Umsatzsteuer-Compliance-Checkliste für neue Auslandsmärkte

Es ist kein Geheimnis, dass sich die Umsatzsteuervorschriften und -regelungen zwischen den Ländern erheblich unterscheiden. Da weltweit 176 Länder ein Umsatzsteuersystem eingeführt haben, stehen Unternehmen beim Eintritt in neue Märkte vor zahlreichen Herausforderungen: Sie müssen verstehen, ob und wann sie sich registrieren müssen, wie der Ablauf der Umsatzsteuer-Registrierung ist und welche weiteren Compliance-Anforderungen sie erfüllen müssen.

Daher sollten Unternehmen vor Aufnahme ihrer Geschäftstätigkeit eine länderspezifische Umsatzsteuer-Prüfung durchführen. Die folgende globale Umsatzsteuer-Compliance-Checkliste bietet einen praxisnahen Rahmen, um die wichtigsten umsatzsteuerlichen Anforderungen beim Eintritt in einen neuen Markt zu erkennen und zu steuern.

Verschaffen Sie sich Klarheit über Ihr Umsatzsteuerrisiko

Der erste Schritt besteht darin zu bestimmen, ob der Eintritt in den neuen Markt eine Umsatzsteuerpflicht auslöst. Dazu ist zu analysieren, was das Unternehmen verkauft, wo sich seine Kunden befinden, ob es sich bei den Kunden um Unternehmen oder Verbraucher handelt, wo Waren gelagert und versandt werden und ob das Unternehmen über eine physische oder wirtschaftliche Präsenz im Land verfügt.

Auch die Art der Leistung ist wichtig. Die umsatzsteuerliche Behandlung kann unterschiedlich ausfallen, je nachdem, ob es sich um Waren, Dienstleistungen, digitale Dienstleistungen, Einfuhren oder Ausfuhren handelt. Das Bestimmungslandprinzip legt in der Regel fest, welches Umsatzsteuersystem das Besteuerungsrecht an einer Transaktion hat.

Unternehmen sollten außerdem prüfen, ob sie durch lokale Lagerbestände, Mitarbeiter, Vertreter, Lager, Fulfillment-Vereinbarungen oder andere Aktivitäten eine steuerpflichtige Präsenz begründen. Bei Online-Unternehmen sollten Marktplatz- und Plattformkonstellationen überprüft werden, da Regierungen zunehmend dazu übergehen, die Verantwortung für die Umsatzsteuererhebung den Plattformen statt dem eigentlichen Verkäufer aufzuerlegen.

Grenzüberschreitende B2C-Verkäufe können zudem besonderen Regelungen unterliegen, die die Compliance vereinfachen sollen. In der EU erlaubt beispielsweise der One Stop Shop (OSS) berechtigten Unternehmen, die Umsatzsteuer auf bestimmte grenzüberschreitende B2C-Lieferungen über eine einzige Registrierung und Erklärung anzumelden und abzuführen.

Prüfen Sie die Anforderungen an die Umsatzsteuer-Registrierung

Sobald ein mögliches Umsatzsteuerrisiko erkannt wurde, sollte das Unternehmen bestimmen, ob es sich für die Umsatzsteuer registrieren muss. Die Registrierungsschwellen sind länderspezifisch und können je nach Art des Unternehmens, der Transaktion oder des Kunden variieren.

Wichtig ist: Die inländischen Umsatzsteuer-Schwellenwerte schützen ausländische Unternehmen nicht zwangsläufig vor einer Registrierungspflicht. Einige Länder wenden abweichende Registrierungsregeln für ausländische Unternehmen an, sodass ein ausländischer Lieferant registrierungspflichtig sein kann, selbst wenn seine Umsätze unter dem für inländische Unternehmen geltenden Schwellenwert liegen.

Die Registrierungsprüfung sollte daher den geltenden Schwellenwert, Sonderregeln für ausländische Unternehmen, den Termin, bis zu dem die Registrierung abgeschlossen sein muss, sowie die Frage abdecken, ob eine freiwillige Registrierung möglich oder vorteilhaft ist. Unternehmen sollten außerdem klären, welche Unterlagen für die Umsatzsteuer-Registrierung erforderlich sind. Schließlich sollten Unternehmen prüfen, ob sie einen lokalen Umsatzsteuer- oder Fiskalvertreter benötigen. Einige Länder verlangen von nicht ansässigen Unternehmen die Bestellung eines Vertreters.

Erfassen Sie Ihre Transaktionen

Vor dem Markteintritt sollte eine Umsatzsteuer-Zuordnung auf Transaktionsebene durchgeführt werden. Ziel ist es, die umsatzsteuerliche Behandlung jeder wesentlichen Transaktionsart zu bestimmen, die das Unternehmen voraussichtlich ausführen wird.

Die Analyse sollte zwischen B2B- und B2C-Transaktionen unterscheiden, da der Ort der Besteuerung, die Pflichten zur Umsatzsteuererhebung, die Rechnungsstellungsanforderungen und die mögliche Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens unterschiedlich sein können. Inländische Transaktionen sollten getrennt von grenzüberschreitenden Transaktionen bewertet werden, und Waren sollten grundsätzlich getrennt von Dienstleistungen und digitalen Dienstleistungen analysiert werden.

Online verkaufende Unternehmen sollten digitalen Dienstleistungen und Marktplatz-Transaktionen besondere Aufmerksamkeit widmen. Die Nutzung einer Online-Plattform kann beeinflussen, wer für die Erhebung der Umsatzsteuer, die Rechnungsstellung und die Meldung der Transaktionen verantwortlich ist.

