Requisitos de información digital de la UE: Guía esencial para contribuyentes no residentes

El panorama de la información en la UE ha cambiado radicalmente a lo largo de los años. Con la aparición de nuevas tecnologías y modelos de negocio y el aumento de las ventas en línea y a distancia de bienes y servicios, las autoridades fiscales se han enfrentado a retos a la hora de rastrear y supervisar las transacciones sujetas al IVA y garantizar que no se pierdan los ingresos procedentes de esas transacciones.

La respuesta está en la digitalización de los requisitos de información y la digitalización general de los procesos fiscales, incluido el IVA. Este artículo profundiza en la evolución, los marcos actuales y los futuros desarrollos de los requisitos de información digital (DRR), centrándose en los contribuyentes no residentes que operan dentro de la UE.

Del papel a lo digital: Antecedentes históricos de los DRR en la UE

Los requisitos de información de la UE siguen dependiendo del papel, lo que significa que los sistemas basados en papel establecidos a lo largo de los años siguen en vigor. Varios países de la UE han establecido los llamados modelos híbridos que permiten a los sujetos pasivos declarar el IVA en papel o en formato electrónico.

Los inicios de los requisitos de declaración se remontan a la década de 1980, cuando Italia introdujo una Ley Fiscal que obligaba a los sujetos pasivos a utilizar cajas registradoras para registrar las transacciones. Grecia fue el segundo país europeo en aplicar esta solución para luchar contra el fraude y la evasión y garantizar más ingresos por IVA. En los años siguientes, cada vez más países introdujeron normas de información similares en su legislación nacional, lo que ahora se conoce como ficalización.

Según las normas de las leyes fiscales, los sujetos pasivos deben emitir una factura al consumidor que, entre otros datos, incluya los relativos al IVA, y almacenar todos los datos pertinentes durante un periodo determinado. Además, las facturas y el estado de los datos deben comunicarse a las autoridades fiscales.

El principal sector o industria en el que se centró fue el comercio minorista. Sin embargo, las autoridades fiscales tuvieron que adaptar los requisitos de información a las nuevas circunstancias debido a los cambios en las operaciones comerciales minoristas, los nuevos métodos de pago y el auge de los bienes y servicios digitales.

Países como Croacia, Eslovenia y la República Checa implantaron un sistema de información en tiempo real para las transacciones sujetas a las leyes fiscales.

En respuesta a los crecientes problemas, especialmente teniendo en cuenta la brecha del IVA o el IVA no declarado que causó pérdidas de ingresos para los países de la UE, el gobierno nacional implementó requisitos de información más modernos, eficientes y digitalizados para supervisar el cumplimiento de las leyes fiscales.

Dado que las transacciones transfronterizas van en aumento y cada vez son más las empresas no residentes que suministran bienes y servicios a consumidores de otros países, los requisitos de información digital que son obligatorios para los contribuyentes locales o residentes pasaron gradualmente a ser obligatorios para los que tienen su sede en distintos países.

Marco actual de la RRC para los contribuyentes no residentes

El panorama actual de la RRC en la UE consta de varios mecanismos de información diferentes adaptados a las necesidades nacionales de otros países. El Archivo Estándar de Auditoría Fiscal (SAF-T) y la facturación electrónica son los más comunes. Sin embargo, es esencial destacar que no todos los países de la UE han implementado todos los mecanismos de información y que, en algunos casos, no todos los contribuyentes o transacciones están cubiertos por los requisitos de información digital implementados.

Por lo tanto, es necesario desglosar estos requisitos de información digital e indicar en qué países se han implantado y son obligatorios para los contribuyentes extranjeros.

Archivo estándar de auditoría fiscal (SAF-T)

La OCDE desarrolló el Archivo Estándar de Auditoría para Impuestos (SAF-T, por sus siglas en inglés) para estandarizar el formato de informe de los detalles fiscales y los datos contables del ERP, incluidas las declaraciones del IVA. El formato SAF-T, como XML o XBLR, es digital y está diseñado para un procesamiento eficaz y rápido por parte de las autoridades fiscales.

Francia, Portugal, Lituania, Luxemburgo y Polonia son algunos de los países de la UE que han implantado el SAF-T obligatorio para los contribuyentes locales y no residentes.

Francia implementó SAF-T, o Fichier d'Ecritures Comptables (FEC), en 2014, obligando a todos los contribuyentes que utilizan sistemas de contabilidad informatizados a presentar registros digitales cuando se les solicite para una auditoría fiscal.

