L'essor des déclarations de TVA automatisées : Principales opportunités et limites

La vitesse à laquelle la technologie se développe a eu un impact significatif sur l'adoption par les entreprises d'outils et de logiciels automatisés, qui rendent la conformité à la TVA plus simple et plus rapide. À une époque où les gouvernements du monde entier ont mis en œuvre des mesures plus strictes en matière de conformité à la TVA, l'automatisation est devenue un moyen essentiel pour les entreprises de répondre aux exigences et de garder une longueur d'avance.

Dans cet article, nous examinerons l'essor de l'automatisation des déclarations de TVA, ses avantages et ses inconvénients, et la manière dont les entreprises peuvent trouver un équilibre entre l'automatisation et les processus manuels.

L'émergence de l'automatisation des déclarations de TVA

La nécessité d'une méthode automatisée pour remplir et soumettre les déclarations de TVA peut être perçue sous plusieurs aspects interconnectés. Avec les pays qui mettent en œuvre des systèmes fiscaux numériques, tels que la fourniture immédiate d'informations-Suministro Inmediato de Informacion (SII) en Espagne ou le Making Tax Digital (MTD) au Royaume-Uni, l'automatisation des déclarations de TVA est devenue une nécessité pour les entreprises.

Les réglementations mises en œuvre par les gouvernements nationaux exigent généralement que les entreprises soumettent des déclarations de TVA par voie électronique, ce qui a entraîné un besoin croissant de systèmes automatisés capables de gérer des calculs complexes et de garantir que la TVA est déclarée avec précision.

Dans l'économie numérique, de plus en plus d'entreprises opèrent dans des juridictions et sur des marchés multiples, et la préparation et le dépôt corrects des déclarations de TVA dans les délais impartis sont devenus l'un des principaux défis à relever. C'est pourquoi l'automatisation est devenue une tendance croissante, non seulement parmi les grandes entreprises, mais aussi parmi les petites et moyennes entreprises.

C'est pourquoi l'automatisation des déclarations de TVA est requise à la fois par les gouvernements nationaux et par les entreprises pour simplifier la conformité à la TVA.

Avantages de l'automatisation des déclarations de TVA

La simplification et le gain de temps sont les premiers avantages qui viennent à l'esprit lorsque l'on envisage l'automatisation des déclarations de TVA. La plupart des outils et logiciels automatisés comprennent toutes les formules nécessaires pour calculer avec précision et efficacité les montants de TVA qui doivent être inclus dans les déclarations de TVA, ce qui représente un allègement considérable pour les entreprises.

Le fait de ne pas avoir à tout calculer manuellement et à saisir toutes les données élimine la possibilité d'une erreur humaine lors de la préparation des déclarations de TVA. En fin de compte, les erreurs dans les déclarations de TVA peuvent entraîner des problèmes administratifs supplémentaires, tels que l'envoi de déclarations corrigées ou l'inclusion de données corrigées dans la déclaration de TVA suivante.

L'automatisation garantit le respect des délais de dépôt. Le système peut les suivre et notifier ou alerter les principales parties prenantes de l'échéance des déclarations de TVA, ce qui réduit encore le risque d'amendes coûteuses.

Enfin, l'automatisation peut aider les entreprises à mieux évoluer. Les entreprises en croissance qui s'implantent sur de nouveaux marchés sont confrontées à la difficulté de gérer la conformité à la TVA dans plusieurs juridictions, avec des taux de TVA applicables, des exigences de déclaration et des délais différents. Un système automatisé de déclaration de TVA peut gérer ces complexités plus efficacement, en garantissant la conformité avec les règles locales sans saisie ou intervention manuelle.

Défis et limites de l'automatisation des déclarations de TVA

Malgré ses nombreux avantages, l'automatisation des déclarations de TVA n'est pas sans défis ni limites. Le coût de la mise en œuvre d'un système automatisé de déclaration de TVA peut constituer le premier obstacle pour de nombreuses petites et même moyennes entreprises.

