5 retos para las empresas de la UE que gestionan el impuesto sobre ventas y uso en EE.UU. y cómo superarlos

Las empresas radicadas en la Unión Europea (UE) deben sortear una serie de complejidades y requisitos específicos a la hora de gestionar el impuesto sobre ventas y uso estadounidense.

Los regímenes de IVA, como los que se encuentran en Europa y otros países, suelen estar unificados, lo que significa que los procesos aplicados a las operaciones en una jurisdicción a menudo pueden ser duplicados en otros países por los equipos fiscales.

Sin embargo, el sistema estadounidense basado en el impuesto sobre ventas y uso se considera más fragmentado y complejo en comparación.

Es comprensible que esto cree todo tipo de complicaciones para las empresas de la UE que venden bienes o servicios a Estados Unidos, especialmente en lo que respecta a la determinación de impuestos y al cumplimiento de las obligaciones fiscales en múltiples jurisdicciones.

A continuación, presentamos cinco de los principales retos a los que se enfrentan las empresas europeas cuando comercian en EE.UU. y, por tanto, deben gestionar el impuesto sobre ventas y uso. Y, lo que es más importante, le diremos cómo superarlos:

1. La notable complejidad del sistema del impuesto sobre ventas y uso en EE.UU.

Problema: sistema fiscal fragmentado

El primer reto importante al que se enfrentan las empresas europeas es la enorme complejidad del sistema fiscal estadounidense.

A diferencia del régimen del IVA de la UE, que suele estar armonizado en todos los Estados miembros, el de EE.UU. es un sistema fragmentado en el que los impuestos se aplican a escala federal, estatal y local.

Debido a las distintas jurisdicciones -estados, condados y ciudades-, cada una de las cuales establece sus propios tipos impositivos, en EE.UU. se aplican más de 100.000 tipos diferentes del impuesto sobre ventas y uso en cualquier momento. No es de extrañar que sea casi imposible determinarlos y remitirlos todos manualmente.

Es más, cada estado de EE.UU. puede tener una estructura fiscal diferente, incluyendo impuestos específicos de cada estado como el alquiler comercial en Florida o los impuestos turísticos en Mississippi.

Algunos estados, como Colorado, incluso diferencian entre el impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre el uso, lo que añade más complicaciones. Esta variabilidad no existe en la UE, donde unos tipos de IVA estandarizados simplifican las transacciones transfronterizas.

Solución: Automatización e integración tecnológica

Para las empresas europeas, gestionar manualmente un entorno fiscal tan intrincado es una receta para los errores y la ineficacia.

La determinación manual por sí sola requiere enormes recursos humanos para acertar teniendo en cuenta el extraordinario número de tipos existentes.

La respuesta es adoptar software o soluciones fiscales automatizadas que ofrezcan la cobertura y agilidad -así como una gran cantidad de contenido fiscal estadounidense- necesarias para determinar con precisión el Impuesto sobre Ventas y Uso.

Estas herramientas pueden gestionar la complejidad de determinar los tipos impositivos aplicables en función de la ubicación del comprador, la naturaleza de los bienes o servicios vendidos y otras variables.

Al integrar estas herramientas en los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), las empresas pueden garantizar la precisión y la eficacia a la hora de cumplir con el Impuesto sobre Ventas y Uso.

2. Comprender el impuesto sobre el uso

Problema: sistemas fiscales duales

Otra dificultad estriba en comprender los sistemas fiscales duales existentes en EE.UU. para el Impuesto sobre Ventas y el Impuesto sobre el Uso.

Mientras que el Impuesto sobre las Ventas se aplica generalmente en el punto de venta, el Impuesto sobre el Uso se aplica cuando los bienes se compran fuera de un estado pero se utilizan dentro de él.

Esta doble estructura puede complicar las cosas a las empresas europeas que se han acostumbrado al sistema único del IVA y a un único punto de recaudación y envío del impuesto.

Otras complejidades surgen en estados con diferentes tipos impositivos para el Use Tax, como Colorado, que añaden a la carga administrativa el seguimiento y la aplicación de diferentes tipos en función de la transacción.

Solución: Formación y apoyo especializado

Las empresas europeas deben dar prioridad a la formación de sus equipos fiscales sobre las diferencias entre el impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre el uso. El conocimiento de los entresijos de cada sistema es imprescindible para mantener un control firme de la gestión del IVA.

La mejor práctica consiste también en invertir en tecnología fiscal puntera para lograr una precisión óptima en todas las transacciones, una hazaña que normalmente está fuera del alcance de los equipos que gestionan manualmente el IVA. Existen muchas soluciones en el mercado que pueden determinar y aplicar de forma fiable el impuesto sobre las ventas y/o el impuesto sobre el uso cuando cada gravamen es exigible en los 45 estados en los que se utiliza.

