L'environnement de la facturation électronique dans l'UE a connu des changements importants au cours des dernières années. Toutefois, la manière dont les entreprises gèrent la facturation électronique s'apprête à subir une transformation fondamentale dans les années à venir. Dans le cadre de l'initiative VAT in the Digital Age (ViDA), l'UE s'oriente vers une facturation électronique obligatoire dans l'ensemble des pays de l'UE. Notamment, certains pays de l'UE ont déjà mis en place des régimes nationaux de facturation électronique, tandis que d'autres développent et planifient le lancement de régimes similaires.

Ces changements marquent une transition importante, non seulement une mise à niveau technique, mais aussi une évolution de la manière dont les entreprises interagissent avec les autorités fiscales, gèrent les données financières et assurent la conformité transfrontalière. Pour ces raisons, les entreprises doivent se préparer tôt, non seulement pour éviter les risques de non-conformité, mais aussi pour gagner en efficacité opérationnelle, améliorer la visibilité de leur trésorerie et renforcer leur gouvernance financière.

Comprendre le cadre de la facturation électronique de l'UE

Compte tenu de la numérisation rapide de l'ensemble des opérations commerciales, l'UE promeut la facturation électronique obligatoire afin d'atteindre son objectif de modernisation de la collecte de la VAT, de réduction de la fraude et de renforcement de la transparence. L'initiative ViDA, en particulier le premier pilier, définit des règles harmonisées pour la déclaration numérique en temps réel des transactions au moyen de factures électroniques structurées.

Au cœur du cadre de l'UE se trouve le concept d'interopérabilité. L'UE impose l'émission et la réception de factures électroniques dans des formats conformes aux normes européennes, telles que la norme EN 16931, garantissant la compatibilité transfrontalière. Cela contribue à l'harmonisation, qui devrait à terme réduire la fragmentation au sein de l'UE. Cependant, comme c'est souvent le cas, les pays de l'UE ont conservé une certaine flexibilité dans la mise en œuvre des systèmes nationaux, ce qui signifie que les entreprises devront toujours prêter une attention particulière aux règles propres à chaque pays.

À partir du 1er juillet 2030, la facturation électronique structurée et la déclaration numérique en temps réel deviendront obligatoires pour les transactions B2B intra-UE. Par conséquent, le mécanisme de déclaration récapitulative existant, l'EC Sales List, sera progressivement supprimé.

Principaux défis et risques de conformité

Passer d'un système à un autre n'est généralement pas une tâche aisée. Ainsi, la transition vers la facturation électronique obligatoire ne va pas sans défis et présente des risques fondamentaux si elle n'est pas gérée correctement. Étant donné que ViDA ne remplace pas l'autonomie nationale, la fragmentation demeure un problème. En permettant aux pays de l'UE de définir leurs propres exigences, telles que les formats, les règles de validation des messages, les canaux de transmission et les périodes de conservation, les entreprises opérant dans plusieurs juridictions peuvent être confrontées à une mosaïque d'obligations.

En outre, la qualité et l'exhaustivité des données ne sont pas négociables, ce qui signifie qu'il y a peu de place pour l'erreur ou l'omission. De plus, des champs manquants ou incohérents peuvent entraîner des rejets, des retards ou des signaux d'alerte de non-conformité, susceptibles de déboucher sur des contrôles fiscaux et, en fin de compte, sur des pénalités et des intérêts.

Le risque lié aux systèmes et à l'intégration constitue un autre défi auquel les entreprises doivent faire face. Parmi les problèmes courants dans ce domaine figurent les ERP, les plateformes de facturation ou un système intragroupe qui ne prennent pas en charge les formats structurés requis ou qui ne disposent pas d'API pour l'échange automatisé avec les systèmes de l'autorité fiscale.

Enfin, les changements réglementaires et les échéances mouvantes constituent des problèmes supplémentaires pour les entreprises lorsqu'elles se conforment à ces règles et réglementations. Bien que le délai de mise en œuvre existe au niveau de l'UE, le fait que les pays de l'UE disposent d'un certain niveau de flexibilité lorsqu'ils imposent l'utilisation de factures électroniques entraîne des reports de mise en œuvre, des changements quant au moment où certaines catégories d'assujettis sont soumises à ces règles, ou des modifications des exigences.

Étapes vers la conformité à la facturation électronique dans l'UE

Pour surmonter les défis qui se présentent à elles, les entreprises doivent s'efforcer délibérément de développer une approche structurée et progressive plutôt que de tout laisser pour la dernière minute.

Évaluer les processus de facturation actuels

Tout d'abord, les entreprises doivent avoir une compréhension claire du fonctionnement de leur processus de facturation. L'évaluation du processus de facturation actuel comprend la collecte de données sur le cycle de vie de la facture, de l'émission à l'approbation, la transmission, l'archivage et le rapprochement. Un autre élément essentiel de cette étape consiste à identifier quelle partie du système utilisé peut déjà produire des données de facture structurées et quelle partie nécessitera des mises à niveau ou un remplacement.

L'évaluation de la qualité des données de base est tout aussi importante. Les entreprises doivent déterminer les identifiants des clients et des fournisseurs, les adresses, les numéros de VAT et les classifications fiscales, et garantir l'utilisation cohérente de ces identifiants. Le processus d'évaluation doit être fondamental, car l'analyse des écarts fournit des données et des informations précieuses. Ce que les parties prenantes clés réalisant l'évaluation doivent toujours garder à l'esprit, c'est qu'aucun système de facturation électronique structuré ne peut sauver des données défectueuses.

