Grundlagen der Sales and Use Tax in Kalifornien

Sales Tax

Kaliforniens Gesetzgebung zur Sales and Use Tax bestimmt, dass die Sales Tax auf alle Einzelhandelsverkäufe von körperlichen beweglichen Wirtschaftsgütern (tangible personal property) anfällt, also auf Waren und Produkte wie Möbel, Geschenkartikel, Spielzeug, Antiquitäten, Kleidung und Fahrzeuge, sofern sie nicht ausdrücklich als steuerbefreit aufgeführt sind.

Use Tax

Die Use Tax, die die Sales Tax ergänzt, fällt grundsätzlich auf die Lagerung, Nutzung oder sonstige Verwendung in Kalifornien von Waren an, die bei Einzelhändlern gekauft wurden und für die keine Sales Tax berechnet, eingezogen oder abgeführt wurde.

Zu den in Kalifornien der Use Tax unterliegenden Geschäften gehören Käufe von Verbrauchern oder Einzelhändlern aus anderen Bundesstaaten, einschließlich ausländischer Verkäufer, die auf ihre Verkäufe keine Steuer einziehen. Zudem müssen Einzelhändler Use Tax zahlen, wenn sie unter einem Wiederverkaufszertifikat gekaufte Gegenstände für private oder betriebliche Zwecke verwenden. Dies kann vorkommen, wenn ein Einzelhändler einen Gegenstand vor dem Verkauf nutzt oder ihn zur Fertigung verwendet, ohne dass er Teil des Endprodukts wird.

Sätze der Sales and Use Tax in Kalifornien

Der landesweite Satz der Sales and Use Tax in Kalifornien beträgt 7,25 % und setzt sich aus dem bundesstaatlichen Sales-Tax-Satz von 6 % und einer landesweiten County-Steuer von 1,25 % zusammen. Zusätzlich erheben Countys und Städte District Taxes. Um die Komplexität der kalifornischen Sales- and Use-Tax-Sätze noch zu erhöhen, können einige Districts mehr als eine District Tax haben.

Um die effektiven Sätze der Sales and Use Tax zu bestimmen, sollten Steuerpflichtige den Ort des Verkaufs berücksichtigen, also die Adresse, an der die Waren verkauft werden.

Zu wissen, dass die Waren beispielsweise von einer Adresse in Los Angeles gekauft wurden, reicht nicht aus. Der geltende Satz in Alameda beträgt 10,75 % und in Beverly Hills 9,5 %, die beide zur Stadt Los Angeles gehören. Daher ist es entscheidend, die Adresse mit dem jeweiligen District zu verknüpfen, um den anwendbaren Steuersatz zu bestimmen.

Steuerbefreite Geschäfte

Zu den in Kalifornien nicht der Sales and Use Tax unterliegenden Geschäften gehören Verkäufe von Lebensmitteln für den menschlichen Verzehr, Verkäufe an die US-Regierung und Verkäufe verschreibungspflichtiger Arzneimittel.

Darüber hinaus ist der erste Kauf von Waren oder Produkten im Wert von bis zu 800 USD bei einem Einzelhändler in einem fremden Land durch eine Privatperson, die sie innerhalb von 30 Tagen persönlich aus dem fremden Land nach Kalifornien einführt, von der Use Tax befreit. Diese Befreiung gilt jedoch nicht für Eigentum, das in diesen Bundesstaat versandt oder verschickt wird.

Werden die Verkäufe zudem ordnungsgemäß dokumentiert, sind zum Wiederverkauf gekaufte Waren und Produkte von der Sales and Use Tax befreit. Wiederverkäufer müssen ihren Lieferanten ein Wiederverkaufszertifikat vorlegen, um diese Geschäfte zu befreien.

Außerdem sind Verkauf, Lagerung, Nutzung oder sonstige Verwendung von Flüssiggas (LPG), das in einem Tank von 30 Gallonen oder mehr geliefert wird, von der Sales and Use Tax befreit, wenn es für den Haushaltsbedarf in einer qualifizierten Wohnstätte gekauft wird.

Daneben hat Kalifornien auch eine teilweise Befreiung von der Sales and Use Tax für Dieselkraftstoffe, landwirtschaftliche Geräte und Maschinen, Rennpferde und die Holzernte festgelegt.

Nexus-Regeln in Kalifornien

In Kalifornien gibt es drei für die Sales and Use Tax relevante Arten von nexus: physical nexus, economic nexus und marketplace nexus.

Interessanterweise galten zwischen 2012 und 2019 click-through- und affiliate-nexus-Regeln. Diese wurden jedoch mit der Einführung des economic und marketplace nexus aufgehoben.

