Les bases de la sales and use tax en Californie

Sales tax

La législation californienne sur la sales and use tax prévoit que la sales tax s’applique à toutes les ventes au détail de biens meubles corporels (tangible personal property), c’est-à-dire des marchandises et produits tels que meubles, articles cadeaux, jouets, antiquités, vêtements et véhicules, sauf ceux expressément exonérés.

Use tax

La use tax, qui complète la sales tax, s’applique en général au stockage, à l’utilisation ou à toute autre consommation en Californie de biens achetés auprès de détaillants sans que la sales tax ait été facturée, perçue ou reversée.

Sont notamment soumis à la use tax en Californie les achats de consommateurs ou de détaillants auprès de vendeurs situés hors de l’État, y compris des vendeurs étrangers qui ne perçoivent pas la taxe sur leurs ventes. En outre, les détaillants doivent payer la use tax lorsqu’ils utilisent à des fins personnelles ou professionnelles des articles achetés sous certificat de revente (resale certificate). C’est le cas lorsqu’un détaillant utilise un article avant de le vendre ou l’emploie dans la fabrication sans qu’il soit intégré au produit final.

Taux de la sales and use tax en Californie

Le taux de base de la sales and use tax en Californie est de 7,25 %, composé d’un taux de l’État de 6 % et d’une taxe locale de 1,25 % (1 % pour la collectivité locale et 0,25 % pour le fonds local de transport). S’y ajoutent, dans de nombreuses villes et comtés, des district taxes approuvées par référendum. Chacune est comprise entre 0,10 % et 2 %, et certaines zones en cumulent plusieurs. Les taux combinés vont actuellement de 7,25 % à 11,75 %.

Pour déterminer les taux effectifs de la sales and use tax, les assujettis doivent tenir compte du lieu de la vente, c’est-à-dire de l’adresse à laquelle les biens sont vendus.

Par exemple, une adresse dans le comté de Los Angeles ne suffit pas. Depuis le 1er octobre 2026, le taux du comté est de 10,25 %, mais Lancaster et Palmdale, dans le même comté, sont à 11,75 %. Les taux changent aussi souvent : celui du comté de Los Angeles est passé de 9,75 % à 10,25 % le 1er octobre 2026. Il est donc essentiel de rattacher l’adresse au district concerné pour déterminer le taux applicable.

Opérations exonérées

Ne sont notamment pas soumises à la sales and use tax en Californie les ventes de denrées alimentaires destinées à la consommation humaine, les ventes au gouvernement des États-Unis et les ventes de médicaments sur ordonnance.

Par ailleurs, la première tranche de 800 USD d’achats effectués auprès d’un détaillant à l’étranger par un particulier qui les rapporte personnellement en Californie depuis l’étranger, sur toute période de 30 jours, est exonérée de use tax. Cette exonération ne s’applique toutefois pas aux biens envoyés ou expédiés dans l’État.

De même, si la vente est correctement documentée, les marchandises et produits achetés en vue de leur revente sont exonérés de sales and use tax. Les revendeurs doivent remettre à leurs fournisseurs un certificat de revente (resale certificate) pour exonérer ces opérations.

En outre, la vente, le stockage, l’utilisation ou toute autre consommation de gaz de pétrole liquéfié (GPL) livré dans une citerne de 30 gallons ou plus sont exonérés de sales and use tax s’il est acheté pour un usage domestique dans une résidence éligible.

Il existe aussi des exonérations partielles (part de l’État uniquement) pour le gazole utilisé dans l’agriculture et la transformation alimentaire, le matériel et les machines agricoles, les reproducteurs de chevaux de course, le matériel et les machines d’exploitation forestière, les équipements de fabrication et de R&D, et le matériel de téléproduction.

Règles de nexus en Californie

En Californie, trois types de nexus sont pertinents pour la sales and use tax : le physical nexus, l’economic nexus et le marketplace nexus.

Entre 2012 et 2019, des règles de click-through nexus et d’affiliate nexus étaient également en vigueur. Elles ont été abrogées avec l’introduction de l’economic nexus et du marketplace nexus.

Physical nexus

Il existe plusieurs façons d’établir un physical nexus en Californie. L’une des plus courantes consiste à disposer de stocks ou de bureaux en Californie. Toutefois, si une entreprise située hors de l’État a en Californie des représentants qui prennent des commandes, réalisent des ventes ou des livraisons, ou installent ou assemblent des biens meubles corporels en Californie, cela constitue également une présence physique, donc un nexus.

De plus, la location d’équipements en Californie, y compris de serveurs informatiques, vaut présence physique et établit donc un physical nexus.

Economic nexus

Après l’arrêt Wayfair de 2018, la Californie a introduit l’economic nexus. L’AB 147, signée le 25 avril 2019, a modifié la section 6203 du Revenue and Taxation Code avec effet au 1er avril 2019. Les vendeurs à distance qui vendent des biens meubles corporels à des consommateurs californiens doivent s’immatriculer dès qu’ils dépassent le seuil d’economic nexus.

