Europas digitale Mehrwertsteuer-Zukunft ist bereits da, und sie hat in Italien begonnen

Der Übergang der Europäischen Union zu einem vollständig digitalen Mehrwertsteuerumfeld verändert die Steuerarchitektur des Binnenmarktes. Das lang erwartete Gesetzespaket "Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter" (ViDA), das im April 2025 offiziell in Kraft getreten ist, stellt den bisher ehrgeizigsten Versuch dar, die Echtzeit-Mehrwertsteuermeldung zu harmonisieren und Betrug in den Mitgliedstaaten zu bekämpfen.

Unter den EU-Ländern sticht Italien sowohl als Pionier als auch als Labor für diese digitale Transformation hervor. Bereits 2014 begann Italien mit der Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing) über seine zentralisierte Plattform, das Sistema di Interscambio (SdI). In den darauffolgenden zehn Jahren entwickelte sich dieses System zu einer der umfassendsten digitalen Infrastrukturen für die Umsatzsteuermeldung in der Welt.

Die Erfahrungen Italiens sind eine wertvolle Fallstudie für die neue Vision der EU von der Verwaltung der Mehrwertsteuer, in der der Datenaustausch in Echtzeit, die grenzüberschreitende Standardisierung und die vertrauensbasierte Einhaltung der Vorschriften die Eckpfeiler einer modernen Steuerverwaltung bilden. Da die Europäische Kommission jedoch die vollständige Umsetzung von ViDA bis 2035 vorantreibt, muss sich das italienische System, obwohl es fortschrittlich ist, weiter entwickeln, um mit den EU-weiten technischen und rechtlichen Anforderungen in Einklang zu stehen.

1. Der ViDA-Rahmen: Eine neue Ära für die europäische Mehrwertsteuer

Mit dem ViDA-Gesetzespaket, das am 14. April 2025 offiziell in Kraft getreten ist, wird ein einheitlicher, kohärenter Rahmen für die digitale Meldung von Mehrwertsteuerumsätzen in der gesamten EU geschaffen. Damit werden drei Ziele verfolgt: (i) Gewährleistung einer fairen und effizienten Mehrwertsteuererhebung in einer zunehmend digitalen Wirtschaft; (ii) Schließung der Mehrwertsteuerlücke durch verbesserte Echtzeitmeldungen; und (iii) Verringerung des Befolgungsaufwands und Vereinfachung des grenzüberschreitenden Handels.

ViDA stützt sich insbesondere auf drei Säulen:

• Säule I: Digitale Meldepflichten (DRR) und elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing);

• Säule II: Mehrwertsteuerliche Behandlung der Plattformökonomie;

• Säule III: Einheitliche Mehrwertsteuerregistrierung in der EU.

Die digitalen Meldepflichten bilden das Fundament der Reform. Zum ersten Mal müssen die Mitgliedstaaten standardisierte Echtzeit-Meldungen auf Transaktionsebene einführen und dabei das EU-Format für die elektronische Rechnungsstellung auf der Grundlage des Schemas EN16931 verwenden.

Ab dem 1. Juli 2030 müssen alle grenzüberschreitenden B2B-Transaktionen durch elektronische Rechnungen gemeldet werden, die diesem EU-Format entsprechen. Die Daten werden dann an die nationalen Steuerbehörden übermittelt und innerhalb eines Tages über das zentrale MwSt-Informationsaustauschsystem (MIAS) ausgetauscht, das als digitale Clearingstelle für MwSt-Informationen in der EU dienen wird.

Dieses Modell wird letztendlich die fragmentierten nationalen Systeme ersetzen und sicherstellen, dass alle Mitgliedstaaten dieselbe "digitale Sprache" der Mehrwertsteuer sprechen.

2. Italiens frühe Digitalisierung: Vom öffentlichen zum privaten E-Invoicing-System

Italiens Weg zur Digitalisierung der Mehrwertsteuer begann 2014, als die Regierung die elektronische Rechnungsstellung für Transaktionen der öffentlichen Verwaltung (B2G) verbindlich einführte. Ursprünglich ging es um Verwaltungseffizienz und Transparenz, doch schon bald wurde deutlich, dass dieselbe Infrastruktur auch zur Bekämpfung der Steuerhinterziehung beitragen kann, die in Italien seit jeher ein großes Problem darstellt.

Im Januar 2019 wurde das System auf B2B- und B2C-Transaktionen ausgeweitet. Damit ist Italien der erste EU-Mitgliedstaat, der dem Privatsektor eine umfassende Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung auferlegt.

