Introduction au concept de facturation électronique

Les méthodes de documentation ont évolué au fur et à mesure que les sociétés progressaient. Des tablettes d'argile utilisées dans l'Antiquité, les systèmes d'enregistrement sont passés aux factures papier, qui sont devenues une pratique courante depuis des siècles. Une facture papier est un document commercial qui enregistre une transaction entre un vendeur et un acheteur. Dans sa forme la plus simple, elle contient des informations sur le vendeur, le service fourni ou les marchandises vendues, le prix, le mode de paiement et les taxes.

Bien qu'efficaces, ces systèmes papier présentaient des inefficacités inhérentes qui sont généralement directement liées aux erreurs humaines puisqu'ils nécessitent la saisie, la manipulation et le stockage manuels des données. Les entreprises et les gouvernements ont reconnu que les factures papier ne pouvaient plus répondre aux exigences d'une économie rapide et mondialisée. Une nouvelle forme de facture a donc vu le jour.

Contrairement aux factures traditionnelles ou numériques, telles que les PDF ou les images numériques, les factures électroniques sont émises et échangées dans un format électronique structuré qui permet un traitement automatique et électronique. Cette forme moderne de facture réduit considérablement le risque d'erreur humaine.

La facturation électronique représente l'une des formes les plus modernes et technologiquement développées de rapports numériques basés sur le niveau transactionnel.

Origine de la facturation électronique

Les premiers pays à avoir adopté la facturation électronique sont les pays d'Amérique latine. Le Chili, le Brésil, l'Argentine et le Mexique ont été les premiers à mettre en place des systèmes de facturation électronique complets et bien structurés. Ces pays ont reconnu le potentiel de la technologie pour automatiser leurs systèmes financiers et comptables et lutter contre la fraude fiscale.

Les pays européens ont rapidement compris les avantages de ce système et ont commencé à l'introduire l'un après l'autre, le Danemark et la Finlande ouvrant la voie. En 2014, l'Italie est devenue le premier pays européen à rendre la facturation électronique obligatoire pour les transactions B2G.

Depuis 2020, tous les États membres ont mis en place un cadre conforme à la norme européenne sur la facturation électronique.

Aujourd'hui, de plus en plus de pays dans le monde s'efforcent de rendre la facturation électronique obligatoire non seulement pour les transactions B2G, mais aussi pour les transactions B2B. Aujourd'hui, le nombre de pays disposant de systèmes de facturation électronique est largement supérieur à 100, la majorité d'entre eux ne concernant que les transactions B2G.

Les aspects positifs de la facturation électronique

La mise en œuvre de la facturation électronique présente un large éventail d'avantages en ce qui concerne le développement d'outils de contrôle fiscal pour les autorités fiscales et les autres institutions publiques concernées auxquelles sont transférées les obligations en matière de contrôle fiscal. Grâce à l'automatisation, le contrôle devient moins long et plus efficace.

Le passage de la facturation sur papier à la facturation électronique rend la partie opérationnelle et la conformité des activités quotidiennes de l'entreprise moins lourdes et moins coûteuses. En outre, ces systèmes minimisent les erreurs et améliorent la gestion des flux de trésorerie en permettant des cycles de paiement plus rapides et en fournissant des informations en temps réel sur les factures en suspens.

Risques et défis

La mise en œuvre de systèmes de déclaration numérique, tels que la facturation électronique, comporte de nouveaux défis et points sensibles par rapport aux types "traditionnels" de déclaration fiscale utilisés depuis des décennies. La mise en place d'un système de protection des données de haute qualité est un point technique nécessaire avant de déployer la solution de facturation électronique.

Dans certaines régions, en particulier dans les pays en développement, une infrastructure numérique inadéquate et un accès limité à l'internet constituent des obstacles importants à la sécurité et à la mise en œuvre de la facturation électronique.

Le principal défi auquel sont confrontées les entreprises transfrontalières est la fragmentation des systèmes de facturation électronique et les exigences connexes définies par les autorités nationales.

Pour mieux faire face à la fragmentation et aux coûts liés au développement d'une solution conforme aux exigences locales, les entreprises qui opèrent à l'échelle internationale d'un côté, les associations internationales et certaines autorités nationales cherchent à établir des normes acceptables à l'échelle mondiale afin de répondre aux défis incessants en matière de coûts de mise en conformité dans ce domaine.

Des initiatives telles que le réseau PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) de l'Union européenne visent à créer des systèmes de facturation électronique interopérables pouvant être utilisés dans différents pays, simplifiant ainsi le commerce transfrontalier et réduisant les charges administratives.

L'avenir de la facturation électronique

L'avenir de la facturation électronique est étroitement lié aux technologies émergentes et à la poursuite de l'amélioration des réglementations juridiques et de la normalisation au niveau mondial. Des technologies telles que l'IA, la blockchain, l'automatisation robotique des processus (RPA) et le Big Data contribuent à la détection des anomalies dans les données des factures, à l'amélioration des systèmes de traitement de la facturation électronique, à la lutte contre la fraude et à l'élaboration de rapports fiscaux prédictifs.

En outre, les données de facturation électronique peuvent être utilisées dans de nouveaux domaines, tels que les déclarations de TVA numériques, les informations sur le transport de marchandises, les données de facturation électronique pour la déclaration des émissions et la traçabilité dans la chaîne d'approvisionnement.

Conclusion

Ce type de rapports numériques présente de nombreux avantages pour les différentes parties prenantes. Le passage d'un travail manuel lent, sujet aux erreurs, au rythme rapide de l'automatisation est sans aucun doute l'un des points qui illustre la pertinence de la déclaration fiscale électronique. L'investissement initial ne doit pas faire oublier les avantages qui en découleront à court terme, car la mise en œuvre montre ses avantages par rapport aux systèmes traditionnels de comptabilité et de déclaration.

La facturation électronique aide les gouvernements du monde entier à lutter contre la fraude fiscale et à mieux contrôler la TVA. Ces systèmes en sont encore à leurs débuts, et les gouvernements et les organisations internationales s'efforcent de les normaliser et de les améliorer. Avec des technologies comme l'IA, la blockchain, l'automatisation des processus robotiques (RPA) et le Big Data, les systèmes de facturation électronique doivent encore être développés et trouvés pour être utilisés dans de nouveaux domaines.