Bauen Sie den Rahmen für Umsatzsteuerberechnung und Rechnungsstellung auf

Nachdem die Transaktionen zugeordnet wurden, sollte das Unternehmen die Regeln festlegen, nach denen seine Buchhaltungs-, ERP-, E-Commerce- und Rechnungssysteme die Umsatzsteuer berechnen.

Das bedeutet, die anwendbaren Standard-, ermäßigten, Null- oder Sondersätze der Umsatzsteuer zu bestimmen und festzulegen, welche Waren und Dienstleistungen steuerbefreit sind oder außerhalb des Anwendungsbereichs der Umsatzsteuer liegen. Unternehmen sollten außerdem festlegen, wann das Reverse-Charge-Verfahren gilt, und Transaktionen identifizieren, bei denen der Kunde und nicht der Lieferant die Umsatzsteuer schuldet.

Die Rechnungsanforderungen müssen anschließend in den operativen Prozess integriert werden. Das Unternehmen sollte festlegen, wann Rechnungen verpflichtend sind, welche Angaben sie enthalten müssen, wann sie ausgestellt werden müssen und wie Gutschriften, Belastungsanzeigen, Korrekturen und Fremdwährungstransaktionen zu behandeln sind.

Die E-Rechnung sollte gesondert bewertet und nicht einfach als elektronische Version einer herkömmlichen Rechnung behandelt werden. Da immer mehr Länder strukturierte E-Rechnungen vorschreiben, müssen Unternehmen die Freigabe (Clearance) über staatliche Plattformen, die Echtzeitmeldung oder die Übermittlung von Rechnungsdaten an die Steuerbehörden bewältigen. Auch diese Anforderungen entwickeln sich rasch weiter. So führt beispielsweise die EU-ViDA-Umsatzsteuerreform schrittweise umfassendere Anforderungen an die digitale Meldung und E-Rechnung ein, wobei wesentliche Pflichten für Juli 2030 vorgesehen sind.

Erstellen Sie den Compliance-Kalender

Die Registrierung für die Umsatzsteuer, die Erfüllung der Anforderungen an Rechnungen oder E-Rechnungen und die Anwendung korrekter Umsatzsteuersätze sind nur ein Teil der Umsatzsteuer-Compliance. Unternehmen sollten vor Aufnahme steuerpflichtiger Tätigkeiten einen länderspezifischen Compliance-Kalender erstellen.

Der Kalender sollte die Fristen für die Abgabe der Umsatzsteuererklärung, die Fristen für die Umsatzsteuerzahlung, registrierungsbezogene Fristen, Fristen für E-Rechnung oder digitale Meldung wie die Standard Audit File for Tax (SAF-T) sowie alle zusätzlichen statistischen oder transaktionsbezogenen Meldepflichten erfassen.

Je nach Land können Umsatzsteuererklärungen monatlich, vierteljährlich oder in einem anderen Meldeturnus abzugeben sein. Für Umsatzsteuerzahlungen, Erstattungen, Zusammenfassende Meldungen oder andere Meldepflichten können gesonderte Fristen gelten.

Ein zentralisierter Compliance-Kalender sollte die verantwortliche Person, den Meldezeitraum, die gesetzliche Frist, die interne Prüffrist, das Zahlungsdatum und die Bestätigung enthalten, dass die Abgabe oder Zahlung erfolgt ist. Dies verringert das Risiko, dass ein Unternehmen zwar operativ compliant ist, aber eine wiederkehrende administrative Pflicht versäumt.

Regeln zur Aufbewahrung von Umsatzsteuerunterlagen

Vor dem Eintritt in einen neuen Markt sollten Unternehmen bestimmen, welche Umsatzsteuerunterlagen aufzubewahren sind, wie sie zu führen sind und wie lange sie aufbewahrt werden müssen. Zu den relevanten Unterlagen können Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Gutschriften und Belastungsanzeigen, Umsatzsteuererklärungen, Umsatzsteuerberechnungen, Einfuhr- und Ausfuhrdokumente, Nachweise für nullbesteuerte oder steuerbefreite Umsätze, USt-IdNr. der Kunden, Unterlagen zum Ort der Leistung, Zahlungsnachweise und Unterlagen zu Reverse-Charge-Transaktionen gehören.

Implementieren Sie eine Umsatzsteuer-Governance

Der letzte Schritt für jedes Unternehmen, das in einen neuen Markt eintritt, besteht darin zu verstehen, wie man ein Kontrollsystem für indirekte Steuern aufbaut. Dazu gehört festzulegen, wer für die Umsatzsteuer-Registrierung, die Transaktionsklassifizierung, die Rechnungskonfiguration, die Erstellung der Erklärung, die Zahlungsfreigabe, die Abstimmung, die Aufbewahrung und die Beobachtung von Gesetzesänderungen verantwortlich ist. Umsatzsteuersätze, Schwellenwerte, Rechnungsstellungsregeln und digitale Verfahren ändern sich häufig. Unternehmen benötigen daher eine klare Struktur für Überwachung und Verantwortlichkeit. Eines der wichtigsten Werkzeuge dafür ist ein aktueller E-Rechnungs-Tracker.

Umsatzsteuer-Compliance-Checkliste für den Go-Live

Diese Umsatzsteuer-Compliance-Checkliste spiegelt allgemeine Grundsätze der Umsatzsteuer-Compliance wider. Die Anforderungen sind länderspezifisch und ändern sich häufig. Prüfen Sie stets die aktuellen Regeln, bevor Sie sich für einen bestimmten Markt auf diese Checkliste verlassen.