Le CDTFA avait d’abord annoncé un seuil de 100 000 USD ou 200 transactions. L’AB 147 l’a remplacé, également à compter du 1er avril 2019, par un critère unique : 500 000 USD de ventes totales cumulées de biens livrés en Californie, ventes des personnes liées comprises. Il n’y a pas de seuil en nombre de transactions. Un vendeur hors de l’État qui dépasse ce montant au cours de l’année civile précédente ou en cours doit s’immatriculer et percevoir la use tax californienne.

Marketplace nexus

Le marketplace nexus est entré en vigueur le 1er octobre 2019, après l’adoption par la Californie du Marketplace Facilitator Act. Un opérateur de place de marché (marketplace facilitator) immatriculé est considéré comme le détaillant pour toutes les ventes qu’il facilite, quel que soit le volume de ventes de chaque vendeur.

Biens et services taxables en Californie

Tout assujetti qui vend à des consommateurs en Californie doit savoir ce qui constitue une opération taxable. En règle générale, les ventes au détail de biens meubles corporels sont soumises à la sales tax.

Les services sont en général exonérés de sales and use tax. Toutefois, un service peut être taxable s’il fait partie de la vente d’un bien meuble corporel.

Le critère de l’objet réel du contrat

Il est parfois difficile de déterminer si une opération porte sur la vente d’un bien meuble corporel ou sur une prestation de services. Le critère de l’objet réel du contrat (true object of the contract test) permet de qualifier l’opération de vente taxable ou de service non taxable. Le facteur principal est de savoir si l’acheteur cherche avant tout à obtenir le service lui-même ou un produit corporel issu de ce service.

Si, après examen de tous les aspects de l’opération, l’objet principal est le service, l’opération n’est pas taxable, même si un bien physique est remis au consommateur dans ce cadre.

Cadre du commerce électronique

Par cadre ou règles du commerce électronique, nous entendons principalement les règles et obligations applicables aux vendeurs à distance situés dans un autre État américain ou à l’étranger et sans présence physique en Californie.

Les vendeurs à distance sont soumis aux règles d’economic nexus : toute personne ou entreprise dont les ventes totales cumulées de biens corporels livrés en Californie, ventes via des places de marché comprises, dépassent 500 000 USD au cours de l’année civile précédente ou en cours doit s’immatriculer auprès du CDTFA (avec un Certificate of Registration – Use Tax en l’absence de présence physique).

Une fois immatriculé, le vendeur doit percevoir et reverser la taxe sur toutes ses ventes taxables livrées en Californie.

Les vendeurs à distance qui vendent des biens corporels via des places de marché en ligne peuvent toutefois être soumis à des obligations différentes ou supplémentaires.

Règles applicables aux places de marché

Les vendeurs à distance qui vendent leurs produits via des places de marché en ligne sont considérés comme des vendeurs de place de marché. Si toutes leurs ventes en Californie passent par un opérateur de place de marché immatriculé, ils n’ont en général pas à demander de seller’s permit ni de Certificate of Registration – Use Tax. C’est alors l’opérateur de la place de marché qui est responsable.

En revanche, si les vendeurs de place de marché vendent aussi directement aux consommateurs via leur propre site, ils peuvent être tenus de s’immatriculer au titre de la sales and use tax. Les ventes sur la place de marché comme les ventes directes comptent donc pour déterminer si le seuil est dépassé.

Les vendeurs de place de marché tenus de s’immatriculer au titre de la sales and use tax doivent déclarer toutes leurs ventes, qu’elles soient réalisées directement auprès des consommateurs ou via la place de marché. Ils peuvent toutefois déduire les ventes facilitées dans leur déclaration (au titre d’une déduction « autre »).

Les vendeurs de place de marché doivent obtenir et conserver des documents prouvant que l’opérateur de la place de marché est redevable de la sales and use tax. Ils peuvent pour cela conclure avec l’opérateur un accord indiquant qu’il est immatriculé comme détaillant au titre de la sales and use tax et qu’il en est responsable. À défaut d’un tel accord, tout autre document attestant la même chose peut servir de preuve.

Biens et services numériques

Les biens numériques tels que logiciels, données, livres numériques ou e-books, applications mobiles et images numériques ne sont en général pas taxables lorsqu’ils sont transmis aux consommateurs par internet. Toutefois, si une partie seulement de la vente comprend une copie imprimée du produit numérique ou une copie de sauvegarde sur un support physique, comme une clé USB, l’ensemble de l’opération est généralement taxable.

Par exemple, l’opération n’est pas taxable si un e-book est acheté sur internet et que le consommateur se contente de le télécharger. Elle est en revanche taxable si le consommateur reçoit l’e-book sur une clé USB.

La vente aux consommateurs de logiciels standard (canned ou prewritten software), non personnalisables, lorsque toute l’opération se fait par téléchargement du logiciel depuis un serveur, n’est en général pas taxable. La règle expliquée plus haut s’applique cependant si une copie de sauvegarde sur support physique est remise au consommateur.

