Transformation numérique et conformité à la TVA : Stratégies de réussite à l'ère numérique

La technologie transforme l'économie et les modèles d'entreprise, obligeant les gouvernements du monde entier à introduire de nouvelles mesures pour contrôler et garantir la conformité fiscale. Cependant, ces changements dans la manière dont les autorités fiscales contrôlent les assujettis affectent ces derniers et les obligent à s'adapter à de nouvelles règles, réglementations et exigences.

Tant les petites et moyennes entreprises (PME) que les grandes multinationales doivent moderniser leurs stratégies de conformité à la TVA. Par conséquent, l'élaboration d'une stratégie de transformation numérique pourrait être la clé pour les assujettis afin de simplifier la conformité et d'utiliser les données pour la croissance de l'entreprise.

Les défis de la conformité à la TVA à l'ère numérique

L'ère numérique a engendré de nombreux défis pour les assujettis en ce qui concerne la conformité à la TVA. Les gouvernements du monde entier modifient et mettent à jour rapidement leurs réglementations, l'introduction d'exigences en matière de déclaration numérique et l'obligation de facturation électronique B2B, B2C et B2G étant parmi les principales tendances. L'exemple le plus notable est peut-être la réforme du système de TVA de l'UE à l'ère numérique (ViDA), qui vise à moderniser les déclarations de TVA et à lutter contre la fraude.

L'essor du commerce électronique a entraîné une augmentation des ventes transfrontalières, ce qui a compliqué les obligations en matière de TVA. Lorsque les gouvernements se sont rendu compte qu'ils perdaient une part importante de leurs recettes de TVA, ils ont imposé des règles plus strictes aux assujettis étrangers qui vendent leurs produits ou services aux consommateurs locaux. Ainsi, les assujettis doivent se conformer aux réglementations locales et gérer une variété de taux de TVA, d'exonérations et de seuils d'enregistrement dans plusieurs juridictions. Cela peut s'avérer particulièrement difficile pour les PME disposant de ressources limitées.

L'enregistrement à la TVA dans un pays implique également le respect des exigences en matière de déclaration et de paiement. Étant donné que la fréquence des déclarations, les formulaires nécessaires, les données et les dates d'échéance diffèrent d'un pays à l'autre, les assujettis, en particulier les particuliers, peuvent être dépassés par ces exigences.

Enfin, les transactions numériques génèrent d'énormes quantités de données, y compris des données personnelles des consommateurs. L'exactitude, l'intégrité et la sécurité des données sont essentielles pour conserver la confiance des consommateurs tout en restant en conformité avec les réglementations en matière de TVA.

Les technologies qui transforment la conformité à la TVA

Les autorités fiscales insistant de plus en plus sur le contrôle des données en temps réel, c'est-à-dire sur la communication en temps réel entre elles et les assujettis, les particuliers et les entreprises doivent mettre en œuvre des technologies ou des solutions qui garantissent la saisie et la communication en temps réel des données nécessaires. En outre, les assujettis recherchent des solutions qui automatisent le calcul de la TVA et le processus de dépôt des déclarations de TVA afin de remplir leurs obligations, en particulier en ce qui concerne la soumission des déclarations de TVA dans les délais et avec précision.

Les logiciels de gestion fiscale sont devenus l'une des principales solutions pour les assujettis. Ces logiciels s'intègrent aux systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP) existants pour automatiser le calcul de la TVA. Les logiciels de moteur fiscal appliquent les taux de TVA corrects et génèrent des rapports précis pour mener à bien leurs tâches, en réduisant les erreurs humaines et en améliorant l'efficacité.

L'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage machine (ML) sont des technologies qui analysent les données des transactions et détectent les risques potentiels de conformité. En outre, l'IA et l'apprentissage automatique sont utilisés pour identifier des modèles qui indiquent des erreurs, améliorant ainsi l'exactitude des déclarations de TVA.

La blockchain est principalement utilisée comme un grand livre décentralisé pour l'enregistrement des transactions, contribuant à la transparence et à l'immutabilité des données. Les solutions basées sur la blockchain offrent aux assujettis des données plus vérifiables à des fins d'audit.

