5 défis pour les entreprises de l'UE qui gèrent la taxe sur les ventes et l'utilisation aux États-Unis et comment les surmonter

Les entreprises basées dans l'Union européenne (UE) doivent faire face à une série de complexités et d'exigences spécifiques lorsqu'il s'agit de gérer la taxe américaine sur les ventes et l'utilisation.

Les régimes de TVA - tels que ceux que l'on trouve en Europe et au-delà - sont généralement unifiés, ce qui signifie que les processus appliqués aux transactions dans une juridiction peuvent souvent être dupliqués dans d'autres pays par les équipes fiscales.

En revanche, le système américain fondé sur la taxe sur les ventes et l'utilisation est généralement considéré comme plus fragmenté et très complexe en comparaison.

Cela crée naturellement toutes sortes de complications pour les entreprises de l'UE qui vendent des biens ou des services aux États-Unis, en particulier lorsqu'il s'agit de déterminer les taxes et de se conformer aux obligations fiscales dans plusieurs juridictions.

Voici un aperçu de cinq des principaux défis auxquels les entreprises européennes doivent faire face lorsqu'elles commercent avec les États-Unis et sont donc tenues de gérer la taxe sur les ventes et l'utilisation. Et surtout, nous vous expliquons comment les surmonter :

1. La remarquable complexité du système américain de taxe sur les ventes et l'utilisation

Problème : un système fiscal fragmenté

Le premier défi important auquel les entreprises européennes sont confrontées est la complexité même du système fiscal américain.

Contrairement au système de TVA de l'UE, qui est généralement harmonisé entre les États membres, les États-Unis appliquent un système fragmenté dans lequel les taxes sont imposées au niveau fédéral, au niveau de l'État et au niveau local.

Les différentes juridictions (États, comtés et villes) fixant chacune leur propre taux, les États-Unis comptent plus de 100 000 taux différents de taxe sur les ventes et l'utilisation en vigueur à tout moment. Il n'est donc pas étonnant qu'il soit presque impossible de les déterminer et de les verser tous manuellement !

De plus, chaque État américain peut avoir une structure fiscale différente, y compris des taxes spécifiques à l'État, comme les loyers commerciaux en Floride ou les taxes sur le tourisme dans le Mississippi.

Certains États, comme le Colorado, font même une distinction entre la taxe sur les ventes et la taxe d'utilisation, ce qui complique encore les choses. Cette variabilité n'existe pas dans l'UE, où quelques taux de TVA standardisés simplifient les transactions transfrontalières.

La solution : Automatisation et intégration technologique

Pour les entreprises européennes, la gestion manuelle d'un environnement fiscal aussi complexe est source d'erreurs et d'inefficacité.

La détermination manuelle à elle seule nécessite d'énormes ressources humaines, compte tenu du nombre extraordinaire de taux existants.

La solution consiste à adopter un logiciel ou des solutions fiscales automatisées qui offrent la couverture et l'agilité - ainsi qu'une grande quantité de contenu fiscal américain - nécessaires pour déterminer avec précision la taxe sur les ventes et l'utilisation.

Ces outils peuvent gérer la complexité de la détermination des taux d'imposition applicables en fonction de la localisation de l'acheteur, de la nature des biens ou des services vendus et d'autres variables.

En intégrant ces outils aux systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP), les entreprises peuvent garantir la précision et l'efficacité de la mise en conformité avec la taxe sur les ventes et l'utilisation.

2. Comprendre la taxe d'utilisation

Problème : Double système fiscal

Une autre difficulté réside dans la compréhension du double système fiscal américain pour la taxe sur les ventes et la taxe sur l'utilisation.

Alors que la taxe sur les ventes est généralement imposée au point de vente, la taxe sur l'utilisation s'applique lorsque les biens sont achetés en dehors d'un État mais utilisés à l'intérieur de celui-ci.

Cette double structure peut compliquer les choses pour les entreprises européennes qui se sont habituées à un système de TVA unique et à un seul point de collecte et de versement de la taxe.

D'autres problèmes se posent dans les États qui appliquent des taux différents pour la taxe d'utilisation, comme le Colorado, ce qui alourdit la charge administrative liée au suivi et à l'application de taux différents en fonction de la transaction.

La solution : Formation et assistance spécialisée

Les entreprises européennes doivent en priorité former leurs équipes fiscales aux différences entre la taxe sur les ventes et la taxe sur l'utilisation. Il est impératif de connaître les subtilités de chaque système pour maîtriser la gestion de la taxe sur les ventes et de la taxe sur l'utilisation.

La meilleure pratique consiste également à investir dans une technologie fiscale de pointe afin d'obtenir une précision optimale pour toutes les transactions - un exploit qui dépasse généralement les équipes qui gèrent manuellement la taxe sur les ventes et la taxe à l'utilisation. Il existe sur le marché de nombreuses solutions capables de déterminer et d'appliquer de manière fiable la taxe sur les ventes et/ou la taxe à l'utilisation lorsque chaque prélèvement est dû dans les 45 États où elles sont utilisées.

