Die Kenya Revenue Authority (KRA) bereitet die Abschaffung ihres langjährigen Excel-basierten Steuererklärungssystems zugunsten einer vollständig webbasierten Plattform vor. Die Änderung ist Teil eines umfassenderen Reformpakets, das mit dem Finance Act, 2026, eingeführt wurde, und wurde von Josephine Mugure, Chief Manager for Tax Policy der KRA, bei einer vom Institute of Certified Public Accountants of Kenya (ICPAK) einberufenen Bürgerversammlung angekündigt. Neben der neuen Erklärungsoberfläche führt die KRA gestaffelte Einreichungsfristen und eine erweiterte automatische Befüllung der Erklärungsdaten ein – Änderungen, die die wiederholt aufgetretenen Überlastungen des iTax-Portals in Spitzenzeiten der Erklärungsabgabe verringern sollen.

Wie das aktuelle Excel-basierte System funktioniert

Im bisherigen Verfahren müssen Steuerpflichtige ein Excel-Erklärungsformular aus dem iTax-Portal herunterladen, Makros aktivieren und ihre Einkommensangaben offline ausfüllen, bevor sie die fertige Datei wieder in das System hochladen. Die in der Arbeitsmappe eingebetteten Makros berechnen Steuerschulden, Abzüge und anwendbare Vergünstigungen automatisch, doch das Offline-Format hat den Einreichenden seit Langem Schwierigkeiten bereitet. Kompatibilitätsprobleme sind häufig, insbesondere bei Steuerpflichtigen, die unterschiedliche Versionen von Microsoft Excel, alternative Tabellenkalkulationssoftware oder Geräte verwenden, auf denen Makros aus Sicherheitsgründen standardmäßig deaktiviert sind. Diese technischen Hürden haben in Verbindung mit einer einzigen jährlichen Einreichungsfrist zu Systemverlangsamungen beigetragen, da Millionen von Steuerpflichtigen in den letzten Wochen des Erklärungszeitraums ihre Erklärungen einreichen wollen.

Auch für die Mehrwertsteuer (MwSt.) registrierte Steuerpflichtige hatten bei der Einreichung der monatlichen MwSt.-Erklärungen mit Schwierigkeiten zu kämpfen und mussten sich beim Import der CSV-Dateien, mit denen Umsätze und Einkäufe erklärt werden, mit Makros und Berechtigungsproblemen auseinandersetzen. Im vereinfachten Verfahren registrierte, nicht ansässige Steuerpflichtige, die unterschiedliche Versionen von MS Office und Mac-Betriebssysteme verwenden, konnten ihre monatlichen Erklärungen ohne Eingreifen der KRA nicht einreichen.

Eine neue webbasierte Erklärungsplattform

Die KRA erklärt, dass das Excel-basierte Verfahren durch ein Online-System ersetzt wird, mit dem Steuerpflichtige ihre Erklärungen direkt über einen Browser ausfüllen und einreichen können, ohne eine Datei herunterzuladen. „Das Erste ist, dass wir webbasierte Erklärungen einführen, und für diese Erklärungen werden wir nicht mehr verlangen, dass Sie das Excel ausfüllen. Es wird webbasiert sein“, sagte Mugure. Es wird erwartet, dass die webbasierte Plattform die mit dem aktuellen System verbundenen Makro- und Kompatibilitätsprobleme beseitigt und der KRA eine direktere Kontrolle darüber gibt, wie die Erklärungsinfrastruktur in Zeiten hohen Datenverkehrs funktioniert.

Rechtsgrundlage: Änderungen durch den Finance Act 2026

Die Überarbeitung beruht auf zwei Gruppen von Änderungen, die mit dem Finance Act, 2026, eingeführt wurden. Die erste ändert Section 52 des Income Tax Act, um die Einreichungsfristen nach Steuerpflichtigenkategorie zu staffeln, anstatt alle Erklärungen zu einem einzigen Termin zu verlangen. Die zweite ändert Section 75 des Tax Procedures Act, um die KRA formell zu ermächtigen, bereits in ihren IKT-Systemen vorhandene Daten zur automatischen Befüllung von Abschnitten einer Steuererklärung zu verwenden, und gibt damit einer Praxis eine rechtliche Grundlage, die die Behörde nach und nach ausgeweitet hat.

