SII oder Verifactu: Ein Dilemma für in Spanien tätige Unternehmen

Nach vielen Jahren der Arbeit und der Verschiebung der Umsetzung wird das Veri*factu, oft abgekürzt als Verifactu, ab dem 1. Januar 2026 in Spanien eingeführt. Was wie eine Maßnahme der Regierung zur Verringerung des Steuerbetrugs, zur Beseitigung von Unregelmäßigkeiten in der Abrechnungssoftware und zur Erhöhung der Transparenz im Geschäftsverkehr aussieht, kann für Unternehmen, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen, eine zusätzliche Belastung bei der Einhaltung der Vorschriften darstellen.

Durch die Integration eines bestehenden Systems, wie dem Suministro Inmediato de Información (SII), fühlen sich Unternehmen möglicherweise mit der Frage überfordert, welches System sie verwenden sollen und wie sie die Einhaltung der Vorschriften, Kosten, Software-Updates und strategische Entscheidungen planen sollen.

Um dieses Thema näher zu beleuchten und den Druck auf die Beteiligten zu verringern, werden in diesem Artikel beide Systeme erläutert, verglichen, die wichtigsten Unterschiede hervorgehoben, die Auswirkungen und Herausforderungen erörtert und einige Schlussfolgerungen für Unternehmenseigentümer und wichtige Beteiligte angeboten.

Verstehen von SII und Verifactu

Zunächst müssen die Grundlagen beider Systeme geklärt werden, einschließlich des Zwecks ihrer Einführung und Umsetzung, der Frage, wer den Meldevorschriften und -anforderungen unterliegt, welche Transaktionen in den Anwendungsbereich dieser Anforderungen fallen und wie häufig die Meldungen erfolgen. Das Verständnis dieses Konzepts führt zum Verständnis der Hauptunterschiede zwischen diesen beiden Systemen, was letztlich den Unternehmen hilft, den Compliance-Prozess effektiv zu steuern.

Suministro Inmediato de Información (SII)

Das von der Steuerbehörde entwickelte SII-System wurde 2017 als Mittel zur elektronischen Verwaltung der Mehrwertsteuer-Registrierungsbücher in Spanien eingeführt. Obwohl das Ziel darin bestand, ein Echtzeit-Meldesystem einzurichten, müssen Unternehmen, die dieser Meldepflicht unterliegen, die erforderlichen Daten innerhalb von vier Tagen nach Ausstellung der Rechnungen übermitteln. Zu den Transaktionen, die in den Anwendungsbereich des SII-Systems fallen, gehören B2B-, B2G- und B2C-Transaktionen sowie Inlandsgeschäfte, EU-interne Transaktionen, Verkäufe und Käufe.

Unternehmen, die dem SII-System unterliegen, sind Großunternehmen mit einem Umsatz von mehr als 6 Millionen Euro, Mehrwertsteuergruppen und Unternehmen, die im REDEME-System, dem monatlichen Erstattungsregister, registriert sind. Seit dem 1. Januar 2025 unterliegen Inhaber von Zolllagern für Benzin, Diesel oder Biokraftstoffe, die in den Anwendungsbereich der Kohlenwasserstoffsteuer fallen, sowie Unternehmer oder Gewerbetreibende, die diese Produkte aus Zolllagern entnehmen, der SII-Meldepflicht.

Das System bietet viele Vorteile, die die Verwaltung der Mehrwertsteuer effizienter und transparenter machen. Für die Steuerbehörde gewährleistet dieses System die Erfassung von qualitativ hochwertigen Informationen in kurzer Zeit. Folglich verfügen die Unternehmen über zwei Datensätze: ihre eigene Umsatzsteuererklärung und die geprüfte Version im elektronischen Büro der Steuerbehörde, die auch Daten anderer Steuerpflichtiger und der Steuerbehörde selbst enthält, was es den Unternehmen erleichtert, ihre Angaben vor der Abgabe ihrer Umsatzsteuererklärung gegenzuprüfen, was das Fehlerrisiko verringert.

Selbst wenn es Fehler gibt, können die Unternehmen diese selbst korrigieren, ohne auf eine formelle Aufforderung der Steuerbehörde zu warten. Darüber hinaus hat das SII die Art und Weise modernisiert, wie die Umsatzsteuerbücher geführt werden, indem veraltete manuelle Verfahren durch ein standardisiertes digitales Format ersetzt und die Anzahl der von den Unternehmen einzureichenden Formulare reduziert wurden. Und schließlich können dank des schnelleren Datenaustauschs zwischen den Unternehmen und der Steuerbehörde Mehrwertsteuererstattungen effizienter bearbeitet werden, was insbesondere für Unternehmen mit regelmäßigen Erstattungsanträgen von Vorteil ist.

Verifactu

Das Verifactu-System stellt ein neues Regelwerk für Rechnungsstellungssoftware dar, das Unternehmen und Freiberufler bei der Verwendung von Computerprogrammen zur Ausstellung von Rechnungen beachten müssen. Der Hauptgrund für die Entwicklung dieses Regelwerks war die Durchsetzung der im Jahr 2021 eingeführten Betrugsbekämpfungsmaßnahmen, mit denen sichergestellt werden soll, dass Abrechnungssysteme nicht zur Verschleierung, Änderung oder Manipulation von Transaktionen verwendet werden können.

In der Praxis verlangt die Verordnung, dass die Fakturierungssysteme, die als Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) oder Computerized Billing Systems bezeichnet werden, strenge technische Standards erfüllen. Jedes Mal, wenn eine Rechnung erstellt wird, muss das System auch einen Rechnungsdatensatz erstellen, der im Wesentlichen eine sichere digitale Zusammenfassung der Rechnung darstellt.