El sistema lituano I.MAS incluye el SAF-T para la presentación electrónica de informes mensuales, incluidas todas las transacciones, como B2B, B2G y B2C, así como las transacciones nacionales, intracomunitarias y extracomunitarias. Todos los datos declarados deben presentarse a la Inspección Estatal de Impuestos durante la auditoría fiscal. Sin embargo, los contribuyentes no residentes registrados a efectos del IVA en Lituania únicamente debido a adquisiciones intracomunitarias y que no hayan realizado ninguna otra actividad económica no están sujetos a este requisito.

En Portugal, las empresas no residentes están sujetas a los mismos requisitos del SAF-T que las empresas locales, pero están exentas de la obligación de presentar la contabilidad SAF-T.

Facturación electrónica

La facturación electrónica, o e-factura, representa otra piedra angular de la RRC en la evolución de la UE de las facturas en papel a los formularios digitales. Austria, Rumanía, Lituania y Dinamarca son algunos de los países de la UE que han implantado la facturación electrónica obligatoria para los contribuyentes no residentes. Sin embargo, existen algunas diferencias notables en los requisitos entre estos países.

En Austria, los sujetos pasivos no residentes que celebren un acuerdo contractual con organismos federales deben seguir las normas de facturación electrónica B2G, es decir, emitir y recibir facturas electrónicas B2G dentro de sus posibilidades técnicas.

Los sujetos pasivos no residentes registrados a efectos del IVA deben enviar a Rumanía todas las facturas relativas a operaciones B2G o B2B al sistema RO e-Factura en un plazo de cinco días naturales a partir de la fecha de la factura.

En Lituania y Dinamarca, las mismas normas de facturación electrónica B2G para las empresas residentes se aplican a los sujetos pasivos no residentes.

Tipos de RRC específicos de cada país

Aparte de las normas SAF-T y de facturación electrónica, que se extienden por toda la UE con algunas modificaciones, algunos tipos de RRC sólo se definen en determinados países de la UE. Por ejemplo, Hungría implantó la notificación obligatoria en tiempo real para casi todas las transacciones, como las ventas transfronterizas y B2C, aplicable a los contribuyentes residentes y no residentes.

Bulgaria introdujo los libros de compras y ventas (SPL) como información de acompañamiento obligatoria presentada con las declaraciones del IVA, incluida la información sobre las facturas emitidas por el proveedor o en su nombre.

La República Checa es otro país de la UE que obligó a presentar documentos de acompañamiento con las declaraciones del IVA. Sin embargo, en la República Checa, este DRR se denomina Declaración de Control del IVA, que resume las líneas más importantes de las declaraciones del IVA.

La legislación nacional española introdujo el Suministro Inmediato de Información (SII) como sistema obligatorio de declaración del IVA para los contribuyentes residentes y no residentes registrados a efectos del IVA en España si su volumen de negocios anual supera los 6 millones de euros.

Tendencias emergentes y evolución futura

La implantación de normas de facturación electrónica es una tendencia emergente entre los países de la UE. En este año y en los siguientes, Francia y Eslovenia deberían implantar sistemas obligatorios de facturación electrónica, mientras que Rumanía ampliará su sistema de facturación electrónica para incluir las transacciones B2C.

Sin embargo, al hablar de la RRC en la UE, debemos tener en cuenta la legislación comunitaria sobre el IVA en la Era Digital (ViDA), que prevé que la facturación electrónica sea obligatoria para las transacciones intracomunitarias a partir de julio de 2030. Todos los países de la UE utilizarán un sistema uniforme de notificación y seguimiento de todos los datos pertinentes del IVA.

La tendencia a incluir nuevos sectores, como las plataformas digitales y la economía gig, refleja el compromiso de la UE de adaptar su marco fiscal a los modelos empresariales modernos.

Conclusión

Los requisitos de información digital son un aspecto clave de la estrategia de la UE para modernizar la administración tributaria y combatir el incumplimiento. Así, reducen el espacio para la evasión y el fraude del IVA. Además, con unos sistemas de control y seguimiento del IVA más modernos y digitalizados, todos los países de la UE deberían aumentar los ingresos generados por el IVA.

Por otro lado, esto puede suponer una obligación y responsabilidad adicionales para los contribuyentes no residentes. Con las normas actuales en vigor y las nuevas a la vista, todos los sujetos pasivos, incluidos los no residentes, deben priorizar la adaptabilidad y la transparencia para prosperar en un entorno fiscal cada vez más digitalizado.

Fuente: Quaderno, Comisión Europea - El IVA en la era digital, VATabout - Guía de países - El IVA en Francia, VATabout - El IVA en Luxemburgo: Tipos, registro y declaración, VATabout - Guía de países - El IVA en Portugal, VATabout - Guía completa del IVA en Austria: Tipos, registro y cumplimiento, VATabout - Guía completa del IVA en Hungría: Tipos, registro y declaración explicados