Der US-E-Commerce-Markt ist nicht nur groß. Er wächst auch. Im ersten Quartal 2024 wurden die gesamten US-Einzelhandelsumsätze im E-Commerce auf 289,2 Milliarden USD geschätzt, und es wird ein jährliches Wachstum von 11 % prognostiziert. Dieses Wachstumspotenzial macht den US-Markt zusammen mit der Tatsache, dass Amazon gemessen am Bruttowarenwert einer der weltweit beliebtesten Online-Marktplätze ist, zu einem attraktiven Ziel für ausländische E-Commerce-Anbieter.

Die USA verfügen jedoch über eines der komplexesten Sales-Tax-Systeme der Welt, was ausländische E-Commerce-Anbieter im Hinblick auf die Steuer-Compliance vor erhebliche Herausforderungen stellt. Dieser Leitfaden beleuchtet einige der wichtigsten Fragen und gibt einige Tipps zur Steuer-Compliance.

Die US Sales Tax verstehen

Die Sales Tax ist eine Verbrauchsteuer in den USA, die in der Regel nur einmal auf der letzten Stufe beim Kauf des Endprodukts durch den Endverbraucher entrichtet wird. In den USA gibt es keine landesweite Regelung zur Sales Tax, wie sie etwa in der Europäischen Union mit der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie besteht. Das bedeutet, dass jeder Bundesstaat seine eigenen Regeln zur Sales Tax hat – nicht nur zu den Sätzen, sondern auch dazu, was steuerpflichtig ist und was nicht, sofern überhaupt anwendbar.

Derzeit erheben 45 Bundesstaaten sowie der District of Columbia eine allgemeine Sales Tax, während 38 Bundesstaaten in Teilen oder im gesamten Staatsgebiet eine lokale Sales Tax erheben. Im Gegensatz dazu sind New Hampshire, Oregon, Montana, Alaska und Delaware – auch bekannt als NOMAD – Bundesstaaten ohne allgemeine Sales Tax, die jedoch verschiedene lokale Steuern erheben.

Für ausländische E-Commerce-Anbieter, die am US-Markt teilnehmen möchten, gibt es im Zusammenhang mit der Sales Tax zwei zentrale Fragen zu berücksichtigen:

  1. Sind ihre Produkte oder Dienstleistungen in den Bundesstaaten, in denen sie verkaufen, steuerpflichtig?
  2. Was sind die maßgeblichen Faktoren für den Sales Nexus?

Sales-Tax-Regeln im E-Commerce

Eines der ersten Dinge, das ausländische E-Commerce-Anbieter richtig bestimmen müssen, ist, ob ein Produkt oder eine Dienstleistung der Sales Tax unterliegt oder davon befreit ist. Es gibt einige allgemeine Regeln zur Steuerpflicht, doch die Gesetze unterscheiden sich von Bundesstaat zu Bundesstaat.

Körperliches Wirtschaftsgut (Tangible Personal Property)

Verkäufe von körperlichen Wirtschaftsgütern (tangible personal property), wie Handelswaren und Fertigerzeugnisse, werden in der Regel besteuert. Das sind Güter, die physisch existieren, oder wie es das Illinois Department of Revenue formuliert: „man kann sie anfassen“. Dennoch variieren die Sales-Tax-Sätze und die damit verbundenen Regeln von Bundesstaat zu Bundesstaat.

Darüber hinaus gibt es in bestimmten Bundesstaaten „Sales Tax Holidays“, an denen bestimmte üblicherweise besteuerte Waren, etwa Kinderkleidung, für einen begrenzten Zeitraum vor Beginn eines neuen Schuljahres zu einem ermäßigten Satz oder steuerfrei verkauft werden.

Sales Tax auf digitale Produkte

Digitale Produkte, digitale Dienstleistungen, elektronische Waren oder Dienstleistungen, E-Goods oder E-Services – es ist nicht ungewöhnlich, diese Begriffe zu verwechseln. Ausländische E-Commerce-Anbieter müssen wissen, wie digitale Produkte aus Sicht der Sales Tax behandelt werden.

