La Kenya Revenue Authority (KRA) s'apprête à abandonner son système de longue date de dépôt des déclarations fiscales basé sur Excel au profit d'une plateforme entièrement en ligne. Ce changement s'inscrit dans un ensemble plus large de réformes introduites par la loi de finances 2026 (Finance Act, 2026) et a été annoncé par la responsable en chef de la politique fiscale de la KRA, Josephine Mugure, lors d'une réunion publique organisée par l'Institute of Certified Public Accountants of Kenya (ICPAK). Parallèlement à la nouvelle interface de dépôt, la KRA introduit des échéances de soumission échelonnées et un pré-remplissage élargi des données de déclaration, des changements conçus pour réduire la congestion qui a ralenti à plusieurs reprises le portail iTax pendant les périodes de pointe.

Comment fonctionne le système actuel basé sur Excel

Dans le cadre du processus actuel, les contribuables doivent télécharger un formulaire de déclaration Excel depuis le portail iTax, activer les macros et renseigner les détails de leurs revenus hors ligne avant de téléverser le fichier finalisé vers le système. Les macros intégrées au classeur calculent automatiquement les dettes fiscales, les déductions et les allègements applicables, mais le format hors ligne crée depuis longtemps des difficultés pour les déclarants. Les problèmes de compatibilité sont fréquents, en particulier pour les contribuables utilisant différentes versions de Microsoft Excel, d'autres logiciels de tableur, ou des appareils sur lesquels les macros sont désactivées par défaut pour des raisons de sécurité. Ces obstacles techniques, combinés à une échéance de déclaration annuelle unique, ont contribué aux ralentissements du système, des millions de contribuables se précipitant pour soumettre leurs déclarations dans les dernières semaines de la période de dépôt.

Les contribuables immatriculés à la TVA ont également rencontré des difficultés lors du dépôt des déclarations mensuelles de TVA, devant composer avec des problèmes de macros et d'autorisations lors de l'importation des fichiers CSV utilisés pour déclarer les ventes et les achats. Les contribuables non-résidents immatriculés dans le cadre simplifié utilisant différentes versions de MS Office et des systèmes d'exploitation Mac ne pouvaient pas soumettre leurs déclarations mensuelles sans l'intervention de la KRA.

Une nouvelle plateforme de dépôt en ligne

La KRA indique que le processus basé sur Excel sera remplacé par un système en ligne permettant aux contribuables de remplir et de soumettre leurs déclarations directement via un navigateur, sans télécharger aucun fichier. « La première chose est que nous introduisons des déclarations en ligne, et pour ces déclarations, nous ne vous demanderons plus de remplir le fichier Excel. Ce sera en ligne », a déclaré Mugure. La plateforme en ligne devrait éliminer les problèmes de macros et de compatibilité liés au système actuel et donner à la KRA un contrôle plus direct sur les performances de l'infrastructure de dépôt pendant les périodes de fort trafic.

Fondement juridique : les modifications de la loi de finances 2026

La refonte repose sur deux séries de modifications introduites par la loi de finances 2026 (Finance Act, 2026). La première modifie la Section 52 de l'Income Tax Act afin d'échelonner les échéances de déclaration par catégorie de contribuable plutôt que d'exiger toutes les déclarations à une date unique. La seconde modifie la Section 75 du Tax Procedures Act afin d'habiliter formellement la KRA à utiliser les données déjà détenues dans ses systèmes informatiques pour pré-remplir des sections de la déclaration d'un contribuable, donnant une assise juridique à une pratique que l'autorité a progressivement étendue.

Déclarations pré-remplies

Dans le cadre du nouveau dispositif, la KRA pré-remplira des parties des déclarations des particuliers et des sociétés à l'aide des informations qu'elle collecte déjà, notamment les factures eTIMS, les registres PAYE, les certificats de retenue à la source, les données douanières provenant du système iCMS, et d'autres informations de tiers communiquées à l'autorité. iTax a déjà commencé à pré-remplir des champs limités, tels que les intérêts hypothécaires et l'allègement d'assurance saisis via les déclarations PAYE des employeurs, avant le déploiement complet. Les contribuables devront toujours vérifier et confirmer les chiffres pré-remplis par rapport à leurs propres documents, tels qu'un formulaire P9 fourni par un employeur, avant la soumission.

Nouvelles échéances de déclaration échelonnées

Le système actuel exige que la plupart des particuliers déposent leur déclaration avant la fin du mois de juin, ce qui génère un pic d'activité sur iTax dans les semaines précédant l'échéance. Selon le calendrier révisé, les personnes physiques, y compris les salariés dont les revenus sont imposés via le PAYE, devront déposer leur déclaration au plus tard le 30 avril suivant la fin de leur année de revenu. Les sociétés et autres personnes morales conserveront une échéance au 30 juin. Les contribuables tenus de déposer des déclarations néant, notamment les personnes sans emploi, les étudiants, les titulaires de PIN inactifs et ceux sans revenu imposable, devront déposer leur déclaration encore plus tôt, au plus tard le 31 janvier. « Nous avons échelonné les déclarations dans la loi, de sorte que les déclarations des particuliers seront dues en avril, et les personnes physiques en juin. Cela évite que le trafic n'arrive en même temps », a déclaré Mugure. Les échéances révisées s'appliquent à partir de l'année de revenu 2026, ce qui signifie que les premières déclarations déposées selon le nouveau calendrier seront dues en 2027.

Mises à niveau du système et accompagnement des contribuables

Mugure a déclaré que la KRA ne se contente pas de déplacer la congestion de juin à avril sans traiter la question de la capacité. L'autorité met à niveau l'infrastructure sous-jacente d'iTax, avec des améliorations dont l'achèvement est prévu avant l'échéance d'avril 2027, et élargit ses canaux d'accompagnement des contribuables, notamment son assistant virtuel Shuru et un service WhatsApp permettant de traiter certaines déclarations et demandes sans se connecter directement à iTax.

Implications pour les contribuables et les praticiens

Pour les déclarants particuliers, ce changement supprime une source de frustration de longue date : des feuilles de calcul dépendantes de macros qui se comportaient souvent de manière incohérente d'un appareil à l'autre. Pour les praticiens fiscaux et les équipes comptables, ces changements impliquent d'adapter les calendriers de dépôt internes à la nouvelle répartition entre avril et juin, et de prévoir du temps pour vérifier les chiffres pré-remplis plutôt que de supposer que les données pré-remplies sont complètes ou correctes.

Les entreprises qui s'appuient sur les données PAYE, eTIMS ou douanières alimentant les systèmes de la KRA ont un intérêt direct à garantir l'exactitude des données sous-jacentes tout au long de l'année, car des erreurs en amont pourraient désormais apparaître automatiquement dans la déclaration pré-remplie d'un contribuable. Les réformes reflètent également une tendance régionale plus large des administrations fiscales qui s'éloignent du dépôt hors ligne basé sur des modèles au profit de systèmes en ligne et pré-remplis, afin d'améliorer les taux de conformité et de réduire la charge administrative des deux côtés.