Digitale Transformation und Einhaltung der Mehrwertsteuer: Strategien für den Erfolg im digitalen Zeitalter

Die Technologie verändert die Wirtschaft und die Geschäftsmodelle und zwingt die Regierungen rund um den Globus, neue Maßnahmen zur Überwachung und Sicherstellung der Steuereinhaltung einzuführen. Diese Veränderungen in der Art und Weise, wie die Steuerbehörden die Steuerpflichtigen kontrollieren, wirken sich jedoch auf die Steuerpflichtigen aus und zwingen sie, sich an neue Regeln, Vorschriften und Anforderungen anzupassen.

Sowohl kleine und mittlere Unternehmen (KMU) als auch große multinationale Unternehmen müssen ihre Strategien zur Einhaltung der Mehrwertsteuer modernisieren. Daher kann die Entwicklung einer Strategie für die digitale Transformation der Schlüssel für Steuerpflichtige sein, um die Einhaltung der Vorschriften zu vereinfachen und Daten für das Unternehmenswachstum zu nutzen.

Herausforderungen bei der Einhaltung der Mehrwertsteuer in der digitalen Ära

Das digitale Zeitalter bringt viele Herausforderungen für Steuerpflichtige mit sich, wenn es darum geht, die Einhaltung der Mehrwertsteuer zu erreichen oder beizubehalten. Regierungen auf der ganzen Welt ändern und aktualisieren rasch ihre Vorschriften, wobei die Einführung digitaler Meldepflichten und die obligatorische elektronische Rechnungsstellung im B2B-, B2C- und B2G-Bereich zu den wichtigsten Trends gehören. Das vielleicht bemerkenswerteste Beispiel ist die EU-Reform der Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA) des EU-weiten Mehrwertsteuersystems, die darauf abzielt, die Mehrwertsteuerberichterstattung zu modernisieren und Betrug zu bekämpfen.

Mit dem Aufkommen des elektronischen Handels nahmen die grenzüberschreitenden Verkäufe zu, was die Mehrwertsteuerpflichten erschwerte. Als die Regierungen erkannten, dass ihnen erhebliche Teile ihrer Mehrwertsteuereinnahmen entgingen, führten sie strengere Vorschriften für ausländische Steuerpflichtige ein, die ihre Produkte oder Dienstleistungen an lokale Verbraucher verkaufen. So müssen die Steuerpflichtigen die lokalen Vorschriften einhalten und eine Vielzahl von Mehrwertsteuersätzen, Steuerbefreiungen und Registrierungsschwellen in verschiedenen Ländern verwalten. Dies kann insbesondere für KMU mit begrenzten Ressourcen eine Herausforderung darstellen.

Wenn man sich in einem Land für die Mehrwertsteuer registrieren lässt, muss man auch die Anmelde- und Zahlungsanforderungen einhalten. Da die Häufigkeit der Einreichung, die erforderlichen Formulare, Daten und Fälligkeitstermine in jedem Land unterschiedlich sind, können Steuerpflichtige, insbesondere Privatpersonen, mit diesen Anforderungen überfordert sein.

Schließlich fallen bei digitalen Transaktionen riesige Datenmengen an, darunter auch personenbezogene Daten von Verbrauchern. Datengenauigkeit, -integrität und -sicherheit sind entscheidend, um das Vertrauen der Verbraucher aufrechtzuerhalten und gleichzeitig die Mehrwertsteuervorschriften einzuhalten.

Technologien verändern die Einhaltung der Mehrwertsteuer

Da die Steuerbehörden zunehmend auf einer Datenüberwachung in Echtzeit bestehen, d. h. auf einer Echtzeit-Kommunikation zwischen ihnen und den Steuerpflichtigen, müssen Privatpersonen und Unternehmen Technologien oder Lösungen implementieren, die die Erfassung und Meldung der erforderlichen Daten in Echtzeit gewährleisten. Darüber hinaus suchen Steuerpflichtige nach Lösungen, die die Berechnung der Mehrwertsteuer und die Abgabe der Mehrwertsteuererklärung automatisieren, um ihren Verpflichtungen nachzukommen, insbesondere was die rechtzeitige und korrekte Abgabe der Mehrwertsteuererklärungen betrifft.

Tax-Engine-Software hat sich als eine der führenden Lösungen für Steuerpflichtige erwiesen. Diese Softwarelösungen lassen sich in bestehende Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme integrieren, um die Mehrwertsteuerberechnung zu automatisieren. Die Tax-Engine-Software wendet korrekte Mehrwertsteuersätze an und erstellt genaue Berichte, um ihre Aufgaben erfolgreich auszuführen, wodurch der Raum für menschliche Fehler reduziert und die Effizienz gesteigert wird.

Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) sind Technologien, die Transaktionsdaten analysieren und potenzielle Compliance-Risiken erkennen. Darüber hinaus werden KI und maschinelles Lernen eingesetzt, um Muster zu erkennen, die auf Fehler hindeuten, und so die Genauigkeit der Mehrwertsteuerberichterstattung zu verbessern.

