KSeF in Polen: Was das nationale System zur elektronischen Rechnungsstellung für Unternehmen und Anwaltskanzleien bedeutet (Erklärung der Frist bis 2026)

Was ist KSeF und warum wurde es eingeführt?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) oder Nationales System für elektronische Rechnungen ist Polens zentralisierte Plattform für die elektronische Rechnungsstellung, die entwickelt wurde, um die Ausstellung, Lieferung und Aufbewahrung strukturierter elektronischer Rechnungen zu vereinfachen. Die Einführung dieses Systems wurde für 2023 angekündigt, wobei ursprünglich geplant war, dass alle mehrwertsteuerlich registrierten Unternehmen das KSeF-System zur Ausstellung und zum Empfang elektronischer Rechnungen bis Juli 2024 nutzen.

Zeitplan für die KSeF-Einführung: Aufschub bis 2024 und neue Fristen bis 2026

Die Umsetzung wurde jedoch verschoben, und das endgültige Datum, bis zu dem die erste Phase abgeschlossen sein wird, ist der 1. Februar 2026, wenn große Steuerpflichtige, d. h. solche mit einem Umsatz von mehr als 200 Mio. PLN (ca. 47 Mio. EUR), elektronische Rechnungen für B2B-Transaktionen ausstellen und empfangen müssen. Ab dem 1. April 2026 müssen alle Unternehmen, zusätzlich zu den oben genannten, die Vorschriften und Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung einhalten.

Die einzige Ausnahme gilt für Kleinstunternehmen mit einem Gesamtumsatz von höchstens 10.000 PLN (ca. 2.350 EUR) pro Monat im Jahr 2026, die erst ab dem 1. Januar 2027 die Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung einhalten müssen.

Obwohl es einige Spekulationen gab, dass die Umsetzung der KSeF erneut verschoben werden könnte, veröffentlichte das polnische Finanzministerium am 31. März 2025 eine Antwort auf eine parlamentarische Anfrage, in der der Zeitplan für die Umsetzung bestätigt wurde.

Zeitplan für die Umsetzung des KSeF:

Wie KSeF funktioniert: Einreichung, Validierung und Speicherung von elektronischen Rechnungen

Das KSeF wurde so entwickelt, dass die Unternehmen ihre Rechnungen nicht direkt an ihre Geschäftspartner schicken, sondern sie zunächst an das KSeF übermitteln, wo sie validiert und mit einem Zeitstempel versehen werden. Sobald dieser Vorgang abgeschlossen ist, steht die Rechnung sowohl dem Aussteller als auch dem Empfänger über das System zur Verfügung. Alle elektronischen Rechnungen werden maximal 10 Jahre lang im System gespeichert.

KSeF vs. EU-Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA): Künftige Herausforderungen bei der Angleichung

In Anbetracht der Tatsache, dass es sich bei KSeF um ein nationales E-Invoicing-System handelt, ist es fraglich, wie es mit dem EU-Paket "Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter" (ViDA) zusammenpassen wird. Im Rahmen des ViDA-Pakets, das darauf abzielt, die elektronische Rechnungsstellung in der gesamten EU zu standardisieren, indem verlangt wird, dass Rechnungen für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen innerhalb der EU dem Format EN 16931 entsprechen, muss die polnische Regierung möglicherweise das KSeF aktualisieren, um diese Anforderungen ebenfalls zu erfüllen.

Wenn das Finanzministerium die notwendigen Anpassungen nicht vornimmt, sobald die verbindlichen EU-Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Kraft treten, könnten sich Steuerpflichtige in einer Situation wiederfinden, in der sie zwei getrennte Systeme verwenden müssen: eines für inländische Transaktionen innerhalb von KSeF und ein anderes für grenzüberschreitende Transaktionen unter ViDA. Dies würde letztlich zusätzlichen finanziellen und administrativen Druck erzeugen.

Da die obligatorische elektronische Rechnungsstellung im Rahmen von ViDA für Juli 2030 geplant ist und der endgültige Termin für die Harmonisierung der nationalen elektronischen Rechnungssysteme mit dem EU-Standard und dem EU-internen elektronischen Rechnungssystem auf den 1. Januar 2035 festgesetzt wurde, ist jedoch zu erwarten, dass KSeF aktualisiert wird, um alle Anforderungen zu erfüllen.

