Unternehmen mit Sitz in der Europäischen Union (EU) müssen beim Umgang mit der US Sales & Use Tax eine Reihe von Komplexitäten und spezifischen Anforderungen bewältigen.

Umsatzsteuersysteme – wie sie in Europa und darüber hinaus verbreitet sind – sind in der Regel einheitlich; das bedeutet, dass Prozesse, die für den Handel in einer Jurisdiktion gelten, von Steuerteams häufig auf andere Länder übertragen werden können.

Das auf der Sales & Use Tax basierende US-System gilt im Vergleich dazu jedoch weithin als stärker fragmentiert und äußerst komplex.

Dies verursacht verständlicherweise alle möglichen Komplikationen für Unternehmen in der EU, wenn sie Waren oder Dienstleistungen in die USA verkaufen, insbesondere bei der Steuerermittlung und der Einhaltung steuerlicher Pflichten über mehrere Jurisdiktionen hinweg.

Hier ist unser Überblick über fünf der zentralen Herausforderungen, denen sich europäische Unternehmen beim Handel in den USA und der damit verbundenen Verwaltung der Sales & Use Tax stellen müssen. Und, was noch wichtiger ist, wir zeigen Ihnen, wie Sie sie meistern:

1. Die bemerkenswerte Komplexität des US-Systems der Sales & Use Tax

 

Problem: Fragmentiertes Steuersystem

Die erste bedeutende Herausforderung für europäische Unternehmen ist die schiere Komplexität des US-Steuersystems.

Anders als das Umsatzsteuersystem der EU, das in der Regel über die Mitgliedstaaten hinweg harmonisiert ist, betreiben die USA ein fragmentiertes System, in dem Steuern auf Bundes-, Bundesstaats- und lokaler Ebene erhoben werden.

Da die verschiedenen Jurisdiktionen – etwa Bundesstaaten, Countys und Städte – jeweils ihre eigenen Sätze festlegen, gibt es in den USA jederzeit über 100.000 verschiedene Sätze der Sales & Use Tax, die gleichzeitig gelten. Kein Wunder, dass es nahezu unmöglich ist, sie alle manuell zu ermitteln und abzuführen!

Hinzu kommt, dass jeder US-Bundesstaat eine andere Steuerstruktur haben kann, einschließlich bundesstaatsspezifischer Steuern wie der Gewerbemietsteuer in Florida oder der Tourismussteuer in Mississippi.

Einige Bundesstaaten wie Colorado unterscheiden sogar zwischen Sales-Tax- und Use-Tax-Sätzen, was zu weiteren Komplikationen führt. Diese Variabilität fehlt in der EU, wo einige standardisierte Umsatzsteuersätze grenzüberschreitende Transaktionen vereinfachen.

Lösung: Automatisierung und Technologieintegration

Für europäische Unternehmen ist die manuelle Bewältigung eines derart komplexen Steuerumfelds ein Rezept für Fehler und Ineffizienz.

Die manuelle Ermittlung allein erfordert angesichts der außergewöhnlichen Anzahl bestehender Sätze enorme personelle Ressourcen, um korrekt zu sein.

Die Antwort besteht darin, automatisierte Steuersoftware oder -lösungen einzusetzen, die die Abdeckung und Flexibilität – sowie eine große Menge an US-Steuerinhalten – bieten, die für die präzise Ermittlung der Sales & Use Tax erforderlich sind.

Diese Werkzeuge können die Komplexität der Ermittlung der anwendbaren Steuersätze auf Grundlage des Standorts des Käufers, der Art der verkauften Waren oder Dienstleistungen und anderer Variablen bewältigen.

Durch die Integration dieser Werkzeuge in Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP) können Unternehmen Genauigkeit und Effizienz bei der Einhaltung der Sales & Use Tax sicherstellen.

2. Die Use Tax verstehen

 

Problem: Duale Steuersysteme

Eine weitere Schwierigkeit liegt im Verständnis der dualen Steuersysteme der USA für die Sales & Use Tax.

Während die Sales Tax in der Regel am Verkaufspunkt erhoben wird, fällt die Use Tax an, wenn Waren außerhalb eines Bundesstaates gekauft, aber innerhalb dieses Staates genutzt werden.

Diese duale Struktur kann für europäische Unternehmen, die an das einheitliche Umsatzsteuersystem und einen einzigen Punkt der Steuererhebung und -abführung gewöhnt sind, die Sache verkomplizieren.

Weitere Komplexität entsteht in Bundesstaaten mit unterschiedlichen Sätzen für die Use Tax, etwa Colorado; dies erhöht den Verwaltungsaufwand für die Nachverfolgung und Anwendung unterschiedlicher Sätze je nach Transaktion.

Lösung: Schulung und spezialisierte Unterstützung

Europäische Unternehmen sollten der Schulung ihrer Steuerteams zu den Unterschieden zwischen Sales Tax und Use Tax Priorität einräumen. Kenntnisse über die Feinheiten jedes Systems sind unverzichtbar, um die Verwaltung der Sales & Use Tax sicher im Griff zu behalten.

Bewährte Praxis ist es zudem, in führende Steuertechnologie zu investieren, um über alle Transaktionen hinweg optimale Genauigkeit zu erreichen – ein Ziel, das für Teams, die die Sales & Use Tax manuell verwalten, in der Regel unerreichbar ist. Auf dem Markt gibt es viele Lösungen, die zuverlässig ermitteln und anwenden können, wann Sales Tax und/oder Use Tax in allen 45 Bundesstaaten, in denen sie gilt, fällig ist.

