5 Herausforderungen für EU-Unternehmen bei der Verwaltung der US-Verkaufs- und Nutzungssteuer und wie sie zu bewältigen sind

Unternehmen, die in der Europäischen Union (EU) ansässig sind, müssen eine Reihe komplexer und spezifischer Anforderungen erfüllen, wenn es um die Verwaltung der US-Verkaufs- und Nutzungssteuer geht.

Mehrwertsteuersysteme - wie die in Europa und darüber hinaus - sind in der Regel einheitlich, was bedeutet, dass Prozesse, die für den Handel in einem Land gelten, von den Steuerteams in anderen Ländern oft dupliziert werden können.

Das US-amerikanische System der Sales & Use Tax gilt jedoch weithin als fragmentierter und im Vergleich dazu als sehr komplex.

Dies führt verständlicherweise zu allerlei Komplikationen für Unternehmen in der EU, wenn sie Waren oder Dienstleistungen in die USA verkaufen, insbesondere wenn es um die Steuerermittlung und die Einhaltung von Steuerverpflichtungen in verschiedenen Rechtsordnungen geht.

Im Folgenden finden Sie einen Überblick über fünf der wichtigsten Herausforderungen, mit denen europäische Unternehmen konfrontiert sind, wenn sie in den USA Handel treiben und daher mit der Sales & Use Tax umgehen müssen. Und, was noch wichtiger ist, wir sagen Ihnen, wie Sie sie meistern können:

1. Die bemerkenswerte Komplexität des US-Verkaufs- und Nutzungssteuersystems

Problem: Fragmentiertes Steuersystem

Die erste große Herausforderung für europäische Unternehmen ist die schiere Komplexität des US-Steuersystems.

Im Gegensatz zum Mehrwertsteuersystem in der EU, das in der Regel in allen Mitgliedstaaten harmonisiert ist, gibt es in den USA ein fragmentiertes System, bei dem die Steuern auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene erhoben werden.

Da die verschiedenen Gerichtsbarkeiten - z. B. Bundesstaaten, Bezirke und Städte - jeweils ihre eigenen Steuersätze festlegen, gibt es in den USA über 100.000 verschiedene Steuersätze für die Sales & Use Tax. Kein Wunder, dass es fast unmöglich sein kann, sie alle manuell zu ermitteln und abzuführen!

Hinzu kommt, dass jeder US-Bundesstaat eine andere Steuerstruktur haben kann, einschließlich bundesstaatsspezifischer Steuern wie der Gewerbemiete in Florida oder der Tourismussteuer in Mississippi.

Einige Bundesstaaten wie Colorado unterscheiden sogar zwischen Sales Tax und Use Tax, was die Sache noch komplizierter macht. Diese Unterschiede gibt es in der EU nicht, wo einige wenige standardisierte Mehrwertsteuersätze grenzüberschreitende Transaktionen vereinfachen.

Die Lösung: Automatisierung und Technologieintegration

Für europäische Unternehmen ist die manuelle Verwaltung eines derart komplizierten Steuerumfelds ein Rezept für Fehler und Ineffizienz.

Allein die manuelle Ermittlung der Steuersätze erfordert einen enormen Personalaufwand, wenn man bedenkt, wie viele verschiedene Steuersätze es gibt.

Die Lösung liegt in der Einführung automatisierter Steuersoftware oder -lösungen, die die erforderliche Abdeckung und Flexibilität sowie eine große Menge an US-Steuerinhalten bieten, um die Sales & Use Tax genau zu ermitteln.

Diese Tools können die Komplexität der Ermittlung der anwendbaren Steuersätze auf der Grundlage des Standorts des Käufers, der Art der verkauften Waren oder Dienstleistungen und anderer Variablen bewältigen.

Durch die Integration dieser Tools in Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme können Unternehmen bei der Einhaltung der Sales & Use Tax Genauigkeit und Effizienz gewährleisten.