Physical Nexus

Es gibt mehrere Möglichkeiten, in Kalifornien einen physical nexus zu begründen. Eine der häufigsten ist, ein Warenlager oder Büros in Kalifornien zu haben. Haben jedoch außerhalb des Bundesstaates ansässige Unternehmen Vertreter in Kalifornien, die Bestellungen aufnehmen, Verkäufe oder Lieferungen tätigen oder körperliche bewegliche Wirtschaftsgüter innerhalb Kaliforniens installieren oder montieren, gilt dies als physische Präsenz oder nexus.

Darüber hinaus gilt auch das Bereitstellen von Ausrüstung, einschließlich Computerservern, in Kalifornien als physische Präsenz dort und begründet somit einen physical nexus.

Economic Nexus

Im Januar 2019 änderte Kalifornien im Anschluss an die Wayfair-Entscheidung von 2018 seinen Revenue and Taxation Code, um einen economic nexus einzuführen. Fernverkäufer, die körperliche bewegliche Wirtschaftsgüter an Verbraucher in Kalifornien verkaufen, müssen sich in Kalifornien für die Sales and Use Tax registrieren, sobald sie den Schwellenwert des economic nexus überschreiten.

Der Schwellenwert, zunächst auf 100.000 USD oder 200 Geschäfte festgelegt, wurde im April 2019 geändert, und die Schwelle für die Zahl der Geschäfte wurde vollständig gestrichen. Überschreitet ein außerhalb des Bundesstaates ansässiger Verkäufer im vorangegangenen oder laufenden Kalenderjahr den Schwellenwert von 500.000 USD, muss er in Kalifornien Sales Tax berechnen, einziehen und abführen.

Marketplace Nexus

Der marketplace nexus trat im Oktober 2019 in Kraft, nachdem Kalifornien den Marketplace Facilitator Act verabschiedet hatte. Nach diesem Gesetz verlangt Kalifornien von marketplace facilitators oder Betreibern, die Sales Tax im Namen aller marketplace sellers einzuziehen und abzuführen, deren Verkäufe 500.000 USD überschreiten.

Steuerbare Waren und Dienstleistungen in Kalifornien

Jeder Steuerpflichtige, der an Verbraucher in Kalifornien verkauft, muss wissen, was ein steuerbares Geschäft ausmacht. Die allgemeine Regel lautet, dass Einzelhandelsverkäufe von körperlichen beweglichen Wirtschaftsgütern der Sales Tax unterliegen.

Dienstleistungen sind grundsätzlich von der Sales and Use Tax befreit. Ist eine Dienstleistung jedoch integraler Bestandteil eines Produkts und für dessen Nutzung wesentlich, kann sie steuerbar sein. Beispiele sind der Verkauf von Maschinen, die der Verkäufer als Bedingung des Verkaufs kalibrieren muss.

True Object of Transaction Test

Manchmal ist es schwierig zu bestimmen, ob ein bestimmtes Geschäft den Verkauf eines körperlichen beweglichen Wirtschaftsguts oder einer Dienstleistung betrifft. Der True Object of Transaction Test hilft zu bestimmen, ob das Geschäft als steuerbarer Verkauf oder als nicht steuerbare Dienstleistung einzustufen ist. Der maßgebliche Faktor ist, ob das Hauptziel des Käufers darin besteht, die Dienstleistung selbst oder ein aus dieser Dienstleistung resultierendes körperliches Produkt zu erhalten.

Ist nach Prüfung aller Aspekte des Geschäfts der Hauptzweck die Dienstleistung, ist das Geschäft nicht steuerbar, selbst wenn dem Verbraucher als Teil davon ein körperlicher Gegenstand überlassen wird.

E-Commerce-Rahmen

Wenn wir vom E-Commerce-Rahmen oder von E-Commerce-Regeln sprechen, meinen wir in erster Linie die Regeln und Anforderungen für Fernverkäufer, die in einem anderen US-Bundesstaat oder einem fremden Land ansässig sein können und keine physische Präsenz in Kalifornien haben.

Fernverkäufer unterliegen den economic-nexus-Regeln, wonach jede Privatperson oder jedes Unternehmen, das im vorangegangenen oder laufenden Kalenderjahr den Schwellenwert von 500.000 USD aus Einzelhandelsverkäufen körperlicher Waren an Verbraucher in Kalifornien überschreitet, sich für eine seller's permit registrieren muss.

Sobald der Schwellenwert überschritten und die seller's permit erlangt ist, müssen Steuerpflichtige auf alle steuerbaren Verkäufe innerhalb des Bundesstaates Sales Tax berechnen, einziehen und abführen.

Dennoch können Fernverkäufer, die körperliche Waren über den Online-Marktplatz verkaufen, anderen oder zusätzlichen Anforderungen unterliegen.

