La vitesse à laquelle la technologie évolue a profondément influencé l'adoption, par les entreprises, d'outils et de logiciels automatisés qui rendent la conformité à la TVA plus simple et plus rapide. À l'ère où les gouvernements du monde entier ont mis en place des mesures de conformité à la TVA plus strictes, l'automatisation est devenue un moyen incontournable pour les entreprises de répondre aux exigences et de garder une longueur d'avance.

Dans cet article, nous explorons l'essor de l'automatisation des déclarations de TVA, ses avantages et ses défis, et la manière dont les entreprises peuvent trouver l'équilibre entre automatisation et processus manuels.

L'émergence de l'automatisation des déclarations de TVA

Le besoin d'une méthode automatisée pour remplir et déposer les déclarations de TVA s'observe sous plusieurs angles interconnectés. Avec la mise en place, par les pays, de systèmes fiscaux numériques tels que la fourniture immédiate d'informations — Suministro Inmediato de Información (SII) — en Espagne ou Making Tax Digital (MTD) au Royaume-Uni, l'automatisation des déclarations de TVA est devenue une nécessité pour les entreprises.

Les réglementations mises en place par les gouvernements nationaux exigent généralement des entreprises qu'elles déposent leurs déclarations de TVA par voie électronique, ce qui a fait croître le besoin de systèmes automatisés capables de gérer des calculs complexes et de garantir une déclaration exacte de la TVA.

À mesure que de plus en plus d'entreprises opèrent dans plusieurs juridictions et marchés au sein de l'économie numérique, préparer et déposer correctement les déclarations de TVA dans les délais est devenu l'un des principaux défis. C'est pourquoi l'automatisation est une tendance croissante, non seulement parmi les grandes entreprises, mais aussi parmi les petites et moyennes entreprises.

Ainsi, l'automatisation des déclarations de TVA est réclamée aussi bien par les gouvernements nationaux que par les entreprises pour simplifier la conformité à la TVA.

Les avantages de l'automatisation des déclarations de TVA

La simplification et le gain de temps sont les premiers avantages qui viennent à l'esprit lorsqu'on évoque l'automatisation des déclarations de TVA. Puisque la plupart des outils et logiciels automatisés intègrent toutes les formules nécessaires pour calculer avec exactitude et efficacité les montants de TVA à inscrire dans les déclarations, cela représente un soulagement notable pour les entreprises.

Ne plus avoir à tout calculer manuellement et à saisir toutes les données élimine le risque d'erreur humaine lors de la préparation des déclarations de TVA. Or, des erreurs dans les déclarations de TVA peuvent entraîner des complications administratives supplémentaires, comme le dépôt de déclarations rectificatives ou l'intégration de données corrigées dans la déclaration de TVA suivante.

L'automatisation garantit le respect des échéances de dépôt. Le système peut les suivre et alerter les parties prenantes clés de l'approche d'une déclaration de TVA à déposer, réduisant encore le risque d'amendes coûteuses.

Enfin, l'automatisation peut aider les entreprises à mieux passer à l'échelle. Les entreprises en croissance qui s'étendent sur de nouveaux marchés font face au défi de gérer la conformité à la TVA dans plusieurs juridictions, avec des taux de TVA, des obligations de dépôt et des échéances différents. Un système de déclarations de TVA automatisées peut gérer ces complexités plus efficacement, garantissant la conformité aux règles locales sans saisie ni intervention manuelle.

Les défis et limites de l'automatisation des déclarations de TVA

Malgré ses nombreux avantages, l'automatisation des déclarations de TVA ne va pas sans défis ni limites. Le coût de mise en place d'un système de déclarations de TVA automatisées peut constituer le premier obstacle pour de nombreuses petites, voire moyennes entreprises.

Bien que les bénéfices à long terme, comme une meilleure exactitude et un gain de temps, soient évidents, le coût initial d'installation peut dépasser ce que certaines entreprises peuvent se permettre. Les entreprises peuvent avoir besoin d'investir dans des logiciels, dans l'intégration avec les systèmes comptables et dans des services de conseil pour assurer une transition en douceur des systèmes manuels vers les systèmes automatisés de préparation et de dépôt des déclarations de TVA. Cela peut constituer un obstacle pour les entreprises, en particulier les petites structures aux ressources limitées.

Tout recours à la technologie présente des défis, notamment la dépendance à son égard et les bugs susceptibles de survenir en cours de fonctionnement. Les systèmes automatisés exigent une maintenance, des mises à jour et une surveillance régulières pour garantir leur bon fonctionnement. En déployant la solution informatisée, les entreprises doivent tenir compte des interruptions de service et des problèmes pouvant survenir lors de la synchronisation des données, qui peuvent finalement entraîner des retards ou des inexactitudes dans la déclaration de TVA.

Concernant les mises à jour, les entreprises doivent s'assurer que leur système de TVA automatisé s'adapte aux évolutions de la réglementation de la TVA. Les règles de TVA changent en permanence, et le système doit pouvoir intégrer les mises à jour sans heurts, sans interrompre les opérations quotidiennes.

Un défi supplémentaire peut être l'allocation de ressources pour former le personnel clé à l'utilisation correcte des outils et logiciels automatisés.

Enfin, la sécurité et la confidentialité des données sont toujours des enjeux majeurs lors du déploiement de systèmes automatisés, y compris ceux dédiés aux déclarations de TVA. Les données financières sensibles échangées entre les assujettis, les administrations fiscales et les prestataires tiers de solutions de TVA sont toujours exposées au risque de cyberattaques et de violations de données.

Trouver le bon équilibre dans l'automatisation de la TVA

Alors, comment équilibrer les atouts et les inconvénients d'un système de déclarations de TVA automatisées ? Si les systèmes automatisés peuvent contribuer à l'exactitude et à l'efficacité, les entreprises doivent tout de même envisager de confier la supervision du processus à une équipe de professionnels chargés de traiter les éventuelles anomalies. La supervision humaine garantit que le système fonctionne correctement et que les transactions particulières ou complexes sont traitées de manière appropriée.

Un autre point à considérer est l'étendue de l'automatisation. Si certaines entreprises peuvent tirer parti d'une solution entièrement automatisée, d'autres estimeront qu'une approche hybride correspond mieux à leurs besoins et à leurs moyens, en automatisant les tâches courantes tout en traitant manuellement les tâches plus complexes.

Conclusion

Les entreprises doivent évaluer tous les aspects de leurs opérations et déterminer la solution la mieux adaptée pour automatiser le dépôt et la soumission des déclarations de TVA. Elles doivent en outre considérer les fonctionnalités offertes par les logiciels ou solutions cloud, en particulier celles liées à la flexibilité, à l'intégration avec les plateformes comptables existantes et à la capacité de répondre aux exigences de différentes juridictions — autrement dit, la capacité à évoluer avec la croissance de l'entreprise.

En fin de compte, les entreprises doivent envisager d'automatiser leurs processus de déclaration de TVA. Cela est d'autant plus vrai que le paysage fiscal mondial évolue rapidement et que suivre et s'adapter à ces changements représente un défi de taille. Les entreprises qui investissent dans des solutions d'automatisation seront mieux placées pour s'adapter aux nouvelles réglementations et maintenir leur conformité à la TVA.

Source : Suministro Inmediato de Información (SII), Overview of Making Tax Digital, PwC - Automating VAT returns, PwC - Automated VAT Solution, Deloitte