Umsatzsteuer in Spanien – drei Arten von Sätzen

In Spanien gibt es drei Arten von Umsatzsteuersätzen:

1. Standard-Umsatzsteuersatz,
2. ermäßigte Umsatzsteuersätze,
3. Null-Umsatzsteuersatz.

Wie hoch ist die Umsatzsteuer in den Regionen Spaniens?

Bestimmte Regionen wie die Kanarischen Inseln, Ceuta und Melilla liegen außerhalb der Umsatzsteuerzone, das heißt, ihre Einwohner und Unternehmen unterliegen nicht der Umsatzsteuer und wenden den spanischen Umsatzsteuersatz nicht an.

Auf den Kanarischen Inseln gilt jedoch anstelle der Umsatzsteuer die Allgemeine indirekte Steuer der Kanarischen Inseln (IGIC). Der Standard-IGIC-Satz beträgt 7 %, mit zusätzlichen Sätzen von 0 %, 3 %, 9,5 %, 15 % und 20 % für Tabakwaren.

In Ceuta und Melilla wird anstelle der Umsatzsteuer die Steuer auf Produktion, Dienstleistungen und Einfuhr (Impuesto sobre la Producción, los Servicios y la Importación) bzw. IPSI erhoben. Sie wird nach Mindest- und Höchstgrenzen zwischen 0,5 % und 10 % festgelegt.

Schwellenwert für die Umsatzsteuerregistrierung

Die Umsatzsteuergesetzgebung liefert wesentliche Details zum Umsatzsteuer-Schwellenwert in Spanien sowie zu den einschlägigen anwendbaren Bestimmungen. Darüber hinaus kann die Beratung durch Beamte der Steuerbehörde eine hilfreiche Ressource sein, um die bereitgestellten Informationen auszulegen.

Für ansässige Unternehmen gibt es in Spanien keinen Schwellenwert für die Umsatzsteuerregistrierung, und nicht ansässige Unternehmen sind von einem Registrierungsschwellenwert ausgenommen.

Der EU-weit harmonisierte Schwellenwert für innergemeinschaftliche Fernverkäufe von Waren und B2C-Dienstleistungen liegt bei 10.000 EUR. Für außerhalb der EU ansässige Anbieter elektronisch erbrachter Dienstleistungen gibt es keinen Registrierungsschwellenwert.

Ab dem 1. Januar 2025 ermöglicht die besondere EU-Umsatzsteuerregelung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die sogenannte EU-KMU-Regelung, grenzüberschreitend tätigen KMU, Waren und Dienstleistungen zu verkaufen, ohne ihren Kunden Umsatzsteuer zu berechnen, sofern ihr gesamter Jahresumsatz in allen EU-Ländern 100.000 EUR nicht übersteigt. Zudem müssen Steuerpflichtige unter ihrem nationalen Schwellenwert für die Kleinunternehmerbefreiung bleiben, der nach EU-weiten Regeln 85.000 EUR nicht übersteigen darf.

Arten steuerpflichtiger Tätigkeiten in Spanien

Waren und Dienstleistungen, die Wirtschaftsakteure in Spanien im Rahmen ihrer regulären Geschäftstätigkeit gegen Entgelt erbringen, unterliegen der Umsatzsteuer. Aus umsatzsteuerlicher Sicht gelten diese Akteure als steuerpflichtig und müssen sich steuerlich registrieren. Dazu zählen Privatpersonen mit beruflicher Tätigkeit, juristische Personen und Organisationen ohne Rechtsform.

Zu den steuerpflichtigen Tätigkeiten, die die Umsatzsteuer in Spanien auslösen, gehören die Lieferung von Waren und die Erbringung von Dienstleistungen in Spanien gegen Entgelt, die Einfuhr von Waren, der innergemeinschaftliche Erwerb von Waren gegen Entgelt und die Ausfuhr von Waren in Nicht-EU-Länder. Darüber hinaus gibt es weitere Fälle, in denen sowohl inländische als auch ausländische Unternehmen die spanische Umsatzsteuer auf ihre Transaktionen anwenden müssen.

