Ein Sales-Tax-Audit ist eine routinemäßige Compliance-Prüfung, mit der nahezu jedes Unternehmen irgendwann konfrontiert wird. Dennoch empfinden viele Unternehmen den Prozess als unangenehm. Um diesen Prozess etwas einfacher und angenehmer zu gestalten, bietet dieser Überblick zentrale Erkenntnisse, die Steuer- und Finanzteams helfen zu verstehen, warum Prüfungen stattfinden, wie der Prüfungsablauf funktioniert und welche Schritte unternommen werden können, um die Wahrscheinlichkeit künftiger Prüfungen zu verringern.

Was ein Sales-Tax-Audit auslöst

Sales-Tax-Audits werden häufig durch Anzeichen dafür ausgelöst, dass ein Unternehmen die Sales Tax möglicherweise nicht korrekt erhebt, meldet oder abführt. Dies gilt insbesondere für Online-Händler, die in mehreren US-Bundesstaaten verkaufen. Da die US-Steuerbehörden zunehmend automatisierte Systeme, Datenabgleiche und gezielte Compliance-Programme einsetzen, um Unternehmen mit einem scheinbar höheren Risiko für Sales-Tax-Fehler zu identifizieren, ist die Wahrscheinlichkeit einer Steuerprüfung größer.

Einer der häufigsten Auslöser ist die nicht rechtzeitige Registrierung für die Sales Tax. Für lokale Unternehmen bedeutet dies die Einhaltung der Regel des physischen Nexus, während es für Online-Händler bedeutet, sich trotz Überschreitung der Schwelle des wirtschaftlichen Nexus nicht zu registrieren. Wenn ein Online-Händler die erforderliche Umsatzschwelle überschreitet, die in vielen Bundesstaaten üblicherweise bei USD 100,000 liegt, aber keine Sales-Tax-Genehmigung einholt und mit der Steuererhebung beginnt, kann dies die Aufmerksamkeit der Steuerbehörden erregen.

Auch die Lagerung von Beständen innerhalb eines Bundesstaates kann ein Sales-Tax-Audit auslösen. Unternehmen, die Fulfillment-Anbieter von Drittanbietern nutzen, wie etwa Marketplace-Fulfillment-Programme, können einen physischen Nexus begründen, da sich ihre Bestände in diesem Bundesstaat befinden. Durch die Auswertung von Fulfillment-Aufzeichnungen, Versandinformationen und Marketplace-Meldedaten können die Steuerbehörden Unternehmen identifizieren, die einen Nexus begründet haben, sich aber nicht für Sales-Tax-Zwecke registriert haben.

Zu den Auslösern zählen außerdem: Inkonsistenzen zwischen verschiedenen Informationsquellen, hohe steuerbefreite Umsätze ohne ordnungsgemäße Befreiungsbescheinigungen, falsche Sales-Tax-Sätze, unzutreffende Steuerzuordnung (Tax Sourcing), Nichtanwendung lokaler oder besonderer Bezirkssteuern sowie mangelhafte Melde-Compliance.

In einigen Fällen kann eine Steuerprüfung eines Kunden oder Lieferanten die Steuerbehörden auch dazu veranlassen, verbundene Unternehmen auf Grundlage ihrer Feststellungen zu prüfen. Insbesondere Branchen mit hohen Umsätzen und hohem Volumen ziehen mehr Aufmerksamkeit auf sich und werden häufiger geprüft.

Beispiele für Auslöser von Steuerprüfungen

Es ist wichtig, darauf zu achten, wie eine Geschäftstätigkeit eingestuft wird, und korrekt zu bestimmen, ob bestimmte Steuerbefreiungen gelten. So verweigerte das Indiana Department of Revenue einer Gesellschaft eine Steuerbefreiung, weil es feststellte, dass eine Tochtergesellschaft eines primären Logistikdienstleisters eher als Fulfillment-Unternehmen denn als industrieller Verarbeiter gilt.

Andererseits zahlte Skims in New Jersey eine zivilrechtliche Geldstrafe von USD 200,000, um Vorwürfe beizulegen, wonach das Unternehmen gegen den Consumer Fraud Act des Bundesstaates verstoßen und von Kunden in New Jersey zu Unrecht Sales Tax auf Kleidungsstücke erhoben habe, die von der Sales Tax befreit sind. Skims war nicht Gegenstand einer Steuerprüfung, sondern einer Untersuchung. Dennoch zeigt dieses Beispiel, was die Steuerbehörden zum Handeln veranlassen kann.

Den Ablauf eines Sales-Tax-Audits verstehen

Zwar gibt es keine offizielle Regel dazu, wann Steuerprüfungen stattfinden, doch die Daten deuten darauf hin, dass Unternehmen im Allgemeinen innerhalb von drei bis vier Jahren nach ihrer ersten Steuererklärung geprüft werden. Der Prozess beginnt, wenn die Steuerbehörden eine Prüfungsmitteilung versenden, in der Prüfungszeitraum, Umfang und erforderliche Unterlagen erläutert werden. Während des gesamten Prozesses untersuchen die Prüfer die Finanzunterlagen des Unternehmens im Detail, um zu überprüfen, ob die Sales Tax korrekt erhoben, gemeldet und abgeführt wurde.