In erster Linie gibt es in den USA keine einheitliche Definition digitaler Produkte. Jeder Bundesstaat legt fest, was unter den Begriff der digitalen Produkte fällt und wie sie behandelt werden. Aus steuerlicher Sicht lassen sich digitale Produkte jedoch in sechs Gruppen einteilen:

  1. Online-Datenverarbeitungsdienste,
  2. heruntergeladene Software,
  3. heruntergeladene Bücher, etwa E-Books,
  4. heruntergeladene Musik und digitale Audiodateien wie iTunes und Podcasts,
  5. heruntergeladene Filme oder digitale Videos, etwa Netflix und Amazon Prime,
  6. sonstige heruntergeladene elektronische Waren.

Dennoch sollten ausländische E-Commerce-Anbieter beachten, dass bestimmte Bundesstaaten digitale Produkte als körperliches Wirtschaftsgut ansehen und sie ähnlich wie physische Waren behandeln. Einer dieser Bundesstaaten ist New York, das vorgefertigte, standardisierte, gebrauchsfertige Standardsoftware als steuerpflichtiges körperliches Wirtschaftsgut einbezogen hat, das der Sales Tax unterliegt.

Sind die Regeln zur Steuerpflicht geklärt, ist die nächste Herausforderung, die ausländische E-Commerce-Anbieter berücksichtigen müssen, der Nexus.

Was ist Nexus?

Vereinfacht gesagt ist der Sales-Tax-Nexus eine Verbindung oder Beziehung zwischen dem Unternehmen und dem US-Bundesstaat. Der physische Nexus war der erste in den USA etablierte Nexus, der auf der physischen Präsenz des Verkäufers in einem der US-Bundesstaaten beruhte. Das änderte sich 2018, als der Oberste Gerichtshof der USA in der Rechtssache South Dakota v. Wayfair (Wayfair-Urteil) eine bahnbrechende Entscheidung traf, die die traditionelle Regel der physischen Präsenz aufhob, sodass diese nicht länger eine Mindestvoraussetzung dafür ist, dass ein Bundesstaat einen Verkäufer zur Erhebung der Sales Tax verpflichten kann.

Diese Entscheidung begründete den sogenannten Economic Nexus, was dazu führte, dass US-Bundesstaaten Gesetze zum Economic Nexus für Fernverkäufer und Marketplace Facilitators einführten. Grundsätzlich erweiterten diese Gesetze den Anwendungsbereich des Nexus, und immer mehr Unternehmen ohne physische Präsenz müssen Sales Tax erheben, wenn sie in einem US-Bundesstaat einen bestimmten Schwellenwert überschreiten. Diese Gesetze betreffen US-Unternehmen, die in mehreren Bundesstaaten verkaufen, sowie ausländische E-Commerce-Anbieter, die an US-Verbraucher verkaufen.

Wie erfüllt man die Nexus-Anforderungen?

Um die Nexus-Anforderungen zu erfüllen, müssen ausländische E-Commerce-Anbieter bestimmen, in welchen Bundesstaaten sie den Schwellenwert für den Economic Nexus überschritten haben. Jeder Bundesstaat kann diese Schwellenwerte zur Begründung des Economic Nexus frei festlegen. Dazu greift er auf maßgebliche Faktoren zurück.

Was sind die maßgeblichen Nexus-Faktoren?

Nur zwei relevante Faktoren bestimmen, ob ein Unternehmen in einem Bundesstaat einen Economic Nexus hat. Diese beiden sind:

  1. der Wert des Umsatzerlöses und
  2. die Anzahl der einzelnen Transaktionen.

