Umsatzsteuer in Polen – drei Arten von Sätzen

Es gibt drei Arten von Umsatzsteuersätzen in Polen:

  1. Standard-Umsatzsteuersatz,
  2. ermäßigte Umsatzsteuersätze,
  3. Null-Umsatzsteuersatz.

Wie hoch ist die Umsatzsteuer in den Regionen Polens?

Polen ist eines der Länder, das keine besonderen Umsatzsteuersätze für bestimmte Regionen festgelegt hat, was bedeutet, dass die drei Arten der polnischen Umsatzsteuersätze im ganzen Land gelten.

Schwellenwert für die umsatzsteuerliche Registrierung

Das polnische Umsatzsteuerrecht als wichtigste Quelle umsatzsteuerlicher Informationen definiert zusammen mit den Steuerbehörden sowie Kommentaren und Stellungnahmen der Regierung den Schwellenwert für die umsatzsteuerliche Registrierung für inländische und ausländische Steuerpflichtige, die steuerpflichtige Tätigkeiten in Polen ausüben.

Schwellenwert für die umsatzsteuerliche Registrierung

Das polnische Umsatzsteuerrecht als wichtigste Quelle umsatzsteuerlicher Informationen definiert zusammen mit den Steuerbehörden sowie Kommentaren und Stellungnahmen der Regierung den Schwellenwert für die umsatzsteuerliche Registrierung für inländische und ausländische Steuerpflichtige, die steuerpflichtige Tätigkeiten in Polen ausüben.

Nach dem Gesetz müssen sich inländische Unternehmen mit einem Jahresumsatz von 200.000 PLN oder mehr für die Umsatzsteuer registrieren, sobald dieser Schwellenwert überschritten wird. Bemerkenswert ist, dass der Schwellenwert für die umsatzsteuerliche Registrierung ab dem 1. Januar 2026 auf 240.000 PLN steigt. Für nicht ansässige Unternehmen in Polen gibt es dagegen keinen Schwellenwert, das heißt, sie müssen sich registrieren, bevor sie dort tätig werden.

Als EU-Mitgliedstaat hat Polen die EU-einheitlichen Regeln zum Schwellenwert für die umsatzsteuerliche Registrierung für innergemeinschaftliche Fernverkäufe von Waren, B2C-Dienstleistungen und elektronisch erbrachte Dienstleistungen umgesetzt. Der Schwellenwert liegt bei 10.000 EUR für innergemeinschaftliche Fernverkäufe von Waren und B2C-Dienstleistungen, während für elektronisch erbrachte Dienstleistungen keine Registrierung vorgesehen ist.

Polen hat die Regeln der EU-Umsatzsteuer-Kleinunternehmerregelung (SME) umgesetzt, die besagen, dass ein Steuerpflichtiger aus einem anderen EU-Land für diese Regelung infrage kommt, wenn der Gesamtwert seiner steuerpflichtigen Lieferungen in der gesamten EU, einschließlich Polens, in beiden – dem vorangegangenen und dem laufenden – Kalenderjahr 100.000 EUR nicht überschreitet. Zudem müssen seine inländischen Verkäufe in Polen in denselben Zeiträumen unter 200.000 PLN bleiben oder anteilig sein, wenn das Unternehmen nur einen Teil des Jahres tätig war.

Arten steuerpflichtiger Tätigkeiten in Polen

Ähnlich wie in anderen EU-Ländern definiert das polnische Umsatzsteuerrecht Steuerpflichtige als juristische oder natürliche Personen, die eine wirtschaftliche Tätigkeit, also eine steuerpflichtige Tätigkeit, selbstständig ausüben, unabhängig von Zweck oder Ergebnis.

Das Gesetz führt weiter aus, dass eine Reihe von Tätigkeiten als steuerpflichtig gilt, darunter die entgeltliche Lieferung von Waren und Dienstleistungen in Polen, der Empfang von Reverse-Charge-Dienstleistungen durch einen Steuerpflichtigen in Polen, Einfuhren und Ausfuhren von Waren sowie der innergemeinschaftliche Erwerb und die innergemeinschaftliche Lieferung von Waren.

Ablauf der umsatzsteuerlichen Registrierung

Angesichts der Regeln zum Schwellenwert für die umsatzsteuerliche Registrierung ist klar, dass für inländische und ausländische Steuerpflichtige in Polen unterschiedliche Registrierungsanforderungen gelten. Ebenso gibt es Unterschiede im Ablauf der umsatzsteuerlichen Registrierung für inländische und ausländische Steuerpflichtige, etwa Unternehmen.