Ablauf der Umsatzsteuerregistrierung

Umsatzsteuerregistrierung in Spanien für inländische Unternehmen

Unternehmen müssen sich innerhalb von 30 Tagen nach Aufnahme der Geschäftstätigkeit oder vor Durchführung ihrer ersten steuerpflichtigen Transaktion – je nachdem, was zuerst eintritt – bei der Staatlichen Steuerbehörde für die Umsatzsteuer registrieren. Eine freiwillige Umsatzsteuerregistrierung ist in Spanien in der Regel nicht möglich, da sich alle an steuerpflichtigen Transaktionen beteiligten Personen oder Einheiten für die spanische Umsatzsteuer registrieren müssen.

Die Zuweisung einer spanischen Umsatzsteuernummer gilt – mit bestimmten Ausnahmen – für die spezifischen Gruppen von Personen und juristischen Personen, einschließlich Freiberuflern und Unternehmen, unabhängig davon, ob sie innerhalb oder außerhalb des spanischen Umsatzsteuergebiets ansässig sind, die innergemeinschaftliche Lieferungen von Waren oder umsatzsteuerpflichtige Erwerbe von Waren tätigen, unabhängig davon, ob diese innergemeinschaftlichen Erwerbe für geschäftliche oder berufliche Tätigkeiten außerhalb Spaniens genutzt werden.

Dasselbe gilt für Freiberufler und Unternehmen, die innerhalb des spanischen Umsatzsteuergebiets ansässig sind und Dienstleistungen von Freiberuflern oder Unternehmen beziehen, die dort nicht ansässig sind, und für die sie umsatzsteuerlich als Steuerpflichtige gelten. Dies wird gemeinhin als Reverse-Charge-Verfahren bezeichnet.

Darüber hinaus gelten dieselben Regeln für Freiberufler und Unternehmen, die innerhalb des spanischen Umsatzsteuergebiets ansässig sind und Dienstleistungen anbieten, die nach den Ortsregeln als in einem anderen EU-Land erbracht gelten, wenn der Empfänger dieser Dienstleistungen der Steuerpflichtige ist, sowie für juristische Personen, die keine geschäftliche oder berufliche Tätigkeit ausüben, aber innergemeinschaftliche umsatzsteuerpflichtige Erwerbe von Waren tätigen.

Umsatzsteuerregistrierung in Spanien für ausländische Unternehmen

Für inländische und ausländische Unternehmen gelten dieselben Regeln, das heißt, ausländische Unternehmen müssen sich in Spanien für die Umsatzsteuer registrieren, sobald sie eine steuerpflichtige Lieferung erbringen.

Um eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu erhalten, sollten ausländische Unternehmen im Vorfeld mehrere Dokumente vorbereiten, um Verzögerungen im Antragsverfahren zu vermeiden. Zu den erforderlichen Dokumenten gehören eine notariell beglaubigte und mit Apostille versehene Vollmacht (Power of Attorney, PoA) des örtlichen Vertreters in Spanien, ins Spanische übersetzt, sowie ein offizieller Auszug aus dem nationalen Handelsregister des Unternehmens, notariell beglaubigt, mit Apostille versehen und ins Spanische übersetzt. Für Einzelunternehmer sollte auch der Reisepass notariell beglaubigt, mit Apostille versehen und offiziell ins Spanische übersetzt werden.

Umsatzsteuererklärungen in Spanien

Nach der spanischen Umsatzsteuerverordnung müssen die meisten registrierten Steuerpflichtigen – mit Ausnahme großer Steuerpflichtiger – ihre spanischen Umsatzsteuererklärungen grundsätzlich vierteljährlich einreichen. Die Frist für diese vierteljährlichen Erklärungen ist in der Regel der 20. Tag des Monats nach Ende des Meldezeitraums. Für die Erklärung des letzten Quartals des Jahres gilt jedoch eine andere Frist: der 30. Januar des Folgejahres.

