Wichtige Faktoren, die beim Outsourcing der Einhaltung indirekter Steuern in der digitalen Wirtschaft zu berücksichtigen sind

Die Einhaltung der Vorschriften im Bereich der indirekten Steuern wird für Unternehmen, die auf mehreren Märkten oder in verschiedenen Ländern tätig sind, immer komplexer. Die Ausweitung des globalen elektronischen Handels, die grenzüberschreitende Erbringung digitaler Dienstleistungen und der sich rasch ändernde Mehrwertsteuer-/GST-Rahmen zwingen die Steuerpflichtigen dazu, externes Fachwissen einzuholen, um die Vorschriften einzuhalten.

Da die Regeln und Vorschriften im Bereich der indirekten Steuern zunehmend fragmentiert und technologiegesteuert sind, wird Outsourcing für Unternehmen zu einem strategischen Schritt, um die Einhaltung der Vorschriften effizienter zu gestalten. Diese Strategie ist jedoch nicht ohne gewisse Risiken.

Definition der Einhaltung indirekter Steuern

Aus formaler Sicht bezieht sich die Einhaltung indirekter Steuern auf die Implementierung von Prozessen und die Erfüllung von Anforderungen im Zusammenhang mit Verbrauchssteuern wie der Mehrwertsteuer, der GST oder der Verkaufs- und Nutzungssteuer in verschiedenen Rechtsordnungen. Die Liste der Steuern, die unter den Begriff der indirekten Steuern fallen, ist damit jedoch noch nicht erschöpft. Sie kann auch Zölle, Verbrauchssteuern, Tarife und andere ähnliche lokale Steuern umfassen.

Einfacher ausgedrückt: Digitale und globale Unternehmen müssen die von den Regierungen weltweit festgelegten Steuervorschriften befolgen und sicherstellen, dass die Anforderungen an Registrierung, Einziehung und Überweisung, Berichterstattung und Buchführung erfüllt werden.

Die Einhaltung der indirekten Steuern ist nicht mehr nur eine Frage der regelmäßigen Berichterstattung. Die Regierungen führen immer fortschrittlichere Prüfungs- und Datenkontroll- und -austauschmechanismen ein und gehen dazu über, nahezu in Echtzeit auf Transaktionsdaten zuzugreifen. Daher umfasst die Einhaltung der Vorschriften nicht nur die Erfüllung grundlegender Meldepflichten, sondern erfordert auch eine kontinuierliche Anpassung an das digitalisierte Steuersystem des jeweiligen Landes.

Die Nichteinhaltung von Registrierungs- oder anderen Anforderungen, wie z. B. Datengenauigkeit, Einreichungsformat oder Meldefrequenz, kann zu Steuerprüfungen und letztlich zu Strafen führen.

Risikobereiche beim Outsourcing von Compliance

Obwohl Outsourcing zur Effizienz beitragen und den Verwaltungsaufwand verringern kann, bringt es auch neue Risiken für Steuerpflichtige mit sich, die sie proaktiv angehen und bewältigen müssen. Eines der ersten spürbaren und bedeutenden Risiken ist der Verlust von Kontrolle und Transparenz. Mit anderen Worten: Wenn Unternehmen die Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften an externe Anbieter oder Verkäufer delegieren, verlieren sie möglicherweise die direkte Kontrolle über wichtige Steuerberichte.

Ein weiteres großes Risiko ist die Fehlinterpretation von Vorschriften. Die Vorschriften für indirekte Steuern variieren von Land zu Land. Wenn man diese Unterschiede nicht kennt und einen Anbieter wählt, dem es an lokalem Fachwissen mangelt oder der sich nicht auf dem Laufenden hält, was die aktuellen Steuerregeln und -vorschriften angeht, kann dies zu falschen Angaben, Unter- oder Überzahlungen führen.

Auch Datenschutz und Sicherheit sind in der stark digitalisierten Welt ein wichtiges Thema. Steuerpflichtige müssen sich darüber im Klaren sein, dass die Auslagerung der Steuererfüllung bedeutet, dass sie Dritten Zugang zu sensiblen Finanz- und in gewissem Maße auch Kundendaten gewähren. Eine Verletzung der Vertraulichkeit oder ein unsachgemäßer Umgang mit Daten durch den Dienstleister könnte schwerwiegende rechtliche und rufschädigende Folgen für diejenigen haben, die ihn beauftragen.

Schließlich muss bei der Auslagerung der Befolgung indirekter Steuern die Haftung für Fehler geprüft und festgelegt werden. Die Regierungen, insbesondere die Steuerbehörden, machen die Steuerpflichtigen, d. h. Unternehmen oder Einzelpersonen, und nicht die Dienstleister, für Fehler bei der Einhaltung der Vorschriften verantwortlich. Unzureichende vertragliche Sicherheitsvorkehrungen und unklare Verantwortlichkeiten und Haftungen können zu unvorhergesehenen steuerlichen Risiken und Konsequenzen führen.

Zu berücksichtigende Schlüsselfaktoren

Unternehmen müssen vor dem Abschluss einer Outsourcing-Vereinbarung mehrere Faktoren prüfen. Der erste Faktor ist das Fachwissen des Anbieters und die Abdeckung der Gerichtsbarkeit. Ein zuverlässiger Outsourcing-Anbieter muss ein tiefes Verständnis der lokalen indirekten Steuergesetze, Echtzeit-Meldepflichten und sich entwickelnde politische Trends nachweisen.

Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die auf komplexen Märkten tätig sind, wie z. B. in den USA, wo jeder Bundesstaat die Regeln für die Umsatz- und Nutzungssteuer festlegt, oder die weltweit digitale Dienstleistungen erbringen, bei denen die Definition solcher Dienstleistungen und die Registrierungs- und Meldeanforderungen sehr unterschiedlich sein können.

Die technologische Infrastruktur ist ebenso wichtig wie die Kenntnis der lokalen Vorschriften. In der digitalen Wirtschaft hängt die wirksame Einhaltung der Steuervorschriften von der Datenübertragung in Echtzeit, von automatisierten Anmeldeverfahren und von Systemen ab, die sich problemlos in ERP- oder Buchhaltungssoftware integrieren lassen. Je nach Transaktionsvolumen sollten Steuerpflichtige nach einem Anbieter suchen, der über eine Plattform oder Software verfügt, die in der Lage ist, bestimmte Transaktionsvolumina zu verwalten und genaue und standardisierte Berichte über mehrere Steuersysteme hinweg zu erstellen.

Der Kundenservice ist ein weiteres Kriterium beim Outsourcing. Es reicht nicht aus, dass die Anbieter die Regeln und Vorschriften kennen und über eine gut funktionierende Software verfügen. Bei der Suche nach vertrauenswürdigen Anbietern sollten Steuerpflichtige prüfen, ob der Kundendienst in der Lage ist, komplexe steuerliche Verpflichtungen zu verwalten oder rechtzeitig Antworten auf Unklarheiten oder wichtige Fragen zu geben.

Schließlich ist ein offensichtlicher Punkt zu beachten: die Kosten. Unternehmen, insbesondere KMU, lassen sich oft von der Kosteneffizienz leiten, was manchmal dazu führt, dass sie eine billigere Lösung wählen, ohne alle Aspekte der Gebühren zu berücksichtigen. Daher sollten Unternehmen den Leistungsumfang, die Reaktionszeiten und die Eskalationsverfahren berücksichtigen, die durch die Gebühr abgedeckt sind. Die Entscheidung für einen Anbieter sollte sich an diesen Kriterien orientieren und nicht nur an den Kosten der Dienstleistung.

Wie man beim Outsourcing die Kontrolle behält

Die Einhaltung der indirekten Steuern und ein erfolgreiches Outsourcing enden nicht mit der Auswahl eines Dienstleisters, sondern umfassen auch die Kontrolle über alle steuerlichen Angelegenheiten. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, klare Kommunikations- und Überwachungsmechanismen, -rahmen oder -systeme einzurichten, d. h. Governance-Strukturen, die Rollen, Verantwortlichkeiten und Kommunikationsprotokolle festlegen.

Eine solche Struktur kann die Festlegung interner Ansprechpartner, die Anberaumung regelmäßiger Überprüfungssitzungen und die Einrichtung eines Dashboards oder einer Tabelle zur Überwachung der Einhaltung von Vorschriften umfassen, die eine Echtzeitüberwachung von Einreichungen, Fristen und Problemlösungen ermöglicht.

Die Leistungsverfolgung anhand von Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) und Leistungsvereinbarungen (Service Level Agreements, SLAs), mit deren Hilfe die Reaktionsfähigkeit des Anbieters, die Genauigkeit und die Einhaltung der Compliance-Standards beurteilt werden können, ist unerlässlich. Darüber hinaus kann die Durchführung regelmäßiger Audits oder einer unabhängigen Überprüfung zusätzliche Sicherheit bieten, dass der Anbieter seinen Verpflichtungen nachkommt.

Interne Teams oder wichtige Stakeholder müssen in die hochrangigen Compliance-Entscheidungen und die Auslegung der Richtlinien eingebunden bleiben. Mit anderen Worten: Einige kritische Entscheidungen, wie z. B. die Frage, ob eine Registrierung in einer neuen Rechtsordnung erfolgen soll, müssen intern oder in enger Abstimmung mit dem Anbieter getroffen werden.

Zwei weitere Überlegungen betreffen die regelmäßige Aktualisierung von Vorschriften und Richtlinien sowie die Notfallplanung. Der erste Aspekt stellt sicher, dass Unternehmen und Einzelpersonen rechtzeitig über Änderungen der geltenden Vorschriften informiert werden, während der zweite Aspekt als Hilfsmechanismus für den Wechsel des Anbieters oder die Rückverlagerung von Compliance-Angelegenheiten ins eigene Haus dient, falls dies erforderlich ist.

Fazit

Die Auslagerung der Einhaltung von Vorschriften im Bereich der indirekten Steuern bietet zahlreiche Vorteile für internationale oder digitale Unternehmen, die Effizienz und Fachwissen in einem sich entwickelnden und komplexen Regelungsumfeld suchen. Dennoch ist es keine Lösung, die sich von selbst versteht. Ein erfolgreiches Outsourcing erfordert nicht nur ein gründliches Auswahlverfahren für den Anbieter, sondern auch die Einrichtung präziser, fortlaufender Systeme zur Überwachung und Verfolgung der Einhaltung der Vorschriften.

Generell sollte Outsourcing als eine strategische Entscheidung betrachtet werden, die mit den langfristigen Unternehmenszielen in Einklang stehen und Wachstum und operative Leistungsfähigkeit im digitalen Zeitalter ermöglichen muss.

Quelle: VATabout - Digitale Transformation und Einhaltung der Mehrwertsteuer: Strategien für den Erfolg im digitalen Zeitalter, VATabout - Rückdatierte Mehrwertsteuerregistrierung: Ursachen, Konsequenzen und Compliance-Tipps, EY, OECD, BDO