La puissance du partage sécurisé des données dans le cadre de la conformité fiscale multi-juridictionnelle

Introduction

Le paysage fiscal mondial devient de plus en plus complexe. Avec des réglementations en constante évolution, des exigences juridictionnelles variables et la menace croissante des audits, les entreprises sont confrontées à des défis sans précédent dans la gestion de leurs obligations fiscales. Au cours des années que j'ai passées dans le secteur des paiements, y compris en fondant Spheros, j'ai vu de mes propres yeux comment une approche fragmentée de la gestion des données peut paralyser les efforts de mise en conformité d'une entreprise. Aujourd'hui, la vérité est plus évidente que jamais : s'appuyer sur des méthodes dépassées pour gérer les données fiscales n'est pas seulement inefficace, c'est une bombe à retardement. Saviez-vous que les entreprises perdent environ 20 milliards de dollars par an en raison d'erreurs et de pénalités liées à la conformité fiscale (PwC) ? C'est un chiffre stupéfiant qui souligne l'urgence d'un changement.

Le coût élevé d'une conformité fiscale dépassée

Pour de nombreuses multinationales, la réalité est un processus de conformité fiscale criblé d'inefficacités et de risques. Il s'agit notamment des organisations :

• L'utilisation de plusieurs systèmes logiciels pour la conformité fiscale, et moins de 25 % de ces systèmes communiquent de manière transparente (Thomson Reuters).

• Passer plus de 200 heures par mois à réconcilier et valider manuellement les données fiscales (Deloitte).

• Les entreprises sont pénalisées en cas de déclaration tardive ou incorrecte, ce qui leur coûte environ 20 milliards de dollars par an (PwC).

Cette approche fragmentée conduit à

• Un risque accru d'erreurs : La saisie manuelle des données et les multiples feuilles de calcul créent un terrain propice aux erreurs, augmentant la probabilité de non-conformité et de lourdes pénalités.

• Un gaspillage de ressources : Les équipes passent d'innombrables heures à effectuer des tâches répétitives, détournant ainsi des ressources précieuses des initiatives stratégiques.

• Manque de visibilité : La dispersion des données rend difficile l'obtention d'une vision claire et en temps réel des responsabilités et obligations fiscales dans les différentes juridictions.

• Vulnérabilités en matière de sécurité : Les données fiscales sensibles stockées dans des feuilles de calcul et des systèmes non sécurisés sont vulnérables aux violations et aux accès non autorisés.

L'un de nos clients, une multinationale de la distribution opérant dans 15 pays, était confronté à ce problème. Son équipe fiscale était débordée, rassemblant manuellement des données provenant de systèmes disparates à travers l'Europe. Il en résultait des retards dans les déclarations et une amende substantielle de la part d'une autorité fiscale. Ils sont venus nous voir pour trouver un moyen de rationaliser leur processus fiscal et de reprendre le contrôle.

Gestion intelligente des données : La clé de la transformation

La gestion intelligente des données, alimentée par des plateformes sécurisées basées sur le cloud, révolutionne la façon dont les entreprises abordent la conformité fiscale mondiale. Ces plateformes ne se contentent pas de stocker des données, elles les gèrent de manière intelligente, en garantissant l'exactitude, l'accessibilité, la sécurité et la conformité. Cela implique d'intégrer l'automatisation pour rationaliser les processus, améliorer la précision et réduire la charge de travail manuelle. Ces plateformes offrent une approche centralisée, standardisée et automatisée de la gestion des données fiscales dans toutes les juridictions :

Les trois piliers des plateformes modernes de conformité fiscale :

1. Validation des données en temps réel :
   

   • Données en temps réel : Recevoir des informations dès qu'elles sont examinées et actualisées par la partie émettrice, et utiliser les informations mises à jour pour prendre des décisions plus précises.

   • Données précises de l'expéditeur : Les parties peuvent mettre à jour et envoyer des données de manière régulière afin de s'assurer que leurs données ne sont jamais périmées. Cela se fait par l'intermédiaire de plateformes de réseau, de portefeuilles numériques, ou des deux.

