Im August 2023 unterzeichnete der Präsident der Republik Polen das Gesetz zur Änderung der Steuer auf Waren und Dienstleistungen, das unter anderem die verpflichtende Nutzung von E-Rechnungen einführt. Dem Plan zufolge müssen alle in Polen ansässigen Unternehmen, einschließlich KMU, das KSeF-System übernehmen.

Der geplante Zeitplan sah vor, dass ab Juli 2024 alle umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen das KSeF-System zur Ausstellung und zum Empfang von E-Rechnungen nutzen würden. Umsatzsteuerbefreite Unternehmen hätten dieselbe Verpflichtung dagegen ab Januar 2025.

Der Verlauf der Einführung der Regelung

Am 27. November 2023 kündigte das polnische Finanzministerium (MoF) den Beginn der Konsultationen zu zwei Durchführungsrechtsakten bezüglich der allgemeinen Anwendung des KSeF ab dem 1. Juli 2024 an. Bei derselben Gelegenheit veröffentlichte das MoF einen Verordnungsentwurf zur Nutzung des nationalen E-Rechnungssystems sowie einen Verordnungsentwurf zur Änderung der Verordnung über die Ausstellung von Rechnungen. Die erste Konsultation war für den 18. Dezember 2023 angesetzt.

Die Einführung des KSeF wurde Anfang 2024 aufgrund zahlreicher im System festgestellter kritischer Fehler verschoben. Es folgten mehrere Konsultationen vom 16. Februar bis 1. März 2024, die zu weiteren Änderungen am System führten, welche am 3. April 2024 bekannt gegeben wurden, sowie neue Konsultationen im April zu den Entwürfen der rechtlichen Lösungen für das verpflichtende KSeF.

Nach Abschluss der öffentlichen Konsultationen und einer externen Prüfung des KSeF kündigte das MoF an, dass die Einführung des Systems in zwei Phasen erfolgen würde.

Aktueller Regulierungsrahmen

Am 5. Juni 2024 unterzeichnete der Präsident der Republik Polen Änderungen am Umsatzsteuergesetz und verlängerte damit offiziell die Frist für die Einführung des verpflichtenden KSeF, wobei bestätigt wurde, dass sie in zwei Phasen erfolgen wird:

  1. 1. Februar 2026 – Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 200 Millionen PLN (ca. 46 Millionen EUR) im Jahr 2025,
  2. 1. April 2026 – alle übrigen Unternehmen.

Darüber hinaus stellte das MoF die Produktivversion der KSeF-Mobile-Anwendung zur Verfügung, die das Ausstellen einfacher Rechnungen im KSeF und deren Korrekturen auf einem Smartphone sowie die Ansicht empfangener und ausgestellter Rechnungen ermöglicht.

Nach dieser Ankündigung fand ein weiteres KSeF-Konsultationstreffen des MoF und der Nationalen Finanzverwaltung (KAS) statt, um sämtliche Ergebnisse der vorangegangenen Konsultationen vorzustellen, einen Zeitplan zu veröffentlichen und mit den Teilnehmern die Schritte zur weiteren Vereinfachung und Einführung neuer Funktionen des Systems zu erörtern, wie etwa:

  • die Ermöglichung des Versands von Rechnungsanhängen für Branchen, die Rechnungen mit einem komplexen Datenumfang ausstellen,
  • die Anpassung der logischen Struktur von E-Rechnungen, auch im Hinblick auf die Regeln zur Angabe der Zahlungsfrist,
  • die Angleichung der KSeF-Umgebungen – vollständige Einführung der „geschäftlichen“ Funktionen – Ausstellung von Rechnungen im KSeF im Zielmodell, jedoch ohne Änderung der Pflichten der Steuerpflichtigen.

Fazit

Während dieses gesamten Prozesses – von der Ankündigung des Plans zur Einführung des KSeF-Systems bis zum endgültigen Zeitplan – zeigte Polen ein großes Engagement, an seinen Plänen festzuhalten und die Öffentlichkeit sowie die Akteure einzubeziehen, die diese Änderungen am stärksten spüren werden.

Der aktuelle Zeitplan ermöglicht es allen Unternehmen, diese Änderungen zu übernehmen, und verschafft ihnen zusätzliche Zeit, sich auf die Erfüllung der verpflichtenden E-Rechnungs-Anforderungen vorzubereiten.