¡ViDA ya está aquí! ¿Pero lo está del todo? La reforma del VAT en la era digital (ViDA) de la UE sigue implantándose mientras lee esto, a menos que lo esté leyendo en 2035. Propuesta en diciembre de 2022, adoptada formalmente por el Consejo de la Unión Europea el 11 de marzo de 2025 y publicada en el Diario Oficial de la UE el 25 de marzo de 2025, ViDA entró en vigor el 14 de abril de 2025. La implantación por fases se prolonga hasta 2035.

Que una ley entre en vigor no es lo mismo que las empresas tengan que cumplirla. Para la mayoría de las empresas, los verdaderos plazos de ViDA están aún por llegar. La reforma de tres pilares —es decir, los Digital Reporting Requirements (DRR), la economía de plataformas y el registro único a efectos del VAT (OSS)— se materializará en momentos distintos y exigirá respuestas diferentes de distintas partes de su organización.

Este artículo va más allá del historial legislativo para centrarse en lo que ViDA exige realmente a las empresas a nivel operativo: qué preparar, cuándo y por qué la urgencia es mayor de lo que sugiere la fecha destacada de 2030.

La brecha del VAT que desencadenó una década de reformas

ViDA no existe en el vacío. El Informe de 2025 de la Comisión Europea sobre la brecha del VAT de la UE, referido a los datos de 2023, concluyó que los Estados miembros de la UE dejaron de recaudar aproximadamente 128 000 millones de euros en VAT, lo que representa el 9,5 % de la deuda total por VAT. Revirtiendo años de avances, esa cifra había aumentado bruscamente desde los 89 000 millones de euros de 2022. El 75 % de la brecha se concentra en solo 6 países: Francia, Alemania, Italia, Polonia, Rumanía y España.

El fraude del VAT, los errores de declaración, las presentaciones tardías y un mosaico fragmentado de sistemas de cumplimiento contribuyen a ello. La respuesta de ViDA es estructural: sustituir el sistema actual de declaración periódica, manual e inconsistente por flujos de datos digitales casi en tiempo real que ofrezcan a las autoridades tributarias visibilidad a nivel de transacción en toda la UE.

Ese cambio transforma de raíz el aspecto que tiene el cumplimiento del VAT dentro de una empresa.

Pilar 1: Digital Reporting Requirements — el núcleo operativo

El primer pilar es el que afecta a todas las empresas que realizan entregas B2B transfronterizas dentro de la UE. A partir del 1 de julio de 2030, las facturas electrónicas estructuradas en el formato estándar de la UE (EN 16931) serán obligatorias para todas las transacciones B2B intracomunitarias. Además, los datos a nivel de transacción deberán declararse digitalmente a las autoridades tributarias casi en tiempo real.

Los plazos de declaración son ajustados. Según la Directiva actualmente adoptada, los proveedores deben declarar en un plazo de 10 días desde la emisión de una factura; los clientes deben declarar en un plazo de 5 días desde su recepción. No se trata de una declaración resumida del VAT presentada mensual o trimestralmente. Es un flujo de datos continuo. Según la página de implementación de ViDA de la Comisión Europea, la EC Sales List —el conocido estado recapitulativo de las entregas intracomunitarias— se retirará y se sustituirá por este mecanismo DRR unificado.

Para las empresas, esto supone un cambio en la arquitectura de datos, y no solo un cambio en la declaración. Su sistema ERP, su flujo de facturación y su motor de VAT deben producir todos ellos un resultado estructurado, validado y legible por máquina en tiempo real. Si su sistema actual genera facturas en PDF y agrupa los datos del VAT a final de mes, ese flujo de trabajo no sobrevivirá a 2030.

Lo que lo hace más complejo es que el consenso técnico todavía se está formando. El Programa de trabajo ViDA 2026 de la CE, publicado en mayo de 2026, se compromete a publicar el estándar de facturación electrónica de la UE en el segundo trimestre de 2026 y las especificaciones de la arquitectura central VIES en el cuarto trimestre de 2026. Los reglamentos de ejecución y las notas explicativas siguen en fase de borrador. Los Estados miembros y las partes interesadas continúan discrepando sobre la terminología básica de las DRR. Un comentarista del sector señaló que esas discrepancias afectan directamente a la configuración del ERP, al diseño del middleware y a la lógica del motor tributario. Las empresas no pueden construir por completo hacia una especificación que aún no se ha finalizado.

La implicación práctica: las empresas no deberían considerar 2030 como la fecha de inicio de la preparación. Deberían tratar el periodo 2026-2027 como la ventana para el análisis de carencias, la evaluación de sistemas y las conversaciones con proveedores, de modo que, cuando se finalicen las especificaciones técnicas, la implementación pueda comenzar desde una posición de preparación y no de reacción.

Pilar 2: economía de plataformas — una reclasificación de la responsabilidad

El segundo pilar aborda una inequidad estructural en el sistema del VAT. Cuando un hotel tradicional vende una habitación, repercute y remite el VAT. Cuando un particular anuncia esa misma habitación en una plataforma de alquiler de corta duración, a menudo no lo hace, porque queda por debajo de los umbrales de registro del VAT o simplemente no cumple. La plataforma facilita la transacción, pero, según las normas actuales, no es la responsable del VAT.