En outre, il est judicieux de s'adresser à des experts fiscaux ayant l'expérience de la mise en œuvre de solutions aux États-Unis. Les experts devraient être en mesure de fournir des informations sur le moment où la taxe d'utilisation s'applique et d'aider les entreprises à mettre en place des systèmes qui permettent de la suivre et de la déclarer avec précision.

3. Les lois sur le Nexus et la décision Wayfair

Problème : définir le nexus fiscal

Les fiscalistes européens peu exposés aux États-Unis ont souvent du mal à comprendre le concept de nexus.

Le nexus désigne la présence minimale qu'une entreprise doit avoir dans un État avant d'être tenue de collecter la taxe sur les ventes.

En 2018, l'arrêt de la Cour suprême des États-Unis dans l'affaire South Dakota v Wayfair a établi que même les entreprises sans présence physique dans un État doivent collecter la taxe sur les ventes si leurs ventes dépassent certains seuils.

Les entreprises de l'UE ont souvent du mal à déterminer quand elles ont établi un nexus dans un État américain, car ces règles diffèrent d'un État à l'autre.

Par exemple, certains États peuvent établir le nexus sur la base de facteurs économiques, tels que le volume annuel des ventes, tandis que d'autres peuvent exiger une présence physique dans l'État, par exemple par le biais d'un bureau, d'une usine ou d'un magasin.

Les règles ne sont pas toujours claires et varient d'un État américain à l'autre.

La solution : Mise en œuvre d'un logiciel de suivi du nexus

Pour gérer efficacement les exigences en matière de nexus, les entreprises de l'UE doivent utiliser un logiciel spécialisé qui permet de suivre les seuils de nexus économique dans les différents États.

Ces logiciels peuvent alerter les entreprises lorsqu'elles franchissent un seuil de nexus, ce qui leur permet de se conformer à la législation fiscale de l'État en temps réel.

En outre, un partenariat avec des experts en droit fiscal américain peut permettre aux entreprises de rester en conformité avec la législation au fur et à mesure qu'elles étendent leurs activités.

4. Complications liées au change

Problème : Devises étrangères et gestion des factures

Les entreprises européennes qui effectuent des transactions en dollars américains sont confrontées à des difficultés supplémentaires liées à la gestion des taux de change à des fins fiscales.

Les États américains ne normalisent pas le traitement des transactions en devises étrangères, ce qui entraîne des pratiques incohérentes en matière de facturation et de déclaration.

Il est essentiel de saisir le taux de change correct et de l'inclure avec précision sur les factures pour garantir la conformité.

Les erreurs de conversion de devises peuvent entraîner des paiements insuffisants ou excessifs d'impôts, qui peuvent tous deux donner lieu à des pénalités. Nous avons abordé ce sujet plus en détail dans un récent blog.

La solution : Automatisation de la conversion des devises

La meilleure solution pour résoudre les problèmes de change est d'automatiser le processus de saisie des taux de change au moment de la transaction.

Les entreprises de l'UE peuvent intégrer des outils de conversion de devises à leurs systèmes de facturation afin de calculer les taxes avec précision en dollars américains et dans la devise du pays d'origine de l'entreprise.

La normalisation des taux de change et des procédures de facturation permet d'éviter les erreurs et de garantir la conformité avec la législation fiscale américaine.

5. Le coût élevé de la mise en conformité

Problème : augmentation des coûts de mise en conformité

La complexité de la mise en conformité avec la taxe sur les ventes et l'utilisation aux États-Unis peut accroître considérablement les coûts opérationnels des entreprises de l'UE.

La mise en conformité nécessite non seulement la mise en œuvre de logiciels spécialisés, mais aussi l'embauche de professionnels de la fiscalité familiarisés avec la législation américaine.

Ce coût peut être prohibitif pour les petites entreprises de l'UE, ce qui rend difficile l'entrée sur le marché américain ou l'expansion des activités.

La solution : Rationalisation des processus de conformité

L'un des moyens d'atténuer les coûts élevés de mise en conformité consiste à rationaliser les processus dans la mesure du possible.

Les solutions automatisées qui intègrent le calcul de la taxe de vente dans les systèmes ERP existants peuvent réduire le temps et les ressources nécessaires à la mise en conformité.

En outre, l'externalisation de la gestion fiscale à des prestataires de services tiers peut offrir des solutions rentables aux petites et moyennes entreprises (PME) qui n'ont pas les moyens de se doter d'une équipe fiscale interne.

Conclusion

La gestion de la taxe sur les ventes et l'utilisation aux États-Unis est une tâche ardue pour les entreprises européennes, principalement en raison de la nature fragmentée et complexe du système fiscal américain.

Les outils d'automatisation, la formation et le partenariat avec des experts fiscaux peuvent aider les entreprises européennes à réduire le fardeau de la conformité fiscale.

En rationalisant les processus fiscaux et en se tenant informées des dernières modifications réglementaires, les entreprises européennes peuvent mener en toute confiance leurs activités aux États-Unis sans être dépassées par la complexité du système fiscal américain.