Des normes de l'UE aux obligations locales

Comme souligné précédemment, ViDA ne fixe que le socle de base, et les pays de l'UE peuvent imposer des règles techniques ou procédurales locales qui dépassent la norme de l'UE. Les entreprises doivent surveiller la législation et les exigences de chaque juridiction, y compris le format de message requis, les protocoles ou réseaux de transport acceptables, les fenêtres temporelles, les règles de validation, les politiques d'archivage et de conservation, ainsi que les procédures de gestion des exceptions.

De plus, le système national de facturation électronique mis en place avant 2024 devra être harmonisé avec les normes de l'UE d'ici le 1er janvier 2035. Cela crée un niveau supplémentaire de défis pour les entreprises, car on s'attend à ce que certains pays de l'UE progressent plus lentement vers l'harmonisation. Cela laisse aux entreprises davantage de complexités en matière de conformité.

Une approche pratique de cette question consisterait à élaborer une matrice des obligations par pays, qui guidera les décisions relatives à la technologie, à la conception des processus et à la formation du personnel.

Choisir la bonne technologie

Sur la base de l'analyse des écarts et de la matrice des juridictions, la tâche principale de la bonne technologie est de faire le lien entre le système de facturation actuel et les réseaux de facturation électronique requis. Parmi les critères clés à prendre en compte figurent l'interopérabilité, la conformité aux normes, l'évolutivité, la gestion des erreurs, la journalisation d'audit, la sécurité et la flexibilité pour gérer les changements requis et nécessaires.

En outre, les entreprises doivent tenir compte de l'intégration avec leurs systèmes ERP ou comptables existants. La solution la plus adaptée est souvent celle qui traduit les métadonnées internes des factures en messages de facture électronique structurés et qui gère les nouvelles tentatives, les erreurs de validation et le suivi des statuts.

Développer des capacités internes pour la conformité

Déterminer l'écart entre les fonctionnalités actuelles et nécessaires du système, ainsi que choisir la technologie la mieux adaptée, ne garantit pas le succès. Une partie intégrante de tout plan ou feuille de route de conformité réussi consiste à aligner et à former le personnel et les parties prenantes clés au sein des différentes équipes, notamment fiscale, juridique et informatique.

Les entreprises doivent définir et établir des rôles et des responsabilités clairs pour la mise en œuvre du système de facturation électronique. Parmi les rôles et responsabilités les plus essentiels figurent l'approbation des modèles de factures, la validation des correspondances, la surveillance des journaux de rejet, l'escalade des problèmes de conformité et la mise à jour des règles à mesure que les obligations évoluent.

En outre, les entreprises doivent investir dans la formation du personnel, le transfert de connaissances et l'adaptation de la gestion afin de passer d'un système majoritairement manuel à une manière de fonctionner plus automatisée, surveillée et centrée sur les données dans les activités quotidiennes.

Si nécessaire, et en particulier dans des situations spécifiques, il est recommandé aux entreprises de faire appel à des conseillers externes ou à des spécialistes fiscaux pour interpréter les règles à l'échelle de l'UE ou nationales, ou pour former les parties prenantes clés. Il s'agit d'une bonne pratique lorsque l'entreprise se développe dans un nouveau pays de l'UE.

Tester et surveiller

Une fois toutes les étapes précédentes achevées et le système en place, il reste une dernière étape que toute entreprise responsable entreprend. Avant la mise en production, il est conseillé de tester le système en réalisant un pilote ou des simulations portant sur des cas commerciaux quotidiens.

Par conséquent, les entreprises doivent tester l'ensemble du cycle de facturation, de l'émission à la transmission, au rejet, à la correction, à l'archivage et au rapprochement. Parmi les indicateurs clés du processus de test figurent les taux de rejet, la latence et le volume des exceptions. Selon les résultats des tests, des mesures supplémentaires peuvent être nécessaires, telles que l'ajustement itératif des correspondances, des règles ou des flux de travail afin d'optimiser les performances.

Une fois le système en service et opérationnel, une surveillance continue est essentielle. La mise en place de boucles de rétroaction et la configuration du système pour alerter en cas de rejets, d'anomalies de tendance ou de changements réglementaires contribueront à maintenir le système et à garantir la conformité. Par conséquent, les entreprises doivent établir des politiques internes pour examiner et ajuster périodiquement leurs flux de travail de facturation électronique.

Conclusion

La facturation électronique marque une nouvelle ère dans la conformité à la VAT, car la facturation devient un processus profondément intégré, en temps réel et à forte intensité de données. Si les autorités fiscales obtiendront des données clés plus rapidement et plus efficacement, il appartient aux entreprises de veiller à ce que toutes les données soient échangées de manière correcte, précise et rapide.

Pour les entreprises qui opèrent dans l'UE ou qui y exercent des activités commerciales, la préparation n'est pas facultative, mais une responsabilité et une obligation. L'ensemble du processus de préparation devrait être conçu pour élaborer une feuille de route agile de mise en œuvre de la facturation électronique, non seulement pour évaluer l'état actuel et garantir une transition aisée vers les exigences à venir, mais aussi pour surveiller de près l'évolution des obligations et s'adapter à toute nouvelle exigence.