Una auditoría de VAT o GST puede ser una experiencia desafiante para cualquier empresa. A medida que las autoridades fiscales de todo el mundo dependen cada vez más del análisis de datos, los sistemas de declaración electrónica y el intercambio transfronterizo de información para identificar riesgos de cumplimiento de VAT, las empresas se enfrentan a revisiones más detalladas de sus procesos de VAT, registros de transacciones y documentación justificativa.

Una auditoría exitosa no solo implica disponer de declaraciones de VAT o GST precisas. Además, las empresas deben demostrar que sus decisiones sobre el tratamiento del VAT están respaldadas por una documentación adecuada, controles internos y una pista de auditoría clara. Prepararse con antelación y adoptar un enfoque de estar «un paso por delante» permite a las empresas identificar posibles problemas, reducir la exposición a sanciones y responder de manera eficiente a las solicitudes de las autoridades fiscales.

Para lograrlo, las principales partes interesadas deben comprender el proceso de auditoría de VAT y GST, qué buscan las autoridades fiscales, qué documentos son vitales para demostrar el cumplimiento y cómo evitar el fracaso en las auditorías.

Comprender el proceso de auditoría de VAT/GST

El riesgo de auditoría en materia de VAT y GST representa la posibilidad de que la declaración de una empresa contenga errores o inconsistencias que puedan atraer la atención de las autoridades fiscales o generar problemas durante una auditoría. Es importante destacar que esto no se limita al incumplimiento intencional, lo que significa que incluso los errores genuinos pueden generar exposición si son consecuencia de transacciones complejas, controles deficientes o procesos fiscales insuficientes.

El nivel de riesgo de auditoría depende de tres elementos principales: la probabilidad de que exista un error, la probabilidad de que el error sea descubierto y el impacto si se identifica. Cuanto más complejo sea el modelo de negocio, mayor será el riesgo. Si se detectan errores, las empresas pueden enfrentarse a obligaciones fiscales adicionales, sanciones, intereses y daños a su reputación, según múltiples factores.

Algunos de los factores más comunes que llevan a las autoridades fiscales a realizar auditorías de VAT o GST incluyen solicitudes inusuales de devolución de VAT, cambios significativos en los volúmenes de transacciones o los márgenes, transacciones internacionales complejas, cambios en el tratamiento del VAT y discrepancias entre los registros contables, los datos transaccionales y las declaraciones de VAT presentadas.

Dado que las autoridades fiscales dependen cada vez más de auditorías basadas en datos, incluso pequeñas discrepancias pueden desencadenar revisiones cuando coinciden con indicadores de riesgo más amplios. Recientemente, la Singapore Inland Revenue Authority (IRAS) y la Singapore Police Force anunciaron que ocho personas fueron condenadas a prisión por fraude de operador desaparecido. Lo que desencadenó la auditoría e investigaciones de GST fue el rastro documental dejado por las facturas y declaraciones de GST falsificadas.

En algunos casos, los gobiernos pueden decidir realizar auditorías especiales de VAT/GST. Un ejemplo notable es Vietnam, donde las auditorías fiscales se dirigen a las empresas con pérdidas. El Departamento de Tributación instruyó específicamente a las oficinas fiscales locales, a la División de Grandes Empresas y a la unidad de comercio electrónico para que reforzaran la supervisión y llevaran a cabo las llamadas auditorías «temáticas».

También conviene tener en cuenta que las auditorías de VAT y GST suelen comenzar con una comunicación previa entre las autoridades fiscales y la empresa. Antes de que se realice la auditoría, las autoridades fiscales se ponen en contacto con la empresa para acordar la fecha de la auditoría, el lugar, el período objeto de revisión y la duración prevista.

Qué revisan las autoridades fiscales

Si bien las áreas específicas revisadas dependen de las actividades y el perfil de riesgo de la empresa, hay varias cuestiones de VAT y GST que se revisan habitualmente. Al comienzo de la auditoría, las autoridades fiscales recopilan información sobre las actividades de la empresa, la estructura empresarial, las características específicas del sector, los procesos de gestión, el número de empleados y las personas responsables de la contabilidad y el cumplimiento en materia de VAT/GST.

En general, el objetivo de una auditoría de VAT es verificar que una empresa ha cumplido correctamente con sus obligaciones de VAT y que su declaración fiscal es precisa, completa y conforme con la legislación aplicable. Para lograrlo, las autoridades fiscales revisan diferentes fuentes de ingresos, incluidas las ventas de bienes y servicios, la enajenación de activos empresariales, el uso privado de los recursos de la empresa y otras transacciones que puedan tener implicaciones en materia de VAT.

