Requisitos de facturación electrónica en Alemania: Plazos clave y cumplimiento para 2025

Mientras que la facturación electrónica obligatoria para las empresas transfronterizas de la UE se aplicará en 2030, la alemana entró en vigor el 1 de enero de 2025. Se requieren medidas para las empresas que se establezcan en Alemania.

1. ¿Qué es una "factura electrónica"?

Una factura electrónica es una factura que se emite, transmite y recibe en un formato electrónico estructurado y que permite su tramitación electrónica. El formato electrónico estructurado ...

■ ... debe cumplir la norma europea de facturación electrónica. La base para ello es la norma CEN 16931. Se trata de un modelo de datos que define los elementos básicos de la factura. Además de la información obligatoria conocida del sec. 14 de la Ley alemana del IVA, más de 150 de las denominadas condiciones comerciales especifican otros numerosos elementos (potenciales) de la factura (por ejemplo, referencia de mandato para procedimientos de domiciliación bancaria, condiciones de descuento y fecha de vencimiento del pago del precio de compra).

■ ... o pueden acordarse bilateralmente entre el emisor de la factura y el receptor de la misma. El requisito previo es que dicho formato acordado permita la extracción correcta y completa de la información requerida en virtud del art. 14 de la Ley alemana del IVA en un formato que cumpla o sea interoperable con la norma CEN 16931.

Entre otros formatos, el "X-Rechnung" (que se ha establecido para la facturación en el sector público en Alemania) y el "ZUGFeRD-Rechnung" (acrónimo de "Guía Central del Usuario del Foro de Factura Electrónica de Alemania") cumplen los requisitos de la norma. Según el Ministerio de Hacienda, el formato EDI (Intercambio Electrónico de Datos) también seguirá siendo aplicable con los ajustes oportunos.

2. ¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica?

Una factura se emitirá como factura electrónica si existe:

■ una venta entre dos empresas que estén establecidas en Alemania

■ en una operación imponible en Alemania (es decir, el lugar de entrega a efectos del IVA se encuentra en Alemania) y que no esté exenta en virtud del sec. 4 nº 8-29 de la Ley alemana del IVA (finanzas, seguros, asistencia social, etc.).

Las facturas "tradicionales" (es decir, por correo electrónico, Word, PDF, ...) pueden seguir utilizándose si:

■ El proveedor y/o el destinatario no están establecidos en Alemania (nota: muchas empresas están registradas a efectos del IVA en Alemania sin estar establecidas aquí),

■ O: el destinatario no tiene actividad empresarial (B2C).

■ O: se trata de una factura de importe reducido (máximo 250 €).

■ O: Se trata de un billete de transporte de pasajeros (avión, tren, autobús, ...).

No hay excepciones para las facturas en las que no figure el IVA, como por ejemplo

■ servicios de viaje (según el art. 306 de la Directiva del IVA de la CE / régimen de imposición del margen)

operaciones sujetas a inversión del sujeto pasivo (artículos 194 y 196 de la Directiva del IVA).

Tampoco hay excepción para las operaciones sujetas a tipo cero (sin IVA con derecho a deducción), como por ejemplo

■ entregas intracomunitarias de bienes,

■ las exportaciones,

■ operaciones relacionadas con la navegación marítima comercial,

■ servicios en el ámbito de la logística de importación y exportación.

Para simplificar, las entregas efectuadas por pequeñas empresas que están exentas del IVA (art. 19 de la Ley alemana), también pueden liquidarse mediante una factura "tradicional" o autofactura.

3. Calendario

Las empresas deben estar "preparadas para recibir" facturas electrónicas a partir del 1 de enero de 2025, es decir, aceptar facturas electrónicas de sus contrapartes contractuales si éstas hacen uso de facturas electrónicas. "Listo para recibir" significa que una empresa facilita una dirección de correo electrónico a la que el emisor puede enviar la factura electrónica. El receptor no está obligado a procesar automáticamente las facturas electrónicas en la contabilidad. El emisor no tiene derecho a rechazar las facturas electrónicas recibidas ni obligación de sustituirlas por una factura tradicional a petición del cliente. A efectos de la deducción del IVA soportado, el destinatario debe validar y archivar correctamente las facturas electrónicas para poder presentarlas a la Agencia Tributaria cuando ésta lo solicite. A menos que la factura electrónica se reciba en un formato híbrido (combinación de fichero de datos y PDF), también es necesario visualizar la factura electrónica para poder leer y comprender su contenido.

En cuanto a la obligación de emitir facturas electrónicas, se aplica un periodo transitorio general hasta finales de 2026. Esto significa que para 2025 y 2026 es posible aplicar las normas actuales. Para las empresas cuyo volumen de negocios total en 2026 no supere los 800.000 euros, el periodo transitorio se amplía hasta finales de 2027.

4. Necesidad de actuar en 2024

Se necesitan soluciones informáticas adecuadas para la creación, transmisión, recepción, validación y, en su caso, visualización y tratamiento automatizado de las facturas electrónicas. No se trata de una cuestión fiscal, sino técnica, que hay que resolver.

En cuanto a la emisión de facturas (y autofacturas) no hay necesidad inmediata de actuar, ya que la facturación tradicional puede aplicarse al menos durante otros dos años (hasta finales de 2026). Es muy poco probable que los clientes pidan facturas electrónicas.

En cuanto a la recepción de facturas (y autofacturas), es necesario estar "preparado para recibir" a partir del 1 de enero de 2025, por si la parte contractual tiene intención de sustituir las facturas tradicionales por facturas electrónicas. El destinatario debe asegurarse de que las facturas electrónicas se archivan correctamente y de que pueden leerse para garantizar que se gestionan adecuadamente en la contabilidad de la empresa.

5. Outlook

La factura electrónica es sólo una medida preparatoria para la presentación de informes en tiempo real prevista para más adelante. Esto significa que las facturas electrónicas se transferirán a la plataforma en el momento oportuno (en pocos días), para que las autoridades fiscales puedan comprobar si los importes del IVA soportado declarados se han declarado y pagado correctamente. Aparte de a escala de la UE, se desconoce cuándo se introducirá en Alemania.

Con la introducción de la facturación electrónica y el sistema de notificación previsto, Alemania se ajusta a los planes correspondientes a escala de la UE. Aquí, sin embargo, las facturas electrónicas se implantarán para el suministro intracomunitario de bienes y servicios. Las nuevas normas entrarán en vigor a mediados de 2030.

Redacción de la legislación alemana