Un audit de Sales Tax est un contrôle de conformité de routine auquel presque toutes les entreprises sont confrontées à un moment donné. Malgré cela, de nombreuses entreprises trouvent le processus inconfortable. Pour le rendre un peu plus simple et plus serein, cette présentation fournit des informations clés qui aident les équipes fiscales et financières à comprendre pourquoi les audits ont lieu, comment se déroule le processus d'audit et quelles mesures peuvent être prises pour réduire la probabilité d'audits futurs.

Ce qui déclenche un audit de Sales Tax

Les audits de Sales Tax sont souvent déclenchés par des signes indiquant qu'une entreprise pourrait ne pas collecter, déclarer ou reverser le montant correct de Sales Tax. Cela est particulièrement vrai pour les vendeurs en ligne présents dans plusieurs États américains. Comme les autorités fiscales américaines utilisent de plus en plus de systèmes automatisés, le rapprochement de données et des programmes de conformité ciblés pour identifier les entreprises qui semblent présenter un risque plus élevé d'erreurs de Sales Tax, la probabilité de faire l'objet d'un audit fiscal est plus grande.

L'un des déclencheurs les plus fréquents est le défaut d'immatriculation à la Sales Tax dans les délais. Pour les entreprises locales, cela signifie respecter la règle du nexus physique, tandis que pour les vendeurs en ligne, cela signifie ne pas s'immatriculer malgré le dépassement du seuil de nexus économique. Lorsqu'un vendeur en ligne dépasse le seuil de ventes requis, généralement fixé à USD 100,000 dans de nombreux États, mais n'obtient pas de permis de Sales Tax et ne commence pas à collecter la taxe, il peut attirer l'attention des autorités fiscales.

Le stockage de marchandises dans un État peut également déclencher un audit de Sales Tax. Les entreprises qui font appel à des prestataires de fulfillment tiers, tels que les programmes de fulfillment de marketplace, peuvent créer un nexus physique, car leurs marchandises sont situées dans cet État. En suivant les registres de fulfillment, les informations d'expédition et les données de déclaration des marketplaces, les autorités fiscales peuvent identifier les entreprises qui ont créé un nexus mais ne se sont pas immatriculées aux fins de la Sales Tax.

La liste des déclencheurs comprend également les éléments suivants : des incohérences entre différentes sources d'information, d'importants volumes de ventes exonérées sans certificats d'exonération appropriés, des taux de Sales Tax incorrects, une attribution fiscale (tax sourcing) inappropriée, le défaut d'application des taxes locales ou de districts spéciaux, ainsi qu'une conformité déclarative insuffisante.

Dans certains cas, l'audit fiscal d'un client ou d'un fournisseur peut également amener les autorités fiscales à auditer des entreprises liées sur la base de ses conclusions. Notamment, les secteurs à revenus élevés et à fort volume attirent davantage l'attention et sont sujets à des audits plus fréquents.

Exemples de déclencheurs d'audits fiscaux

Il est important de prêter attention à la manière dont une activité commerciale est classée et de déterminer correctement si certaines exonérations fiscales s'appliquent. Par exemple, l'Indiana Department of Revenue a refusé une exonération fiscale à une entreprise parce qu'il a estimé qu'une filiale d'un prestataire logistique principal relève d'une entreprise de fulfillment plutôt que d'un transformateur industriel.

En revanche, Skims a payé une pénalité civile de USD 200,000 dans le New Jersey pour régler les allégations selon lesquelles elle aurait enfreint le Consumer Fraud Act de l'État et collecté indûment la Sales Tax auprès de clients du New Jersey sur des articles vestimentaires exonérés de Sales Tax. Skims ne faisait pas l'objet d'un audit fiscal, mais d'une enquête. Néanmoins, cet exemple montre ce qui peut inciter les autorités fiscales à agir.