Marktplatz-Regeln

Fernverkäufer, die ihre Waren über Online-Marktplätze verkaufen, gelten als marketplace sellers. Tätigen marketplace sellers alle ihre Verkäufe über einen Marktplatz, müssen sie sich nicht für eine seller's permit oder ein Certificate of Registration—Use Tax registrieren. In diesem Fall ist der marketplace facilitator oder die Plattform verantwortlich.

Tätigen marketplace sellers dagegen auch Direktverkäufe an Verbraucher über ihre Websites, kann eine Registrierung für die Sales and Use Tax erforderlich sein. Daher sind Marktplatz- und Direktverkäufe an Verbraucher relevant, um zu bestimmen, ob der Schwellenwert überschritten wurde.

Marketplace sellers, die sich für die Sales and Use Tax registrieren müssen, müssen alle Verkäufe in ihrer Steuererklärung angeben, unabhängig davon, ob sie direkt an Verbraucher oder über den Marktplatz getätigt wurden. Sie können jedoch für Verkäufe, die von marketplace facilitators ermöglicht wurden, einen Abzug von der Sales and Use Tax geltend machen.

Eine Anforderung an marketplace sellers ist es, Unterlagen zu beschaffen und aufzubewahren, die belegen, dass die marketplace facilitators für die Sales and Use Tax haften. Dies kann durch den Abschluss einer Vereinbarung mit dem marketplace facilitator erreicht werden, aus der hervorgeht, dass der marketplace facilitator als Einzelhändler für die Sales and Use Tax registriert und für die Sales and Use Tax verantwortlich ist. Ohne eine solche Vereinbarung kann jedes andere Dokument, das dasselbe aussagt, als Nachweis dienen.

Digitale Waren und Dienstleistungen

Digitale Waren wie Software, Daten, digitale Bücher oder E-Books, mobile Anwendungen und digitale Bilder sind grundsätzlich nicht steuerbar, wenn sie über das Internet an Verbraucher übertragen werden. Umfasst jedoch nur ein Teil des Verkaufs die Bereitstellung eines gedruckten Exemplars des digitalen Produkts oder einer Sicherungskopie der Daten auf einem physischen Speichermedium wie einem USB-Stick, ist das gesamte Geschäft steuerbar.

Wird ein E-Book beispielsweise über das Internet gekauft und vom Verbraucher nur heruntergeladen, ist das Geschäft nicht steuerbar. Erhält der Verbraucher das E-Book jedoch auf einem USB-Stick, ist es steuerbar.

Der Verkauf von Standardsoftware (canned oder prewritten software), die nicht anpassbar ist, an Verbraucher, wobei das gesamte Geschäft dadurch abgeschlossen wird, dass die Verbraucher die Software von einem Server herunterladen, unterliegt grundsätzlich nicht der Steuer. Wird dem Verbraucher jedoch eine Sicherungskopie auf einem physischen Speichermedium bereitgestellt, gilt dieselbe zuvor erläuterte Regel.

Ist der Wartungsvertrag beim Kauf von Standardsoftware verpflichtend, muss der Verbraucher ihn also annehmen, um Standardsoftware zu kaufen oder zu leasen, sind die Gebühren für den Wartungsvertrag steuerbar. Zusätzlich fallen Steuern auf alle Beratungsgebühren im Zusammenhang mit dem Wartungsvertrag an.

Wird vorgefertigte Computersoftware (prewritten software) geändert, sind die für solche Änderungen gezahlten Gebühren nicht steuerbar, wenn sie gesondert ausgewiesen sind. Werden die Kosten des Verbrauchers für eine solche Änderung nicht gesondert ausgewiesen, sind die Änderungsgebühren als Teil des Verkaufs des vorgefertigten Programms steuerbar.

Digitaler Marktplatz

Kalifornien setzte den Marketplace Facilitators Act 2019 um und legte Regeln für marketplace facilitators fest. Nach diesen Regeln und Vorschriften gelten Betreiber digitaler Marktplätze grundsätzlich als facilitators.

Obwohl der Gesetzeswortlaut besagt, dass die relevanten Marktplätze physisch oder online sein können, liegt unser Schwerpunkt auf den Online- oder digitalen Marktplätzen.

Betreiber digitaler Plattformen

Damit ein Marktplatz in den Anwendungsbereich des Marketplace Facilitator Act fällt, muss er körperliche Waren und Produkte zur Lieferung in Kalifornien verkaufen oder zum Verkauf anbieten. Nach dem Gesetzeswortlaut sind Marktplatzbetreiber verpflichtet, die Sales and Use Tax auf alle Einzelhandelsverkäufe zur Lieferung in Kalifornien, die über ihre Online-Marktplätze gekauft werden, einzuziehen, abzuführen und zu zahlen.

