Die Landschaft der Meldepflichten in der EU hat sich im Laufe der Jahre dramatisch verändert. Mit dem Aufkommen neuer Technologien und Geschäftsmodelle sowie dem zunehmenden Online- und Fernabsatz von Waren und Dienstleistungen standen die Steuerbehörden vor der Herausforderung, umsatzsteuerpflichtige Transaktionen zu verfolgen und zu überwachen und sicherzustellen, dass keine Einnahmen aus diesen Transaktionen verloren gehen.

Die Antwort liegt in der Digitalisierung der Meldepflichten und der allgemeinen Digitalisierung von Steuerprozessen, einschließlich der Umsatzsteuer. Dieser Artikel beleuchtet die Entwicklung, die aktuellen Rahmenwerke und die künftigen Entwicklungen der digitalen Meldepflichten (Digital Reporting Requirements, DRR), mit Fokus auf nicht ansässige Steuerpflichtige, die innerhalb der EU tätig sind.

Von Papier zu Digital: Historischer Hintergrund der DRR in der EU

Die Meldepflichten der EU sind nach wie vor papierabhängig, das heißt, die über die Jahre etablierten papierbasierten Systeme sind weiterhin in Kraft. Mehrere EU-Länder haben sogenannte Hybridmodelle eingeführt, die es Steuerpflichtigen erlauben, die Umsatzsteuer in Papierform oder elektronisch zu melden.

Die frühen Anfänge der Meldepflichten lassen sich bis in die 1980er Jahre zurückverfolgen, als Italien ein Steuergesetz einführte, das Steuerpflichtige zur Verwendung von Registrierkassen zur Erfassung von Transaktionen verpflichtete. Griechenland war das zweite europäische Land, das diese Lösung zur Bekämpfung von Betrug und Steuerhinterziehung und zur Sicherung höherer Umsatzsteuereinnahmen einführte. In den folgenden Jahren nahmen immer mehr Länder ähnliche Meldevorschriften in ihre nationale Gesetzgebung auf, die heute als Fiskalisierung bekannt sind.

Nach den Regeln der Steuergesetze müssen Steuerpflichtige dem Verbraucher eine Rechnung ausstellen, die unter anderem Angaben zur Umsatzsteuer enthält, und alle relevanten Daten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Zusätzlich müssen die Rechnungen und der Datenstand an die Steuerbehörden gemeldet werden.

Der wichtigste Sektor bzw. die wichtigste Branche, auf die man sich konzentrierte, war der Einzelhandel. Aufgrund von Änderungen im Geschäftsbetrieb des Einzelhandels, neuer Zahlungsmethoden und des Aufstiegs digitaler Waren und Dienstleistungen mussten die Steuerbehörden die Meldepflichten jedoch an die neuen Gegebenheiten anpassen.

Länder wie Kroatien, Slowenien und die Tschechische Republik führten ein Echtzeit-Meldesystem für Transaktionen ein, die den Steuergesetzen unterliegen.

Als Reaktion auf die zunehmenden Probleme – insbesondere angesichts der Umsatzsteuerlücke bzw. der nicht gemeldeten Umsatzsteuer, die den EU-Ländern Einnahmeverluste bescherte – führten die nationalen Regierungen modernere, effizientere und digitalisierte Meldepflichten zur Überwachung der Steuerkonformität ein.

Da grenzüberschreitende Transaktionen zunehmen und immer mehr nicht ansässige Unternehmen Waren und Dienstleistungen an Verbraucher in anderen Ländern liefern, wurden digitale Meldepflichten, die für lokale bzw. ansässige Steuerpflichtige verpflichtend sind, schrittweise auch für in anderen Ländern ansässige Unternehmen verbindlich.