Comprendre le processus d'audit de Sales Tax

Bien qu'il n'existe aucune règle officielle quant au moment où les audits fiscaux ont lieu, les données suggèrent que les entreprises sont généralement auditées dans les trois à quatre ans suivant leur première déclaration fiscale. Le processus commence lorsque les autorités fiscales envoient une notification d'audit précisant la période, le champ et les documents requis. Tout au long du processus, les auditeurs examinent en détail les documents financiers de l'entreprise afin de vérifier que la Sales Tax a été correctement collectée, déclarée et reversée.

Selon le champ, la période et le volume de documents et de données audités, un audit fiscal peut durer de plusieurs jours à plusieurs mois, voire des années dans les cas complexes. Notamment, le délai de prescription détermine jusqu'où les auditeurs de l'État peuvent examiner les déclarations de Sales Tax et les transactions d'une entreprise lors d'un audit. Il est toutefois important de noter que le délai de prescription général ne s'applique généralement pas en cas de fraude, d'évasion fiscale ou de négligence grave.

Les auditeurs se concentrent principalement sur l'examen des transactions afin d'identifier les erreurs de déclaration, les omissions ou les fraudes potentielles, tout en veillant au respect des lois fiscales de l'État. L'une des principales méthodes utilisées par les auditeurs consiste à comparer les déclarations de Sales Tax avec les registres comptables d'une entreprise. Cela permet aux auditeurs de repérer les écarts ou les erreurs de déclaration, de vérifier que le montant correct de Sales Tax a été facturé et payé sur les achats imposables, de confirmer que les frais d'expédition et de manutention ont été taxés correctement lorsque cela était requis, et d'examiner les certificats d'exonération et de revente afin de s'assurer que les transactions exonérées sont dûment documentées.

Une fois l'audit terminé, les auditeurs émettent un Notice of Audit Results ou un document similaire présentant le résultat de l'audit fiscal. Si les entreprises sont en désaccord avec une constatation ou une conclusion, elles peuvent en informer les auditeurs. Selon les arguments présentés, l'auditeur peut les rejeter ou demander des documents supplémentaires. Si les entreprises ne sont toujours pas satisfaites du résultat de l'audit, elles peuvent faire appel de la décision des auditeurs.

Étapes de préparation à un audit de Sales Tax

L'essentiel à comprendre est qu'une préparation efficace commence avant qu'une entreprise ne reçoive un avis d'audit. Les entreprises doivent régulièrement revoir leurs processus de conformité à la Sales Tax et tenir des registres organisés. Pour y parvenir, les entreprises doivent suivre plusieurs étapes.

Premièrement, les entreprises doivent réaliser des contrôles internes de la Sales Tax. Plus précisément, elles doivent comparer les déclarations de Sales Tax aux registres comptables afin de repérer les incohérences. Deuxièmement, les entreprises doivent vérifier leurs immatriculations à la Sales Tax. Cela comprend le suivi des règles et des seuils de nexus physique et économique.

Une autre étape clé consiste à tenir des registres complets et exacts des factures de vente, des certificats d'exonération des clients, des factures d'achat, des déclarations fiscales et des confirmations de paiement. Outre la tenue de ces registres, les entreprises doivent conserver les documents de Sales Tax pendant plusieurs années. Les durées de conservation varient selon la juridiction.

Étant donné que les taux et les règles fiscales changent fréquemment dans plus de 13,000 juridictions de Sales Tax aux États-Unis, les entreprises doivent surveiller et mettre à jour régulièrement leurs processus de calcul de la taxe. Celles qui utilisent un logiciel d'automatisation fiscale doivent s'assurer que les codes fiscaux des produits, les localisations des clients et les règles fiscales sont correctement configurés.

Conclusion

Les entreprises qui cochent avec assurance chaque élément de leur checklist de préparation à un audit de Sales Tax sont généralement bien placées pour affronter un audit de Sales Tax. Celles qui réalisent régulièrement des contrôles internes, documentent précisément leurs transactions, déposent leurs déclarations dans les délais et surveillent en permanence leurs obligations de nexus ainsi que l'évolution des règles fiscales des États réduisent considérablement le risque d'audit et améliorent la probabilité d'un processus d'audit fluide, le cas échéant.