Polens KSeF 2.0-Übergang: Kritische Aktualisierungen des Zeitplans für 2025-2026

Das polnische Finanzministerium hat offiziell den Zeitplan für den Übergang von KSeF 1.0 zu KSeF 2.0 bekannt gegeben und damit eine entscheidende Phase bei der Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung in Polen eingeläutet. Da die KSeF 1.0-Testumgebung bereits am 1. September 2025 abgeschaltet wurde, haben die Unternehmen nun einen klaren Fahrplan für die verpflichtende Einführung ab 1. Februar 2026.

Wichtige Meilensteine der Umstellung

Die Umstellung erfolgt nach einem sorgfältig strukturierten Zeitplan, der eine reibungslose Umsetzung gewährleisten soll:

30. September 2025: Die KSeF-2.0-Testumgebung wird eingeführt und ermöglicht offene API-Tests für Softwareanbieter und Integratoren. Dies ist die erste Gelegenheit für Unternehmen, ihre Systeme mit der neuen Plattform zu testen, seit die KSeF 1.0 Testumgebung geschlossen wurde.

15. Oktober 2025: Die Vorproduktionsumgebung (Demo) wird eröffnet und ermöglicht es Unternehmen, mit API-Verbindungen und Integrationstests in einer kontrollierten Umgebung zu beginnen.

1. November 2025: Das neue Modul Zertifikate und Berechtigungen (MCU) wird eingeführt, das eine verbesserte Berechtigungsverwaltung ermöglicht und die Einreichung und den Download von KSeF-Zertifikaten erleichtert.

3. November 2025: Die KSeF Taxpayer App wird in der Testumgebung verfügbar, gefolgt von der Verfügbarkeit der Demo-Umgebung am 15. November 2025.

Änderungen in der Produktionsumgebung

Die wichtigsten Änderungen erfolgen Anfang 2026:

26. Januar 2026: Die Produktionsumgebung von KSeF 1.0 wird vor einem geplanten Wartungsfenster, das bis zum 31. Januar 2026 läuft, eingestellt.

1. Februar 2026: Die KSeF 2.0-Produktionsumgebung wird in Betrieb genommen, zeitgleich mit dem verbindlichen Termin für große Steuerzahler (mit einem Umsatz von mehr als 200 Mio. PLN im Jahr 2024).

Kritische Testlücke

Unternehmen sollten beachten, dass die Testfunktionen derzeit nicht verfügbar sind und dies bis zum 30. September 2025 so bleiben wird. Dadurch entsteht ein kritisches Zeitfenster, in dem die Unternehmen ihre Systeme nicht testen können, so dass das Einführungsdatum 30. September für Unternehmen, die sich auf die Einhaltung der Vorschriften vorbereiten, besonders wichtig ist.

Auswirkungen auf die Unternehmen und Vorbereitung

Mit der Umstellung auf KSeF 2.0 werden erweiterte API-Funktionen eingeführt, die die Integration vereinfachen und die Systemleistung verbessern sollen. Das Finanzministerium hat bereits eine umfassende API-Dokumentation veröffentlicht, um Integratoren bei der Vorbereitung ihrer Systeme auf die Umstellung zu unterstützen.

Unternehmen sollten Prioritäten setzen:

• Unverzügliche Vorbereitung auf die Testmöglichkeiten am 30. September

• Frühzeitige Zusammenarbeit mit Softwareanbietern, um die Kompatibilität von KSeF 2.0 sicherzustellen

• Bereitstellung von Ressourcen für Tests und Integration in der kritischen Zeit von Oktober bis November

• Schulung der Mitarbeiter zu den neuen Systemanforderungen und Verfahren

Das Upgrade von KSeF 2.0 ist mehr als nur ein technisches Update - es ist die Grundlage für Polens obligatorisches E-Invoicing-Mandat, das bis zum 1. April 2026 alle umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen betreffen wird.

Steuerliche Anforderungenhttps://ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow/