Notices de TVA au Royaume-Uni : étapes pour rester conforme

Tous les assujettis, nationaux ou étrangers, entreprises ou particuliers, doivent consacrer des ressources financières et humaines au suivi des évolutions de la législation TVA. Ne pas suivre en temps utile les modifications et mises à jour des règles et réglementations de TVA pourrait conduire les assujettis à ne pas respecter les lois sur la TVA, et donc à des pénalités et amendes.

Les contribuables peuvent prendre quelques mesures pratiques pour éviter les malentendus ou de prendre connaissance trop tard des changements adoptés ou mis en œuvre.

Le rôle des notices de TVA dans la conformité fiscale au Royaume-Uni

Les notices de TVA publiées et émises par His Majesty's Revenue and Customs (HMRC), l'organe compétent pour les questions fiscales, y compris la TVA, constituent de précieuses sources d'information pour comprendre la législation sur la TVA. Le HMRC interprète et explique les dispositions relatives à la TVA de la loi britannique sur la TVA au moyen des notices de TVA.

En outre, lorsque les lois sur la TVA prévoient que le HMRC précisera certaines questions, cela se fait généralement au moyen des notices de TVA. Les notices de TVA du HMRC sont donc essentielles : elles contiennent toutes les informations pertinentes sur la TVA et clarifient des points particuliers.

D'une manière générale, les notices de TVA contiennent des informations sur qui doit s'immatriculer à la TVA et à quel moment, sur ce qui est considéré comme une activité taxable, sur le moment où déposer une déclaration de TVA, sur les taux de TVA applicables à chaque activité taxable, etc.

Les assujettis doivent suivre toute modification, car si une mise à jour ou un changement passe inaperçu, cela pourrait entraîner un défaut de conformité, des pénalités et des amendes.

Difficultés et erreurs courantes avec les notices de TVA

Suivre et surveiller l'ensemble des mises à jour et modifications relatives à la TVA peut s'avérer complexe et difficile. Par exemple, les petites entreprises manquent souvent de ressources humaines ou financières pour suivre les changements. Elles se concentrent généralement sur leurs activités quotidiennes et s'appuient sur des prestataires tiers, tels que des comptables ou des teneurs de livres, pour être informées des changements. Même informés à temps, les dirigeants de petites entreprises peuvent être distraits par d'autres questions et passer à côté de l'information.

À l'inverse, les grandes entreprises exerçant des transactions nationales et transfrontalières sont parfois submergées par les règles et réglementations qui leur sont applicables. Tout en s'efforçant de rester conformes aux règles de TVA en vigueur, elles ignorent que des changements sont intervenus.

Enfin, les assujettis étrangers ou d'outre-mer opérant au Royaume-Uni peuvent avoir des difficultés à suivre les changements, car ils ne vérifient pas si les règles ont été modifiées une fois qu'ils sont devenus conformes. De plus, ils sont souvent établis dans des pays dotés de règles et de réglementations différentes et sont habitués à d'autres modes de communication avec les autorités fiscales. La barrière de la langue pourrait également être un facteur contribuant au défaut de conformité.

Les difficultés et erreurs les plus notables dans le suivi et la surveillance des modifications des notices de TVA sont le manque d'expertise, de ressources ou de politiques internes.

Où trouver les notices de TVA britanniques

Le site du HMRC est le premier endroit où trouver toutes les notices de TVA britanniques. Outre les notices de TVA, le HMRC publie également des lignes directrices, des actualités et d'autres documents que les assujettis peuvent trouver utiles. Le site du HMRC propose une fonction de recherche des notices de TVA par ordre numérique et alphabétique. Outre le fait de consulter occasionnellement le HMRC pour vérifier d'éventuelles mises à jour ou modifications, il est possible de s'abonner à la newsletter du HMRC et de recevoir toutes les notifications relatives à la TVA.

En outre, d'autres sites gouvernementaux, tels que ceux du HM Treasury, du ministère de la Justice ou du Parlement britannique, comportent d'importantes notices de TVA.

Des informations sur les notices de TVA britanniques peuvent également être trouvées sur les sites d'agences et de sociétés de comptabilité ou de tenue de livres. Parfois, ces informations sont interprétées et expliquées par des experts, tandis que, dans d'autres cas, elles sont simplement publiées sous la même forme que sur le site du HMRC.

Enfin, les portails web consacrés à la TVA et aux taxes indirectes sont eux aussi de précieuses sources d'information. Ces portails ne traitent que de sujets liés à la TVA et suivent les changements dans plusieurs juridictions. Comme pour le site du HMRC, les assujettis peuvent consulter ces portails ou s'abonner à leurs newsletters afin de se tenir informés des dernières modifications des notices de TVA britanniques.

Étapes pratiques pour suivre les notices de TVA britanniques

Tous les assujettis peuvent prendre plusieurs mesures pour suivre les notices de TVA britanniques. La première consiste à constituer une base de données des notices de TVA déjà publiées. Ce faisant, les assujettis auront une vue d'ensemble de toutes les notices de TVA déjà publiées.

La deuxième étape consiste à déterminer quelle notice de TVA leur est applicable. Toutes les notices de TVA ne s'appliquent pas à chaque assujetti. Il serait donc inutile d'en surveiller et d'en suivre les mises à jour pour toutes, ce qui amènerait les assujettis à consacrer du temps et des efforts qui pourraient être alloués à d'autres questions.

Une fois la deuxième étape achevée, les assujettis devraient élaborer des procédures internes de suivi des modifications et mises à jour des notices de TVA. Cela comprend la planification d'une surveillance régulière des mises à jour sur une base hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle, la formation du personnel au suivi des changements et l'information de toutes les parties prenantes concernées des changements.

Une façon de mettre en œuvre efficacement des procédures internes consiste à créer une « culture de la conformité », où chacun est informé en temps utile et de manière approfondie des tendances et changements émergents en matière de TVA. Outre l'instauration d'une telle culture, le recours à des outils ou logiciels en ligne dédiés à la conformité peut réduire le risque de passer à côté d'informations essentielles.

Pour créer un environnement propice à la conformité TVA, les assujettis doivent recruter des salariés spécialisés en TVA. Toutefois, il est parfois plus simple de mandater une société de conseil en TVA ou des prestataires tiers similaires chargés de suivre l'ensemble des notices de TVA britanniques, de fournir les clarifications nécessaires et d'informer en temps utile de tout changement à venir. Ces sociétés peuvent également offrir un accompagnement supplémentaire sur toutes les questions liées à la TVA.

Conclusion

La surveillance et le suivi des notices de TVA publiées et mises à jour par le HMRC ne doivent pas être négligés, car les effets néfastes pourraient être importants pour ceux qui ne les suivent pas. Les assujettis devraient être proactifs et faire preuve d'initiative pour mettre en place les bonnes personnes et procédures afin de gérer avec succès cette question complexe.

Ne pas avoir connaissance du moindre changement, même le plus minime, peut compliquer l'activité quotidienne et faire peser des charges financières et administratives.

Source: LexisNexis, HMRC - Notices de TVA par ordre numérique, HMRC - Notices de TVA par ordre alphabétique, HMRC - Guidelines for Compliance GfC8