Einführung in das Konzept der elektronischen Rechnungsstellung

Mit dem Fortschritt der Gesellschaften entwickelten sich auch die Methoden der Dokumentation. Von den Tontafeln, die in der Antike verwendet wurden, gingen die Aufzeichnungssysteme zu Papierrechnungen über, die seit Jahrhunderten zum Standard geworden sind. Eine Papierrechnung ist ein Handelsdokument, das eine Transaktion zwischen einem Verkäufer und einem Käufer aufzeichnet. In ihrer einfachsten Form enthält sie Informationen über den Verkäufer, die erbrachte Dienstleistung oder die verkaufte Ware, den Preis, die Zahlungsweise und die Steuern.

Diese papierbasierten Systeme waren zwar effektiv, wiesen jedoch inhärente Ineffizienzen auf, die im Allgemeinen direkt mit menschlichen Fehlern zusammenhängen, da sie eine manuelle Dateneingabe, -verarbeitung und -speicherung erfordern. Sowohl Unternehmen als auch Behörden erkannten, dass Papierrechnungen den Anforderungen einer schnelllebigen, globalisierten Wirtschaft nicht mehr gerecht werden konnten. So entstand eine neue Form der Rechnung.

Im Gegensatz zu herkömmlichen oder digitalen Rechnungen, z. B. in Form von PDF-Dateien oder digitalen Bildern, werden elektronische Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und ausgetauscht, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Durch diese moderne Form der Rechnung wird die Möglichkeit menschlicher Fehler drastisch reduziert.

Die elektronische Rechnungsstellung ist eine der modernsten und technologisch am weitesten entwickelten Formen des digitalen Berichtswesens auf der Transaktionsebene.

Die Ursprünge der elektronischen Rechnungsstellung

Die ersten Länder, die die elektronische Rechnungsstellung eingeführt haben, waren die lateinamerikanischen Länder. Chile, Brasilien, Argentinien und Mexiko waren die ersten, die umfassende, gut strukturierte E-Invoicing-Systeme einführten. Diese Länder erkannten das Potenzial der Technologie, um ihre Finanz- und Buchhaltungssysteme zu automatisieren und Steuerbetrug zu bekämpfen.

Die europäischen Länder erkannten schnell die Vorteile dieses Systems und begannen bald damit, es nach und nach einzuführen, wobei Dänemark und Finnland den Anfang machten. Im Jahr 2014 war Italien das erste europäische Land, das die elektronische Rechnungsstellung für B2G-Transaktionen verbindlich vorschrieb.

Seit 2020 haben alle Mitgliedstaaten einen Rahmen entwickelt, der mit der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung übereinstimmt.

Inzwischen arbeiten immer mehr Länder weltweit daran, die elektronische Rechnungsstellung nicht nur für B2G-, sondern auch für B2B-Transaktionen vorzuschreiben. Heute liegt die Zahl der Länder, die über E-Invoicing-Systeme verfügen, bei weit über 100, wobei sich die meisten nur auf B2G-Transaktionen beziehen.

Die positiven Seiten der elektronischen Rechnungsstellung

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich, wenn es um die Entwicklung von Steuerkontrollinstrumenten für die Steuerbehörden und andere angeschlossene öffentliche Einrichtungen geht, auf die die Steueraufsichtspflichten übertragen werden. Dank der Automatisierung wird die Überwachung weniger zeitaufwendig und effektiver.

Die Umstellung von der papiergestützten Rechnungsstellung auf die elektronische Rechnungsstellung macht den operativen und den Compliance-Teil des Unternehmensalltags weniger mühsam und teuer. Darüber hinaus minimieren diese Systeme Fehler und verbessern das Cashflow-Management, indem sie schnellere Zahlungszyklen ermöglichen und Echtzeit-Einblicke in ausstehende Rechnungen bieten.

Risiken und Herausforderungen

Die Einführung digitaler Berichterstattungssysteme, wie z. B. der elektronischen Rechnungsstellung, birgt neue Herausforderungen und heikle Punkte im Vergleich zu "traditionellen" Arten der Steuerberichterstattung, die seit Jahrzehnten verwendet werden. Die Einrichtung eines hochwertigen Datenschutzsystems ist ein notwendiger technischer Fixpunkt vor der Einführung der E-Invoicing-Lösung.

In einigen Regionen, insbesondere in Entwicklungsländern, stellen die unzureichende digitale Infrastruktur und der begrenzte Internetzugang erhebliche Hindernisse für die Sicherheit und die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung dar.

Die größte Herausforderung für grenzüberschreitend tätige Unternehmen ist die Fragmentierung der E-Invoicing-Systeme und die damit verbundenen Anforderungen der nationalen Behörden.

Um die Fragmentierung und die damit verbundenen Kosten für die Entwicklung einer den lokalen Anforderungen entsprechenden Lösung besser in den Griff zu bekommen, bemühen sich international tätige Unternehmen, internationale Verbände und einige nationale Behörden um die Festlegung weltweit akzeptabler Standards als Antwort auf die nicht enden wollenden Herausforderungen in Bezug auf die Kosten für die Einhaltung der Vorschriften in diesem Bereich.

Initiativen wie das PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement On-Line) der Europäischen Union zielen darauf ab, interoperable E-Invoicing-Systeme zu schaffen, die länderübergreifend genutzt werden können, um den grenzüberschreitenden Handel zu vereinfachen und den Verwaltungsaufwand zu verringern.

Die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung

Die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung steht in engem Zusammenhang mit neu entstehenden Technologien und der weiteren Verbesserung der gesetzlichen Vorschriften und der Standardisierung auf globaler Ebene. Technologien wie KI, Blockchain, Robotic Process Automation (RPA) und Big Data tragen dazu bei, Anomalien in Rechnungsdaten zu erkennen, E-Invoicing-Verarbeitungssysteme zu verbessern, Betrug zu bekämpfen und vorausschauende Steuerberichte zu entwickeln.

Außerdem können E-Invoicing-Daten in neuen Bereichen genutzt werden, z. B. für digitale Mehrwertsteuererklärungen, Frachttransportinformationen, E-Invoice-Daten für die Emissionsberichterstattung und die Rückverfolgbarkeit in der Lieferkette.

Fazit

Diese Art der digitalen Berichterstattung bringt viele Vorteile für verschiedene Interessengruppen mit sich. Der Sprung von der langsamen und fehleranfälligen manuellen Arbeit zum schnellen Tempo der Automatisierung ist zweifellos einer der Punkte, die die Relevanz der elektronischen Steuerberichterstattung hervorheben. Die Vorabinvestitionen sollten nicht über die Vorteile hinwegtäuschen, die sich kurzfristig ergeben, da die Implementierung im Vergleich zu herkömmlichen Buchhaltungs- und Berichterstattungssystemen ihre Vorteile zeigt.

Die elektronische Rechnungsstellung hilft den Regierungen weltweit, Steuerbetrug zu bekämpfen und die Mehrwertsteuer besser zu kontrollieren. Diese Systeme befinden sich noch in der Anfangsphase, und Regierungen und internationale Organisationen arbeiten daran, sie zu standardisieren und zu verbessern. Zusammen mit Technologien wie KI, Blockchain, Robotic Process Automation (RPA) und Big Data müssen E-Invoicing-Systeme erst noch entwickelt und in neuen Bereichen eingesetzt werden.