Die Auswirkungen von KSeF auf Anwaltskanzleien in Polen

Während sich der KSeF-Rahmen auf alle Unternehmen in Polen auswirken wird, stehen einige Branchen vor besonders komplexen Anpassungen. Eine davon ist der Rechtssektor. Anwaltskanzleien stehen vor einer besonderen Herausforderung: Viele verwenden noch immer alte, vor Ort installierte Abrechnungssysteme, die nicht für den Echtzeit-Datenaustausch oder XML-Standards ausgelegt sind.

Karolina Šilingienė, Partnerin bei Crespect (KI-gestützte Kanzleimanagement-Software), erklärt:

"Wir sehen, dass viele Anwaltskanzleien immer noch auf Systeme zurückgreifen, die vor mehr als einem Jahrzehnt entwickelt wurden. Sie waren nie für den Live-Datenaustausch gedacht, und ihre Anpassung an KSeF wird sowohl kostspielig als auch riskant sein."

Infolgedessen könnten die Kanzleien Schwierigkeiten haben, eine nahtlose Integration, Datensicherheit und rechtzeitige Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Crespect's Perspektive: Wie Legal Tech die Umstellung erleichtern kann

Basierend auf der Erfahrung von Crespect bei der Modernisierung von juristischen Abläufen betont Karolina Šilingienė, dass die Umstellung auf KSeF nicht nur eine Herausforderung für die Einhaltung von Vorschriften ist, sondern eine Chance für Kanzleien, ihre Abläufe zu modernisieren und zu rationalisieren.

Zugleich steigen die Erwartungen der Mandanten. Die Kunden von Anwaltskanzleien verlangen zunehmend eine transparente und flexible Abrechnung, sei es in Form einer detaillierten Zeiterfassung, eines klaren Berichtswesens oder einer vorhersehbaren Gebührenstruktur. Wenn sich Kanzleien auf manuelle Umgehungen verlassen, um die KSeF-Verpflichtungen zu erfüllen, riskieren sie einen zusätzlichen Verwaltungsaufwand, der die Rentabilität untergräbt und die Anwälte von ihrer eigentlichen Arbeit ablenkt.

"Mandanten verlangen mehr denn je nach Transparenz bei der Rechnungsstellung. Wenn die Einhaltung der KSeF-Vorschriften zusätzliche manuelle Arbeit verursacht, riskieren die Kanzleien, wertvolle Zeit zu verlieren, die sie sonst für ihre Mandanten verwenden könnten", fügt Karolina hinzu.

Um diese Herausforderungen zu meistern, bieten Cloud-native Legal-Tech-Lösungen wie Crespect eine zukunftssichere Alternative zu veralteten Altsystemen. Crespect wird sicher auf Amazon Web Services (AWS) gehostet und ist so konzipiert, dass es sich nahtlos skalieren und an die sich weiterentwickelnden KSeF- und EU-Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung anpassen lässt. Im Gegensatz zu älteren On-Premise-Tools, die kostspielige Patches oder Ersetzungen erfordern, ermöglicht die Cloud-Infrastruktur schnelle Compliance-Updates und stellt sicher, dass Kanzleien mit minimalen Unterbrechungen konform bleiben.

Best Practices für Anwaltskanzleien, die sich auf KseF vorbereiten

Aus der Arbeit von Crespect mit Anwaltskanzleien, die ihre Abrechnungsprozesse modernisieren, stechen einige Best Practices hervor:

• Frühzeitige Planung der Integration: Prüfen Sie, wie die bestehenden Abläufe bei der Rechnungsstellung mit den strukturierten E-Invoicing-Anforderungen von KSeF übereinstimmen, und ermitteln Sie frühzeitig Lücken.

• Automatisierung zuerst: Die Einhaltung manueller Vorgaben lässt sich nicht skalieren - automatische Rechnungserstellung und sichere API-Verbindungen verringern das Risiko und sparen abrechenbare Stunden.

• Mitarbeiterschulung: Die Einhaltung der Vorschriften ist nicht nur eine technische Angelegenheit; Honorarkräfte und Support-Mitarbeiter müssen die neuen Arbeitsabläufe verstehen, damit die Kunden einen reibungslosen Ablauf erleben.