Aktueller DRR-Rahmen für nicht ansässige Steuerpflichtige

Die aktuelle DRR-Landschaft in der EU besteht aus mehreren verschiedenen Meldemechanismen, die auf die nationalen Bedürfnisse der einzelnen Länder zugeschnitten sind. Am gebräuchlichsten sind das Standard Audit File for Tax (SAF-T) und die E-Rechnung. Es ist jedoch wichtig zu betonen, dass nicht alle EU-Länder sämtliche Meldemechanismen umgesetzt haben und dass in einigen Fällen nicht alle Steuerpflichtigen oder Transaktionen von den eingeführten digitalen Meldepflichten erfasst werden.

Daher müssen wir diese digitalen Meldepflichten aufschlüsseln und angeben, in welchen Ländern sie eingeführt und für ausländische Steuerpflichtige verpflichtend gemacht wurden.

Standard Audit File for Tax (SAF-T)

Die OECD hat das Standard Audit File for Tax (SAF-T) entwickelt, um das Meldeformat für Steuerdetails und Buchhaltungsdaten aus dem ERP, einschließlich Umsatzsteuererklärungen, zu standardisieren. Das SAF-T-Format, etwa XML oder XBRL, ist digital und für eine effiziente und schnelle Verarbeitung durch die Steuerbehörden konzipiert.

Frankreich, Portugal, Litauen, Luxemburg und Polen gehören zu den EU-Ländern, die eine verpflichtende SAF-T-Meldung für lokale und nicht ansässige Steuerpflichtige eingeführt haben.

Frankreich führte SAF-T bzw. Fichier d’Écritures Comptables (FEC) im Jahr 2014 ein und verpflichtete alle Steuerpflichtigen, die computergestützte Buchhaltungssysteme nutzen, zur Übermittlung digitaler Aufzeichnungen, wenn diese für eine Steuerprüfung angefordert werden.

Das litauische System I.MAS umfasst das SAF-T für die elektronische Einreichung monatlicher Meldungen, einschließlich aller Transaktionen wie B2B, B2G und B2C sowie inländischer, innergemeinschaftlicher und Drittlandstransaktionen. Alle genannten Daten müssen der staatlichen Steueraufsicht während der Steuerprüfung übermittelt werden. Nicht ansässige Steuerpflichtige, die nur wegen innergemeinschaftlicher Erwerbe in Litauen für die Umsatzsteuer registriert sind und keine weitere wirtschaftliche Tätigkeit ausgeübt haben, unterliegen dieser Anforderung jedoch nicht.

In Portugal unterliegen nicht ansässige Unternehmen genau denselben SAF-T-Anforderungen wie lokale Unternehmen, sind jedoch von der Pflicht zur Übermittlung der SAF-T-Buchhaltung befreit.

E-Rechnung

Die elektronische Rechnungsstellung bzw. E-Rechnung stellt einen weiteren Grundpfeiler der DRR in der Entwicklung der EU von Papierrechnungen hin zu digitalen Formen dar. Österreich, Rumänien, Litauen und Dänemark gehören zu den EU-Ländern, die eine verpflichtende E-Rechnung für nicht ansässige Steuerpflichtige eingeführt haben. Es gibt jedoch einige bemerkenswerte Unterschiede bei den Anforderungen zwischen diesen Ländern.

In Österreich müssen nicht ansässige Steuerpflichtige, die eine vertragliche Vereinbarung mit Bundesbehörden eingehen, die B2G-E-Rechnungsregeln befolgen, das heißt, im Rahmen ihrer technischen Möglichkeiten B2G-E-Rechnungen ausstellen und empfangen.

Nicht ansässige Steuerpflichtige, die für die Umsatzsteuer registriert sind, müssen alle Rechnungen zu B2G- oder B2B-Transaktionen innerhalb von fünf Kalendertagen ab Rechnungsdatum an das rumänische System RO e-Factura übermitteln.

In Litauen und Dänemark gelten für nicht ansässige Steuerpflichtige dieselben B2G-E-Rechnungsregeln wie für ansässige Unternehmen.