Además, es aconsejable hablar con expertos fiscales con experiencia en la implantación de soluciones en EE.UU.. Los expertos deben ser capaces de proporcionar información sobre cuándo se aplica el Use Tax y ayudar a las empresas a establecer sistemas que lo rastreen y declaren con precisión.

3. Leyes de nexo y la decisión Wayfair

Problema: Definir el nexo fiscal

Los profesionales fiscales europeos poco expuestos a los EE.UU. a menudo tienen dificultades para entender el concepto de nexo.

Nexus hace referencia a la presencia mínima que una empresa debe tener en un Estado para estar obligada a recaudar el impuesto sobre las ventas.

En 2018, la sentencia del Tribunal Supremo de Estados Unidos en el caso Dakota del Sur contra Wayfair estableció que incluso las empresas sin presencia física en un estado deben recaudar el Impuesto sobre las Ventas si sus ventas superan ciertos umbrales.

A las empresas de la UE a menudo les resulta difícil determinar cuándo han establecido nexo en un estado de EE. UU., ya que estas normas difieren de un estado a otro.

Por ejemplo, algunos estados pueden establecer el nexo basándose en factores económicos, como el volumen anual de ventas, mientras que otros pueden exigir una presencia física en el estado, como a través de una oficina, fábrica o tienda.

Las normas no siempre están claras y varían entre los 50 estados de EE.UU.

Solución: Implantar un software de seguimiento del nexo

Para gestionar eficazmente los requisitos de nexo, las empresas de la UE deben utilizar un software especializado que rastree los umbrales de nexo económico en los distintos estados.

Este software puede alertar a las empresas cuando cruzan un umbral de nexo, lo que les permite cumplir la legislación fiscal estatal en tiempo real.

Además, asociarse con expertos jurídicos en legislación fiscal estadounidense puede garantizar que las empresas sigan cumpliendo la normativa a medida que amplían sus operaciones.

4. Complicaciones con el cambio de divisas

Problema: divisas y gestión de facturas

Las empresas europeas que realizan transacciones en dólares estadounidenses se enfrentan a retos adicionales a la hora de gestionar los tipos de cambio a efectos fiscales.

Los estados de EE.UU. no estandarizan el tratamiento de las transacciones en divisas, lo que da lugar a prácticas de facturación e información incoherentes.

Determinar el tipo de cambio correcto e incluirlo con precisión en las facturas es fundamental para garantizar el cumplimiento de la normativa.

Los errores en la conversión de divisas pueden dar lugar a pagos fiscales insuficientes o excesivos, y ambos pueden acarrear sanciones. Tratamos este tema con más detalle en un blog reciente.

Solución: Automatización de la conversión de divisas

La mejor solución para hacer frente a los problemas de cambio de divisas es automatizar el proceso de captura de los tipos de cambio de divisas en el punto de transacción.

Las empresas de la UE pueden integrar herramientas de conversión de divisas en sus sistemas de facturación para calcular con precisión los impuestos en dólares estadounidenses y en la moneda nacional de la empresa.

La estandarización de los tipos de cambio y de los procedimientos de facturación ayudará a evitar errores y a garantizar el cumplimiento de la legislación fiscal estadounidense.

5. El elevado coste del cumplimiento

Problema: aumento de los costes de cumplimiento

La complejidad del cumplimiento de la normativa estadounidense en materia de IVA puede incrementar considerablemente los costes operativos de las empresas de la UE.

El cumplimiento requiere no sólo la implantación de software especializado, sino también la contratación de profesionales fiscales familiarizados con la legislación estadounidense.

Esto puede suponer un coste prohibitivo para las pequeñas empresas de la UE, lo que dificulta su entrada en el mercado estadounidense o la ampliación de sus operaciones.

Solución: Racionalizar los procesos de cumplimiento

Una forma de mitigar los elevados costes de cumplimiento es racionalizar los procesos siempre que sea posible.

Las soluciones automatizadas que integran los cálculos del impuesto sobre las ventas en los sistemas ERP existentes pueden reducir el tiempo y los recursos necesarios para el cumplimiento.

Además, la externalización de la gestión fiscal a proveedores de servicios externos puede ofrecer alternativas rentables para las pequeñas y medianas empresas (PYME) que no pueden permitirse equipos fiscales internos.

Conclusión

Navegar por la fiscalidad sobre ventas y uso en EE.UU. es una tarea de enormes proporciones para las empresas europeas, debido principalmente a la naturaleza fragmentada y compleja del sistema fiscal estadounidense.

Las herramientas de automatización, la formación y la colaboración con expertos fiscales pueden ayudar a las empresas europeas a reducir la carga que supone el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Al agilizar los procesos fiscales y mantenerse informadas de los últimos cambios normativos, las empresas europeas pueden llevar a cabo con confianza operaciones en EE.UU. sin verse abrumadas por las complejidades de su sistema fiscal.