ViDA cambia esto mediante una regla del proveedor presunto. Tal como confirma la Directiva del Consejo (UE) 2025/516, desde el 1 de julio de 2028 como muy pronto o el 1 de enero de 2030 como muy tarde, según cuándo realice la transposición cada Estado miembro, las plataformas que faciliten alquileres de corta duración (con un límite de 30 noches consecutivas) y el transporte de pasajeros por carretera se considerarán el proveedor a efectos del VAT cuando sus proveedores subyacentes no repercutan el VAT por sí mismos.

Para empresas como Airbnb, Bolt, Uber y plataformas comparables, esto significa asumir obligaciones de recaudación y remisión del VAT que actualmente no tienen. Las implicaciones comerciales y operativas son significativas: los precios, los acuerdos contractuales con los proveedores de servicios y los sistemas de declaración deben reestructurarse. Las plataformas más pequeñas con operaciones transfronterizas en la UE se enfrentarán a las mismas obligaciones sin los mismos recursos para absorberlas.

Los calendarios de transposición de los Estados miembros introducen incertidumbre adicional. A junio de 2026, Lituania ha adoptado su legislación ViDA de primera fase, España ha aprobado un proyecto de ley que implementa la primera fase y la República Checa ha publicado un anteproyecto de ley. La mayoría de los Estados miembros se encuentran todavía en una fase temprana de transposición. Es muy probable que la regla del proveedor presunto no se materialice al mismo tiempo en toda la UE.

Pilar 3: registro único a efectos del VAT — la simplificación del cumplimiento que las empresas esperaban

El tercer pilar es el más bienvenido por la mayoría de las organizaciones. Actualmente, una empresa que vende bienes a consumidores en varios Estados miembros de la UE a menudo necesita registrarse a efectos del VAT en cada país por separado. El coste administrativo de mantener esos registros —que incluye, entre otras cosas, declaraciones separadas, asesores locales y distintos plazos de presentación— es un lastre bien documentado para el comercio transfronterizo.

ViDA amplía considerablemente el régimen existente de ventanilla única (OSS). A partir del 1 de julio de 2027, algunas aclaraciones legislativas menores afectan a los usuarios del OSS y del IOSS. A partir del 1 de julio de 2028, el OSS se amplía para cubrir entregas B2C adicionales de bienes, la transferencia de bienes propios entre Estados miembros y una inversión del sujeto pasivo obligatoria para los proveedores no establecidos. Un nuevo régimen OSS para la transferencia de bienes propios permitirá a las empresas centralizar la declaración mensual en lugar de registrarse en cada país de destino, una gran simplificación para los vendedores de e-commerce y los distribuidores que gestionan redes de almacenes en la UE. Así lo confirma la ficha informativa de ViDA de la Comisión Europea.

Los cambios en el OSS obligan a los contribuyentes a reevaluar su actual estrategia de registro del VAT en la UE. A algunos les resultará más eficiente consolidarse bajo el OSS; otros, con presencias locales establecidas, pueden considerar que sus registros existentes siguen siendo la mejor opción. Esa decisión requiere modelización, y la modelización requiere comprender la interacción entre las nuevas normas del OSS, las obligaciones DRR y el calendario de transposición nacional de cada país.

Qué deberían estar haciendo las empresas ahora

El error más común que está provocando ViDA es el retraso basado en el calendario. Dado que la fecha límite destacada de las DRR es 2030, algunas empresas lo tratan como un problema de 2029. No lo es. Las implementaciones de ERP, la migración de datos, la configuración del motor tributario y la formación del personal llevan años. Las organizaciones mejor situadas para cumplir en 2030 son las que están realizando diagnósticos internos ahora.

En concreto:

Calidad de los datos de facturación. La facturación electrónica estructurada requiere datos transaccionales completos, precisos y a nivel de campo. Muchas empresas que operan con varios ERP o sistemas de facturación presentan inconsistencias que hoy no superarían una comprobación de validación automatizada. Identificar y corregir esas carencias ahora reduce el riesgo de un fallo sistémico en el momento de la implementación.

Compatibilidad de sistemas. Si su ERP no admite actualmente la generación de facturas electrónicas estructuradas EN 16931 y la declaración en tiempo real basada en API, es posible que una simple actualización no sea suficiente. Algunos sistemas tendrán que sustituirse. Ese ciclo de adquisición debería comenzar a más tardar en 2027.

Revisión de la estrategia de registro. La ampliación del OSS de 2027-2028 puede cambiar la relación coste-beneficio de los registros de VAT extranjeros existentes. Las empresas deberían modelizar su posición conforme a las nuevas normas del OSS antes de que estas entren en vigor.

Exposición a la economía de plataformas. Toda empresa que opere o dependa de plataformas digitales para alojamiento o transporte debería evaluar si la regla del proveedor presunto crea una exposición al VAT que actualmente no figura en sus cuentas.

Conclusión

ViDA no es una actualización incremental de las normas del VAT de la UE. Es un cambio estructural en el funcionamiento del cumplimiento del VAT. De la presentación periódica a la declaración continua, de los sistemas nacionales fragmentados a una infraestructura de datos armonizada, y de las simplificaciones opcionales a las obligaciones digitales obligatorias.

Las fechas están escalonadas precisamente porque los cambios operativos son sustanciales. Los Estados miembros se encuentran en distintas fases de transposición. Las especificaciones técnicas aún se están finalizando. Esa incertidumbre no es motivo para esperar. Es motivo para mapear su posición actual ahora, de modo que, cuando lleguen las especificaciones, esté construyendo, no empezando.

Las empresas que traten ViDA como una tarea de cumplimiento de 2030 encontrarán que 2029 será muy caro. Las que lo traten como un ejercicio de preparación de 2026 estarán en una mejor posición.