Las autoridades también pueden revisar transacciones fuera del ámbito de aplicación del VAT, como donaciones, dividendos o pagos de indemnización, para asegurarse de que se hayan clasificado correctamente. También examinan si las solicitudes de VAT soportado son válidas y están respaldadas por la documentación adecuada, y si se ha calculado, declarado y pagado el importe correcto de VAT. En algunos casos, las autoridades fiscales revisan si las transacciones realizadas antes del registro de VAT se han evaluado y declarado correctamente de conformidad con las normas locales.

Además, las autoridades fiscales se centran en identificar posibles estructuras diseñadas para reducir artificialmente la deuda de VAT, como la división de una única actividad empresarial en entidades separadas para evitar los umbrales de registro o las obligaciones fiscales. Asimismo, la auditoría abarca transacciones y situaciones específicas sensibles al VAT/GST que pueden generar riesgos de cumplimiento. Estas incluyen transacciones entre partes vinculadas, servicios no justificados, cambios en el uso de los activos, uso mixto empresarial y privado, pagos anticipados, acuerdos contractuales y otros eventos que pueden afectar al tratamiento del VAT.

Documentos que los auditores solicitan habitualmente

Antes de que comience la auditoría, en la comunicación inicial, las autoridades fiscales informan a las empresas sobre los documentos que deben aportar. A esta notificación inicial suele seguir una confirmación formal por escrito. Los documentos exactos requeridos para el proceso de auditoría dependen de la jurisdicción y del alcance de la revisión, pero las empresas deberían estar preparadas, por lo general, para aportar registros contables y de VAT completos.

Los documentos que las autoridades fiscales suelen requerir incluyen las declaraciones de VAT/GST y los cálculos relacionados, las facturas de venta y compra, los registros del libro mayor, las conciliaciones de las cuentas de VAT/GST y los informes de transacciones. Estos documentos permiten a los auditores determinar si los importes de VAT/GST declarados se corresponden con las transacciones empresariales subyacentes.

Las empresas también pueden necesitar aportar contratos con clientes y proveedores, especialmente cuando el tratamiento del VAT/GST depende de las condiciones contractuales, la condición del cliente o la naturaleza de los bienes o servicios suministrados. En el caso de las transacciones transfronterizas, los auditores suelen solicitar documentos de transporte, declaraciones aduaneras, pruebas de exportación, datos de identificación de VAT/GST del cliente y pruebas que respalden la determinación del lugar de suministro.

Quienes prestan servicios digitales u operan a través de plataformas en línea pueden necesitar aportar pruebas de la ubicación del cliente, registros de pago, informes de la plataforma e información utilizada para determinar las obligaciones en materia de VAT/GST.

Las empresas también deben prestar especial atención a los períodos de conservación, ya que varían considerablemente de un país a otro. Esto es especialmente importante para las empresas que operan y están registradas a efectos de VAT o GST en varias jurisdicciones. Además, los países pueden tener diferentes requisitos de almacenamiento de registros.

Fallos comunes en las auditorías y cómo prevenirlos

Aunque las empresas generalmente aspiran a cumplir con la normativa, se producen errores. Algunos de los problemas que surgen son procesos deficientes, documentación insuficiente o la interpretación errónea de normas complejas de VAT/GST. Uno de los ejemplos más comunes es la no aplicación de los tipos correctos de VAT/GST. Otro problema frecuente es la falta de pruebas suficientes que respalden el tratamiento del VAT/GST.

Además, las empresas pueden reclamar el VAT/GST sobre gastos que están restringidos, clasificados incorrectamente o no respaldados por facturas válidas, lo que da lugar a una recuperación incorrecta del VAT soportado. Asimismo, una escasa coherencia de los datos entre las ventas declaradas, los estados financieros y las declaraciones de VAT puede desencadenar una auditoría.

Para evitar estos problemas, las empresas deberían revisar periódicamente si su marco de cumplimiento en materia de VAT/GST puede resistir el escrutinio de las autoridades fiscales. Esto incluye garantizar que los registros de VAT/GST sean precisos, que las declaraciones de VAT/GST se revisen adecuadamente antes de su presentación y que los registros de transacciones sean completos y accesibles. Otras medidas incluyen verificar que los sistemas contables apliquen el tipo correcto de VAT/GST y que existan procesos de conciliación entre las declaraciones de VAT/GST, los registros contables y los estados financieros.

Otras medidas para una sólida preparación en materia de VAT/GST incluyen asignar la responsabilidad del cumplimiento del VAT, supervisar los cambios legislativos, mantener los estándares de documentación y realizar evaluaciones periódicas de riesgos. En conjunto, estas prácticas ayudan a las empresas a mantenerse un paso por delante, transformando una auditoría potencialmente estresante en un proceso rutinario y manejable.