Bien que les avantages à long terme, tels que l'amélioration de la précision et le gain de temps, soient évidents, le coût initial de mise en place peut dépasser ce que certaines entreprises peuvent se permettre. Les entreprises peuvent avoir besoin d'investir dans des logiciels, dans l'intégration avec des systèmes comptables et dans des services de conseil pour assurer une transition sans heurts d'un système manuel à un système automatisé de préparation et d'archivage des déclarations de TVA. Cela peut constituer un obstacle pour les entreprises, en particulier les petites entreprises aux ressources limitées.

Toute utilisation de la technologie présente des défis, notamment la dépendance à son égard et les bogues qui peuvent survenir en cours d'utilisation. Les systèmes automatisés nécessitent une maintenance, des mises à jour et un suivi réguliers pour garantir leur bon fonctionnement. Lors de la mise en œuvre d'une solution informatisée, les entreprises doivent tenir compte des temps d'arrêt du système et des problèmes qui peuvent survenir au cours du processus de synchronisation des données, entraînant en fin de compte des retards ou des inexactitudes dans la déclaration de la TVA.

En ce qui concerne les mises à jour, les entreprises doivent s'assurer que leur système automatisé de TVA est adaptable aux changements de réglementation en matière de TVA. Les règles et réglementations en matière de TVA sont en constante évolution et le système doit être en mesure d'intégrer les mises à jour de manière transparente sans interrompre les opérations quotidiennes.

Le défi supplémentaire peut consister à allouer des ressources pour former le personnel clé à l'utilisation correcte des outils et logiciels automatisés.

Enfin, la sécurité des données et la protection de la vie privée sont toujours des questions primordiales lors de la mise en œuvre de systèmes automatisés, y compris pour les déclarations de TVA. Les données financières sensibles échangées entre les assujettis, les autorités fiscales et les fournisseurs tiers de solutions de TVA sont toujours exposées au risque de cyberattaques et de violations de données.

Trouver le bon équilibre dans l'automatisation de la TVA

Comment trouver un équilibre entre les avantages et les inconvénients d'un système automatisé de déclaration de TVA ? Si les systèmes automatisés peuvent contribuer à la précision et à l'efficacité, les entreprises doivent néanmoins envisager de confier à une équipe de professionnels le soin de superviser le processus et de remédier à toute anomalie. La supervision humaine permet de s'assurer que le système fonctionne correctement et que les transactions spécifiques ou complexes sont traitées de manière appropriée.

Un autre élément à prendre en compte est l'étendue de l'automatisation. Si certaines entreprises peuvent bénéficier d'une solution entièrement automatisée, d'autres peuvent estimer qu'une approche hybride répond à leurs besoins et à leurs possibilités, comme l'automatisation des tâches de routine et le traitement manuel des tâches plus complexes.

Conclusion

Les entreprises doivent évaluer tous les aspects de leurs opérations et déterminer quelle est la meilleure solution pour automatiser les exigences en matière de dépôt et de soumission des déclarations de TVA. En outre, elles doivent prendre en considération les fonctionnalités offertes par les logiciels ou les solutions basées sur le cloud, en particulier celles relatives à la flexibilité, à l'intégration avec les plateformes comptables existantes et à la capacité de répondre aux exigences dans différentes juridictions, c'est-à-dire la capacité de s'adapter à la croissance de l'entreprise.

En fin de compte, les entreprises doivent envisager d'automatiser leurs processus de déclaration de TVA. Cela est d'autant plus vrai que le paysage fiscal mondial évolue rapidement et que le suivi et l'adaptation à ces changements constituent un défi de taille. Les entreprises qui investissent dans des solutions d'automatisation seront mieux positionnées pour s'adapter aux nouvelles réglementations et maintenir la conformité à la TVA.

Source: Suministro Inmediato : Suministro Inmediato de Información (SII), Vue d'ensemble du Making Tax Digital, PwC - Automatiser les déclarations de TVA, PwC - Solution TVA automatisée, Deloitte