Übersteigen die spanischen Einnahmen eines Unternehmens im vorangegangenen Kalenderjahr 6 Millionen EUR oder beantragt das Unternehmen die Regelung zur monatlichen Erstattung, muss es die Umsatzsteuererklärungen monatlich einreichen. Für Steuerpflichtige, die monatlich einreichen müssen, ist die Frist der 30. Tag nach Ende des Meldezeitraums, mit einer Verlängerung bis zum letzten Tag im Februar für den Meldezeitraum Januar.

Unabhängig von der Einreichungshäufigkeit ist das für die Einreichung anzuwendende Formular das Formular 303.

Sanktionen bei Nichteinreichung der Steuererklärung

Steuerpflichtige, die ihre Umsatzsteuererklärungen nach der Frist einreichen, können höhere Kosten tragen als jene, die die Erklärung fristgerecht einreichen. Die Steuerbehörde kann Geldbußen verhängen, wenn Steuerpflichtige die Umsatzsteuervorschriften in Spanien nicht einhalten.

Die zusätzlichen Kosten, deren Höhe und die Bearbeitungsweise hängen im Wesentlichen davon ab, ob die Erklärung verspätet ohne vorherige Aufforderung der Steuerbehörde oder erst nach ausdrücklicher Aufforderung der Steuerbehörde eingereicht wurde.

Die Einreichung einer verspäteten Erklärung ohne vorherige Aufforderung führt zu einem verpflichtenden Zuschlag, der je nach Dauer der Verzögerung variiert.

Fordert die zuständige Steuerbehörde den Steuerpflichtigen auf, seine Schulden an die Staatskasse zu zahlen, können die Sanktionen zwischen 50 % und 150 % der geschuldeten Umsatzsteuer betragen, in bestimmten Fällen mit möglichen Ermäßigungen. Die Schwere der Sanktion hängt von Faktoren wie der Höhe der geschuldeten Umsatzsteuer und der Art des Verstoßes ab.

Umsatzsteuerregeln für elektronisch erbrachte Dienstleistungen

Die EU-Mehrwertsteuer-Richtlinie 2006/112/EC definiert elektronisch erbrachte Dienstleistungen (Electronically Supplied Services, ESS) als Dienstleistungen, die über das Internet oder andere elektronische Mittel erbracht werden. Diese Dienstleistungen sind in der Regel automatisiert und erfordern wenig bis gar keinen manuellen menschlichen Eingriff, und ihre Abhängigkeit von der Informationstechnologie ist für ihre ordnungsgemäße Erbringung entscheidend. Spanien hat die EU-weite Definition von ESS in seine nationale Gesetzgebung übernommen.

In verschiedenen Ländern werden häufig Begriffe wie digitale Dienstleistungen, digitale Produkte und elektronische Dienstleistungen verwendet. Aus Sicht der EU-Umsatzsteuerpflicht entsprechen diese Begriffe jedoch der Definition und dem Umfang von ESS.

Steuerbarkeitsregeln für ESS:

Für die B2B-Erbringung von ESS gelten die allgemeinen Regeln zum Ort der Leistung, während für die B2C-Erbringung von ESS nicht ansässige Unternehmen die EU-harmonisierten Umsatzsteuerregeln befolgen müssen, die die Anwendung des Umsatzsteuersatzes am Wohnsitz des Verbrauchers vorschreiben.

In Bezug auf Fernverkäufe von Waren und B2C-ESS gilt: Liegt der Jahresumsatz des Lieferers unter 10.000 EUR, kann er entweder die Umsatzsteuerregeln seines Wohnsitzlandes anwenden oder die OSS-Regeln nutzen. Übersteigt der Jahresumsatz des Lieferers jedoch 10.000 EUR, muss er den Umsatzsteuersatz des Landes anwenden, aus dem die Waren versandt werden oder in dem sich der die Dienstleistungen empfangende Kunde befindet.

