Facteurs clés à prendre en compte lors de l'externalisation de la conformité de la fiscalité indirecte dans l'économie numérique

Atteindre et maintenir la conformité en matière de fiscalité indirecte est devenu de plus en plus complexe pour les entreprises opérant sur plusieurs marchés ou dans plusieurs juridictions. L'expansion du commerce électronique mondial, la fourniture transfrontalière de services numériques et l'évolution rapide du cadre de la TVA et de la TPS poussent les assujettis à rechercher une expertise externe pour rester en conformité.

Les règles et réglementations en matière de fiscalité indirecte étant de plus en plus fragmentées et axées sur la technologie, l'externalisation devient une démarche stratégique pour les entreprises afin de gérer la conformité de manière plus efficace. Toutefois, cette stratégie ne va pas sans certains risques.

Définition de la conformité en matière de fiscalité indirecte

D'un point de vue plus formel, la conformité aux impôts indirects fait référence à la mise en œuvre de processus et au respect des exigences liées aux taxes à la consommation, telles que la TVA, la TPS ou la taxe sur les ventes et l'utilisation, dans toutes les juridictions. Toutefois, la liste des taxes qui relèvent de la fiscalité indirecte ne s'arrête pas là. Elle peut également inclure les douanes, les accises, les droits de douane et d'autres taxes locales similaires.

En termes plus simples, les entreprises numériques et mondiales doivent respecter les règles fiscales établies par les gouvernements du monde entier et veiller à se conformer aux exigences en matière d'enregistrement, de collecte et de versement, de déclaration et de tenue de registres.

La conformité à la fiscalité indirecte n'est plus une question de déclaration périodique. Les gouvernements adoptent des mécanismes d'audit, de contrôle et d'échange de données plus avancés, et s'orientent vers un accès en temps quasi réel aux données des transactions. Par conséquent, la conformité n'implique pas seulement de remplir les obligations de base en matière de déclaration, mais aussi de s'aligner en permanence sur le système fiscal numérisé de chaque pays.

Le non-respect de l'enregistrement ou d'autres exigences, telles que l'exactitude des données, le format de soumission ou la fréquence des déclarations, peut conduire à des contrôles fiscaux et, en fin de compte, à des pénalités.

Les risques liés à l'externalisation de la conformité

Bien que l'externalisation puisse contribuer à l'efficacité et à la réduction des charges administratives, elle comporte également de nouveaux risques pour les assujettis, qu'ils doivent aborder et gérer de manière proactive. L'un des premiers risques perceptibles et significatifs est la perte de contrôle et de visibilité. En d'autres termes, lorsque les entreprises délèguent leurs responsabilités en matière de conformité à des prestataires externes ou à des fournisseurs, elles peuvent perdre le contrôle direct des déclarations fiscales essentielles.

Un autre risque important est l'interprétation erronée de la réglementation. Les règles en matière de fiscalité indirecte varient d'un pays à l'autre. Par conséquent, le fait de ne pas avoir une compréhension de base de ces différences et de choisir un fournisseur qui manque d'expertise locale ou qui ne se tient pas au courant des règles et réglementations fiscales en vigueur peut entraîner des déclarations incorrectes, des sous-paiements ou des surpaiements.

La confidentialité et la sécurité des données sont également des préoccupations majeures dans un monde hautement numérisé. Les assujettis doivent comprendre que l'externalisation de la conformité fiscale implique d'accorder à des tiers l'accès à des données financières sensibles et, dans une certaine mesure, à des données sur les clients. La violation de la confidentialité ou le mauvais traitement des données par le fournisseur pourrait avoir de graves conséquences juridiques et de réputation pour ceux qui l'engagent.

Enfin, il est nécessaire d'examiner et de déterminer la responsabilité en cas d'erreur lors de l'externalisation de la gestion de la fiscalité indirecte. Les gouvernements, et plus particulièrement les autorités fiscales, tiennent les assujettis, entreprises ou particuliers, et non les prestataires, pour responsables des manquements en matière de conformité. Des garanties contractuelles inadéquates et des responsabilités mal définies pourraient entraîner des risques et des conséquences fiscales imprévus.

Facteurs clés à prendre en considération

Les entreprises doivent évaluer plusieurs facteurs avant de conclure un accord d'externalisation. Le premier est l'expertise du prestataire et sa couverture juridictionnelle. Un prestataire fiable doit faire preuve d'une connaissance approfondie de la législation locale en matière de fiscalité indirecte, des obligations de déclaration en temps réel et de l'évolution des tendances politiques.