Das bedeutet, dass der Marktplatzbetreiber für die Sales and Use Tax haftet, wenn er dies tut, sowie für jeden Verkauf steuerbarer Produkte eines marketplace seller. Marketplace facilitators müssen sich als Einzelhändler registrieren, wenn sie aktiv körperliche Waren in Kalifornien verkaufen oder in Kalifornien einen physical oder economic nexus haben.

Die Erbringung mindestens einer der folgenden Leistungen kann ausreichen, um als marketplace facilitator zu gelten. Zu diesen Leistungen gehören die Übermittlung oder Weitergabe des Angebots oder der Annahme zwischen Käufer und Verkäufer, das Besitzen oder Betreiben der zur Verbindung von Käufern und Verkäufern erforderlichen Infrastruktur oder die Bereitstellung einer virtuellen Währung, die zur Bezahlung der bei Verkäufern gekauften Waren verwendet werden kann oder muss.

Darüber hinaus kann eine digitale Plattform, die Software entwickelt oder Forschungs- und Entwicklungstätigkeiten im Zusammenhang mit Zahlungsabwicklungsdiensten, Fulfillment- oder Lagerdiensten, dem Einstellen von Produkten zum Verkauf, der Preisfestsetzung, dem Branding von Verkäufen, der Bestellannahme, dem Kundenservice oder der Annahme und Unterstützung bei Rücksendungen durchführt, ebenfalls als marketplace facilitator gelten.

Ab 2022 können für die Sales and Use Tax registrierte Betreiber digitaler Plattformen zusätzliche Gebühren auf Einzelhandelsverkäufe bestimmter Artikel tragen. Zudem müssen sie sich möglicherweise für die entsprechenden zusätzlichen Gebühren registrieren. Diese Gebühren sind eWaste Fees, California Battery Fees, Lumber Products Assessment und California Tire Fees.

Melde- und Zahlungspflichten in Kalifornien

Die California Department of Tax and Fee Administration, eine Steuerbehörde, regelt die Meldefrequenz, die sich nach der gemeldeten Sales Tax oder den voraussichtlichen steuerbaren Verkäufen richtet. Die Meldefrequenz wird bei der Registrierung für die Sales and Use Tax festgelegt und kann quartalsweise mit Vorauszahlung, quartalsweise, monatlich, für ein Geschäftsjahr oder jährlich sein.

Die Abgabe der Erklärung für die Sales and Use Tax auf Ebene des Bundesstaates, der Kommunen und der Districts erfolgt durch elektronische Einreichung des Formulars CDTFA-401-A.

Sanktionen bei Nichteinhaltung der Anforderungen der Sales and Use Tax

Reichen Steuerpflichtige eine Steuererklärung nicht fristgerecht ein oder leisten eine verspätete Zahlung, droht ihnen eine mögliche Sanktion von 10 % der fälligen Steuer für die Verletzung einer der Fristen. Versäumt ein Steuerpflichtiger jedoch beide Fristen, reicht also eine Steuererklärung verspätet ein und leistet eine verspätete Zahlung, ist die Sanktion auf 10 % der für den Berichtszeitraum fälligen Steuer begrenzt.

Beträgt die fällige Steuer für den Berichtszeitraum beispielsweise 10.000 USD und reicht der Steuerpflichtige eine verspätete Erklärung ein und leistet eine verspätete Zahlung, gilt die Sanktion von 10 % für beide Verstöße. Das bedeutet, dass die Sanktion in diesem Fall 1.000 USD beträgt.

Zusätzlich zu den Sanktionen können bei verspäteter Steuerzahlung Zinsen erhoben werden. Die Zinsen werden für jeden Monat oder einen Teil davon der verspäteten Steuerzahlung berechnet.

Zahlt ein Steuerpflichtiger fällige Steuern auf Vorauszahlungsbasis und leistet eine verspätete Vorauszahlung, wird eine Sanktion von 6 % bis 10 % der fälligen Steuer zuzüglich Zinsen für jeden Monat berechnet.

Wer keine Steuererklärung einreicht, dem drohen Sanktionen von 10 % des Steuerbetrags für jeden Berichtszeitraum. Eine zusätzliche Sanktion von 25 % gilt, wenn die CDTFA feststellt, dass die Erklärung aufgrund betrügerischer oder auf Steuerhinterziehung gerichteter Absichten nicht eingereicht wurde.

Die konkreten Regeln für den Warenversand außerhalb des Bundesstaates finden Sie in unserem Leitfaden zu Kaliforniens Sales-Tax-Befreiungen für Lieferungen in andere Bundesstaaten.