Regímenes de OSS - Guía práctica para proveedores de fuera de la UE

La introducción de los sistemas de ventanilla única ha hecho que la declaración de impuestos sea mucho más accesible para los vendedores establecidos en la UE y fuera de ella. La principal ventaja es la posibilidad de declarar distintos tipos de operaciones dentro de las categorías de ventas a distancia y prestación transfronteriza de servicios, todo ello en el ámbito del B2C.

Con la expansión del comercio electrónico y la necesidad de agilizar los procesos de IVA, el OSS se puso en marcha el 1 de julio de 2021, para cubrir una gama más amplia de bienes y servicios. Esta guía se centra en los regímenes de OSS, con especial referencia a los regímenes de la Unión y de fuera de la Unión, desde la perspectiva de los proveedores de fuera de la UE.

Comprender los regímenes de OSS

El sistema de OSS consta de tres regímenes simplificados que las partes interesadas pueden aprovechar y utilizar voluntariamente. Estos regímenes son:

1. Régimen Sindical;

2. Régimen No Sindical;

3. Régimen de Importación, también conocido como IOSS.

Régimen de la Unión

El Régimen de la Unión permite a los sujetos pasivos de la UE y de fuera de la UE declarar y pagar el IVA sobre los bienes y servicios suministrados a los consumidores en todos los Estados miembros de la UE a través de un único registro electrónico.

Régimen no comunitario

El Régimen Fuera de la Unión permite a los sujetos pasivos establecidos fuera de la UE declarar sus prestaciones de servicios transfronterizas B2C a través de un régimen único simplificado previo registro.

Régimen de importación (IOSS)

La Ventanilla Única de Importación (VUI) está diseñada específicamente para recaudar y pagar el IVA sobre bienes importados a la UE por un valor no superior a 150 EUR. Permite a los proveedores y a los marketplaces facilitar estas transacciones recaudando el IVA de los clientes en el punto de venta y declarándolo a través de una declaración simplificada.

Este régimen se analizará en detalle en otra guía.

Criterios de admisibilidad para proveedores no establecidos en la UE

¿Quién puede acogerse al régimen de la Unión?

Los proveedores no comunitarios sin establecimiento permanente en la UE pueden utilizar el Régimen de la Unión para declarar y pagar el IVA sobre las ventas intracomunitarias a distancia de bienes. Si un Estado miembro de la UE expide un número de IVA a los proveedores no comunitarios, éstos pueden inscribirse en el Régimen de la Unión. Una vez registrados, deben utilizar el Régimen de la Unión para declarar los impuestos de todas las entregas pertinentes.

El tipo de IVA aplicable a las entregas se determina en función de la norma de destino.

Los operadores de plataformas digitales no establecidos en la UE que son tratados desde el punto de vista fiscal como un proveedor asimilado pueden registrarse en el régimen de la Unión para declarar y pagar el IVA de la UE sobre:

• Ventas a distancia intracomunitarias de bienes, y

• Determinadas entregas nacionales de bienes, cuando la entrega se facilite a través de la interfaz electrónica y los bienes y el cliente estén situados en el mismo Estado miembro.

¿Quién puede acogerse al régimen no comunitario?

Por regla general, el régimen para los no pertenecientes a la Unión sólo puede ser utilizado por un sujeto pasivo que no haya creado su empresa ni tenga un establecimiento permanente en la UE y preste servicios a personas que no sean sujetos pasivos (B2C). Estos proveedores no pertenecientes a la UE pueden inscribirse en el régimen de no residentes en la Unión en cualquier Estado miembro. Deben seguir las normas de imponibilidad relativas al lugar de prestación según el principio de destino.

Inscripción

El proceso de inscripción en estos dos regímenes de OSS para proveedores no establecidos en la UE consta de varios pasos obligatorios:

1. Determinación de la admisibilidad

2. Elección de un Estado miembro de identificación (EMI)

3. Acceder al portal de la Autoridad Fiscal del EMI

4. Rellenar el formulario de registro con la información necesaria

5. Envío del formulario de registro

6. Recibir la confirmación.

Declaraciones de IVA en el SSO

Una vez inscritos en un régimen de la Unión o de fuera de la Unión, los proveedores de fuera de la UE deben presentar una declaración trimestral del IVA por vía electrónica antes del final del mes siguiente al final del período de declaración.

Independientemente de que se hayan efectuado o no entregas durante ese trimestre, debe presentarse una declaración de IVA. Si no se ha efectuado ninguna entrega durante un trimestre natural, la declaración debe ser nula.

El IVA adeudado se abona a la Administración Tributaria de la ICM. Los proveedores no comunitarios deben asegurarse de que los pagos coincidan con la fecha de presentación. El ICM puede imponer intereses y sanciones en caso de impago o retraso en el pago. Como sanción final, las empresas pueden ser excluidas del régimen registrado.

Por el contrario, los pagos en exceso pueden ser reembolsados, pero el proceso y los plazos pueden variar de un Estado miembro a otro.

Normas de retención y auditoría

En el marco del sistema de OSS, los vendedores deben prestar especial atención a la conservación de los documentos obligatorios relacionados con los requisitos de contabilidad y presentación de informes. El período de conservación de estos documentos es de diez años a partir del final del año en que se realizó la transacción.

Cuando la Autoridad Fiscal respectiva lo solicite, estos registros deben estar disponibles en formato electrónico legible. Para obtener los registros que conservan las empresas, el Estado miembro interesado debe presentar primero una solicitud formal al Estado miembro de identificación. El ICM informará al vendedor sobre la solicitud y le proporcionará instrucciones detalladas sobre la presentación de los documentos requeridos.

Estas instrucciones incluyen el formato, el método de transmisión y los plazos de presentación. A continuación, el proveedor deberá recopilar y presentar los registros solicitados por vía electrónica al ICM, que los transmitirá al CSM.

Si los proveedores no presentan estos registros en el plazo de un mes a partir de la recepción de un recordatorio del ICM, esto se considerará un incumplimiento persistente de las normas del sistema y dará lugar a la exclusión del mismo.

Conclusión

Los regímenes de OSS simplifican considerablemente el cumplimiento de las obligaciones en materia de IVA para los proveedores extracomunitarios que se dedican al comercio electrónico transfronterizo dentro de la UE. Ambos regímenes agilizan los procesos de registro, declaración y pago del IVA, exigiendo declaraciones trimestrales y un registro detallado.

Este eficaz sistema ayuda a los proveedores de fuera de la UE a cumplir más eficazmente los requisitos de IVA de la UE, mejorando su acceso al mercado de la UE y garantizando el cumplimiento de la normativa fiscal.

Fuente: Directiva del IVA de la UE, Comisión Europea