OSS-Regelungen - Praktischer Leitfaden für Anbieter aus Nicht-EU-Ländern

Die Einführung der One-Stop-Shop-Regelungen hat den Zugang zur Steuererklärung für in der EU und außerhalb der EU ansässige Verkäufer erheblich erleichtert. Der Hauptvorteil ist die Möglichkeit, verschiedene Arten von Umsätzen in den Kategorien Fernabsatz und grenzüberschreitende Erbringung von Dienstleistungen zu melden, die alle in den Anwendungsbereich des B2C fallen.

Angesichts der Ausweitung des elektronischen Handels und der Notwendigkeit, die Mehrwertsteuerprozesse zu straffen, wurde die OSS am 1. Juli 2021 eingeführt, um eine breitere Palette von Waren und Dienstleistungen abzudecken. Dieser Leitfaden befasst sich mit den OSS-Regelungen, insbesondere mit den Unions- und Nicht-Unions-Regelungen, und zwar aus der Perspektive der Nicht-EU-Lieferanten.

Zum Verständnis der OSS-Regelungen

Das OSS-System besteht aus drei vereinfachten Systemen, die von interessierten Parteien auf freiwilliger Basis genutzt werden können. Diese Regelungen sind:

1. Unions-Regelung;

2. Nicht-Unions-Regelung;

3. Einfuhrregelung, auch bekannt als IOSS.

Unionsregelung

Die Unionsregelung ermöglicht es Steuerpflichtigen aus der EU und aus Nicht-EU-Staaten, die Mehrwertsteuer auf Waren und Dienstleistungen, die an Verbraucher in allen EU-Mitgliedstaaten geliefert werden, durch eine einzige elektronische Registrierung zu erklären und zu zahlen.

Nicht-Unionsregelung

Die Nicht-Union-Regelung ermöglicht es Steuerpflichtigen mit Sitz außerhalb der EU, ihre grenzüberschreitenden B2C-Dienstleistungen nach der Registrierung in einem einzigen vereinfachten Verfahren zu melden.

Einfuhrregelung (IOSS)

Die zentrale Anlaufstelle für Einfuhren (Import One Stop Shop, IOSS) wurde speziell für die Erhebung und Abführung der Mehrwertsteuer auf in die EU eingeführte Waren mit einem Wert von höchstens 150 EUR entwickelt. Sie ermöglicht es Anbietern und Marktplätzen, solche Transaktionen zu erleichtern, indem sie die Mehrwertsteuer von den Kunden an der Verkaufsstelle erheben und sie über eine vereinfachte Erklärung abführen.

Diese Regelung wird in einem separaten Leitfaden ausführlich analysiert.

Kriterien für die Inanspruchnahme der Regelung für Anbieter aus Nicht-EU-Ländern

Wer kann die Unionsregelung in Anspruch nehmen?

Nicht-EU-Lieferanten ohne feste Niederlassung in der EU können die Unionsregelung nutzen, um die Mehrwertsteuer auf innergemeinschaftliche Fernverkäufe von Waren zu erklären und abzuführen. Wenn ein EU-Mitgliedstaat Nicht-EU-Lieferanten eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erteilt, können sie sich dennoch für die Unionsregelung registrieren lassen. Nach der Registrierung sollte das Unionssystem für die Meldung der Steuern auf alle relevanten Lieferungen verwendet werden.

Der auf die Lieferungen anwendbare Mehrwertsteuersatz wird nach der Bestimmungsregel festgelegt.

Nicht in der EU ansässige Betreiber digitaler Plattformen, die aus steuerlicher Sicht als "deemed supplier" behandelt werden, können sich für die Unionsregelung registrieren lassen, um die EU-Mehrwertsteuer zu erklären und abzuführen:

• innergemeinschaftliche Fernverkäufe von Gegenständen und

• bestimmte inländische Lieferungen von Gegenständen, wenn die Lieferung über eine elektronische Schnittstelle erfolgt und die Gegenstände und der Kunde im selben Mitgliedstaat ansässig sind.

Wer kann die Nicht-Union-Regelung in Anspruch nehmen?