Darüber hinaus ist es klug, mit Steuerexperten zu sprechen, die Erfahrung mit der Implementierung von Lösungen in den USA haben. Experten sollten Einblick geben können, wann die Use Tax anfällt, und Unternehmen dabei helfen, Systeme einzurichten, die sie genau erfassen und melden.

3. Nexus-Gesetze und die Wayfair-Entscheidung

 

Problem: Die Definition des Steuer-Nexus

Europäische Steuerfachleute mit wenig Berührung zu den USA tun sich oft schwer, das Konzept des Nexus zu durchdringen.

Nexus bezeichnet die minimale Präsenz, die ein Unternehmen in einem Bundesstaat haben muss, bevor es zur Erhebung der Sales Tax verpflichtet ist.

2018 stellte das Urteil des Obersten Gerichtshofs der USA in South Dakota v Wayfair fest, dass selbst Unternehmen ohne physische Präsenz in einem Bundesstaat Sales Tax erheben müssen, wenn ihre Umsätze bestimmte Schwellenwerte überschreiten.

EU-Unternehmen fällt es oft schwer zu bestimmen, wann sie in einem US-Bundesstaat einen Nexus begründet haben, da diese Regeln von Bundesstaat zu Bundesstaat unterschiedlich sind.

Manche Bundesstaaten begründen einen Nexus beispielsweise anhand wirtschaftlicher Faktoren wie des jährlichen Umsatzvolumens, während andere eine physische Präsenz im Bundesstaat verlangen, etwa durch ein Büro, eine Fabrik oder ein Geschäft.

Die Regeln sind nicht immer eindeutig und variieren über die 50 US-Bundesstaaten hinweg.

Lösung: Einsatz von Nexus-Tracking-Software

Um die Nexus-Anforderungen wirksam zu bewältigen, sollten EU-Unternehmen spezialisierte Software einsetzen, die die wirtschaftlichen Nexus-Schwellenwerte in verschiedenen Bundesstaaten verfolgt.

Eine solche Software kann Unternehmen warnen, wenn sie einen Nexus-Schwellenwert überschreiten, und ihnen so ermöglichen, die bundesstaatlichen Steuergesetze in Echtzeit einzuhalten.

Darüber hinaus kann die Zusammenarbeit mit Rechtsexperten für US-Steuerrecht sicherstellen, dass Unternehmen bei der Ausweitung ihrer Geschäftstätigkeit compliant bleiben.

4. Komplikationen beim Währungsumtausch

 

Problem: Fremdwährungs- und Rechnungsverwaltung

Europäische Unternehmen, die in US-Dollar abwickeln, stehen bei der Handhabung von Wechselkursen für Steuerzwecke vor zusätzlichen Herausforderungen.

Die US-Bundesstaaten standardisieren nicht, wie Fremdwährungstransaktionen zu behandeln sind, was zu uneinheitlichen Rechnungs- und Meldepraktiken führt.

Die Erfassung des korrekten Wechselkurses und dessen präzise Angabe auf Rechnungen ist entscheidend für die Einhaltung der Vorschriften.

Fehler bei der Währungsumrechnung können zu Steuerunter- oder -überzahlungen führen, die beide Strafen nach sich ziehen können. Wir haben dies ausführlicher in einem aktuellen Blog behandelt.

 

Lösung: Automatisierung der Währungsumrechnung

Die beste Lösung für Probleme beim Währungsumtausch besteht darin, die Erfassung der Devisenkurse zum Zeitpunkt der Transaktion zu automatisieren.

EU-Unternehmen können Werkzeuge zur Währungsumrechnung in ihre Rechnungssysteme integrieren, um Steuern präzise in US-Dollar und in der Heimatwährung des Unternehmens zu berechnen.

Standardisierte Wechselkurse und Rechnungsverfahren helfen, Fehler zu vermeiden und die Einhaltung der US-Steuergesetze sicherzustellen.

5. Die hohen Kosten der Compliance

 

Problem: Steigende Compliance-Kosten

Die komplexe Natur der Compliance bei der US Sales & Use Tax kann die Betriebskosten für EU-Unternehmen erheblich erhöhen.

Compliance erfordert nicht nur die Implementierung spezialisierter Software, sondern auch die Einstellung von Steuerfachleuten, die mit den US-Gesetzen vertraut sind.

Für kleinere EU-Unternehmen können dies prohibitiv hohe Kosten sein, die den Eintritt in den US-Markt oder die Ausweitung der Geschäftstätigkeit erschweren.

Lösung: Straffung der Compliance-Prozesse

Eine Möglichkeit, hohe Compliance-Kosten zu senken, besteht darin, Prozesse wo immer möglich zu straffen.

Automatisierte Lösungen, die die Berechnung der Sales Tax in bestehende ERP-Systeme integrieren, können den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Compliance verringern.

Darüber hinaus kann die Auslagerung des Steuermanagements an Drittdienstleister kosteneffiziente Alternativen für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bieten, die sich keine internen Steuerteams leisten können.

Fazit

Die Bewältigung der US Sales & Use Tax ist für europäische Unternehmen eine gewaltige Aufgabe, vor allem aufgrund der fragmentierten und komplexen Natur des US-Steuersystems.

Automatisierungswerkzeuge, Schulung und die Zusammenarbeit mit Steuerexperten können europäischen Unternehmen allesamt helfen, die Belastung durch die Steuer-Compliance zu verringern.

Durch die Straffung der Steuerprozesse und das Auf-dem-Laufenden-Bleiben über die neuesten regulatorischen Änderungen können europäische Unternehmen ihre Geschäfte in den USA sicher abwickeln, ohne von der Komplexität des Steuersystems überfordert zu werden.