Die Macht des sicheren Datenaustauschs bei der Einhaltung von Steuergesetzen in mehreren Ländern

Einleitung

Die globale Steuerlandschaft wird immer komplexer. Die sich ständig weiterentwickelnden Vorschriften, die unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Länder und die zunehmende Gefahr von Steuerprüfungen stellen die Unternehmen vor nie dagewesene Herausforderungen bei der Verwaltung ihrer steuerlichen Verpflichtungen. In meiner langjährigen Tätigkeit in der Zahlungsverkehrsbranche, zu der auch die Gründung von Spheros gehört, habe ich aus erster Hand erfahren, wie ein fragmentierter Ansatz bei der Datenverwaltung die Compliance-Bemühungen eines Unternehmens lähmen kann. Heute ist die Wahrheit offensichtlicher denn je: Sich auf veraltete Methoden für die Verwaltung steuerbezogener Daten zu verlassen, ist nicht nur ineffizient, sondern eine tickende Zeitbombe. Wussten Sie, dass Unternehmen jährlich schätzungsweise 20 Milliarden Dollar durch Fehler bei der Einhaltung von Steuervorschriften und durch Strafen verlieren (PwC)? Eine erschütternde Zahl, die unterstreicht, wie dringend notwendig eine Änderung ist.

Die hohen Kosten einer veralteten Steuergesetzgebung

Die Realität für viele multinationale Unternehmen ist ein Steuereinhaltungsprozess, der mit Ineffizienz und Risiken behaftet ist. Dies gilt auch für Organisationen:

• Verwendung mehrerer Softwaresysteme für die Einhaltung von Steuervorschriften, wobei weniger als 25 % dieser Systeme nahtlos miteinander kommunizieren (Thomson Reuters).

• Sie verbringen jeden Monat über 200 Stunden mit dem manuellen Abgleich und der Validierung von Steuerdaten (Deloitte).

• Strafen für verspätete oder fehlerhafte Steuererklärungen, die etwa 20 Milliarden Dollar pro Jahr kosten (PwC).

Dieser fragmentierte Ansatz führt zu:

• Erhöhtes Risiko von Fehlern: Die manuelle Dateneingabe und mehrere Tabellenkalkulationen bilden einen Nährboden für Fehler, was die Wahrscheinlichkeit der Nichteinhaltung von Vorschriften und saftiger Strafen erhöht.

• Vergeudete Ressourcen: Die Teams verbringen unzählige Stunden mit sich wiederholenden Aufgaben, wodurch wertvolle Ressourcen von strategischen Initiativen abgezogen werden.

• Mangelnde Sichtbarkeit: Verstreute Daten erschweren einen klaren Echtzeit-Überblick über Steuerverbindlichkeiten und -verpflichtungen in verschiedenen Ländern.

• Sicherheitsschwachstellen: Sensible Steuerdaten, die in ungesicherten Tabellenkalkulationen und Systemen gespeichert werden, sind anfällig für Sicherheitsverletzungen und unbefugten Zugriff.

Einer unserer Kunden, ein multinationales Einzelhandelsunternehmen, das in 15 Ländern tätig ist, hatte mit genau diesem Problem zu kämpfen. Das Steuerteam war überfordert und musste Daten aus verschiedenen Systemen in ganz Europa manuell zusammenstellen. Dies führte zu Verzögerungen bei der Einreichung von Unterlagen und zu einer erheblichen Geldstrafe durch eine Steuerbehörde. Das Unternehmen wandte sich an uns, weil es eine Möglichkeit suchte, seinen Steuerprozess zu rationalisieren und die Kontrolle wiederzuerlangen.

Intelligente Datenverwaltung: Der Schlüssel zur Transformation

Ein intelligentes Datenmanagement, das auf sicheren, cloudbasierten Plattformen basiert, revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen die Einhaltung globaler Steuervorschriften angehen. Bei diesen Plattformen geht es nicht nur um die Speicherung von Daten, sondern auch um deren intelligente Verwaltung, um die Gewährleistung von Genauigkeit, Zugänglichkeit, Sicherheit und Compliance. Dazu gehört auch die Automatisierung zur Rationalisierung von Prozessen, zur Verbesserung der Genauigkeit und zur Verringerung des manuellen Arbeitsaufwands. Diese Plattformen bieten einen zentralisierten, standardisierten und automatisierten Ansatz für die Verwaltung steuerbezogener Daten in allen Rechtsordnungen:

Drei Säulen moderner Steuer-Compliance-Plattformen:

1. Datenvalidierung in Echtzeit:
   

   • Echtzeit-Daten: Sie erhalten Informationen sofort nach der Überprüfung und Aktualisierung durch den Absender und können die aktualisierten Informationen nutzen, um informiertere und genauere Entscheidungen zu treffen.

