Aunque la facturación electrónica obligatoria para las operaciones transfronterizas de la UE se implantará en 2030, la facturación electrónica alemana entró en vigor el 1 de enero de 2025. Las empresas establecidas en Alemania deben tomar medidas.

1. ¿Qué es una «factura electrónica»?

Una factura electrónica es una factura que se emite, transmite y recibe en un formato electrónico estructurado y permite su procesamiento electrónico. El formato electrónico estructurado…

■ … debe ajustarse a la norma europea de facturación electrónica. Su base es la norma CEN 16931. Se trata de un modelo de datos que define los elementos esenciales de la factura. Además de la información obligatoria recogida en el art. 14 de la Ley alemana del IVA, más de 150 denominados business terms especifican numerosos (posibles) elementos adicionales de la factura (p. ej., la referencia de mandato para los procedimientos de domiciliación, las condiciones de descuento y la fecha de vencimiento del pago del precio).

■ … o puede acordarse bilateralmente entre el emisor y el destinatario de la factura. El requisito previo es que ese formato acordado permita la extracción correcta y completa de la información exigida por el art. 14 de la Ley alemana del IVA a un formato que cumpla la norma CEN 16931 o sea interoperable con ella.

Entre otros formatos, el «X-Rechnung» (establecido para la facturación en el sector público en Alemania) y el «ZUGFeRD-Rechnung» (acrónimo de «Central User Guide of the Forum Electronic Invoice Germany») cumplen los requisitos de la norma. Según el Ministerio de Finanzas, el formato EDI (Electronic Data Interchange) también seguirá siendo aplicable con los ajustes oportunos.

2. ¿Cuándo es obligatoria una factura electrónica?

Deberá emitirse una factura como factura electrónica cuando exista:

■ una venta entre dos empresas establecidas en Alemania

■ sobre una operación sujeta en Alemania (es decir, cuyo lugar de realización a efectos del IVA se encuentra en Alemania) y que no esté exenta conforme al art. 4, núms. 8-29 de la Ley alemana del IVA (finanzas, seguros, bienestar social, etc.).

 

Las facturas «tradicionales» (es decir, correo electrónico, Word, PDF, …) todavía pueden utilizarse si:

■ El proveedor o el destinatario no está establecido en Alemania (nota: muchas empresas están registradas a efectos del IVA en Alemania sin estar establecidas aquí),

■ O bien: el destinatario no es empresario (B2C).

■ O bien: es una factura de importe reducido (máximo 250 €)

■ O bien: es un billete de transporte de viajeros (avión, tren, autobús, …).

 

No hay excepciones para las facturas que no repercuten IVA, como

■ los servicios de viajes (conforme al art. 306 de la Directiva del IVA de la UE / régimen del margen)

■ las operaciones sujetas a reverse charge (art. 194, 196 de la Directiva del IVA de la UE).

 

Tampoco hay excepción para las operaciones a tipo cero (sin IVA, con derecho a deducción), como

■ las entregas intracomunitarias de bienes,

■ las exportaciones,

■ las operaciones relacionadas con la navegación marítima comercial,

■ los servicios en el ámbito de la logística de importación y exportación.

e-invoicing in Germany

A modo de simplificación, las entregas realizadas por pequeñas empresas exentas de IVA (art. 19 de la Ley alemana) también pueden documentarse mediante una factura «tradicional» o una autofactura.

3. Plazos

Las empresas deben estar «preparadas para recibir» facturas electrónicas a partir del 1 de enero de 2025, es decir, aceptar las facturas electrónicas de sus contrapartes contractuales si estas las utilizan. «Preparada para recibir» significa que la empresa facilita una dirección de correo electrónico a la que el emisor puede enviar la factura electrónica. El destinatario no está obligado a procesar automáticamente las facturas electrónicas en su contabilidad. No existe derecho a rechazar las facturas electrónicas entrantes ni obligación del emisor de sustituirlas por una factura tradicional a petición del cliente. A efectos de la deducción del IVA soportado, el destinatario debe validar y archivar correctamente las facturas electrónicas para poder presentarlas a la administración tributaria cuando se le requiera. Salvo que la factura electrónica se reciba en un formato híbrido (combinación de archivo de datos y PDF), también es necesario visualizar la factura electrónica para poder leer y comprender su contenido.

En cuanto a la obligación de emitir facturas electrónicas, se aplica un periodo transitorio general hasta finales de 2026. Esto significa que, para 2025 y 2026, es posible aplicar las normas actuales. Para las empresas cuyo volumen de negocios total en 2026 no supere los € 800,000, el periodo transitorio se amplía hasta finales de 2027.

4. Necesidad de actuar en 2024

Se requieren soluciones de software adecuadas para la creación, transmisión, recepción, validación y —en su caso— visualización y procesamiento automatizado de las facturas electrónicas. No es una cuestión fiscal, sino técnica, que debe resolverse.

En cuanto a la emisión de facturas (y autofacturas), no hay necesidad inmediata de actuar, ya que la facturación tradicional puede aplicarse al menos durante otros dos años (hasta finales de 2026). Es muy poco probable que los clientes soliciten facturas electrónicas.

En cuanto a la recepción de facturas (y autofacturas), es necesario estar «preparado para recibir» a partir del 1 de enero de 2025, por si la parte contratante pretende sustituir las facturas tradicionales por facturas electrónicas. El destinatario debe asegurarse de que las facturas electrónicas se archiven correctamente y puedan hacerse legibles para garantizar su correcto tratamiento en la contabilidad de la empresa.

5. Perspectivas

La factura electrónica es solo una medida preparatoria para el sistema de reporte en tiempo real previsto para más adelante. Esto significa que las facturas electrónicas se transferirán a una plataforma en un plazo breve (unos pocos días), de modo que las autoridades tributarias puedan comprobar si los importes de IVA soportado declarados se han declarado y pagado correctamente. A diferencia del nivel de la UE, no se sabe cuándo se introducirá esto en Alemania.

Con la introducción de la facturación electrónica y del sistema de reporte previsto, Alemania se alinea con los planes correspondientes a nivel de la UE. Ahora bien, en este caso las facturas electrónicas se implantarán para las entregas intracomunitarias de bienes y servicios. Las nuevas normas entrarán en vigor a mediados de 2030.

Texto de la legislación alemana