Nach dieser Regelung muss jede Rechnung - unabhängig davon, ob sie an ein Unternehmen, einen Verbraucher oder eine Behörde gerichtet ist - das Sistema di Interscambio (SdI) durchlaufen. Die Plattform, die von der italienischen Steuerbehörde(Agenzia delle Entrate) verwaltet wird, erfüllt mehrere wichtige Funktionen:

• Validierung der Rechnungsdaten und Überprüfung der obligatorischen Mehrwertsteuerfelder;

• Sicherstellung der Echtheit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers und des Empfängers;

• Weiterleitung der geprüften Rechnung an den Empfänger; und

• Speicherung der Transaktionsdaten zu Prüfungs- und Compliance-Zwecken.

Die Konzeption des SdI gewährleistet, dass alle Transaktionen für die Steuerbehörden in Echtzeit sichtbar sind. Dieses Maß an Transparenz hat die Möglichkeiten für Betrug und falsche Rechnungen erheblich reduziert und zu einer messbaren Verringerung der Mehrwertsteuerlücke in Italien beigetragen.

3. Progressive Ausweitung und Integration

Nach der Reform von 2019 hat Italien seinen Rahmen für die digitale Berichterstattung weiter verfeinert.

1. Im Juli 2022 wurde die elektronische Rechnungsstellung für Selbstständige und Kleinunternehmen im Rahmen der Pauschalbesteuerung obligatorisch (wenn ihr Jahresumsatz 25.000 EUR übersteigt).

2. 2022-2023: Abschaffung der "Esterometro"-Meldepflicht für grenzüberschreitende Umsätze; alle diese Umsätze werden nun direkt über die SdI abgewickelt.

3. Im März 2023 wurde der Schwellenwert für die Mehrwertsteuerbefreiung auf 85.000 EUR angehoben, um die Befolgungskosten für Kleinstunternehmen zu senken und gleichzeitig die Einbeziehung in das Ökosystem der elektronischen Rechnungsstellung beizubehalten.

Durch diese Schritte hat Italien schrittweise ein umfassendes, integratives digitales Mehrwertsteuersystem aufgebaut, das nun praktisch alle Steuerzahler und Transaktionsarten abdeckt.

4. E-Reporting: Über E-Invoicing hinaus

Obwohl Italiens Sistema di Interscambio (SdI) das Rückgrat seiner E-Invoicing-Infrastruktur bleibt, hat das Land auch zusätzliche E-Reporting-Maßnahmen (auch bekannt als Digital Transaction Reporting) eingeführt. Diese Maßnahmen dienen der Erfassung von Transaktionsdaten außerhalb des E-Invoicing-Prozesses, insbesondere bei grenzüberschreitenden Transaktionen und Einzelhandelsumsätzen.

Das E-Reporting stellt sicher, dass Transaktionen, die nicht dem Standard-E-Invoicing-Verfahren unterliegen, für die Steuerbehörde in Echtzeit sichtbar bleiben. Diese Mandate decken zwei wichtige Tätigkeitsbereiche ab:

• Grenzüberschreitende Rechnungen. Seit dem 1. Juli 2022 müssen alle Rechnungen, an denen nicht-italienische Geschäftspartner beteiligt sind (z. B. wenn ein italienisches Unternehmen an einen ausländischen Kunden verkauft oder bei einem internationalen Lieferanten einkauft), elektronisch über die SdI-Plattform an die Agenzia delle Entrate gemeldet werden. Diese Verpflichtung ersetzte das frühere "Esterometro" und integrierte ausländische Transaktionen vollständig in den digitalen Berichtsrahmen.

• Einzelhandelsumsätze (Corrispettivi Telematici): Ab dem 1. Juli 2019 waren große Einzelhändler verpflichtet, ihre täglichen B2C-Einnahmen elektronisch an die Steuerbehörde zu übermitteln. Ab dem 1. Januar 2020 wurde diese Verpflichtung auf alle Unternehmen ausgeweitet, die Registrierkassen für Einzelhandelsverkäufe verwenden. Dieser kontinuierliche Fluss von Echtzeit-Einzelhandelsdaten ergänzt die elektronische Rechnungsstellung und gewährleistet eine vollständige Transparenz der Transaktionen auf dem Inlandsmarkt.

Unterlassene oder verspätete Übermittlung von Daten für grenzüberschreitende Rechnungen wird mit Sanktionen geahndet, während die Nichtmeldung von Einzelhandelsverkäufen zu Sanktionen in Höhe von 100 % der auf den nicht gemeldeten Verkauf entfallenden Mehrwertsteuer führen kann (mit einem Mindestbetrag von 500 EUR pro Unterlassung).

Zusammengenommen stärken diese Bestimmungen das italienische digitale MwSt-Ökosystem, indem sie Informationslücken schließen und das Vertrauen zwischen den Steuerzahlern und der Verwaltung stärken.

