Escalader la montagne du changement : Une approche stratégique des défis de la fiscalité indirecte

Basé sur une présentation au 9ème Sommet International de la Fiscalité Indirecte du TBM Group

Le paysage de la fiscalité indirecte est en constante évolution, présentant aux entreprises ce qui leur semble souvent être un défi insurmontable - une "énorme montagne" à gravir. Des réglementations complexes aux transmissions de systèmes en passant par les processus d'entreprise compliqués, le parcours peut être décourageant, poussant même les directeurs financiers chevronnés "au bord des larmes". Mais comme l'a expliqué Matt Ayton, spécialiste de la conformité à la TVA chez Marosa, lors du récent sommet sur la fiscalité indirecte organisé par le TBM Group, si de nombreuses entreprises sont confrontées à des difficultés similaires, le chemin vers le sommet est unique pour chacun.

"Nous sommes tous dans la même tempête, mais pas dans le même bateau", affirme M. Ayton, soulignant qu'il n'existe tout simplement pas de solution unique pour les défis à multiples facettes auxquels les entreprises sont confrontées. La clé réside dans l'adoption d'une approche stratégique et personnalisée, guidée par une planification minutieuse et les ressources adéquates, tant internes qu'externes.

Voici un guide qui vous permettra de relever les défis de la fiscalité indirecte de manière stratégique et de transformer des mandats écrasants en opportunités de croissance et d'efficacité.

1. Définir votre montagne unique : Comprendre vos besoins spécifiques

Avant de pouvoir grimper, il faut d'abord comprendre le terrain. La première étape de la gestion des changements en matière de fiscalité indirecte consiste à définir précisément le défi auquel votre entreprise est confrontée. Cela va au-delà des calendriers législatifs généraux et nécessite une plongée en profondeur dans les nuances de vos opérations.

- Contextualiser l'impact : quel est l'impact précis des nouvelles réglementations sur votre entreprise ? S'agit-il de données circulant entre le client et le fournisseur, ou entre l'entreprise et les autorités fiscales ? Quels sont les modèles utilisés et quelle est la proportion de transactions concernées ?

- Approfondir les détails : Identifiez les exigences, les cohérences et les besoins spécifiques en matière de données par pays ou par juridiction. Par exemple, une entreprise de papier initialement dépassée par la législation sur la facturation électronique a découvert que ses numéros de TVA non établis dans la plupart des pays concernés modifiaient considérablement les exigences, réduisant ainsi son "énorme montagne" d'anxiété.

- Évaluer l'échelle réelle : Il est essentiel de comprendre ces détails spécifiques pour saisir la taille et l'ampleur réelles du défi pour votre organisation. Cette clarté est la base sur laquelle votre stratégie sera construite.

2. Élaborez votre feuille de route personnalisée : Tracer votre chemin vers la conformité

Bien qu'il existe des feuilles de route générales pour les introductions législatives, chaque entreprise a besoin de sa propre feuille de route. Ce plan personnalisé est essentiel pour naviguer efficacement dans les complexités et communiquer l'étendue du projet en interne.

- Tenir compte des facteurs propres à l'entreprise : Des facteurs tels que votre chiffre d'affaires dans un pays donné ou votre statut de non-résident peuvent modifier de manière significative l'impact de la législation. Incorporez ces détails dans votre feuille de route.

- Articuler l'étendue du projet : Cette feuille de route devient un outil essentiel pour communiquer et articuler la taille et l'échelle du projet au sein de votre organisation.

- Hiérarchiser les besoins immédiats : Reconnaissez que, parfois, la nécessité de respecter les délais a la priorité sur des optimisations plus larges. Votre feuille de route doit refléter ces priorités, même si cela implique d'opter dans un premier temps pour des "solutions discrètes" afin de garantir la conformité.

3. Passer de la résolution de problèmes à l'élaboration de solutions : Envisager l'avenir

Au lieu de vous contenter de réagir aux problèmes, adoptez un état d'esprit axé sur la recherche de solutions. Cette approche vous aide à explorer ce qui est possible au-delà du simple respect des exigences de conformité, en encourageant une perspective plus large et plus efficace.

- Au-delà de la conformité : Ne vous contentez pas de viser la "conformité". Posez des questions détaillées : "Comment voulons-nous utiliser les données ? Quelles données seraient utiles ? Comment savons-nous qu'elles sont utilisées correctement ?"

- Descriptions détaillées des résultats : Élaborez des descriptions détaillées des résultats souhaités. Plus les détails sont nombreux, meilleur est le résultat final. Cela permet de se faire une idée plus précise de ce que l'on cherche à obtenir.

- Envisager des objectifs plus larges : Réfléchissez à la manière dont les nouvelles exigences peuvent s'aligner sur les objectifs plus généraux de l'entreprise, tels que les objectifs en matière d'intelligence artificielle, l'amélioration de la visibilité et la normalisation.

