Der Aufstieg der automatisierten Mehrwertsteuererklärung: Wichtige Chancen und Grenzen

Die Geschwindigkeit, mit der sich die Technologie entwickelt, hat sich erheblich auf die Einführung automatisierter Tools und Software durch die Unternehmen ausgewirkt, was die Einhaltung der Mehrwertsteuer einfacher und schneller macht. In einer Zeit, in der Regierungen auf der ganzen Welt strengere Maßnahmen zur Einhaltung der Mehrwertsteuer einführten, wurde die Automatisierung zu einem wichtigen Mittel für Unternehmen, um die Anforderungen zu erfüllen und die Nase vorn zu haben.

In diesem Artikel gehen wir auf die Entwicklung der Automatisierung der Mehrwertsteuererklärung, ihre Vorteile und Herausforderungen ein und zeigen, wie Unternehmen ein Gleichgewicht zwischen Automatisierung und manuellen Prozessen finden können.

Das Aufkommen der Automatisierung der Umsatzsteuererklärung

Der Bedarf an einem automatisierten Verfahren zum Ausfüllen und Einreichen von Umsatzsteuererklärungen lässt sich aus mehreren miteinander verbundenen Aspekten ableiten. Mit der Einführung digitaler Steuersysteme in Ländern wie Immediate Supply of Information - Suministro Inmediato de Informacion (SII) in Spanien oder Making Tax Digital (MTD) im Vereinigten Königreich wurde die Automatisierung der Mehrwertsteuererklärung für Unternehmen zu einer Notwendigkeit.

Die von den nationalen Regierungen erlassenen Vorschriften verlangen in der Regel, dass Unternehmen ihre Umsatzsteuererklärungen elektronisch einreichen, was zu einem wachsenden Bedarf an automatisierten Systemen geführt hat, die komplexe Berechnungen durchführen und sicherstellen können, dass die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen wird.

Da immer mehr Unternehmen in der digitalen Wirtschaft in mehreren Rechtsordnungen und Märkten tätig sind, ist die korrekte und fristgerechte Erstellung und Einreichung von Mehrwertsteuererklärungen zu einer der größten Herausforderungen geworden. Deshalb ist die Automatisierung ein wachsender Trend, nicht nur bei großen Unternehmen, sondern auch bei kleinen und mittleren Betrieben.

Die Automatisierung der MwSt-Erklärung wird daher sowohl von den nationalen Regierungen als auch von den Unternehmen gefordert, um die Einhaltung der MwSt-Vorschriften zu vereinfachen.

Vorteile der Automatisierung der MwSt-Erklärung

Vereinfachung und Zeitersparnis sind die ersten Vorteile, die einem in den Sinn kommen, wenn man die Automatisierung der MwSt-Erklärung in Betracht zieht. Da die meisten automatisierten Tools und Softwareprogramme alle relevanten Formeln enthalten, die zur genauen und effizienten Berechnung der Mehrwertsteuerbeträge erforderlich sind, die in der Mehrwertsteuererklärung angegeben werden müssen, stellt dies eine erhebliche Erleichterung für Unternehmen dar.

Dadurch, dass nicht alles manuell berechnet und alle Daten eingegeben werden müssen, wird die Möglichkeit menschlicher Fehler bei der Erstellung der Mehrwertsteuererklärungen ausgeschlossen. Letztlich können Fehler in der Umsatzsteuererklärung zu zusätzlichem Verwaltungsaufwand führen, z. B. zur Einreichung korrigierter Erklärungen oder zur Aufnahme korrigierter Daten in die nächste Umsatzsteuererklärung.

Die Automatisierung gewährleistet die Einhaltung der Abgabefristen. Das System kann sie nachverfolgen und wichtige Beteiligte benachrichtigen oder darauf hinweisen, dass Mehrwertsteuererklärungen fällig sind, wodurch das Risiko kostspieliger Geldstrafen weiter verringert wird.

Schließlich kann die Automatisierung den Unternehmen zu einer besseren Skalierbarkeit verhelfen. Wachsende Unternehmen, die in neue Märkte expandieren, sehen sich mit der Herausforderung konfrontiert, die Mehrwertsteuer in mehreren Ländern mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen, Einreichungsanforderungen und Fristen zu verwalten. Ein automatisiertes MwSt-Erklärungssystem kann diese Komplexität effizienter bewältigen und die Einhaltung der lokalen Vorschriften ohne manuelle Eingaben oder Eingriffe sicherstellen.

Herausforderungen und Grenzen der Automatisierung der Mehrwertsteuererklärung

Trotz vieler Vorteile ist die Automatisierung der Mehrwertsteuererklärung nicht ohne Herausforderungen und Einschränkungen. Die Kosten für die Einführung eines automatisierten MwSt-Erklärungssystems können für viele kleine und sogar mittlere Unternehmen das erste Hindernis darstellen.