2. Verstehen der Use Tax

Problem: Duale Steuersysteme

Eine weitere Schwierigkeit liegt im Verständnis der dualen Steuersysteme in den USA für Sales & Use Tax.

Während die Sales Tax im Allgemeinen am Verkaufsort erhoben wird, fällt die Use Tax an, wenn Waren außerhalb eines Staates gekauft, aber innerhalb des Staates verwendet werden.

Diese duale Struktur kann für europäische Unternehmen, die sich an das einheitliche Mehrwertsteuersystem und eine einzige Stelle für die Steuererhebung und -abführung gewöhnt haben, kompliziert sein.

Weitere Komplexität entsteht in Staaten mit unterschiedlichen Steuersätzen für die Use Tax, wie z. B. Colorado, was den Verwaltungsaufwand für die Nachverfolgung und Anwendung unterschiedlicher Steuersätze je nach Transaktion erhöht.

Die Lösung: Schulung und spezialisierte Unterstützung

Europäische Unternehmen sollten ihre Steuerteams vorrangig über die Unterschiede zwischen Sales & Use Tax aufklären. Die Kenntnis der Feinheiten der einzelnen Systeme ist unerlässlich, um die Verwaltung der Umsatz- und Gebrauchssteuer im Griff zu behalten.

Die beste Vorgehensweise besteht darin, in führende Steuertechnologie zu investieren, um eine optimale Genauigkeit bei allen Transaktionen zu erreichen - eine Leistung, die Teams, die die Umsatz- und Gebrauchssteuer manuell verwalten, in der Regel nicht erbringen können. Es gibt viele Lösungen auf dem Markt, die zuverlässig die Umsatz- und/oder Gebrauchssteuer ermitteln und anwenden können, wenn die jeweiligen Abgaben in allen 45 Staaten, in denen sie verwendet werden, fällig sind.

Außerdem ist es ratsam, mit Steuerexperten zu sprechen, die Erfahrung mit der Implementierung von Lösungen in den USA haben. Sie sollten in der Lage sein, Auskunft darüber zu geben, wann die Use Tax fällig wird, und den Unternehmen bei der Einrichtung von Systemen helfen, mit denen die Use Tax genau verfolgt und gemeldet werden kann.

3. Nexus-Gesetze und die Wayfair-Entscheidung

Problem: Definition des Steuer-Nexus

Europäische Steuerfachleute, die nur wenig mit den USA zu tun haben, tun sich oft schwer mit dem Konzept des "Nexus".

Nexus bezieht sich auf die Mindestpräsenz, die ein Unternehmen in einem Bundesstaat haben muss, bevor es zur Erhebung der Umsatzsteuer verpflichtet ist.

Im Jahr 2018 entschied der Oberste Gerichtshof der USA in der Rechtssache South Dakota gegen Wayfair, dass auch Unternehmen ohne physische Präsenz in einem Bundesstaat Umsatzsteuer erheben müssen, wenn ihr Umsatz bestimmte Schwellenwerte überschreitet.

Für Unternehmen aus der EU ist es oft schwierig festzustellen, wann sie einen Nexus in einem US-Bundesstaat hergestellt haben, da diese Regeln von Bundesstaat zu Bundesstaat unterschiedlich sind.

In einigen Bundesstaaten kann der Nexus beispielsweise anhand wirtschaftlicher Faktoren wie dem jährlichen Umsatzvolumen festgestellt werden, während in anderen eine physische Präsenz in dem Bundesstaat erforderlich sein kann, beispielsweise durch ein Büro, eine Fabrik oder ein Geschäft.

Die Regeln sind nicht immer eindeutig und variieren zwischen den 50 US-Bundesstaaten.

Die Lösung: Implementierung einer Software zur Verfolgung des Nexus

Um die Nexus-Anforderungen effektiv zu verwalten, sollten EU-Unternehmen eine spezielle Software verwenden, die die Schwellenwerte für den wirtschaftlichen Nexus in den verschiedenen Bundesstaaten verfolgt.