4. Favoriser une collaboration globale et adopter le point de vue de tiers

La collaboration n'est pas une absence de leadership ; c'est un moyen d'obtenir de meilleurs résultats. La diversité des points de vue permet de prendre en compte tous les domaines concernés, ce qui débouche sur des solutions plus solides.

- La collaboration interne est fondamentale : assurez la collaboration entre toutes les fonctions. Demandez l'avis de toutes les personnes concernées, car les suppositions peuvent conduire à des solutions erronées. Les meilleurs résultats sont obtenus lorsque l'avis de chacun est pris en compte.

- Adopter le point de vue d'un tiers : Prenez du recul par rapport aux pressions et aux échéances internes en vous demandant ce que des parties externes - telles que votre directeur financier, vos fournisseurs ou vos clients - considéreraient comme un bon résultat. Ce point de vue peut donner une image puissante et différente du projet et de sa réussite finale.

5. S'aligner sur les objectifs généraux de l'entreprise et amplifier les avantages

Ne considérez pas les modifications de la fiscalité indirecte comme un fardeau, mais plutôt comme une occasion d'atteindre les objectifs généraux de l'entreprise et d'en amplifier les avantages.

- Alignement stratégique : Élargissez la discussion au-delà de la conformité pour l'aligner sur les objectifs plus larges de la finance et de l'entreprise. Par exemple, une meilleure gestion des données issues de la facturation électronique pourrait-elle contribuer aux initiatives en matière d'intelligence artificielle ou améliorer la visibilité financière globale ?

- Amplifier l'efficacité et la rapidité : L'automatisation de la facturation électronique, par exemple, conduit naturellement à une augmentation de la vitesse, à une réduction de l'allocation des ressources et à une plus grande efficacité. Articulez clairement ces économies.

- L'opportunité d'une "machine à laver les données" : Ces nouvelles mises en œuvre agissent souvent comme une "machine à laver les données", obligeant à revoir et à nettoyer les données. Il s'agit là d'une occasion importante, souvent négligée, d'améliorer la gestion des données de référence au sein de votre organisation - un défi de longue date pour de nombreuses personnes. Même si l'objectif immédiat est la conformité, gardez à l'esprit cet avantage à long terme.

6. Exploiter stratégiquement des ressources diverses : Votre équipe interne et les "sherpas" externes

La réussite d'un changement complexe exige une évaluation et un déploiement judicieux de toutes les ressources disponibles - personnel, technologie, temps et budget.

- Ressources internes :

◦ Personnes et compétences : Identifier les personnes clés, en particulier celles qui sont connues pour "faire avancer les choses". Comprendre leurs rôles actuels et les compétences existantes en rapport avec le projet.

◦ Technologie et processus : Reconnaître les limites technologiques existantes (par exemple, plusieurs systèmes ERP) et les intégrer dans la portée du projet. Exploitez les technologies internes existantes, même celles qui ne sont pas spécifiques à la fiscalité, pour des tâches telles que l'interrogation de données, afin d'obtenir de meilleurs résultats.

◦ Le temps et le budget : Il s'agit d'éléments fondamentaux ; allouez-les avec soin, en comprenant que parfois, des "solutions peu sophistiquées" sont le meilleur moyen de respecter des délais urgents, en particulier lors de mises à niveau de l'ERP ou d'autres transitions.

- Ressources externes - vos sherpas : Tout comme Junko Tabei, la première femme à avoir escaladé l'Everest, s'est appuyée sur des sherpas, les organisations peuvent tirer d'immenses bénéfices d'une expertise externe.

◦ Prestataires de services/entreprises technologiques : Des entreprises comme Marosa se spécialisent dans la compréhension de réglementations complexes, la manière dont elles sont appliquées et la façon dont elles s'intègrent à la technologie pour assurer un flux de données efficace et la conformité. Elles agissent comme vos "sherpas", vous guidant sur la "montagne du changement" en identifiant les meilleurs itinéraires et résultats pour votre entreprise.

Ils peuvent combler le fossé entre les exigences légales complexes et les processus d'entreprise compliqués, en fournissant l'expertise nécessaire pour relier les nouvelles législations à vos réalités opérationnelles spécifiques.

Trouver l'équilibre pour réussir

En fin de compte, la solution la plus efficace résulte de la recherche d'un équilibre entre les besoins spécifiques de votre organisation, vos objectifs souhaités et les ressources disponibles - à la fois les capacités internes et l'expertise externe. En définissant méticuleusement votre défi unique, en élaborant une feuille de route sur mesure, en favorisant une collaboration étendue, en envisageant des solutions proactives, en amplifiant les avantages et en tirant parti de toutes les ressources disponibles, vous pouvez non seulement gravir la montagne des changements en matière de fiscalité indirecte, mais aussi en ressortir plus fort et plus efficace.