Cela est particulièrement important pour les entreprises qui opèrent sur des marchés complexes, tels que les États-Unis, où chaque État définit les règles relatives à la taxe sur les ventes et l'utilisation, ou qui fournissent des services numériques à l'échelle mondiale, où la définition de ces services et les exigences en matière d'enregistrement et de déclaration peuvent varier considérablement.

L'infrastructure technologique est tout aussi essentielle que la connaissance des politiques réglementaires locales. Dans l'économie numérique, une conformité fiscale efficace dépend du transfert de données en temps réel, des processus d'enregistrement automatisés et des systèmes qui peuvent facilement s'intégrer aux logiciels ERP ou de comptabilité. En fonction du volume des transactions, les assujettis doivent rechercher un prestataire disposant d'une plateforme ou d'un logiciel capable de gérer des volumes spécifiques de transactions et de générer des rapports précis et normalisés dans le cadre de régimes fiscaux multiples.

Le service à la clientèle est un élément supplémentaire à prendre en compte lors de l'externalisation. Il ne suffit pas que les prestataires connaissent les règles et règlements et disposent d'un logiciel performant. Lorsqu'ils recherchent des prestataires dignes de confiance, les assujettis doivent s'assurer que le service clientèle est en mesure de gérer des obligations fiscales complexes ou de fournir des réponses rapides à toute incertitude ou question essentielle.

Enfin, il convient de souligner un élément évident à prendre en considération : le coût. Les entreprises, en particulier les PME, sont souvent guidées par la rentabilité, ce qui les conduit parfois à choisir une solution moins chère sans tenir compte de tous les aspects des frais. Par conséquent, les entreprises doivent tenir compte de l'étendue du service, des temps de réponse et des procédures d'escalade couvertes par les frais. La décision de désigner un prestataire doit se fonder sur ces critères, et pas seulement sur le coût du service.

Comment garder le contrôle lors de l'externalisation

La conformité à la fiscalité indirecte et la réussite de l'externalisation ne se limitent pas au choix d'un prestataire, mais comprennent également le contrôle de toutes les questions liées à la fiscalité. Il est donc essentiel d'établir des mécanismes, des cadres ou des systèmes de communication et de contrôle clairs, c'est-à-dire des structures de gouvernance qui définissent les rôles, les responsabilités et les protocoles de communication.

Une telle structure peut inclure la définition de points de contact internes, la programmation de réunions d'examen périodiques et la création d'un tableau de bord de conformité ou d'une feuille de calcul permettant un suivi en temps réel des déclarations, des délais et de la résolution des problèmes.

Le suivi des performances au moyen d'indicateurs clés de performance (ICP) et d'accords de niveau de service (ANS) permettant d'évaluer la réactivité, l'exactitude et le respect des normes de conformité par le prestataire est essentiel. En outre, la réalisation d'audits réguliers ou d'un examen indépendant peut fournir une assurance supplémentaire que le fournisseur respecte ses obligations.

Les équipes internes ou les principales parties prenantes doivent rester impliquées dans les décisions de conformité de haut niveau et dans l'interprétation des politiques. En d'autres termes, certaines décisions critiques, telles que l'enregistrement dans une nouvelle juridiction, doivent être prises en interne ou en étroite coordination avec le prestataire.

Les mises à jour régulières des réglementations et des politiques ainsi que les plans d'urgence sont deux derniers points à prendre en considération. La première garantit que les entreprises et les particuliers sont informés en temps utile de toute modification des règles applicables, tandis que la seconde sert de mécanisme auxiliaire pour changer de fournisseur ou ramener les questions de conformité en interne si nécessaire.

Conclusion

L'externalisation de la conformité en matière de fiscalité indirecte présente de nombreux avantages pour les entreprises internationales ou numériques à la recherche d'efficacité et d'expertise dans un environnement réglementaire complexe et en constante évolution. Néanmoins, il ne s'agit pas d'une solution sans intervention. Une externalisation réussie nécessite non seulement un processus de sélection approfondi du prestataire, mais aussi la mise en place de systèmes précis et continus de contrôle et de suivi de la conformité.

D'une manière générale, l'externalisation doit être considérée comme une décision stratégique qui doit s'aligner sur les objectifs à long terme de l'entreprise et permettre la croissance et la compétence opérationnelle à l'ère numérique.

Source: VATabout - Digital Transformation & VAT Compliance : Stratégies de réussite à l'ère numérique, VATabout - Backdated VAT Registration : Causes, conséquences et conseils de conformité, EY, OCDE, BDO