Enfin, les solutions basées sur le cloud conviennent aux assujettis opérant dans plusieurs juridictions, car elles peuvent stocker des données et faciliter le partage de données en temps réel entre les services et les autorités fiscales. En outre, les solutions basées sur l'informatique dématérialisée améliorent l'évolutivité pour les assujettis, en particulier ceux qui s'implantent sur de nouveaux marchés.

Étapes pratiques pour l'élaboration d'une stratégie de mise en œuvre

L'élaboration d'une stratégie globale d'intégration de la technologie dans le respect de la TVA passe par plusieurs étapes tout aussi essentielles les unes que les autres. La première étape que les assujettis doivent suivre consiste à évaluer les processus actuels. Les assujettis peuvent identifier les inefficacités et les faiblesses en examinant minutieusement les procédures existantes en matière de conformité à la TVA.

Une fois qu'ils ont une idée claire de leur situation actuelle, les assujettis doivent définir des objectifs et des exigences, tels que la réduction des erreurs manuelles, l'amélioration de la précision des déclarations ou le respect des nouvelles réglementations. La définition de ces objectifs les guidera dans le choix de la technologie ou de la solution appropriée pour les aider à atteindre leur objectif de transformation numérique.

Une fois les objectifs de la transformation numérique définis, l'étape suivante pour les assujettis consiste à évaluer et à sélectionner la solution la plus appropriée. À ce stade, les assujettis doivent rechercher et comparer les technologies et les solutions disponibles qui correspondent à leurs besoins et à leur budget.

Parmi les facteurs clés à prendre en compte figurent la possibilité d'intégrer les systèmes existants, la convivialité, le soutien du fournisseur, les gains d'efficacité et les avantages en termes de réduction des risques. Il n'existe pas de solution unique, et les besoins et les possibilités des PME et des grandes entreprises sont différents.

L'élaboration d'un plan de mise en œuvre, qui implique la création d'une feuille de route détaillée décrivant les étapes du déploiement de la technologie et de la solution, y compris les délais, les étapes clés, la prévision des défis potentiels et les mesures d'urgence, est une étape qu'il convient de prendre au sérieux. En outre, un plan de mise en œuvre détaillé comprend les noms des principales parties prenantes qui exécuteront la mise en œuvre et en contrôleront le succès.

L'une des erreurs les plus fréquentes est que les stratégies de mise en œuvre ne prévoient pas de formation précise des employés aux nouveaux systèmes et processus. Les employés doivent se familiariser avec les capacités et les procédures des systèmes les plus récents afin d'exécuter le plan de manière efficace, d'assurer une transition en douceur et de veiller à ce que les solutions sélectionnées soient utilisées au maximum.

Enfin, le contrôle continu des performances des solutions et l'évaluation des résultats en matière de conformité aident les assujettis à identifier les domaines à améliorer. En outre, la réalisation d'un audit interne régulier permettra de s'assurer que la solution utilisée reste en phase avec les assujettis et l'évolution de la réglementation.

Conclusion

La mise en œuvre de nouveaux systèmes et de nouvelles solutions dans les opérations commerciales quotidiennes peut s'avérer compliquée et contraignante, en particulier pour les PME disposant d'actifs limités. Toutefois, les assujettis peuvent choisir la technologie ou la solution appropriée en comprenant les défis, les besoins et les exigences et en suivant une stratégie de mise en œuvre structurée.

En outre, cette approche contribuera à une meilleure conformité, à une réduction des risques et à une efficacité opérationnelle globale. Alors que les autorités fiscales continuent de moderniser leur approche et de mettre en œuvre des technologies pour contrôler et vérifier les assujettis, il est essentiel de rester à l'avant-garde de ces changements pour assurer la réussite des entreprises dans un environnement réglementaire de plus en plus complexe.

Source : PwCPwC, EY, Thomson Reuters, OCDE, Parlement européen, VATabout - L'essor des déclarations de TVA automatisées : Principales opportunités et limites, VATabout - Exigences de déclaration numérique de l'UE : Guide essentiel pour les contribuables non-résidents