Eine solche Software kann Unternehmen warnen, wenn sie einen Nexus-Schwellenwert überschreiten, so dass sie die Steuergesetze der einzelnen Staaten in Echtzeit einhalten können.

Darüber hinaus kann die Zusammenarbeit mit Rechtsexperten für das US-Steuerrecht sicherstellen, dass die Unternehmen bei der Ausweitung ihrer Geschäftstätigkeit die Vorschriften einhalten.

4. Komplikationen beim Währungsumtausch

Problem: Fremdwährung und Rechnungsmanagement

Europäische Unternehmen, die ihre Geschäfte in US-Dollar abwickeln, stehen vor zusätzlichen Herausforderungen bei der Handhabung von Wechselkursen für Steuerzwecke.

Die US-Bundesstaaten haben nicht standardisiert, wie Fremdwährungstransaktionen zu behandeln sind, was zu uneinheitlichen Rechnungsstellungs- und Berichtspraktiken führt.

Um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, ist es entscheidend, den korrekten Wechselkurs zu erfassen und ihn auf den Rechnungen genau anzugeben.

Fehler bei der Währungsumrechnung können zu Steuerunter- oder -überzahlungen führen, was beides Strafen nach sich ziehen kann. Wir haben dies in einem kürzlich erschienenen Blog ausführlicher behandelt.

Die Lösung: Automatisierung der Währungsumrechnung

Die beste Lösung für den Umgang mit Währungsumrechnungsproblemen ist die Automatisierung des Prozesses der Erfassung von Wechselkursen zum Zeitpunkt der Transaktion.

EU-Unternehmen können Währungsumrechnungstools in ihre Fakturierungssysteme integrieren, um Steuern in US-Dollar und in der Landeswährung des Unternehmens genau zu berechnen.

Standardisierte Wechselkurse und Rechnungsstellungsverfahren helfen, Fehler zu vermeiden und die Einhaltung der US-Steuergesetze zu gewährleisten.

5. Die hohen Kosten für die Einhaltung der Vorschriften

Problem: Erhöhte Befolgungskosten

Die Komplexität der Einhaltung der US-Verkaufs- und Nutzungssteuer kann die Betriebskosten für EU-Unternehmen erheblich erhöhen.

Die Einhaltung der Vorschriften erfordert nicht nur die Implementierung von Spezialsoftware, sondern auch die Einstellung von Steuerfachleuten, die mit den US-Gesetzen vertraut sind.

Diese Kosten können für kleinere EU-Unternehmen unerschwinglich sein und den Eintritt in den US-Markt oder die Ausweitung der Geschäftstätigkeit erschweren.

Die Lösung: Rationalisierung der Compliance-Prozesse

Eine Möglichkeit, die hohen Kosten für die Einhaltung von Vorschriften zu senken, ist die Rationalisierung von Prozessen, wo immer dies möglich ist.

Automatisierte Lösungen, die Umsatzsteuerberechnungen in bestehende ERP-Systeme integrieren, können den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Einhaltung der Vorschriften verringern.

Darüber hinaus kann die Auslagerung der Steuerverwaltung an Drittanbieter kostengünstige Alternativen für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bieten, die sich keine eigenen Steuerteams leisten können.

Schlussfolgerung

Das Navigieren durch die US-Verkaufs- und Nutzungssteuer ist für europäische Unternehmen eine gewaltige Aufgabe, vor allem aufgrund der fragmentierten und komplexen Natur des US-Steuersystems.

Automatisierungswerkzeuge, Schulungen und die Zusammenarbeit mit Steuerexperten können europäischen Unternehmen helfen, den Aufwand für die Einhaltung von Steuervorschriften zu verringern.

Durch die Rationalisierung von Steuerprozessen und die ständige Information über die neuesten gesetzlichen Änderungen können europäische Unternehmen ihre Geschäfte in den USA sicher abwickeln, ohne von der Komplexität des Steuersystems überwältigt zu werden.