Grundlagen der Sales and Use Tax in Texas

Sales Tax

Der US-Bundesstaat Texas erhebt eine Sales Tax auf alle Einzelhandelsverkäufe, Leasing- und Mietgeschäfte der meisten Waren und der aufgeführten steuerpflichtigen Dienstleistungen. Zusätzlich zum landesweiten Steuersatz erlauben die Gesetze des Bundesstaats den Kommunen, eine lokale Sales Tax auf steuerpflichtige Transaktionen zu erheben, wobei für die anwendbaren Steuersätze bestimmte Grenzen gelten.

Use Tax

Die Use Tax ist geschuldet, wenn die Sales Tax nicht erhoben und abgeführt wurde. In der Regel liegt die Pflicht zur Abführung der Use Tax beim Verbraucher, der sie direkt an die Steuerbehörde zahlen muss. Zu den Situationen, in denen eine Use Tax anfällt, gehören die Lagerung, Nutzung oder der sonstige Verbrauch materieller Güter oder einer steuerpflichtigen Dienstleistung in Texas.

Sales- und Use-Tax-Sätze des Bundesstaats Texas

Ein landesweiter Sales- und Use-Tax-Satz von 6,25 % gilt für alle steuerpflichtigen Transaktionen. Zusätzlich zum landesweiten Satz können Kommunen, darunter Städte, Countys, Zweckverbände und Verkehrsbetriebe, lokale Sales- und Use-Taxes von bis zu 2 % erheben.

Die texanischen Sales- und Use-Tax-Regeln begrenzen den Gesamtprozentsatz der auf steuerpflichtige Transaktionen erhobenen Steuern auf 8,25 %, wenn Landes- und Kommunalsteuern kombiniert werden.

Um die Sales-Tax-Sätze korrekt anzuwenden, müssen Verkäufer die richtige Adresse ermitteln, an der die Käufe getätigt werden. Während dies bei Verkäufen in stationären Geschäften einfach ist, sind beim Online-Verkauf zusätzliche Anstrengungen erforderlich.

Steuerbefreite Transaktionen

Nach dem Texas Tax Code gilt eine Befreiung von der Sales und Use Tax für Käufe von gemeinnützigen und staatlichen Einrichtungen, die für deren Tätigkeit erforderlich sind. Während föderale und texanische Regierungsstellen automatisch von der Sales und Use Tax befreit sind, müssen gemeinnützige Organisationen wie Wohltätigkeits-, Bildungs- und Religionsorganisationen eine Befreiung beim Comptroller’s Office beantragen und den Befreiungsstatus erhalten, bevor sie steuerfreie Käufe tätigen können.

Die Befreiung gilt jedoch nicht für Verkäufe dieser Organisationen. Tätigen sie steuerpflichtige Verkäufe, gelten die Sales- und Use-Tax-Regeln und -Sätze. Die Liste der steuerbefreiten Organisationen umfasst Entwicklungsgesellschaften, Rettungsdienstgesellschaften, Eigentümergemeinschaften, Handelskammerorganisationen und viele weitere.

Darüber hinaus unterliegen viele Lebensmittel wie Mehl, Zucker, Brot, Milch, Eier, Obst, Gemüse und ähnliche Lebensmittel nicht der Sales und Use Tax.

Nexus-Regeln in Texas

Privatpersonen und Unternehmen, die materielle Güter verkaufen und steuerpflichtige Dienstleistungen an Kunden und Verbraucher in Texas erbringen, haben eine physische oder wirtschaftliche Präsenz im Bundesstaat, wodurch sie den Regeln zum physischen oder wirtschaftlichen Nexus unterliegen.

Darüber hinaus enthält der Texas Tax Code Bestimmungen zum Marketplace-Nexus, die für Marketplace-Facilitators und -Verkäufer relevant sind.

Physischer Nexus

Ein physischer Nexus in Texas entsteht, wenn Unternehmen einen vorübergehenden oder dauerhaften Standort in Texas haben, an dem sie direkt oder über einen Vertreter tätig sind, Mitarbeiter oder Vertreter in Texas haben, um steuerpflichtige Artikel zu verkaufen, zu liefern oder Bestellungen entgegenzunehmen, und Dienstleistungen mit eigenen Mitarbeitern, autorisierten Servicevertretern oder Subunternehmern in Texas erbringen.

Darüber hinaus reicht das Verleasen von Ausrüstung oder anderem beweglichen Sachvermögen an Dritte in Texas oder das Eigentum an bzw. die Nutzung von materiellen Gütern, einschließlich Computersoftware, in Texas aus, um einen physischen Nexus zu begründen.

Die Lieferung von Waren mit einem Firmenfahrzeug, die Zulassung des Franchisenehmers oder Lizenznehmers zum Betrieb unter einem Handelsnamen des Franchisegebers oder Verpächters oder die Gründung eines Unternehmens in Texas gelten als Ausübung von Geschäftstätigkeiten in Texas, wodurch ein physischer Nexus begründet wird.