   • Validation par un tiers : Utilisez les services de tiers qui collectent des données et peuvent rapidement vous dire si les données que vous avez dans votre base de données sont exactes ou non par rapport aux registres gouvernementaux et municipaux.
     

2. Contrôle d'accès granulaire et sécurité accrue des données :
   

   • Accès basé sur les rôles : Les plateformes offrent un contrôle d'accès granulaire basé sur les rôles, garantissant que seul le personnel autorisé peut accéder à des ensembles de données spécifiques en fonction de ses responsabilités. Par exemple, un analyste fiscal junior peut n'avoir accès qu'aux données d'un pays spécifique, alors qu'un directeur fiscal a une vue globale.

   • Cryptage des données : Les données sensibles sont cryptées à la fois en transit et au repos, ce qui les protège contre tout accès non autorisé.

   • Pistes d'audit détaillées : Chaque accès aux données et chaque modification sont suivis, ce qui permet de disposer d'une piste d'audit complète pour assurer la conformité et la responsabilité.
     

3. Portabilité et interopérabilité transparentes des données :
   

   • Formats de données normalisés : Les plateformes prennent en charge des formats de données normalisés tels que SAF-T (Standard Audit File for Tax), ce qui garantit un échange de données transparent avec les autorités fiscales et les autres parties prenantes.

   • Intégrations API : Elles s'intègrent aux systèmes existants d'ERP, de comptabilité et de facturation électronique, éliminant ainsi la nécessité d'une saisie manuelle des données et garantissant la cohérence des données.

   • Transferts de données transfrontaliers : Les plateformes facilitent les transferts de données transfrontaliers conformes, en adhérant à des réglementations telles que le GDPR, tout en garantissant l'intégrité et la sécurité des données.

Les avantages : Efficacité, précision et tranquillité d'esprit

En adoptant des plateformes de gestion intelligente des données, les entreprises peuvent s'attendre à :

• Des économies de coûts : Des études ont montré que les entreprises peuvent réduire leurs coûts de conformité fiscale jusqu'à 50 % en automatisant les tâches manuelles et en minimisant les erreurs.

• Gain de temps : L'automatisation de la validation des données et du reporting peut permettre aux équipes fiscales de se concentrer sur la planification et l'analyse stratégiques. Notre client du secteur de la distribution, mentionné plus haut, a été en mesure de réduire son temps de traitement fiscal de 70 % après avoir mis en œuvre notre plateforme.

• Précision accrue : La validation en temps réel et les calculs automatisés réduisent considérablement le risque d'erreurs et de non-conformité.

• Sécurité accrue : Les données sont stockées en toute sécurité et ne sont accessibles que par le personnel autorisé, ce qui minimise le risque de violation.

• Transparence accrue : Une plateforme centralisée fournit une vue claire et en temps réel des responsabilités et obligations fiscales dans toutes les juridictions.

L'avenir de la conformité fiscale est intelligent

À l'horizon 2025, les entreprises qui prospéreront seront celles qui adopteront une approche de la conformité fiscale fondée sur les données. Cela signifie qu'elles tireront parti de plateformes de gestion de données intelligentes qui leur permettront de

• Posséder et contrôler pleinement leurs données fiscales.

• Stocker les informations en toute sécurité et en conformité avec les réglementations mondiales en matière de confidentialité des données.

• Échanger la documentation de manière efficace et sécurisée avec les autorités fiscales et les partenaires.

• Révoquer l'accès instantanément en cas de besoin.

• Mettre à jour les dossiers de manière transparente et en temps réel.

En bref

La question n'est pas de savoir si les entreprises ont besoin de plateformes de gestion intelligente des données pour leur conformité fiscale multi-juridictionnelle, mais plutôt de savoir à quelle vitesse elles peuvent les mettre en œuvre. Dans le paysage numérique actuel, qui évolue rapidement, le coût de l'inaction se mesure non seulement en amendes et en pénalités, mais aussi en opportunités manquées et en avantages concurrentiels perdus. L'avenir de la conformité fiscale est là, et il est intelligent.