À mesure que les sociétés ont évolué, les méthodes de documentation ont fait de même. Des tablettes d'argile utilisées dans l'Antiquité, les systèmes d'enregistrement sont passés aux factures papier, devenues une pratique courante pendant des siècles. Une facture papier est un document commercial qui consigne une opération entre un vendeur et un acheteur. Dans sa forme la plus simple, elle indique les informations sur le vendeur, le service fourni ou les biens vendus, le prix, le mode de paiement et les taxes.
Bien qu'efficaces, ces systèmes papier présentaient des inefficacités inhérentes, généralement liées directement à l'erreur humaine, puisqu'ils exigent une saisie, un traitement et un archivage manuels des données. Les entreprises comme les administrations ont reconnu que les factures papier ne pouvaient plus répondre aux exigences d'une économie rapide et mondialisée. Ainsi est apparue une nouvelle forme de facture.
Contrairement aux factures traditionnelles ou numériques, telles que les PDF ou les images numériques, les factures électroniques sont émises et échangées dans un format électronique structuré qui permet un traitement automatique et électronique. Cette forme moderne de facture réduit considérablement le risque d'erreur humaine.
La facturation électronique représente l'une des formes les plus modernes et les plus abouties technologiquement de la déclaration numérique fondée sur le niveau transactionnel.
Les origines de la facturation électronique
Les premiers pays à adopter la facturation électronique furent des pays d'Amérique latine. Le Chili, le Brésil, l'Argentine et le Mexique ont été les premiers à mettre en place des systèmes de facturation électronique complets et bien structurés. Ces pays ont reconnu le potentiel de la technologie pour automatiser leurs systèmes financiers et comptables et lutter contre la fraude fiscale.
Les pays européens ont rapidement saisi les avantages de ce système et ont bientôt commencé à l'introduire un à un, le Danemark et la Finlande ouvrant la voie. En 2014, l'Italie est devenue le premier pays européen à rendre la facturation électronique obligatoire pour les opérations B2G.
Depuis 2020, tous les États membres ont élaboré un cadre conforme à la norme européenne sur la facturation électronique.
Aujourd'hui, de plus en plus de pays dans le monde s'efforcent de rendre la facturation électronique obligatoire non seulement pour les opérations B2G, mais aussi pour les opérations B2B. À ce jour, le nombre de pays dotés d'un système de facturation électronique dépasse largement la centaine, la majorité ne concernant que les opérations B2G.
Les atouts de la facturation électronique
La mise en place de la facturation électronique offre une grande variété d'avantages pour le développement d'outils de suivi fiscal destinés à l'administration fiscale et aux autres institutions publiques connectées auxquelles sont transférées les obligations de contrôle fiscal. Grâce à l'automatisation, le suivi devient moins chronophage et plus efficace.
Le passage de la facturation papier à la facturation électronique rend la partie opérationnelle et la mise en conformité des activités quotidiennes de l'entreprise moins lourdes et moins coûteuses. En outre, ces systèmes réduisent les erreurs et améliorent la gestion de la trésorerie en permettant des cycles de paiement plus rapides et en offrant une visibilité en temps réel sur les factures impayées.
Risques et défis
La mise en place de systèmes de déclaration numérique, tels que la facturation électronique, comporte de nouveaux défis et points sensibles par rapport aux types « traditionnels » de déclaration fiscale utilisés depuis des décennies. La mise en place d'un système de protection des données de haute qualité constitue un point technique nécessaire avant le déploiement de la solution de facturation électronique.
Dans certaines régions, en particulier dans les pays en développement, l'insuffisance des infrastructures numériques et l'accès limité à Internet constituent des obstacles majeurs à la sécurité et à la mise en œuvre de la facturation électronique.
Le défi majeur auquel sont confrontées les entreprises exerçant des activités transfrontalières est la fragmentation des systèmes de facturation électronique et des exigences connexes définies par les autorités nationales.
Pour mieux faire face à cette fragmentation et aux coûts liés au développement d'une solution conforme aux exigences locales, les entreprises actives à l'international d'un côté, les associations internationales et certaines autorités nationales cherchent à établir des normes acceptables à l'échelle mondiale, comme moyen de répondre aux défis sans fin que posent les coûts de conformité dans ce domaine.
Des initiatives telles que le réseau PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) de l'Union européenne visent à créer des systèmes de facturation électronique interopérables, utilisables entre différents pays, simplifiant ainsi le commerce transfrontalier et réduisant les charges administratives.
L'avenir de la facturation électronique
L'avenir de la facturation électronique est étroitement lié aux technologies émergentes et à l'amélioration continue des réglementations et de la normalisation au niveau mondial. Des technologies telles que l'IA, la blockchain, l'automatisation robotisée des processus (RPA) et le Big Data contribuent à détecter les anomalies dans les données de facturation, à améliorer les systèmes de traitement de la facturation électronique, à lutter contre la fraude et à développer une déclaration fiscale prédictive.
Par ailleurs, les données de facturation électronique peuvent être exploitées dans de nouveaux domaines, tels que les déclarations de TVA numériques, les informations sur le transport de marchandises, les données de facture électronique pour la déclaration des émissions et la traçabilité dans la chaîne d'approvisionnement.
Conclusion
Ce type de déclaration numérique offre de nombreux avantages à diverses parties prenantes. Le passage d'un travail manuel lent et sujet aux erreurs au rythme rapide de l'automatisation est sans conteste l'un des points qui met en valeur la pertinence de la déclaration fiscale électronique. L'investissement initial ne doit pas occulter les bénéfices qui apparaîtront à court terme, la mise en œuvre démontrant ses avantages par rapport aux systèmes de comptabilité et de déclaration traditionnels.
La facturation électronique aide les gouvernements du monde entier à lutter contre la fraude fiscale et à mieux contrôler la TVA. Ces systèmes en sont encore à leurs débuts, et les gouvernements et les organisations internationales s'emploient à les normaliser et à les améliorer. Associés à des technologies telles que l'IA, la blockchain, l'automatisation robotisée des processus (RPA) et le Big Data, les systèmes de facturation électronique restent encore à développer et trouveront des usages dans de nouveaux domaines.