Der Rechnungsdatensatz enthält einen digitalen Fingerabdruck der Rechnungsdaten, Verweise auf frühere Datensätze zum Nachweis, dass keine Rechnungen fehlen, und in einigen Fällen eine elektronische Signatur des Rechnungsausstellers. Darüber hinaus muss jede Rechnung einen QR-Code enthalten, der es jedem Rechnungsempfänger ermöglicht, die wichtigsten Daten mit einem Mobiltelefon schnell an die Steuerbehörde zu übermitteln, wodurch die Kontrollen einfacher und transparenter werden.

Das uns bekannte System Verifactu ist eines von zwei speziellen Rechnungssystemen, die nach der Verordnung zulässig sind. Das Verifactu-System sendet der Steuerbehörde eine strukturierte Zusammenfassung jeder Rechnung, sobald diese ausgestellt wurde, so dass die Steuerbehörde nahezu in Echtzeit einen Überblick erhält. Mit anderen Worten: Verifactu ist als ein System zur Ausstellung überprüfbarer Rechnungen zu sehen.

Hauptunterschiede zwischen SII und Verifactu

Obwohl es Überschneidungen zwischen diesen beiden Systemen gibt, unterscheiden sie sich in Zweck, Umfang, Zeitplan und technischen Anforderungen. Das SII ist im Kern ein MwSt.-Meldeverfahren. Sein Hauptzweck besteht darin, die Steuerbehörde in die Lage zu versetzen, schnell detaillierte Rechnungsinformationen für große oder qualifizierte Steuerpflichtige zu erhalten, wodurch die MwSt-Verwaltung transparenter, die Bearbeitung von Erstattungen schneller und die Aufdeckung von Anomalien einfacher wird.

Das SII schreibt nicht direkt eine bestimmte technische Struktur für die Rechnungssoftware vor, was die Unveränderlichkeit, QR-Codes, verkettete Hashes usw. betrifft, es sei denn, dies ist für die Übermittlung der erforderlichen Felder erforderlich. Im Gegensatz dazu ist Verifactu eine Verordnung, die bestimmte technische und verfahrenstechnische Merkmale der Rechnungsstellungssoftware selbst vorschreibt. Daher regelt die Verifactu nicht nur, was an die Steuerbehörde gemeldet wird, sondern auch, wie Rechnungen erstellt, gespeichert, gesichert und geprüft werden.

Wer in den Anwendungsbereich dieser beiden Systeme fällt, ist auch der Punkt, an dem sie sich überschneiden, aber auch unterscheiden. Das SII gilt für Großunternehmen, MwSt-Gruppen, Teilnehmer an der monatlichen Erstattungsregelung und diejenigen, die sich dafür entscheiden. Ab dem 1. Januar 2026 hingegen wird Verifactu umfassend angewandt und schließt alle Unternehmen oder Freiberufler ein, die elektronische oder computergestützte Rechnungsstellungssoftware verwenden, mit Ausnahme derer, die bereits unter das SII fallen.

Auswirkungen und Herausforderungen für Unternehmen

In Anbetracht der Tatsache, dass diejenigen, die dem SII-System angehören, vom Verifactu-System ausgenommen sind, stellt sich die Frage, was Unternehmen und Einzelpersonen, die nicht dem SII-System angehören, tun sollen. Sie haben zwei Möglichkeiten. Die erste ist, dass sie sich freiwillig für das SII-System entscheiden und die Verifactu-Meldungen vermeiden. Auf der anderen Seite können sie sich für Verifactu entscheiden.

In jedem Fall müssen die Unternehmen unter Umständen Zeit und Mittel investieren, um Systeme und interne Prozesse einzurichten oder anzupassen und Mitarbeiter zu schulen, damit sie diese Systeme einhalten können, was insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen eine Herausforderung darstellt. Erschwerend kommt hinzu, dass diejenigen, die eines dieser Systeme nicht einhalten, mit Strafen rechnen müssen.

Und als ob dies nicht schon schwierig genug wäre, stellt sich auch noch die Frage, wie diese Systeme mit der bevorstehenden obligatorischen Einführung der elektronischen Rechnungsstellung (ViDA) in Verbindung mit den Anforderungen an die digitale Berichterstattung in Echtzeit (DRR) in Einklang gebracht werden können. Auf der einen Seite ist das SII-System ein voll funktionsfähiges und ausgereiftes Modell der Echtzeitberichterstattung. Im Gegensatz dazu ist Verifactu ein neu eingeführtes Modell, das obsolet werden könnte, sobald die ViDA-Anforderungen in Kraft treten.

Daher müssen die Steuerpflichtigen mit Bedacht wählen, welches System sie verwenden werden. Wenn sich Verifactu als unzureichend erweist, riskieren die Unternehmen eine doppelte Investition. Zunächst, um Verifactu zu erfüllen, und später, um in ein System zu investieren, das besser geeignet und mit den DRR-Anforderungen von ViDA kompatibel ist.

Schlussfolgerung

Die Einführung des Verifactu-Systems stellt für Unternehmen, die das SII-System nicht nutzen oder keiner anderen Meldepflicht unterliegen, eine große Herausforderung dar, da sie entscheiden müssen, welches System sie übernehmen wollen. Während Unternehmen, die bereits das SII-System nutzen, von Verifactu ausgenommen sind, befinden sich andere Unternehmen und Einzelpersonen an der Schnittstelle. Bei der Entscheidung, welches System verwendet werden soll, sollten die Unternehmen jedoch nicht nur die aktuellen Mehrwertsteuer- und Meldevorschriften berücksichtigen, sondern auch die bevorstehenden Änderungen auf EU-Ebene.

Quelle: VATabout, Spanische Steuerbehörde - SII, Spanische Steuerbehörde - Verifactu, Europäische Kommission