Technische Aspekte: Formate, APIs und Integrationsmöglichkeiten

Das KSeF wurde entwickelt, um strukturierte elektronische Rechnungen im FA(3)-XML-Format auszustellen, zu empfangen, zu validieren und zu speichern. Zusätzlich hat das polnische Finanzministerium beschlossen, die Peppol Business Interoperability Specification (BIS) Billing 3.0 für die elektronische Rechnungsstellung zu verwenden.

Der BIS Billing-Standard gewährleistet, dass elektronische Rechnungen konsistent und maschinenlesbar sind und problemlos zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden können. Darüber hinaus hat die polnische Regierung den Implementierungsleitfaden Peppol Core Invoice Usage Specifications (CIUS) BIS Billing 3.0 entwickelt, der auf die inländischen Geschäftsbedingungen zugeschnitten ist und die lokalen steuerlichen Anforderungen berücksichtigt, insbesondere für korrigierte Rechnungen.

Für die Integration mit bestehenden Systemen, wie z.B. ERP, veröffentlicht das Finanzministerium eine API-Dokumentation. Eine spezielle Testumgebung wird ab dem 30. September 2025 zur Verfügung stehen, damit die Unternehmen Zeit haben, ihre Systeme anzupassen. Die API wird im OpenAPI 3.0.4 (JSON)-Format bereitgestellt, begleitet von einer interaktiven Dokumentation, die Endpunkte, Parameter, Schemata, Antwortcodes und Beispielaufrufe umfasst. Außerdem wurde ein Leitfaden für Integratoren veröffentlicht, der die wichtigsten Funktionen von KSeF 2.0 beschreibt und praktische Anwendungsszenarien für Entwickler enthält.

Da es sich bei KSeF um ein nationales E-Invoicing-System handelt, das für mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen entwickelt wurde, sind ausländische oder nicht in Polen ansässige Unternehmen, die nicht mehrwertsteuerpflichtig sind, von den Vorschriften für das B2B-E-Invoicing ausgenommen[KŠ3 ].

In Anbetracht des Umfangs und der Bedeutung der Einführung des KSeF-Systems hat das Finanzministerium beschlossen, die Strafen für die Nichteinhaltung der Vorschriften bis Ende 2026 aufzuschieben, um den Unternehmen mehr Zeit für die Anpassung ihrer Systeme zu geben, damit sie ihre Verpflichtungen ordnungsgemäß erfüllen können. [KŠ4]

Crespect's Empfehlungen für Unternehmen

Für Anwaltskanzleien, die sich auf KSeF vorbereiten, empfiehlt Karolina ein strukturiertes Vorgehen:

1. eine Lückenanalyse durchführen - die aktuellen Abrechnungs- und Fakturierungsprozesse mit den KSeF-Anforderungen abgleichen, um festzustellen, wo Altsysteme versagen könnten.

2. die technologische Bereitschaft beurteilen - feststellen, ob die vorhandenen Praxisverwaltungs- oder Abrechnungssysteme mit strukturiertem XML und Live-API-Austausch umgehen können. Falls nicht, sollten Sie Cloud-native Alternativen in Betracht ziehen.

3. frühzeitige Einbindung von IT- und Compliance-Partnern - Warten bis zur letzten Minute führt oft zu kostspieligen Umgehungslösungen oder übereilten Implementierungen.

4. priorisieren Sie Sicherheit und Zuverlässigkeit - Stellen Sie sicher, dass jeder Integrationspartner (intern oder extern) angesichts der Sensibilität von Kunden- und Finanzdaten hohe Sicherheitsstandards einhält.

5. häufige Fehler vermeiden - Die häufigsten Fehler sind, die Komplexität der Integration zu unterschätzen, die Schulung der Mitarbeiter zu vernachlässigen und davon auszugehen, dass temporäre staatliche Tools für den professionellen Einsatz ausreichend sind.

"Wenn Unternehmen den KSeF nur als ein Kästchen betrachten, das sie abhaken müssen, verpassen sie die größere Chance. Mit den richtigen Systemen kann dies zu einem echten Katalysator für Effizienz und Transparenz werden", betont Karolina Šilingienė.

Wenn Anwaltskanzleien die KSeF-Umstellung proaktiv angehen, können sie ein Compliance-Mandat in eine Chance verwandeln: schlankere Prozesse, größere Transparenz bei der Rechnungsstellung und eine stärkere digitale Grundlage für künftiges Wachstum.

Über Crespect

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