5. Die Reform der E-Invoicing-Strafzahlungen 2024: Kalibrierung der Compliance

Ein entscheidender Schritt in der Entwicklung der digitalen Mehrwertsteuer in Italien war die Reform der Sanktionsregelung für Verstöße gegen die elektronische Rechnungsstellung im Jahr 2024.

Vor dieser Reform wurden Bußgelder oft als unverhältnismäßig angesehen, insbesondere bei geringfügigen oder technischen Fehlern im E-Invoicing-Prozess. Der neue Rahmen, der mit dem Steuervollstreckungserlass 2024 eingeführt wurde, sieht ein abgestuftes System von Sanktionen vor, das sich nach der Schwere und dem Zweck des Verstoßes richtet.

So löst beispielsweise die fehlende oder verspätete Übermittlung einer Rechnung nun Sanktionen aus, die sich nach der Häufigkeit des Fehlers und dem bisherigen Verhalten des Steuerpflichtigen richten. Dieser verhältnismäßige Ansatz spiegelt den Grundsatz der "fairen Durchsetzung" wider: Ermutigung zur freiwilligen Einhaltung der Vorschriften anstelle von überzogenen Strafen.

Mit der Reform wurde auch der rechtliche Status elektronischer Rechnungen als Hauptbeweismittel in Straf- und Verwaltungsverfahren gestärkt und ihre Rolle im Rahmen des reformierten italienischen Steuerstrafrechts geklärt. Diese Verbindung zwischen digitaler Einhaltung der Vorschriften und strafrechtlicher Verantwortung unterstreicht das umfassendere Ziel der italienischen Regierung - die Verknüpfung von Echtzeit-Meldungen mit einem transparenten, vorhersehbaren Vollzugsumfeld.

6. Italien als politischer Benchmark in der EU

Die Erfahrungen Italiens zeigen, wie die frühzeitige Einführung digitaler MwSt-Instrumente erhebliche politische und operative Vorteile bringen kann:

• Verwaltungseffizienz: Durch die Automatisierung der Rechnungsvalidierung reduziert die SdI die manuellen Kontrollen und beschleunigt die Erstattungen.

• Betrugsprävention: Die Echtzeit-Berichterstattung ermöglicht es der Steuerbehörde, Anomalien fast sofort zu erkennen.

• Datenkonsistenz: Das einheitliche XML-Format gewährleistet die Interoperabilität und verringert die Doppelerfassung von Daten.

Über die Technologie hinaus stellt das italienische Modell einen philosophischen Wandel dar: von der Ex-post-Kontrolle zur Echtzeit-Governance. Anstatt sich ausschließlich auf Prüfungen und Abstimmungen zu verlassen, steuert die italienische Verwaltung das Mehrwertsteuerrisiko nun präventiv auf der Grundlage eines kontinuierlichen Datenflusses.

Das Ergebnis ist eine kooperativere Beziehung zwischen Steuerzahlern und Behörden, die durch gegenseitiges Vertrauen und Datentransparenz gestützt wird.

7. Herausforderungen und die Notwendigkeit der Angleichung an ViDA

Trotz dieser Errungenschaften wird die vollständige Angleichung an den ViDA-Rahmen weitere Anpassungen erfordern. Italien muss mehrere technische und verfahrenstechnische Herausforderungen bewältigen:

1. Übereinstimmung mit dem EU-Format für elektronische Rechnungen (EN16931): Die italienische XML-Struktur, die in SdI verwendet wird, ist zwar funktional robust, weicht aber leicht von der EU-Norm ab. Die Harmonisierung der Schemata wird für einen nahtlosen grenzüberschreitenden Datenaustausch unerlässlich sein.

2. Integration mit dem zentralen MIAS-System: ViDA sieht vor, dass nationale Plattformen wie SdI schließlich Daten auf Transaktionsebene innerhalb eines Tages nach der Ausstellung in das zentrale MIAS der EU einspeisen werden. Dies erfordert eine Verbesserung der Datenübertragungsprotokolle und Interoperabilitätsschichten.

3. Datenschutz und grenzüberschreitende Verwaltung: Die gemeinsame Nutzung von Daten auf Transaktionsebene über Ländergrenzen hinweg wirft Fragen der Vertraulichkeit, der Cybersicherheit und der Zugriffsrechte auf. Italiens starke Dateninfrastruktur muss weiter gestärkt werden, um die EU-Datenschutzstandards zu erfüllen.

4. Anpassung von Verwaltung und Unternehmen: Trotz seiner digitalen Reife müssen sich die italienischen Unternehmen an die EU-weiten Meldevorschriften anpassen und sicherstellen, dass ihre Buchhaltungssoftware und ERP-Systeme sowohl inländische als auch grenzüberschreitende Datenströme verarbeiten können.