Wirtschaftlicher Nexus

Als Folge der Entscheidung South Dakota v Wayfair führte Texas den wirtschaftlichen Nexus ein, der vorschreibt, dass Fernverkäufer – ob aus einem anderen Bundesstaat oder aus dem Ausland – sich für die Sales und Use Tax registrieren müssen, wenn ihr Bruttoumsatz in den letzten 12 Monaten 500.000 USD übersteigt. Der Bruttoumsatz umfasst steuerpflichtige, nicht steuerpflichtige und steuerbefreite Verkäufe materieller Güter und Dienstleistungen in Texas.

Sobald der wirtschaftliche Schwellenwert überschritten ist, müssen Steuerpflichtige Steuern erheben und abführen sowie ihre Meldepflichten erfüllen.

Marketplace-Nexus

Ein Marketplace kann ein physischer oder Online-Marktplatz, eine Online-Plattform, eine Anwendung oder ein Katalog sein, den Marketplace-Verkäufer für ihre Verkäufe nutzen. Überschreitet der Marketplace-Facilitator oder -Verkäufer den Bruttoumsatz-Schwellenwert von 500.000 USD, muss er sich für Zwecke der Sales und Use Tax registrieren.

Steuerpflichtige Waren und Dienstleistungen in Texas

Nichtlebensmittelprodukte wie Papier-, Tier- und Schönheitsprodukte, Kleidung, Bücher und bestimmte essbare Artikel unterliegen der Sales und Use Tax, ebenso wie die meisten anderen materiellen Güter.

Der Tax Comptroller und der Texas Tax Code führen verschiedene Formen der Unterhaltung, digitale und Kommunikationsdienste, finanz- und informationsbasierte Dienste sowie professionelle Arbeitsleistungen als steuerpflichtige Dienstleistungen auf. Beispiele für steuerpflichtige Dienstleistungen sind Vergnügungsdienste, Kabelfernsehen, Bonitätsauskünfte, Datenverarbeitung, Inkasso, Internetzugangsdienste sowie Leistungen von Fotografen und Künstlern.

Darüber hinaus sind Wartungs-, Reparatur- und Immobiliengeschäfte wie Wäscherei, Fahrzeugeinlagerung, Umbau von Immobilien und Sicherheitsdienste steuerpflichtig.

E-Commerce-Rahmen

Fernverkäufer aus einem anderen US-Bundesstaat oder aus dem Ausland sind für die Sales und Use Tax steuerpflichtig, wenn ihr texanischer Gesamtbruttoumsatz aus dem Verkauf materieller Güter und steuerpflichtiger Dienstleistungen in den vorangegangenen 12 Kalendermonaten über 500.000 USD liegt. Sobald der Umsatzschwellenwert überschritten ist, müssen Fernverkäufer eine Genehmigung beim Texas Comptroller, der für Steuerangelegenheiten zuständigen Landesbehörde, einholen und Landes- und Kommunalsteuern auf Verkäufe an texanische Verbraucher erheben und abführen.

Der Antrag auf eine Texas Tax Permit kann online über die Texas Online Tax Registration Application oder per Post mit dem texanischen Antragsformular AP-201 gestellt werden.

Fernverkäufer können einen einheitlichen lokalen Steuersatz von 1,75 % anwenden, anstatt den Satz nach dem Bestimmungslandprinzip, also der Adresse des Verbrauchers, zu ermitteln. Um einen einheitlichen Satz anzuwenden, muss ein Fernverkäufer dem Finanzamt eine offizielle Mitteilung senden und ein erforderliches Formular einreichen.

Verkauft der Fernverkäufer Waren oder Dienstleistungen jedoch über einen Marketplace-Facilitator oder -Anbieter, gelten andere Regeln.

Marketplace-Regeln

Marketplace-Verkäufer sind im Allgemeinen nicht verpflichtet, Sales und Use Tax auf ihre über den Marketplace-Facilitator getätigten Verkäufe zu erheben und abzuführen, wenn der Facilitator eine Bescheinigung vorlegt, in der er sich für zuständig erklärt. Angenommen jedoch, der Facilitator legt die erforderliche Bescheinigung nicht vor, wonach er Sales und Use Tax im Namen des Marketplace-Verkäufers erhebt und abführt. In diesem Fall ist der Verkäufer steuerpflichtig.

Dennoch müssen Marketplace-Verkäufer, die steuerpflichtige Artikel ausschließlich über den Marketplace verkaufen, Aufzeichnungen über alle Marketplace-Verkäufe für mindestens vier Jahre aufbewahren, selbst wenn der Marketplace-Facilitator die Steuern erhebt und abführt.

Verkauft ein Fernverkäufer Waren zusätzlich über seine eigenen Websites und über einen Marketplace-Facilitator, sind alle Verkäufe für die Feststellung relevant, ob der Schwellenwert überschritten ist. Betragen beispielsweise die Gesamtverkäufe über die eigene Website 200.000 USD und über den Marketplace 350.000 USD, ist der Schwellenwert überschritten. In dieser Situation muss der Verkäufer jedoch nur die über seine Website getätigten Verkäufe versteuern. Für die über den Marketplace getätigten Verkäufe ist dagegen der Marketplace-Facilitator für Erhebung und Abführung der Steuer verantwortlich.