   • Genaue Absenderdaten: Die Parteien können Daten regelmäßig aktualisieren und senden, um sicherzustellen, dass ihre Daten nie veraltet sind. Dies geschieht über Netzwerkplattformen, digitale Geldbörsen oder beides.

   • Validierung durch Dritte: Nutzen Sie die Dienste von Dritten, die Daten sammeln und Ihnen schnell sagen können, ob die Daten in Ihrer Datenbank im Vergleich zu staatlichen und kommunalen Aufzeichnungen korrekt sind oder nicht.
     

2. Granulare Zugriffskontrolle und verbesserte Datensicherheit:
   

   • Rollenbasierter Zugriff: Plattformen bieten eine granulare, rollenbasierte Zugriffskontrolle, die sicherstellt, dass nur befugte Mitarbeiter je nach ihren Zuständigkeiten auf bestimmte Datensätze zugreifen können. So kann beispielsweise ein Junior-Steueranalyst nur auf Daten für ein bestimmtes Land zugreifen, während ein Steuerdirektor einen globalen Überblick hat.

   • Datenverschlüsselung: Sensible Daten werden sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt, um sie vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.

   • Detaillierte Prüfpfade: Jeder Datenzugriff und jede Datenänderung wird nachverfolgt, so dass ein lückenloser Prüfpfad für die Einhaltung der Vorschriften und die Rechenschaftspflicht entsteht.
     

3. Nahtlose Datenportabilität und Interoperabilität:
   

   • Standardisierte Datenformate: Die Plattformen unterstützen standardisierte Datenformate wie SAF-T (Standard Audit File for Tax) und gewährleisten so einen nahtlosen Datenaustausch mit Steuerbehörden und anderen Beteiligten.

   • API-Integrationen: Sie lassen sich in bestehende ERP-, Buchhaltungs- und E-Invoicing-Systeme integrieren, was die manuelle Dateneingabe überflüssig macht und die Datenkonsistenz gewährleistet.

   • Grenzüberschreitende Datenübertragungen: Plattformen erleichtern die grenzüberschreitende Datenübermittlung unter Einhaltung von Vorschriften wie GDPR und gewährleisten gleichzeitig Datenintegrität und -sicherheit.

Die Vorteile: Effizienz, Genauigkeit und Sorglosigkeit

Durch die Einführung intelligenter Datenmanagement-Plattformen können Unternehmen Folgendes erwarten:

• Kosteneinsparungen: Studien haben gezeigt, dass Unternehmen durch die Automatisierung manueller Aufgaben und die Minimierung von Fehlern die Kosten für die Einhaltung von Steuervorschriften um bis zu 50 % senken können.

• Zeitersparnis: Durch die automatisierte Datenvalidierung und Berichterstellung können sich die Steuerteams auf die strategische Planung und Analyse konzentrieren. Unser bereits erwähnter Einzelhandelskunde konnte nach der Implementierung unserer Plattform seine Steuerbearbeitungszeit um 70 % reduzieren.

• Verbesserte Genauigkeit: Durch Echtzeit-Validierung und automatische Berechnungen wird das Risiko von Fehlern und Nichteinhaltung von Vorschriften erheblich verringert.

• Erhöhte Sicherheit: Die Daten werden sicher gespeichert und sind nur für autorisiertes Personal zugänglich, wodurch das Risiko von Verstößen minimiert wird.

• Größere Transparenz: Eine zentralisierte Plattform bietet einen klaren Echtzeit-Überblick über Steuerverbindlichkeiten und -verpflichtungen in allen Rechtsordnungen.

Die Zukunft der Steuereinhaltung ist intelligent

Auf dem Weg ins Jahr 2025 werden diejenigen Unternehmen erfolgreich sein, die einen datengesteuerten Ansatz für die Einhaltung von Steuervorschriften verfolgen. Das bedeutet, dass sie intelligente Datenmanagement-Plattformen einsetzen, die ihnen Folgendes ermöglichen

• Vollständige Kontrolle über ihre Steuerdaten.

• Informationen sicher und in Übereinstimmung mit den globalen Datenschutzbestimmungen zu speichern.

• Effizienter und sicherer Austausch von Unterlagen mit Steuerbehörden und Partnern.

• Den Zugriff bei Bedarf sofort zu widerrufen.

• Datensätze nahtlos und in Echtzeit zu aktualisieren.

Die Quintessenz

Die Frage ist nicht, ob Unternehmen intelligente Datenmanagement-Plattformen für die Einhaltung von Steuergesetzen in verschiedenen Ländern benötigen, sondern wie schnell sie diese implementieren können. In der sich schnell entwickelnden digitalen Landschaft von heute werden die Kosten der Untätigkeit nicht nur in Geldstrafen und Bußgeldern gemessen, sondern auch in verpassten Chancen und verlorenen Wettbewerbsvorteilen. Die Zukunft der Steuereinhaltung ist da, und sie ist intelligent.