Generell kann die Nicht-Union-Regelung nur von Steuerpflichtigen in Anspruch genommen werden, die weder den Sitz ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit noch eine feste Niederlassung in der EU haben und Dienstleistungen an Nichtsteuerpflichtige erbringen (B2C). Diese Nicht-EU-Dienstleister können sich in jedem Mitgliedstaat für die Nicht-Unionsregelung registrieren lassen. Sie sollten die Besteuerungsregeln für den Ort der Dienstleistung nach dem Bestimmungsortprinzip befolgen.

Registrierung

Das Registrierungsverfahren für diese beiden OSS-Regelungen für nicht in der EU ansässige Anbieter besteht aus mehreren obligatorischen Schritten:

1. Bestimmung der Anspruchsberechtigung

2. Auswahl eines Mitgliedstaats der Identifizierung (MSI)

3. Zugriff auf das Portal der Steuerbehörde des MSI

4. Ausfüllen des Registrierungsformulars mit den erforderlichen Informationen

5. Einreichen des Registrierungsformulars

6. Erhalt einer Bestätigung.

Mehrwertsteuererklärungen in OSS

Nach der Registrierung für eine Unions- oder Nicht-Unionsregelung sollten Nicht-EU-Lieferanten bis zum Ende des Monats nach Ablauf des Berichtszeitraums eine vierteljährliche MwSt-Erklärung auf elektronischem Wege einreichen.

Unabhängig davon, ob in diesem Quartal Leistungen erbracht wurden oder nicht, muss eine MwSt-Erklärung abgegeben werden. Wurden in einem Kalenderquartal keine Leistungen erbracht, ist keine Erklärung abzugeben.

Die geschuldete Mehrwertsteuer wird an die Steuerbehörde des MSI abgeführt. Nicht-EU-Lieferanten sollten sicherstellen, dass die Zahlungen mit dem Einreichungsdatum übereinstimmen. Das MSI kann bei Nichtzahlung oder verspäteter Zahlung Zinsen und Strafen verhängen. Als letzte Sanktion können Unternehmen von der registrierten Regelung ausgeschlossen werden.

Zuviel gezahlte Beträge können hingegen zurückerstattet werden, aber das Verfahren und der Zeitrahmen können von Mitgliedstaat zu Mitgliedstaat unterschiedlich sein.

Aufbewahrungsregeln und Rechnungsprüfung

Im Rahmen des OSS-Systems sollten die Verkäufer genau darauf achten, die vorgeschriebenen Dokumente aufzubewahren, die für die Buchführungs- und Meldepflichten relevant sind. Die Aufbewahrungsfrist für diese Unterlagen beträgt zehn Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem die Transaktion stattgefunden hat.

Auf Verlangen der zuständigen Steuerbehörde sollten diese Unterlagen in einem lesbaren elektronischen Format vorliegen. Um die Aufzeichnungen zu erhalten, die die Unternehmen aufbewahren, sollte der interessierte Mitgliedstaat zunächst einen förmlichen Antrag an den Mitgliedstaat der Identifizierung stellen. Das MSI wird den Verkäufer über den Antrag informieren und detaillierte Anweisungen zur Übermittlung der erforderlichen Dokumente geben.

Diese Anweisungen umfassen das Format, die Übermittlungsmethode und die Einreichungsfristen. Der Lieferant sollte dann die angeforderten Unterlagen zusammenstellen und elektronisch an das MSI übermitteln, das sie an den MSC weiterleitet.

Wenn die Lieferanten diese Unterlagen nicht innerhalb eines Monats nach Erhalt einer Mahnung des MSI vorlegen, wird dies als fortgesetzte Nichteinhaltung der Regeln des Programms behandelt und führt zum Ausschluss aus dem Programm.

Schlussfolgerung

Die OSS-Regelungen vereinfachen die Einhaltung der MwSt-Vorschriften für Nicht-EU-Lieferanten, die im grenzüberschreitenden elektronischen Handel innerhalb der EU tätig sind, erheblich. Beide Regelungen straffen die Prozesse der Mehrwertsteuerregistrierung, -berichterstattung und -zahlung, wobei vierteljährliche Mehrwertsteuererklärungen und detaillierte Aufzeichnungen erforderlich sind.

Dieses effiziente System hilft Nicht-EU-Lieferanten, die EU-Mehrwertsteuervorschriften effizienter zu handhaben, verbessert ihren Zugang zum EU-Markt und gewährleistet die Einhaltung der Steuervorschriften.

Quelle: EU-Mehrwertsteuerrichtlinie, Europäische Kommission