Die wichtigsten Herausforderungen bei der Einführung von eInvoicing und bewährte Lösungen für eine erfolgreiche Einhaltung der Vorschriften

Die elektronische Rechnungsstellung wird immer mehr zur Norm, zuerst in Südamerika, und nun zieht auch Europa nach. Viele Unternehmen sehen jedoch in der elektronischen Rechnungsstellung eine unerwünschte Anforderung, die sie trotz der Vorteile wie kürzere Bearbeitungszeiten, Kosteneinsparungen und höhere Genauigkeit erfüllen müssen. Einer dieser Gründe für die Zurückhaltung sind die Herausforderungen der Integration. Unternehmen müssen diese Herausforderungen verstehen und Strategien zu ihrer Bewältigung entwickeln, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und so die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung zu maximieren.

Die Einhaltung der Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung: Wie man unterschiedliche internationale Vorschriften einhält

In Europa wird in den kommenden Jahren eine Welle von Steuervorschriften in Kraft treten. Diese Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung unterscheiden sich je nach Land und Region erheblich. Zu diesen Unterschieden gehören das Datenübertragungsmodell, die Häufigkeit und zusätzliche Anforderungen wie eSignatur oder QR-Codes. Die Anforderungen der Steuerbehörden sowie lokale Gesetze wie der Datenschutz können sehr komplex und zeitaufwändig zu verstehen, zu überwachen und umzusetzen sein. Die Nichteinhaltung kann zu rechtlichen Problemen und finanziellen Strafen oder im Falle Malaysias sogar zu Gefängnisstrafen führen!

Unternehmen sollten sich über die rechtlichen Rahmenbedingungen auf dem Laufenden halten und sicherstellen, dass ihre eInvoicing-Systeme mit den lokalen Gesetzen übereinstimmen. Die Zusammenarbeit mit eInvoicing-Anbietern, die über Fachwissen in verschiedenen rechtlichen Umgebungen verfügen, kann von Vorteil sein und ist wahrscheinlich viel kosteneffektiver als die Überwachung von Vorschriften und die Entwicklung einer eigenen Lösung. Regelmäßige Audits und Aktualisierungen des eInvoicing-Systems sind ebenfalls notwendig, um mit den sich entwickelnden Vorschriften konform zu bleiben. In Italien beispielsweise gab es seit der Einführung im Jahr 2019 über 40 Iterationen.

Nahtlose eInvoicing-Integration: Verbindung von ERPs, P2Ps und Altsystemen

Die Integration von eInvoicing-Systemen nicht nur mit ERPs, sondern auch mit anderen Systemen wie P2Ps und Buchhaltungssystemen kann eine Herausforderung sein. Neben der Integration in das jeweilige System müssen auch die internen Systeme miteinander verbunden werden, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt und vorschriftsmäßig übermittelt werden. Auch Altsysteme müssen unter Umständen berücksichtigt werden, was weitere Herausforderungen mit sich bringt. Eine unzureichende oder unvollständige Integration würde zu Datensilos und wahrscheinlich zu einer Nichteinhaltung der Vorschriften führen.

Um solche Probleme zu vermeiden, müssen die Unternehmen eine gründliche Bewertung ihrer derzeitigen Systeme vornehmen, um den Integrationsbedarf zu ermitteln. Wenn Altsysteme vorhanden sind, können Steuermandate genutzt werden, um eine Systemmodernisierung zu rechtfertigen. Bei der Auswahl von Lösungen und Anbietern für die elektronische Rechnungsstellung müssen Unternehmen ihre Sorgfaltspflicht erfüllen und sicherstellen, dass sie über Erfahrung und Fachwissen in Bezug auf die Integration mit den bestehenden Systemen verfügen und nicht einfach eine Option von der Stange wählen, die möglicherweise nicht den Anforderungen des Unternehmens entspricht.