Wie hoch ist die Umsatzsteuer in Spanien auf ESS?

Der spanische Umsatzsteuersatz für ESS beträgt 21 %.

E-Commerce-Regeln

Die aktualisierten EU-Umsatzsteuerregeln, die am 1. Juli 2021 in Kraft traten, brachten wesentliche Änderungen mit sich, insbesondere für innergemeinschaftliche Online-Verkäufe. Vor allem wurden die bisherigen Lieferschwellen abgeschafft und durch eine einheitliche jährliche Fernverkaufsgrenze von 10.000 EUR ersetzt, die in allen EU-Mitgliedstaaten gilt.

Die neuen Bestimmungen gelten für verschiedene Transaktionen, darunter Fernverkäufe geringwertiger Waren, die in Sendungen mit einem Wert von unter 150 EUR aus Drittländern oder -gebieten eingeführt und von Lieferern und fingierten Lieferern durchgeführt werden – ausgenommen Waren, die Verbrauchsteuern unterliegen.

Sie erfassen zudem innergemeinschaftliche Fernverkäufe von Waren durch Lieferer oder fingierte Lieferer, inländische Warenverkäufe durch fingierte Lieferer sowie B2C-Dienstleistungen, die von Steuerpflichtigen erbracht werden, die entweder nicht in der EU ansässig sind oder zwar in der EU, aber außerhalb des Mitgliedstaats des Kunden ansässig sind.

Das E-Commerce-Gesetzespaket überarbeitete die Struktur der zuvor eingeführten besonderen EU-Umsatzsteuerregelungen, aktualisierte die bestehenden Regelungen und führte das IOSS-Verfahren ein.

Das E-Commerce-Umsatzsteuerpaket bietet nun die folgenden drei besonderen Regelungen:

• EU-Regelung (Union Scheme);
• Nicht-EU-Regelung (Non-Union Scheme);
• Einfuhrregelung (Import Scheme).

Umsatzsteuerliche EU-Meldungen

EC Sales List

Der Standard-Meldezeitraum für die ESL in Spanien ist vierteljährlich, jeweils bis zum 20. des Monats nach Ende des Meldezeitraums. Eine monatliche Einreichung ist jedoch erforderlich, wenn der Gesamtwert der innergemeinschaftlichen Lieferungen von Waren und Dienstleistungen im laufenden oder in einem der vergangenen vier Quartale den Schwellenwert von 50.000 EUR übersteigt. Gibt es in einem Zeitraum keine innergemeinschaftlichen Transaktionen, ist keine ESL-Meldung erforderlich.

Intrastat

In Spanien werden die Intrastat-Meldungen wie in den meisten EU-Ländern monatlich eingereicht und richten sich nach dem Kalendermonat.

Überschreiten Steuerpflichtige den Schwellenwert für die detaillierte Intrastat-Meldung, der bei 6 Millionen EUR für Eingänge oder Versendungen liegt, müssen sie Angaben zur Steuererklärung und zum statistischen Wert der betreffenden Waren übermitteln. Der Schwellenwert für die Standardmeldung liegt bei 400.000 EUR für Eingänge oder Versendungen.

Auch wenn es in einem bestimmten Monat keine zu meldenden Transaktionen gibt, ist dennoch eine Intrastat-Nullmeldung einzureichen, die anzeigt, dass keine Aktivität stattgefunden hat. Diese monatlichen Intrastat-Meldungen sollten bis zum 12. Tag nach den Warenbewegungen eingereicht werden. Verspätete Einreichungen können geringfügige Sanktionen wegen Nichteinhaltung nach sich ziehen, die jedoch in der Regel moderat ausfallen.