US-Bundesstaaten verwenden jedoch drei verschiedene Kombinationen dieser Faktoren, um den Schwellenwert zu definieren:

  • Umsatzerlös oder Anzahl der einzelnen Transaktionen (District of Columbia – 100.000 USD oder 200 oder mehr separate Einzelhandelsverkäufe)
  • Umsatzerlös und Anzahl der einzelnen Transaktionen (New York – 500.000 an Umsätzen mit körperlichem Wirtschaftsgut und mehr als 100 Verkäufe)
  • Umsatzerlös (California – 500.000 USD, Washington – 100.00 USD))

Der aktuelle Trend unter den US-Bundesstaaten geht dahin, die Anzahl der einzelnen Transaktionen aus dem Schwellenwert zu streichen und nur den Umsatzerlös als relevanten Aspekt für die Begründung des Economic Nexus zu belassen. Auch der Umsatzerlös selbst unterscheidet sich von Bundesstaat zu Bundesstaat und bezieht sich auf:

  • Bruttoumsatz – alle Verkäufe, einschließlich steuerbefreiter Verkäufe und Ausnahmen,
  • Einzelhandelsumsatz – jeder Verkauf mit Ausnahme eines Verkaufs zum Weiterverkauf,
  • steuerpflichtiger Umsatz – nur steuerpflichtige Verkäufe, wobei steuerbefreite oder ausgenommene Verkäufe nicht mitgezählt werden.

Was passiert, wenn der Schwellenwert überschritten wird?

Sobald ausländische E-Commerce-Anbieter den Nexus-Schwellenwert in einem Bundesstaat überschreiten, müssen sie eine Sales-Tax-Genehmigung (sales tax permit) beantragen und mit der Erhebung und Abführung der Sales Tax auf steuerpflichtige Verkäufe in diesem Bundesstaat beginnen. Zu den für die Registrierung erforderlichen Angaben gehören ihre Steuernummer (Tax ID), Kontaktinformationen sowie Angaben zu ihren Verkäufen und Aktivitäten im Bundesstaat.

Nach der Registrierung für die Sales Tax in einem Bundesstaat müssen ausländische E-Commerce-Anbieter den passenden Steuersatz auf alle steuerpflichtigen Verkäufe in diesem Bundesstaat berechnen. Dazu müssen sie die „Sourcing Rules“ anwenden, die allgemein als Regeln zum „Ort der Leistung“ (place of supply) bekannt sind.

Die Steuerabführung ist der nächste Schritt in diesem Prozess. Sales-Tax-Erklärungen werden monatlich oder vierteljährlich eingereicht, je nach Vorgabe des jeweiligen Bundesstaates.

Marktplatz als fiktiver Lieferer

Im Anschluss an das Wayfair-Urteil führten die US-Bundesstaaten die Marketplace-Facilitator-Regeln ein, die Marketplace Facilitators und Anbieter verpflichten, Sales Tax auf im Namen von Marketplace-Verkäufern erleichterte Verkäufe zu erheben und abzuführen, sofern sie bestimmte Schwellenwerte überschreiten.

Einige Bundesstaaten wie Nevada verlangen jedoch nicht, dass ein Marktplatz die Sales Tax im Namen der Verkäufer erhebt und abführt. In diesem Fall liegt es in der Verantwortung des Verkäufers, die Sales-Tax-Regeln einzuhalten. Ob ausländische E-Commerce-Anbieter also als Fernverkäufer oder als Marktplätze auftreten – sie müssen alle Sales-Tax-Regeln Bundesstaat für Bundesstaat kennen.

Fazit

Ausländische E-Commerce-Anbieter stoßen beim Auftreten auf dem US-Markt auf zahlreiche Herausforderungen. Von unterschiedlichen Definitionen steuerpflichtiger Produkte und Dienstleistungen über verschiedene Schwellenwerte für den Economic Nexus bis hin zu anwendbaren Sätzen und Regeln zur Abgabe der Steuererklärung – es gibt vieles zu beachten, um die Steuer-Compliance zu erreichen.

Dennoch müssen all diese Anbieter diese Regeln und Vorschriften einhalten. Andernfalls riskieren sie erhebliche finanzielle Auswirkungen auf ihr Geschäft, wenn sie für Strafen, rückwirkende Zahlungen und in extremen Fällen strafrechtliche Ermittlungen wegen Steuerbetrugs oder Steuerhinterziehung haftbar werden.

Quelle: 1stopVAT, The Census Bureau of the Department of Commerce, International Trade Administration, Sales State Institute, Illinois Department of Revenue, Washington Department of Revenue, New York Department of Taxation and Finance, Streamlined Sales Tax