Deutschland aktualisiert E-Invoicing-Regeln: Neue MOF-Leitlinien 2025

Am 15. Oktober 2025 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) ein zweites Verwaltungsschreiben veröffentlicht, um anhaltende Unsicherheiten im Zusammenhang mit der seit dem 1. Januar 2025 geltenden verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung für inländische B2B-Transaktionen zu beseitigen. Die neuesten Leitlinien folgen auf die vorherige, die im Oktober 2024 veröffentlicht wurde, sowie auf das FAQ-Dokument vom Februar dieses Jahres.

Umfang und Zweck des Leitfadens

Der Leitfaden des Bundesfinanzministeriums präzisiert die Auslegung der bestehenden Vorschriften, ändert den deutschen Umsatzsteuer-Anwendungserlass und enthält wichtige Klarstellungen zur Klassifizierung und zu den rechtlichen Auswirkungen verschiedener Rechnungsfehler sowie zur Rolle der elektronischen Rechnungsprüfung. Das deutsche MOF unterteilt Fehler in drei Kategorien: Formatierungsfehler, Geschäftsregelfehler und Inhaltsfehler.

Formatierungsfehler entstehen, wenn eine Rechnungsdatei nicht den syntaktischen oder technischen Standards entspricht, so dass sie als elektronische Rechnung nicht konform ist. Als direkte Folge solcher Fehler ist eine korrekte Datenextraktion nicht möglich. Diese Fehler können jedoch durch Validierungssoftware erkannt werden.

Fehler in den Geschäftsregeln beziehen sich auf logische Unstimmigkeiten in den Daten, wie z. B. Unstimmigkeiten zwischen Mehrwertsteuerwerten oder fehlende nicht obligatorische Felder wie die "Käuferreferenz". Obwohl ihre Auswirkungen geringer sind als die von Formatierungsfehlern, beeinträchtigen Fehler in Pflichtfeldern dennoch die Einhaltung der Vorschriften. Bei den inhaltlichen Fehlern schließlich handelt es sich um Ungenauigkeiten bei den gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsangaben gemäß § 14 Absatz 4 und § 14a des Mehrwertsteuergesetzes. Infolgedessen sind die Rechnungen nicht konform, selbst wenn bei der Validierung kein Fehler festgestellt wird.

Was die Validierung betrifft, so wird in dem Leitfaden unterstrichen, dass Validierungsinstrumente zwar bestätigen können, ob eine Rechnung der Norm EN 16931 entspricht, die Validierung durch den Aussteller allein jedoch nicht ausreicht. Die Empfänger müssen den Inhalt immer noch auf seine Richtigkeit überprüfen. Daher trägt eine angemessene Sorgfaltspflicht, die durch einen aufbewahrten Validierungsbericht unterstützt wird, zum Vertrauen der Empfänger in das Rechnungsformat und die Einhaltung der Geschäftsregeln bei.

Darüber hinaus betonte das MOF, wie wichtig es ist, alle obligatorischen Rechnungsangaben direkt in die strukturierten elektronischen Rechnungsdaten aufzunehmen, und fügte hinzu, dass ein Verweis auf Anhänge oder externe Links nicht akzeptabel ist. Besonders hervorgehoben wird in dem Leitfaden die Aufbewahrungspflicht, die vorschreibt, dass Eingangs- und Ausgangsrechnungen acht Jahre lang aufbewahrt werden müssen.

Schlussfolgerung

Der Leitfaden gilt für alle Transaktionen nach dem 31. Dezember 2024, wobei Übergangsmaßnahmen bis Ende 2027 gelten. Letztlich dürften sie zu einem stabileren Rahmen für die elektronische Rechnungsstellung beitragen und eine einheitliche Umsetzung in allen Unternehmen gewährleisten. Die Unternehmen haben nun ein klareres Verständnis der Taxonomie von Fehlern und Aufbewahrungsanforderungen, was ihnen helfen kann, ihre Rechnungsstellungssysteme anzupassen, die Datengenauigkeit zu verbessern und das Vertrauen in automatisierte Steuerprozesse zu erhalten.

Quelle: Deloitte, Mehrwertsteuerüber