Umsatzsteuerliche Registrierung in Polen für inländische Unternehmen

Sobald der Schwellenwert für die umsatzsteuerliche Registrierung überschritten wird, ist eine Registrierung erforderlich. Eine freiwillige Registrierung für die Umsatzsteuer ist jedoch ebenfalls möglich. Inländische Unternehmen müssen zur Registrierung einen VAT-R-Antrag beim zuständigen Finanzamt einreichen. Die Einreichung kann persönlich beim Finanzamt, per Post oder elektronisch erfolgen.

Das Finanzamt prüft anschließend den Antrag und die angegebenen Daten und kann zusätzliche Informationen oder Klarstellungen anfordern. Es fallen keine Gebühren für das Registrierungsverfahren an, außer für Unternehmen, die eine Registrierungsbestätigung wünschen, die 170 PLN kostet.

Umsatzsteuerliche Registrierung in Polen für ausländische Unternehmen

Ausländische Unternehmen müssen sich spätestens vor ihrem ersten steuerpflichtigen Verkauf in Polen für die Umsatzsteuer registrieren. Sie können dieses Verfahren jedoch auch einen Monat vor dem Monat einleiten, in dem sie umsatzsteuerlich registriert sein möchten.

Ein wesentlicher Unterschied besteht zwischen ausländischen Unternehmen mit Sitz in einem anderen EU-Land und solchen mit Sitz außerhalb der EU. Während Nicht-EU-Unternehmen für alle umsatzsteuerlichen Angelegenheiten einen Fiskalvertreter bestellen müssen, ist ein Steuervermittler für in der EU ansässige Unternehmen nicht verpflichtend.

Umsatzsteuererklärungen in Polen

Alle umsatzsteuerlich registrierten Steuerpflichtigen, ob ansässig oder nicht ansässig, müssen bis zum 25. des auf den Meldezeitraum folgenden Monats eine monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuererklärung einreichen. In der Regel sind monatliche Umsatzsteuererklärungen einzureichen, während kleine Steuerpflichtige vierteljährliche Erklärungen einreichen können.

Umsatzsteuererklärungen müssen elektronisch als JPK_VAT, auch bekannt als SAF-T (Standard Audit File Tax), an die Steuerbehörde übermittelt werden. Es gibt zwei Varianten der JPK_VAT-Erklärung: das Formular JPK_V7M für Steuerpflichtige, die monatliche Erklärungen einreichen, und das Formular JPK_V7K für vierteljährliche Umsatzsteuererklärungen.

Strafen bei Nichtabgabe der Steuererklärung

Die Nichtabgabe von Umsatzsteuererklärungen oder die Abgabe unrichtiger oder verspäteter Erklärungen führt zweifellos dazu, dass Unternehmen mit Strafen und Bußgeldern der Steuerbehörde belegt werden. Zudem kann auch die Abgabe der Umsatzsteuererklärung in Papierform, obwohl sie elektronisch zu erfolgen hat, zu möglichen Strafen führen.

Umsatzsteuerregeln für elektronisch erbrachte Dienstleistungen

Elektronisch erbrachte Dienstleistungen (ESS) sind ein Konzept, das mit der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie im Rahmen der EU-weiten Reform der Umsatzsteuergesetzgebung eingeführt wurde. Nach den EU-Umsatzsteuervorschriften sind ESS Dienstleistungen, die automatisch über das Internet oder ähnliche Online-Netzwerke erbracht werden. Ein weiterer entscheidender Bestandteil der ESS ist, dass die Leistungserbringung nicht auf menschlichem Zutun beruht. Falls doch, ist es minimal.

Um Verwechslungen zu vermeiden: ESS hat mehrere andere gängige Bezeichnungen, etwa digitale Dienstleistungen, digitale Produkte und elektronische Dienstleistungen. Steuerpflichtige, die ESS erbringen, sollten auf die EU-weiten und nationalen Definitionen achten, da sie leicht unterschiedliche umsatzsteuerliche Folgen in den EU-Ländern haben können.

Regeln zur Steuerbarkeit von ESS:

Für die Erbringung von ESS zwischen zwei Unternehmen, die sogenannte B2B-Erbringung von ESS, gilt der allgemeine Ort der Leistungserbringung. Hinsichtlich der B2C-Erbringung von ESS bestimmt das Bestimmungslandprinzip, welcher Umsatzsteuersatz gilt. Nicht-EU-Anbieter müssen den Umsatzsteuersatz des Landes anwenden, in dem ihre Verbraucher ansässig sind, etwa den Umsatzsteuersatz Polens.