8. Der europäische Ausblick: Harmonisierung durch Vertrauen

Die Strategie der Europäischen Kommission für das kommende Jahrzehnt betont nicht nur die Harmonisierung, sondern auch die vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedstaaten. Das von ViDA angestrebte digitale Mehrwertsteuersystem ist nicht einfach ein Mechanismus zur Einhaltung von Vorschriften, sondern eine Infrastruktur des Datenvertrauens, in der Genauigkeit, Aktualität und Transparenz die traditionelle Abhängigkeit von Papierdokumenten ersetzen.

Die Erfahrung Italiens unterstreicht, dass Vertrauen ein Nebenprodukt von Transparenz ist. Wenn Transaktionen automatisch validiert und in Echtzeit aufgezeichnet werden, sinkt der Bedarf an invasiven Prüfungen, und die Beziehung zwischen Steuerbehörden und Unternehmen wird ausgewogener.

Darüber hinaus wird die harmonisierte digitale Berichterstattung den Mitgliedstaaten helfen, die geschätzte Mehrwertsteuerlücke von 60 Mrd. EUR zu schließen, die eine ständige Herausforderung für die EU-Steuer darstellt. Die Einführung einheitlicher Standards und gemeinsamer Datenbanken stellt eine langfristige Investition in die Effizienz der Verwaltung und die Steuergerechtigkeit dar.

9. Lehren aus Italien: Ein skalierbares Modell für Europa

Das italienische Modell zeigt, dass eine groß angelegte Reform der elektronischen Rechnungsstellung machbar ist, wenn drei Bedingungen erfüllt sind:

1. Institutionelle Klarheit: Eine einzige, zentralisierte Behörde (in Italien die Agenzia delle Entrate) gewährleistet eine einheitliche Anwendung und Aufsicht.

2. Technologische Zuverlässigkeit: Eine stabile, gut gewartete digitale Infrastruktur wie die SdI stärkt das Vertrauen der Steuerzahler.

3. Schrittweise Einbeziehung: Die schrittweise Einführung, von großen Unternehmen bis hin zu Kleinstunternehmen, ermöglicht eine allmähliche Anpassung.

Für die Mitgliedstaaten, die ihren eigenen Übergang zu ViDA vorbereiten, bietet die jahrzehntelange Erfahrung Italiens einen Fahrplan für technischen Erfolg und regulatorische Feinabstimmung.

10. Der Weg bis 2035: Chancen und nächste Schritte

Da sich die EU auf eine vollständige digitale Harmonisierung der Mehrwertsteuer bis zum 1. Januar 2035 zubewegt, stellt die Integration des italienischen Systems in den europäischen Rahmen sowohl eine Herausforderung als auch eine Chance dar.

• Kurzfristig (2025-2030): Italien wird sein XML-Schema und seine Meldeverfahren anpassen müssen, um die Interoperabilitätsstandards von ViDA zu erfüllen.

• Mittelfristig (2030-2035): Die grenzüberschreitende elektronische Rechnungsstellung wird obligatorisch werden, was einen nahtlosen Datenfluss zwischen SdI und MIAS erfordert.

• Langfristig (nach 2035): Italien könnte als regionale Datendrehscheibe fungieren und anderen Mitgliedstaaten Einblicke und bewährte Verfahren anbieten.

Diese Entwicklung wird nicht nur Italiens Position innerhalb der EU stärken, sondern auch zu einem transparenteren, effizienteren und betrugsresistenteren europäischen Mehrwertsteuersystem beitragen.

Schlussfolgerungen

In den letzten zehn Jahren hat Italien bewiesen, dass die digitale Transformation in der Steuerverwaltung nicht nur eine technologische Übung ist, sondern eine Neudefinition der Art und Weise, wie Regierungen und Steuerzahler interagieren.

Das Sistema di Interscambio hat einen Präzedenzfall für Transparenz und Effizienz geschaffen, während die Reform des Bußgeldverfahrens 2024 ein ausgereiftes, ausgewogenes Konzept für die Einhaltung der Vorschriften zeigt. Die bevorstehende Integration in den ViDA-Rahmen wird die Belastbarkeit dieses Modells testen, aber auch Italien als Maßstab für die digitale Zukunft der Mehrwertsteuer in der EU positionieren.

Während sich die Europäische Union auf diese neue Ära vorbereitet, vermittelt Italiens Geschichte eine überzeugende Botschaft: Bei der Modernisierung geht es nicht nur um die Einhaltung von Vorschriften, sondern auch um Vertrauen, Zusammenarbeit und das gemeinsame Ziel der steuerlichen Integrität über Grenzen hinweg.