Am 15. Oktober 2025 veröffentlichte das deutsche Bundesministerium der Finanzen (BMF) ein zweites Verwaltungsschreiben, um die anhaltenden Unsicherheiten rund um die verpflichtende E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze auszuräumen, die seit dem 1. Januar 2025 in Kraft ist. Die aktuellen Vorgaben knüpfen an das vorherige Schreiben vom Oktober 2024 sowie an das FAQ-Dokument vom Februar dieses Jahres an.
Umfang und Zweck des Schreibens
Die Vorgaben des BMF präzisieren die Auslegung der bestehenden Regelungen, ändern den Umsatzsteuer-Anwendungserlass und führen wichtige Klarstellungen zur Einordnung und rechtlichen Wirkung verschiedener Rechnungsfehler sowie zur Rolle der E-Rechnungsvalidierung ein. Das BMF unterteilte die Fehler in drei Kategorien: Formatfehler, Fehler bei Geschäftsregeln und inhaltliche Fehler.
Formatfehler entstehen, wenn eine Rechnungsdatei die Syntax- oder technischen Standards nicht erfüllt und dadurch als E-Rechnung nicht regelkonform ist. Als unmittelbare Folge solcher Fehler ist eine korrekte Datenextraktion nicht möglich. Diese Fehler lassen sich jedoch mithilfe von Validierungssoftware erkennen.
Fehler bei Geschäftsregeln beziehen sich auf logische Inkonsistenzen innerhalb der Daten, etwa Abweichungen zwischen Umsatzsteuerwerten oder fehlende, nicht zwingend erforderliche Felder wie die „Buyer Reference“ (Käuferreferenz). Obwohl ihre Auswirkungen geringer sind als bei Formatfehlern, beeinträchtigen Fehler in Pflichtfeldern dennoch die Regelkonformität. Der inhaltliche Fehler schließlich betrifft Ungenauigkeiten bei den gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsangaben nach § 14 Abs. 4 und § 14a UStG. Infolgedessen sind die Rechnungen selbst dann nicht regelkonform, wenn bei der Validierung kein Fehler festgestellt wird.
Hinsichtlich der Validierung betont das Schreiben, dass Validierungswerkzeuge zwar bestätigen können, ob eine Rechnung dem Standard EN 16931 entspricht, die Validierung durch den Aussteller allein jedoch nicht ausreicht. Die Empfänger müssen den Inhalt weiterhin auf Richtigkeit prüfen. Eine sorgfältige Prüfung, die durch einen aufbewahrten Validierungsbericht gestützt wird, trägt daher zum Vertrauen der Empfänger in das Rechnungsformat und die Einhaltung der Geschäftsregeln bei.
Darüber hinaus betonte das BMF, wie wichtig es ist, alle Pflichtangaben der Rechnung unmittelbar in den strukturierten Daten der E-Rechnung aufzunehmen, und ergänzte, dass Verweise auf Anhänge oder externe Links nicht zulässig sind. Bemerkenswert ist zudem, dass das Schreiben die Aufbewahrungspflicht hervorhebt, wonach eingehende und ausgehende Rechnungen acht Jahre lang aufzubewahren sind.
Fazit
Das Schreiben gilt für alle Umsätze nach dem 31. Dezember 2024, wobei die Übergangsregelungen bis Ende 2027 fortbestehen. Letztlich soll es zu einem stabileren Rahmen für die E-Rechnung beitragen und eine einheitliche Umsetzung in den Unternehmen sicherstellen. Unternehmen haben nun ein klareres Verständnis der Fehlersystematik und der Aufbewahrungspflichten, was ihnen helfen kann, ihre Rechnungssysteme anzupassen, die Datenqualität zu verbessern und das Vertrauen in automatisierte Steuerprozesse zu wahren.
