den Wartungsvertrag steuerpflichtig. Ist er optional und umfasst Datenträger (zum Beispiel Sicherungskopien oder Updates auf einer Disk), sind 50 % des Pauschalentgelts steuerpflichtig (Regulation 1502).

Wird Standardsoftware angepasst, sind die Entgelte für diese Änderungen nicht steuerpflichtig, wenn sie gesondert ausgewiesen werden. Werden die Kosten der Anpassung nicht gesondert ausgewiesen, sind sie als Teil des Verkaufs der Standardsoftware steuerpflichtig.

Digitaler Marktplatz

Kalifornien führte 2019 den Marketplace Facilitator Act ein und legte damit Regeln für Marktplatzbetreiber fest. Nach diesen Vorschriften gelten Betreiber digitaler Marktplätze grundsätzlich als Marktplatzbetreiber (marketplace facilitators).

Betreiber digitaler Plattformen

Damit ein Marktplatz unter den Marketplace Facilitator Act fällt, muss er körperliche Waren und Produkte zur Lieferung nach Kalifornien verkaufen oder zum Verkauf anbieten. Ein beim CDTFA registrierter Marktplatzbetreiber gilt für alle über seinen Marktplatz getätigten Einzelhandelsverkäufe zur Lieferung nach Kalifornien als Einzelhändler und muss darauf Steuer erheben und abführen.

Marktplatzbetreiber müssen sich als Einzelhändler registrieren, wenn sie in Kalifornien einen physical nexus oder economic nexus haben.

Ein Marktplatzbetreiber muss zwei Voraussetzungen erfüllen. Erstens erbringt er mindestens eine der folgenden Leistungen: Er übermittelt Angebot oder Annahme zwischen Käufer und Verkäufer, besitzt oder betreibt die Infrastruktur, die beide zusammenbringt, stellt eine virtuelle Währung bereit, die Käufer nutzen können oder müssen, oder betreibt Softwareentwicklung oder Forschung und Entwicklung mit direktem Bezug zum Marktplatz.

Zweitens erbringt er außerdem mindestens eine der folgenden Leistungen: Zahlungsabwicklung, Fulfilment oder Lagerung, Einstellen von Produkten zum Verkauf, Preisfestsetzung, Branding der Verkäufe, Bestellannahme, Werbung oder Verkaufsförderung oder Kundenservice und Annahme oder Unterstützung bei Rücksendungen.

Seit dem 1. Januar 2022 (AB 1402) sind registrierte Marktplatzbetreiber zudem für bestimmte Gebühren auf Einzelhandelsverkäufe bestimmter Artikel über ihre Marktplätze verantwortlich und müssen sich dafür gegebenenfalls registrieren: die eWaste Fee, die California Battery Fee, das Lumber Products Assessment und die California Tire Fee.

Erklärungs- und Zahlungspflichten in Kalifornien

Das California Department of Tax and Fee Administration (CDTFA) legt als zuständige Steuerbehörde die Erklärungshäufigkeit fest. Sie richtet sich nach der gemeldeten Sales Tax oder den erwarteten steuerpflichtigen Umsätzen. Die Häufigkeit wird bei der Registrierung für die Sales and Use Tax bestimmt und kann vierteljährlich mit Vorauszahlung, vierteljährlich, monatlich, jährlich nach Geschäftsjahr oder jährlich sein.

Erklärungen zur bundesstaatlichen, lokalen und District Sales and Use Tax werden elektronisch auf dem Formular CDTFA-401-A eingereicht.

Sanktionen bei Verstößen gegen die Sales-and-Use-Tax-Pflichten

Reichen Steuerpflichtige eine Steuererklärung nicht fristgerecht ein oder zahlen verspätet, droht für jeden Fristverstoß eine Strafe von 10 % der geschuldeten Steuer. Versäumt ein Steuerpflichtiger beide Fristen, reicht er die Erklärung also verspätet ein und zahlt verspätet, ist die Strafe auf 10 % der für den Meldezeitraum geschuldeten Steuer begrenzt.

Beträgt die geschuldete Steuer für den Meldezeitraum zum Beispiel 10.000 USD und reicht der Steuerpflichtige die Erklärung verspätet ein und zahlt verspätet, gilt die Strafe von 10 % für beide Verstöße zusammen. Die Strafe beträgt in diesem Fall also 1.000 USD.

Neben Strafen können bei verspäteter Zahlung Zinsen anfallen. Die Zinsen werden für jeden Monat oder Teil eines Monats der verspäteten Zahlung berechnet.

Steuerpflichtige mit Vorauszahlungen zahlen eine Strafe von 6 %, wenn eine Vorauszahlung verspätet, aber vor dem Fälligkeitstermin der Erklärung geleistet wird, und 10 %, wenn sie nach diesem Termin gezahlt wird. Zusätzlich werden Zinsen berechnet.

Wer keine Steuererklärung einreicht, muss mit einer Strafe von 10 % des Steuerbetrags für jeden Meldezeitraum rechnen. Ein zusätzlicher Zuschlag von 25 % fällt an, wenn das CDTFA feststellt, dass die Erklärung aus Betrugs- oder Hinterziehungsabsicht nicht eingereicht wurde. Eine Strafe von 40 % kann außerdem anfallen, wenn Steuer von Kunden eingezogen, aber nicht abgeführt wurde und der nicht abgeführte Betrag im Durchschnitt mehr als 1.500 USD pro Monat beträgt.

Die besonderen Regeln für den Versand von Waren außerhalb des Bundesstaates finden Sie in unserem Leitfaden zu Kaliforniens Sales-Tax-Befreiungen für Lieferungen in andere Bundesstaaten.

Quellen: CDTFA – Sales and Use Tax Rates, CDTFA – Tax Rates by County and City, CDTFA – Wayfair general information, CDTFA – Marketplace Facilitator Act, CDTFA – Sales and Use Tax Exemptions, CDTFA – Regulation 1502, CDTFA – Publication 75 (interest and penalties)