Länderspezifische Arten der DRR

Neben den SAF-T- und E-Rechnungsregeln, die mit einigen Abwandlungen in der gesamten EU verbreitet sind, sind manche Arten der DRR nur in bestimmten EU-Ländern definiert. So führte beispielsweise Ungarn eine verpflichtende Echtzeitmeldung für nahezu alle Transaktionen wie grenzüberschreitende und B2C-Verkäufe ein, die für ansässige und nicht ansässige Steuerpflichtige gilt.

Bulgarien führte Verkaufs- und Einkaufsbücher (Sale and Purchase Ledgers, SPL) als verpflichtende Begleitinformationen ein, die zusammen mit den Umsatzsteuererklärungen einzureichen sind, einschließlich Angaben zu Rechnungen, die vom Lieferanten oder in dessen Namen ausgestellt wurden.

Die Tschechische Republik ist ein weiteres EU-Land, das die Einreichung von Begleitdokumenten mit den Umsatzsteuererklärungen vorgeschrieben hat. In der Tschechischen Republik wird diese DRR jedoch als Umsatzsteuer-Kontrollmeldung (VAT Control Statement) bezeichnet, die die wichtigsten Positionen der Umsatzsteuererklärungen zusammenfasst.

Die spanische nationale Gesetzgebung führte das Suministro Inmediato de Información (SII) als verpflichtendes Umsatzsteuer-Meldesystem für ansässige und nicht ansässige Steuerpflichtige ein, die in Spanien für die Umsatzsteuer registriert sind, sofern ihr Jahresumsatz 6 Millionen EUR übersteigt.

Aufkommende Trends und künftige Entwicklungen

Die Einführung von E-Rechnungsregeln ist ein aufkommender Trend unter den EU-Ländern. In diesem und den folgenden Jahren dürften Frankreich und Slowenien verpflichtende E-Rechnungssysteme einführen, während Rumänien sein E-Rechnungssystem auf B2C-Transaktionen ausweiten wird.

Bei der Erörterung der DRR in der EU müssen wir jedoch die Gesetzgebung EU VAT in the Digital Age (ViDA) berücksichtigen, die die E-Rechnung für innergemeinschaftliche Transaktionen ab Juli 2030 als verpflichtend vorsieht. Alle EU-Länder werden ein einheitliches Melde- und Nachverfolgungssystem für alle relevanten Umsatzsteuerdaten nutzen.

Der Trend, neue Sektoren wie digitale Plattformen und die Gig-Economy einzubeziehen, spiegelt das Engagement der EU wider, ihren Steuerrahmen an moderne Geschäftsmodelle anzupassen.

Fazit

Digitale Meldepflichten sind ein zentraler Aspekt der Strategie der EU zur Modernisierung der Steuerverwaltung und zur Bekämpfung der Nichteinhaltung. Damit verringern sie den Spielraum für Umsatzsteuerhinterziehung und -betrug. Zudem sollten mit moderneren und digitalisierten Systemen zur Überwachung und Nachverfolgung der Umsatzsteuer alle EU-Länder die aus der Umsatzsteuer erzielten Einnahmen steigern.

Andererseits kann dies für nicht ansässige Steuerpflichtige eine zusätzliche Pflicht und Verantwortung bedeuten. Angesichts der geltenden und der in Aussicht stehenden neuen Regeln müssen alle Steuerpflichtigen, einschließlich der nicht ansässigen, Anpassungsfähigkeit und Transparenz priorisieren, um in einem zunehmend digitalisierten Steuerumfeld erfolgreich zu sein.

Quelle: Quaderno, Europäische Kommission – VAT in the Digital Age, VATabout – Länderleitfaden – Umsatzsteuer in Frankreich, VATabout – Umsatzsteuer in Luxemburg: Sätze, Registrierung & Meldung erklärt, VATabout – Länderleitfaden – Umsatzsteuer in Portugal, VATabout – Umfassender Leitfaden zur Umsatzsteuer in Österreich: Sätze, Registrierung und Compliance, VATabout – Vollständiger Leitfaden zur Umsatzsteuer in Ungarn: Sätze, Registrierung und Meldung erklärt