Blockchain wird hauptsächlich als dezentralisiertes Hauptbuch für die Aufzeichnung von Transaktionen verwendet und trägt zur Datentransparenz und Unveränderlichkeit bei. Auf Blockchain basierende Lösungen bieten den Steuerpflichtigen mehr überprüfbare Daten für Prüfungszwecke.

Schließlich eignen sich Cloud-basierte Lösungen für Steuerpflichtige, die in mehreren Ländern tätig sind, da sie Daten speichern und den Echtzeit-Datenaustausch zwischen Abteilungen und Steuerbehörden erleichtern können. Außerdem verbessern Cloud-basierte Lösungen die Skalierbarkeit für Steuerpflichtige, insbesondere für solche, die neue Märkte erschließen.

Praktische Schritte zur Erstellung einer Implementierungsstrategie

Die Entwicklung einer umfassenden Strategie zur Integration von Technologie in die Einhaltung der MwSt-Vorschriften umfasst mehrere gleichermaßen wichtige Schritte. Der erste Schritt, den Steuerpflichtige unternehmen sollten, ist die Bewertung der aktuellen Prozesse. Steuerpflichtige können Ineffizienzen und Schwachstellen aufdecken, indem sie die bestehenden Verfahren zur Einhaltung der Mehrwertsteuer gründlich überprüfen.

Mit einer klaren Vorstellung von ihrem aktuellen Status sollten die Steuerpflichtigen Ziele und Anforderungen definieren, z. B. die Verringerung manueller Fehler, die Erhöhung der Meldegenauigkeit oder die Einhaltung neuer Vorschriften. Die Definition dieser Ziele hilft ihnen bei der Auswahl der geeigneten Technologie oder Lösung, um ihr Ziel der digitalen Transformation zu erreichen.

Sobald die Ziele für die digitale Transformation definiert sind, besteht der nächste Schritt für Steuerpflichtige darin, die am besten geeignete Lösung zu bewerten und auszuwählen. In dieser Phase sollten Steuerpflichtige verfügbare Technologien und Lösungen recherchieren und vergleichen, die ihren Bedürfnissen und Budgets entsprechen.

Einige Schlüsselfaktoren, die es zu berücksichtigen gilt, sind die Möglichkeit der Integration in bestehende Systeme, die Benutzerfreundlichkeit, die Unterstützung durch den Anbieter, die Effizienzsteigerung und die Vorteile der Risikominderung. Es gibt keine Einheitslösung, und die Bedürfnisse und Möglichkeiten von KMU und Großunternehmen sind unterschiedlich.

Die Entwicklung eines Implementierungsplans, der einen detaillierten Fahrplan mit den Schritten für die Einführung von Technologien und Lösungen, einschließlich Fristen, wichtigen Meilensteinen, Vorhersage potenzieller Herausforderungen und Notfallmaßnahmen beinhaltet, ist ein Schritt, der ernst genommen werden sollte. Darüber hinaus enthält ein detaillierter Implementierungsplan die Namen der wichtigsten Beteiligten, die die Implementierung durchführen und ihren Erfolg überwachen werden.

Einer der häufigsten Fehler ist, dass die Umsetzungsstrategien keine genaue Schulung der Mitarbeiter für die neuen Systeme und Prozesse vorsehen. Die Mitarbeiter müssen mit den Möglichkeiten und Verfahren der neuen Systeme vertraut gemacht werden, um den Plan effektiv umzusetzen, einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und sicherzustellen, dass die ausgewählten Lösungen optimal genutzt werden.

Schließlich helfen die kontinuierliche Überwachung der Leistung der Lösungen und die Bewertung der Ergebnisse bei der Einhaltung der Vorschriften den Steuerpflichtigen, Bereiche für weitere Verbesserungen zu ermitteln. Darüber hinaus wird durch eine regelmäßige interne Prüfung sichergestellt, dass die verwendete Lösung mit den Steuerpflichtigen und den sich ändernden Vorschriften Schritt hält.

Fazit

Die Einführung neuer Systeme und Lösungen in den täglichen Geschäftsbetrieb kann kompliziert und mühsam sein, insbesondere für KMU mit begrenzten Mitteln. Steuerpflichtige können sich jedoch für die richtige Technologie oder Lösung entscheiden, wenn sie die Herausforderungen, Bedürfnisse und Anforderungen verstehen und eine strukturierte Implementierungsstrategie verfolgen.

Darüber hinaus wird dieser Ansatz zu einer besseren Einhaltung der Vorschriften, einer Verringerung der Risiken und einer allgemeinen betrieblichen Effizienz beitragen. Da die Steuerbehörden ihren Ansatz weiter modernisieren und Technologien zur Überwachung und Prüfung von Steuerpflichtigen einführen, ist es für den geschäftlichen Erfolg in einem zunehmend komplexen regulatorischen Umfeld entscheidend, diesen Veränderungen voraus zu sein.

Quelle: © PwC, EY, Thomson Reuters, OECD, Europäisches Parlament, VATabout - Der Aufstieg der automatisierten Mehrwertsteuererklärung: Zentrale Chancen und Grenzen, VATabout - EU-Anforderungen für digitale Meldungen: Leitfaden für nicht ansässige Steuerzahler