Je nach Umfang, Zeitraum sowie Menge der geprüften Unterlagen und Daten kann eine Steuerprüfung von mehreren Tagen bis zu mehreren Monaten dauern, in komplexen Fällen sogar Jahre. Insbesondere bestimmt die Verjährungsfrist, wie weit die staatlichen Prüfer die Sales-Tax-Erklärungen und Transaktionen eines Unternehmens im Rahmen einer Prüfung zurückverfolgen können. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die allgemeine Verjährungsfrist in Fällen von Betrug, Steuerhinterziehung oder grober Fahrlässigkeit in der Regel nicht gilt.

Die Prüfer konzentrieren sich in erster Linie auf die Überprüfung von Transaktionen, um Meldefehler, Auslassungen oder möglichen Betrug zu erkennen und gleichzeitig die Einhaltung der bundesstaatlichen Steuergesetze sicherzustellen. Eine der wichtigsten Methoden der Prüfer ist der Abgleich der Sales-Tax-Erklärungen mit den Buchhaltungsunterlagen eines Unternehmens. Dadurch können die Prüfer Abweichungen oder Meldefehler feststellen, überprüfen, ob der korrekte Sales-Tax-Betrag auf steuerpflichtige Käufe berechnet und gezahlt wurde, bestätigen, dass Versand- und Bearbeitungsgebühren dort, wo erforderlich, korrekt besteuert wurden, und Befreiungs- und Wiederverkaufsbescheinigungen prüfen, um sicherzustellen, dass steuerbefreite Transaktionen ordnungsgemäß dokumentiert sind.

Sobald die Prüfer die Prüfung abgeschlossen haben, stellen sie eine Notice of Audit Results oder ein ähnliches Dokument aus, in dem das Ergebnis der Steuerprüfung dargelegt wird. Sind Unternehmen mit einer Feststellung oder Schlussfolgerung nicht einverstanden, können sie die Prüfer benachrichtigen. Je nach vorgebrachten Argumenten kann der Prüfer diese zurückweisen oder zusätzliche Unterlagen anfordern. Sind Unternehmen mit dem Ergebnis der Prüfung weiterhin nicht zufrieden, können sie gegen die Entscheidung der Prüfer Einspruch einlegen.

Schritte zur Vorbereitung auf ein Sales-Tax-Audit

Das Wichtigste ist, zu verstehen, dass eine wirksame Vorbereitung beginnt, bevor ein Unternehmen eine Prüfungsmitteilung erhält. Unternehmen sollten ihre Prozesse zur Sales-Tax-Compliance regelmäßig überprüfen und geordnete Unterlagen führen. Um dies zu erreichen, sollten Unternehmen mehrere Schritte befolgen.

Erstens sollten Unternehmen interne Sales-Tax-Überprüfungen durchführen. Konkret sollten Unternehmen die Sales-Tax-Erklärungen mit den Buchhaltungsunterlagen abgleichen, um Inkonsistenzen zu erkennen. Zweitens sollten Unternehmen ihre Sales-Tax-Registrierungen überprüfen. Dazu gehört die Überwachung der Regeln und Schwellenwerte für den physischen und wirtschaftlichen Nexus.

Ein weiterer wichtiger Schritt besteht darin, vollständige und genaue Aufzeichnungen über Ausgangsrechnungen, Befreiungsbescheinigungen von Kunden, Eingangsrechnungen, Steuererklärungen und Zahlungsbestätigungen zu führen. Zusätzlich zur Führung dieser Aufzeichnungen müssen Unternehmen Sales-Tax-Unterlagen mehrere Jahre lang aufbewahren. Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Rechtsordnung.

Da sich Steuersätze und -regeln in mehr als 13,000 US-Sales-Tax-Jurisdiktionen häufig ändern, sollten Unternehmen ihre Steuerberechnungsprozesse regelmäßig überwachen und aktualisieren. Wer Software zur Steuerautomatisierung nutzt, sollte sicherstellen, dass Produktsteuercodes, Kundenstandorte und Steuerregeln korrekt konfiguriert sind.

Fazit

Unternehmen, die jeden Punkt ihrer Checkliste zur Vorbereitung auf ein Sales-Tax-Audit sicher abhaken können, sind in der Regel gut aufgestellt, um ein Sales-Tax-Audit zu bestehen. Wer regelmäßig interne Überprüfungen durchführt, Transaktionen genau dokumentiert, fristgerecht einreicht und Nexus-Pflichten sowie sich ändernde bundesstaatliche Steuerregeln kontinuierlich überwacht, senkt das Prüfungsrisiko erheblich und erhöht die Wahrscheinlichkeit eines reibungslosen Prüfungsablaufs, falls es dazu kommt.