Obwohl die langfristigen Vorteile, wie z. B. verbesserte Genauigkeit und Zeitersparnis, auf der Hand liegen, übersteigen die anfänglichen Einrichtungskosten möglicherweise das, was sich manche Unternehmen leisten können. Unternehmen müssen unter Umständen in Software, die Integration mit Buchhaltungssystemen und Beratungsdienste investieren, um einen reibungslosen Übergang von der manuellen zur automatisierten Erstellung und Einreichung der Mehrwertsteuererklärung zu gewährleisten. Dies kann ein Hindernis für Unternehmen darstellen, insbesondere für kleine Unternehmen mit begrenzten Ressourcen.

Jeder Einsatz von Technologie bringt Herausforderungen mit sich, einschließlich der Abhängigkeit von ihr und Fehlern, die während des Betriebs auftreten können. Automatisierte Systeme müssen regelmäßig gewartet, aktualisiert und überwacht werden, um ihre korrekte Funktionalität zu gewährleisten. Bei der Implementierung der EDV-Lösung müssen Unternehmen Ausfallzeiten des Systems und Probleme berücksichtigen, die während des Datenabgleichs auftreten können und letztlich zu Verzögerungen oder Ungenauigkeiten bei der MwSt.-Berichterstattung führen.

Im Hinblick auf Aktualisierungen müssen die Unternehmen sicherstellen, dass ihr automatisiertes Mehrwertsteuersystem an Änderungen der Mehrwertsteuervorschriften angepasst werden kann. Die Mehrwertsteuerregeln und -vorschriften ändern sich ständig, und das System muss in der Lage sein, Aktualisierungen nahtlos zu integrieren, ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen.

Eine zusätzliche Herausforderung kann die Bereitstellung von Ressourcen für die Schulung von Mitarbeitern in Schlüsselpositionen zur korrekten Nutzung der automatisierten Tools und Software sein.

Schließlich sind Datensicherheit und Schutz der Privatsphäre immer die Hauptthemen bei der Einführung automatisierter Systeme, einschließlich der Systeme für Mehrwertsteuererklärungen. Sensible Finanzdaten, die zwischen Steuerpflichtigen, Steuerbehörden und Drittanbietern von Mehrwertsteuerlösungen ausgetauscht werden, unterliegen immer dem Risiko von Cyberangriffen und Datenschutzverletzungen.

Das richtige Gleichgewicht bei der MwSt-Automatisierung finden

Wie können wir also ein Gleichgewicht zwischen den Vor- und Nachteilen des automatisierten MwSt-Erklärungssystems finden? Auch wenn automatisierte Systeme zu Genauigkeit und Effizienz beitragen können, sollten Unternehmen dennoch in Betracht ziehen, ein Team von Fachleuten mit der Überwachung des Prozesses zu beauftragen und etwaige Unstimmigkeiten zu beseitigen. Die menschliche Aufsicht stellt sicher, dass das System korrekt funktioniert und dass spezielle oder komplexe Vorgänge ordnungsgemäß bearbeitet werden.

Ein weiterer Punkt, den es zu berücksichtigen gilt, ist der Umfang der Automatisierung. Manche Unternehmen profitieren von einer vollständig automatisierten Lösung, während andere vielleicht einen hybriden Ansatz wählen, der ihren Bedürfnissen und Möglichkeiten entspricht, beispielsweise die Automatisierung von Routineaufgaben bei gleichzeitiger manueller Bearbeitung komplexerer Aufgaben.

Fazit

Unternehmen müssen alle Aspekte ihres Geschäftsbetriebs bewerten und entscheiden, welche Lösung sich am besten für die Automatisierung der Einreichung von Mehrwertsteuererklärungen und der damit verbundenen Anforderungen eignet. Darüber hinaus sollten sie die von Software- oder Cloud-basierten Lösungen gebotenen Funktionen in Betracht ziehen, insbesondere in Bezug auf Flexibilität, Integration mit bestehenden Buchhaltungsplattformen und die Fähigkeit, Anforderungen in verschiedenen Rechtsordnungen zu erfüllen, d. h. die Fähigkeit zur Skalierung, wenn das Unternehmen wächst.

Letztendlich müssen Unternehmen die Automatisierung ihrer Mehrwertsteuererklärungsprozesse in Betracht ziehen. Dies gilt insbesondere angesichts der Tatsache, dass sich die globale Steuerlandschaft rasch weiterentwickelt und die Überwachung und Anpassung an diese Veränderungen eine große Herausforderung darstellt. Unternehmen, die in Automatisierungslösungen investieren, werden besser in der Lage sein, sich an neue Vorschriften anzupassen und die Einhaltung der Mehrwertsteuer zu gewährleisten.

Quelle: Suministro Inmediato de Información (SII), Überblick über Making Tax Digital, PwC - Automatisierung der Mehrwertsteuererklärung, PwC - Automatisierte Mehrwertsteuer-Lösung, Deloitte