Si le contrat de maintenance est obligatoire lors de l’achat d’un logiciel standard, c’est-à-dire que le consommateur doit l’accepter pour acheter ou louer le logiciel, les redevances du contrat de maintenance sont taxables. S’il est facultatif et comprend des supports de stockage (par exemple des copies de sauvegarde ou des mises à jour sur disque), 50 % du prix forfaitaire est taxable (Regulation 1502).

Lorsqu’un logiciel standard est modifié, les sommes payées pour ces modifications ne sont pas taxables si elles sont facturées séparément. Si le coût des modifications n’est pas indiqué séparément, il est taxable comme partie de la vente du logiciel standard.

Place de marché numérique

La Californie a mis en œuvre le Marketplace Facilitator Act en 2019, qui fixe les règles applicables aux opérateurs de place de marché. Selon ces règles, les opérateurs de places de marché numériques sont en général considérés comme des marketplace facilitators.

Opérateur de plateforme numérique

Pour relever du Marketplace Facilitator Act, une place de marché doit vendre ou proposer à la vente des biens et produits corporels livrés en Californie. Un opérateur de place de marché immatriculé auprès du CDTFA est le détaillant pour toutes les ventes au détail livrées en Californie réalisées via sa place de marché et doit percevoir et reverser la taxe sur ces ventes.

Les opérateurs de place de marché doivent s’immatriculer comme détaillants s’ils ont un physical nexus ou un economic nexus en Californie.

Un opérateur de place de marché doit remplir deux conditions. D’abord, il exerce au moins l’une des activités suivantes : il transmet l’offre ou l’acceptation entre l’acheteur et le vendeur ; il possède ou exploite l’infrastructure qui les met en relation ; il fournit une monnaie virtuelle que les acheteurs peuvent ou doivent utiliser ; ou il réalise du développement logiciel ou de la R&D directement liés à la place de marché.

Ensuite, il exerce aussi au moins l’une des activités suivantes : traitement des paiements, exécution des commandes (fulfilment) ou stockage, mise en vente des produits, fixation des prix, image de marque des ventes, prise de commandes, publicité ou promotion, ou service client et acceptation ou gestion des retours.

Depuis le 1er janvier 2022 (AB 1402), les opérateurs de place de marché immatriculés sont aussi responsables de certaines redevances sur les ventes au détail de certains articles réalisées via leurs places de marché, et peuvent devoir s’immatriculer à ce titre : l’eWaste Fee, la California Battery Fee, la Lumber Products Assessment et la California Tire Fee.

Obligations déclaratives et de paiement en Californie

Le California Department of Tax and Fee Administration (CDTFA), autorité fiscale compétente, fixe la fréquence des déclarations, qui dépend de la sales tax déclarée ou des ventes taxables prévues. Cette fréquence est déterminée lors de l’immatriculation au titre de la sales and use tax et peut être trimestrielle avec acompte, trimestrielle, mensuelle, annuelle sur l’exercice fiscal ou annuelle.

Les déclarations de sales and use tax de l’État, locales et de district sont déposées par voie électronique sur le formulaire CDTFA-401-A.

Sanctions en cas de non-respect des obligations de sales and use tax

Si les assujettis ne déposent pas leur déclaration à temps ou paient en retard, ils s’exposent à une pénalité de 10 % de la taxe due pour chaque échéance non respectée. Toutefois, si un assujetti manque les deux échéances, c’est-à-dire qu’il dépose sa déclaration en retard et paie en retard, la pénalité est limitée à 10 % de la taxe due pour la période de déclaration.

Par exemple, si la taxe due pour la période est de 10 000 USD et que l’assujetti dépose sa déclaration en retard et paie en retard, la pénalité de 10 % s’applique une seule fois pour les deux manquements. La pénalité s’élève donc dans ce cas à 1 000 USD.

Outre les pénalités, des intérêts peuvent être dus en cas de paiement tardif. Ils sont calculés pour chaque mois ou fraction de mois de retard.

Les assujettis soumis au régime des acomptes encourent une pénalité de 6 % si un acompte est versé en retard mais avant la date limite de la déclaration, et de 10 % s’il est versé après cette date. Des intérêts sont également dus.

En l’absence de déclaration, une pénalité de 10 % du montant de la taxe peut s’appliquer pour chaque période de déclaration. Une pénalité supplémentaire de 25 % s’applique si le CDTFA établit que la déclaration n’a pas été déposée dans une intention de fraude ou d’évasion. Une pénalité de 40 % peut aussi s’appliquer lorsque la taxe a été perçue auprès des clients sans être reversée et que le montant non reversé dépasse en moyenne 1 500 USD par mois.

Pour les règles spécifiques aux expéditions de biens hors de l’État, consultez notre guide sur les exonérations de sales tax en Californie pour les livraisons hors de l’État.

Sources : CDTFA – Sales and Use Tax Rates, CDTFA – Tax Rates by County and City, CDTFA – Wayfair general information, CDTFA – Marketplace Facilitator Act, CDTFA – Sales and Use Tax Exemptions, CDTFA – Regulation 1502, CDTFA – Publication 75 (interest and penalties)