Verwaltung der Implementierungskosten für die elektronische Rechnungsstellung: Budgetierung für Compliance und Effizienz

Die anfänglichen Kosten für die Implementierung eines eInvoicing-Systems können erheblich sein und müssen entsprechend budgetiert werden. Due Diligence ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass der Anbieter über ausreichende Ressourcen und Fachkenntnisse verfügt, um die Anforderungen zu erfüllen. Eine Verzögerung bei der Bereitstellung einer gesetzeskonformen Lösung kann zu weiteren Kosten in Form von Bußgeldern und Strafen seitens der Steuerbehörde führen.

Ein Unternehmen sollte die Kosten für die Beibehaltung der derzeitigen Prozesse abschätzen, bei denen wahrscheinlich ein gewisses Maß an manueller Arbeit anfällt. Damit verbunden ist das Risiko menschlicher Eingriffe, das ebenfalls quantifiziert werden sollte. Hinzu kommt die Auswirkung auf den Cashflow, wenn ein Unternehmen nicht in der Lage ist, konforme elektronische Rechnungen zu verarbeiten, und der Käufer rechtlich nicht verpflichtet ist, die Rechnung zu akzeptieren, und daher nicht zahlen kann. Das Risiko der Nichteinhaltung von eInvoicing-Vorschriften ist erheblich und grenzt an eine Katastrophe.

Überwindung des Widerstands der Mitarbeiter gegen die elektronische Rechnungsstellung: Strategien für eine reibungslose Einführung

Mitarbeiter, die an traditionelle Rechnungsstellungsmethoden gewöhnt sind, sträuben sich möglicherweise gegen den Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung. Dieser Widerstand kann aus mangelndem Verständnis für die Vorteile oder aus Angst vor der neuen Technologie resultieren. Auch kann es Widerstände geben, ein neues Verfahren zu erlernen, wenn das bisherige System als geeignet angesehen wird.

Das Unternehmen muss daher seine Mitarbeiter über die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung sowie über die Folgen einer Nichteinhaltung aufklären. Das Unternehmen kann seine Mitarbeiter auch dabei unterstützen, sich für benutzerfreundliche Lösungen mit intuitiven Dashboards zu entscheiden. Eine effektive Lösung führt zu einer Verringerung des Arbeitsaufwands und der Fehlerquote, so dass sich die Mitarbeiter auf andere Aufgaben konzentrieren können und weniger Zeit für das Fehlermanagement aufwenden müssen.

Sicherung von eInvoicing-Daten: Wie Sie Ihr Unternehmen vor Cybersecurity-Bedrohungen schützen können

Die elektronische Rechnungsstellung beinhaltet den Austausch sensibler Finanzdaten, was Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit und des Risikos von Cyberangriffen aufkommen lässt. Unbefugter Zugriff oder Datenschutzverletzungen können schwerwiegende Folgen für Unternehmen haben. Als für die Datenverarbeitung Verantwortlicher liegt die Verantwortung bei den Unternehmen und nicht bei ihren Dienstleistern als Datenverarbeitern.

Die oben erwähnte Sorgfaltspflicht des Dienstleisters ist unerlässlich, um solche Probleme zu vermeiden. Der Anbieter muss die Datensicherheit in den Vordergrund stellen und über die entsprechenden Zulassungen verfügen. Das Unternehmen sollte auch die Infrastruktur des Anbieters prüfen und sicherstellen, dass sie geeignet und skalierbar ist.

eInvoicing für den zukünftigen Erfolg nutzen

Die elektronische Rechnungsstellung bietet eine Chance zur Umgestaltung, denn sie ermöglicht es den Unternehmen, ihre Rechnungsstellungsprozesse zu rationalisieren und die Effizienz zu steigern. Für eine erfolgreiche Umsetzung und kontinuierliche Einhaltung der Vorschriften müssen jedoch einige Herausforderungen bewältigt werden. Ein anpassungsfähiges Unternehmen, das in die richtige Lösung investiert, wird einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz haben. Es besteht kein Zweifel daran, dass die Reise in Richtung Digitalisierung geht. Die Frage ist nur, wie schnell ein Unternehmen den Anschluss findet und die Vorteile dieser automatisierten Welt nutzen kann.