Digitale Meldung

Lokale Unternehmen

Es gibt zwei Arten digitaler Meldungen, die spanische Unternehmen erfüllen müssen:

1. E-Rechnung,
2. Sofortige Bereitstellung von Informationen – Suministro Inmediato de Información (SII),
3. Verifactu-System.

E-Rechnung

Nach dem Gesetz 25/2013 sind E-Rechnung und die buchhalterische Erfassung von Rechnungen im öffentlichen Sektor verpflichtend. Alle öffentlichen Einrichtungen müssen – unabhängig von ihren verschiedenen Einheiten und Abteilungen – E-Rechnungen über einen öffentlich zugänglichen, einheitlichen und gemeinsamen Eingangspunkt, FACe, empfangen.

Nach spanischen Vorschriften müssen seit dem 15. Januar 2015 alle an den öffentlichen Sektor gesendeten Rechnungen (B2G-Transaktionen) elektronisch in einem strukturierten Format übermittelt und mit einem qualifizierten Zertifikat elektronisch signiert werden. Für Rechnungen, die 5.000 EUR nicht übersteigen, können jedoch Ausnahmen gemacht werden.

B2B-E-Rechnungen sind hingegen weiterhin ungeregelt. Am 2. Februar 2024 legten die spanischen Ministerien für Wirtschaft und Finanzen sowie für den öffentlichen Dienst der Kommission die jüngste Änderung des Gesetzes 18/2022 mit dem Titel „Crea y Crece“ vor.

Nach der Genehmigung sollen alle B2B-Transaktionen ausschließlich durch E-Rechnungen belegt werden, und die Steuerbehörde soll die von den Steuerpflichtigen genutzten Softwarelösungen zur Erstellung, Verarbeitung und Validierung dieser Rechnungen zulassen.

Suministro Inmediato de Información (SII)

Das Suministro Inmediato de Información (SII) ist ein verpflichtendes Umsatzsteuer-Meldesystem für in Spanien für die Umsatzsteuer registrierte ansässige Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 6 Millionen EUR. Unternehmen, die im Register für monatliche Erstattungen eingetragen sind, sowie Unternehmen innerhalb von in Spanien registrierten Umsatzsteuergruppen müssen das SII ebenfalls nutzen. Alle anderen Unternehmen können das SII freiwillig nutzen.

Unternehmen, die das SII nutzen müssen, sind nicht verpflichtet, weitere regelmäßige Meldungen wie das Formular 347, die Aufzeichnungsbücher 340 und die jährliche Umsatzsteuererklärung 390 einzureichen.

Das SII ist für die Meldung von B2B-, B2G- und B2C-Transaktionen sowie von inländischen und innergemeinschaftlichen Verkäufen und Einkäufen zu verwenden. Obwohl das SII eine Meldung nahezu in Echtzeit anstrebt, müssen Steuerpflichtige die erforderlichen Informationen innerhalb von vier Tagen nach Ausstellung der Rechnung übermitteln.

Verifactu-System

Nach mehrjähriger Entwicklung wird das Verifactu-System, ein verifiziertes Abrechnungssystem, ab dem 1. Januar 2026 für alle Unternehmen verpflichtend, die nicht den SII-Meldepflichten unterliegen. Im Wesentlichen übermittelt das Verifactu-System alle Rechnungsdaten in Echtzeit direkt an die Steuerbehörde über eine sichere und zuverlässige Internetverbindung und stellt so sicher, dass der Prozess automatisch, kontinuierlich und manipulationssicher ist.

Nicht ansässige Unternehmen

Nicht ansässige Unternehmen, die in Spanien für die Umsatzsteuer registriert sind und einen Jahresumsatz von über 6 Millionen EUR erzielen, müssen ebenfalls das SII nutzen und dieselben Regeln wie lokale Unternehmen einhalten. Beim Verifactu-System sind nicht ansässige Unternehmen mit einer spanischen Umsatzsteuernummer von der neuen Regelung nicht betroffen, es sei denn, sie verfügen über eine feste Niederlassung in Spanien.