Digitale Waren und Dienstleistungen

Nach dem Texas Tax Code ist auch ein Computerprogramm bewegliches Sachvermögen. Daher ist der Verkauf von Computerprogrammen und Software, einschließlich Software-as-a-Service (SaaS), in Texas steuerpflichtig. Zudem gilt auch die systematische Anbahnung von Verkäufen steuerpflichtiger Artikel im Bundesstaat durch die Verbreitung von Computerdatenbanken als steuerpflichtig.

Online-Spiele sind als Vergnügungsdienste steuerpflichtig. Darüber hinaus sind Transaktionen, die den Verkauf digitaler Güter wie heruntergeladener Musik, Filme, Bücher, Apps und ähnlicher Artikel umfassen, steuerpflichtig.

Schließlich gelten Datenverarbeitungsdienste wie Datenspeicherung, das Formatieren oder Bearbeiten von Kundendaten, das Erstellen von Webseiten sowie das Bereitstellen von Serverplatz oder Hosting-Diensten allesamt als steuerpflichtig.

Digitaler Marketplace

Was in den meisten US-Bundesstaaten als Marketplace-Facilitator-Regeln bekannt ist, wird in Texas als Marketplace-Provider bezeichnet. Ungeachtet der unterschiedlichen Begriffe beziehen sie sich auf die Vorschriften für Eigentümer oder Betreiber digitaler Marktplätze, die Verkäufe oder Zahlungen für Marketplace-Verkäufer abwickeln und ermöglichen. Beispiele für solche Marketplace-Facilitators sind Amazon, eBay, Walmart Marketplace und Etsy.

Betreiber digitaler Plattformen

Betreiber digitaler Marktplätze bzw. Marketplace-Provider müssen die landes- und kommunale Sales und Use Tax auf alle über einen Marketplace getätigten Verkäufe – eigene oder die von Marketplace-Verkäufern – erheben, melden und abführen, sobald sie den Schwellenwert von 500.000 USD überschreiten oder andere Geschäftstätigkeiten in Texas ausüben, die einen physischen Nexus begründen würden.

Anders als Fernverkäufer können Marketplace-Provider keinen einheitlichen lokalen Steuersatz anwenden und müssen den anwendbaren Satz nach dem Bestimmungsort ermitteln.

Eine zusätzliche Pflicht für Marketplace-Provider besteht darin, Marketplace-Verkäufern eine schriftliche Bescheinigung oder Mitteilung vorzulegen, wonach sie für die Erhebung, Meldung und Abführung der Steuer auf alle Verkäufe der Marketplace-Verkäufer verantwortlich sind. Die Bescheinigung kann Teil der Nutzungsbedingungen, einer sonstigen Vereinbarung zwischen Marketplace-Provider und Verkäufer oder ein separates, dem Verkäufer ausgestelltes Dokument sein.

Melde- und Zahlungspflichten in Texas

Nach Abschluss des Registrierungsverfahrens wird denjenigen, die steuerpflichtige Verkäufe tätigen und für Zwecke der Sales und Use Tax registriert sind, mitgeteilt, ob sie monatlich oder vierteljährlich Steuererklärungen einreichen müssen. In einigen Fällen sind jährliche Erklärungen erforderlich.

Melde- und Zahlungsmethoden hängen von den Steuern ab, die ein Steuerpflichtiger im vorangegangenen Haushaltsjahr des Bundesstaats gezahlt hat, das vom 1. September bis zum 31. August läuft. Betragen die zu zahlenden Steuern 50.000 USD oder mehr, sind elektronische Einreichung und Meldung erforderlich. Liegt der Betrag unter 50.000 USD, sind Papierformulare und Zahlung per Scheck zulässig. Beträgt die zu zahlende Steuer jedoch 500.000 USD oder mehr, müssen Zahlungen über das staatliche Portal TEXNET erfolgen.

Sanktionen bei Verstößen gegen die Sales- und Use-Tax-Pflichten

Wer eine Frist zur Einreichung einer Steuererklärung versäumt oder fällige Steuern nicht rechtzeitig zahlt, muss mit Sanktionen und Zinsen rechnen. Für jede nach dem Fälligkeitsdatum eingereichte Erklärung ist eine Strafe von 50 USD festgelegt. Bei verspäteten Zahlungen von bis zu 30 Tagen wird eine Strafe von 5 % auf den fälligen Betrag berechnet. Ist die Zahlung der fälligen Steuer mehr als 30 Tage verspätet, wird eine Strafe von 10 % auf den fälligen Betrag berechnet.

Für Zinsen ist eine Nachfrist von 60 Tagen festgelegt. Danach beginnen die Zinsen mit einem Jahressatz von 8,5 % aufzulaufen, was letztlich den geschuldeten Gesamtbetrag erhöht.