Darüber hinaus besagen die EU-weiten Regeln, die auch in polnisches nationales Recht umgesetzt wurden, dass der Ort der Leistungserbringung bei Fernverkäufen von Waren und B2C-ESS weitgehend vom Schwellenwert von 10.000 EUR abhängt. Liegt der Jahresumsatz aus der ESS-Erbringung unter dem festgelegten Grenzwert, können Anbieter die Umsatzsteuersätze ihres Ursprungslands anwenden.

Wird dieser Schwellenwert überschritten, ändert sich die Situation. Dann müssen Anbieter den Umsatzsteuersatz des Landes anwenden, in dem die Waren oder Dienstleistungen geliefert werden, also wo sich ihr Kunde befindet.

Wie hoch ist die Umsatzsteuer in Polen auf ESS?

Der polnische Umsatzsteuersatz für ESS beträgt 23 %.

E-Commerce-Regeln

Der 1. Juli 2021 markiert ein bedeutendes Datum im EU-Umsatzsteuerrahmen. An diesem Tag traten neue E-Commerce-Regeln in Kraft, die die EU-Umsatzsteuerlandschaft, die Art und Weise, wie Unternehmen im EU-Binnenmarkt agieren, und die für die Umsatzsteuer-Compliance erforderlichen Schritte veränderten.

Diese EU-weiten Regeln, die in jedem EU-Mitgliedstaat umgesetzt wurden, führen so ein stärker harmonisiertes und für E-Commerce-Unternehmen effizienteres System ein.

Die grundlegenden Änderungen dieses E-Commerce-Pakets sind die Einführung von Umsatzsteuerpflichten für Fernverkäufe geringwertiger Waren, die mit einem Gesamtwert von weniger als 150 EUR in die EU eingeführt werden, sowie die Regeln zum fingierten Lieferanten. Der zuvor erwähnte Schwellenwert von 10.000 EUR wurde ebenfalls im Rahmen dieser Reform eingeführt.

Darüber hinaus erweiterte die E-Commerce-Reform auf EU-Ebene das 2015 eingerichtete Mini-One-Stop-Shop-System (MOSS) zum verbesserten One-Stop-Shop-System (OSS). Und diese Erweiterung war nicht nur kosmetisch. Zusätzlich zu den beiden bereits bestehenden Verfahren, Union und Nicht-Union, wurde ein drittes Verfahren eingeführt, sodass das OSS nun Folgendes umfasst:

  • Union-Verfahren,
  • Nicht-Union-Verfahren,
  • Import-Verfahren.

Umsatzsteuerliche EU-Meldungen

In Bezug auf die im gesamten EU-Gebiet erbrachten Lieferungen sind zwei Arten von Meldungen erforderlich:

  1. EC Sales List,
  2. Intrastat.

EC Sales List

Die EC Sales List (ESL) wird zusammen mit den regulären Umsatzsteuererklärungen eingereicht. Sie bezieht sich auf innergemeinschaftliche Verkäufe polnischer umsatzsteuerlich registrierter Unternehmen. Anders als in anderen EU-Ländern, wo die ESL nur für Verkäufe gilt, müssen Unternehmen in Polen jedoch auch Einkäufe von anderen umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen mit Sitz in einem EU-Land angeben. Daher ist die ESL in Polen als EC Sales and Purchases List (ESPL) bekannt.

Intrastat

Intrastat-Meldungen müssen bis zum 10. Tag des auf den Meldezeitraum folgenden Monats eingereicht werden. Die polnischen Intrastat-Regeln definieren Basis- und Detailschwellenwerte für Eingänge und Versendungen. Der Basisschwellenwert für Eingänge beträgt 6 Millionen PLN und für Versendungen 2,8 Millionen PLN. Eine detailliertere Intrastat-Meldung ist jedoch verpflichtend, wenn die Eingänge 105 Millionen PLN und die Versendungen 158 Millionen PLN überschreiten.

Digitale Meldung

Inländische Unternehmen

In Polen gibt es ein B2G-E-Rechnungssystem, das jedoch freiwillig für jede behördenbezogene Transaktion genutzt werden kann. Bei B2B-Transaktionen müssen ab dem 1. Februar 2026 große Steuerpflichtige mit einem Umsatz von über 200 Millionen PLN (rund 47 Millionen EUR) E-Rechnungen ausstellen und empfangen. Ab dem 1. April 2026 müssen weitere Gruppen von Steuerpflichtigen die E-Rechnungsanforderungen erfüllen. Diese Umstellung wird durch die Integration des Krajowy System e-Faktur (KSeF), einer nationalen Plattform für E-Rechnungen, mit der Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) ermöglicht.

Nicht ansässige Unternehmen

Nicht ansässige Unternehmen, die in Polen umsatzsteuerlich registriert sind, unterliegen denselben SAF-T-Regeln wie inländische Unternehmen.