Automatisch befüllte Erklärungen

Im neuen Rahmen wird die KRA Teile der Erklärungen von Einzelpersonen und Unternehmen mit Informationen vorausfüllen, die sie bereits erhebt, darunter eTIMS-Rechnungen, PAYE-Aufzeichnungen, Quellensteuerbescheinigungen, Zolldaten aus dem iCMS-System und andere der Behörde gemeldete Informationen von Dritten. iTax hat bereits vor der vollständigen Einführung begonnen, begrenzte Felder vorauszufüllen, etwa Hypothekenzinsen und Versicherungsentlastungen, die über die PAYE-Meldungen des Arbeitgebers erfasst werden. Von den Steuerpflichtigen wird weiterhin erwartet, dass sie die automatisch befüllten Angaben vor der Einreichung anhand ihrer eigenen Unterlagen, etwa eines P9-Formulars des Arbeitgebers, überprüfen und bestätigen.

Neue gestaffelte Einreichungsfristen

Das aktuelle System verlangt von den meisten Einzelsteuerpflichtigen die Einreichung bis Ende Juni, was in den Wochen vor der Frist zu einem sprunghaften Anstieg der Aktivität auf iTax führt. Nach dem überarbeiteten Kalender müssen natürliche Personen, einschließlich Arbeitnehmer, deren Einkommen über PAYE besteuert wird, bis zum 30. April nach dem Ende ihres Einkommensjahres einreichen. Für Unternehmen und andere nicht natürliche Personen bleibt es bei der Frist zum 30. Juni. Steuerpflichtige, die Nullerklärungen einreichen müssen, darunter Arbeitslose, Studierende, Inhaber inaktiver PINs und Personen ohne steuerpflichtiges Einkommen, müssen noch früher einreichen, nämlich bis zum 31. Januar. „Wir haben die Erklärungen im Gesetz gestaffelt, sodass die Einzelerklärungen bis April und die natürlichen Personen bis Juni fällig sind. So kommt der Datenverkehr nicht gleichzeitig“, sagte Mugure. Die überarbeiteten Fristen gelten ab dem Einkommensjahr 2026, was bedeutet, dass die ersten Erklärungen nach dem neuen Kalender im Jahr 2027 fällig werden.

Systemaktualisierungen und Unterstützung der Steuerpflichtigen

Mugure erklärte, die KRA verlagere die Überlastung nicht einfach von Juni auf April, ohne die Kapazität zu berücksichtigen. Die Behörde modernisiert die zugrunde liegende Infrastruktur von iTax, wobei die Verbesserungen bis zur Frist im April 2027 abgeschlossen sein sollen, und baut ihre Unterstützungskanäle für Steuerpflichtige aus, darunter ihren virtuellen Assistenten Shuru und einen WhatsApp-Dienst, mit dem einige Einreichungen und Anfragen bearbeitet werden können, ohne sich direkt bei iTax anzumelden.

Auswirkungen für Steuerpflichtige und Fachleute

Für Einzeleinreichende beseitigt die Umstellung eine langjährige Quelle des Ärgers: makroabhängige Tabellen, die sich auf verschiedenen Geräten oft uneinheitlich verhielten. Für Steuerfachleute und Buchhaltungsteams bedeuten die Änderungen, die internen Erklärungskalender an die neue Aufteilung zwischen April und Juni anzupassen und Zeit einzuplanen, um die automatisch befüllten Angaben zu überprüfen, anstatt davon auszugehen, dass die vorausgefüllten Daten vollständig oder korrekt sind.

Unternehmen, die sich auf PAYE-, eTIMS- oder Zolldaten verlassen, die in die Systeme der KRA einfließen, haben ein unmittelbares Interesse daran, dass die zugrunde liegenden Daten das ganze Jahr über korrekt sind, da vorgelagerte Fehler nun automatisch in der vorausgefüllten Erklärung eines Steuerpflichtigen auftauchen könnten. Die Reformen spiegeln zudem einen breiteren regionalen Trend wider, bei dem sich die Finanzbehörden von der offline- und vorlagenbasierten Einreichung hin zu browserbasierten und vorausgefüllten Systemen bewegen, um die Compliance-Quoten zu verbessern und den Verwaltungsaufwand auf beiden Seiten zu verringern.