El auge de las declaraciones de IVA automatizadas: Principales oportunidades y limitaciones

La velocidad a la que evoluciona la tecnología ha influido significativamente en la adopción por parte de las empresas de herramientas y programas informáticos automatizados, que facilitan y agilizan el cumplimiento de las obligaciones en materia de IVA. En una época en la que los gobiernos de todo el mundo aplicaban medidas más estrictas para el cumplimiento del IVA, la automatización se convirtió en un medio esencial para que las empresas cumplieran los requisitos y se mantuvieran a la vanguardia.

En este artículo, analizaremos el auge de la automatización de las declaraciones del IVA, sus ventajas y retos, y cómo las empresas pueden encontrar el equilibrio entre la automatización y los procesos manuales.

La aparición de la automatización de la declaración del IVA

La necesidad de automatizar la cumplimentación y la presentación de las declaraciones del IVA puede verse desde varios aspectos interconectados. Con la implantación en los países de sistemas fiscales digitales, como el Suministro Inmediato de Información (SII) en España o el Making Tax Digital (MTD) en el Reino Unido, la automatización de la declaración del IVA se convirtió en una necesidad para las empresas.

Las normativas implementadas por los gobiernos nacionales suelen exigir a las empresas que presenten las declaraciones de IVA electrónicamente, lo que ha llevado a una creciente necesidad de sistemas automatizados que puedan manejar cálculos complejos y garantizar que el IVA se declare con precisión.

A medida que aumenta el número de empresas que operan en múltiples jurisdicciones y mercados en la economía digital, preparar y presentar correctamente las declaraciones del IVA a tiempo se ha convertido en uno de los principales retos. Por ello, la automatización se ha convertido en una tendencia creciente, no sólo entre las grandes empresas, sino también entre las pequeñas y medianas empresas.

Por lo tanto, la automatización de la declaración del IVA es necesaria tanto para los gobiernos nacionales como para las empresas para simplificar el cumplimiento del IVA.

Ventajas de la automatización de la declaración del IVA

La simplificación y la eficiencia en el tiempo son las primeras ventajas que se nos pasan por la cabeza al considerar la automatización de la declaración del IVA. Dado que la mayoría de las herramientas y software automatizados incluyen todas las fórmulas pertinentes necesarias para calcular con precisión y eficacia los importes de IVA que deben incluirse en las declaraciones de IVA, esto representa un alivio significativo para las empresas.

No tener que calcularlo todo manualmente e introducir todos los datos elimina la posibilidad de que se produzcan errores humanos al preparar las declaraciones del IVA. En última instancia, los errores en las declaraciones de IVA pueden dar lugar a problemas administrativos adicionales, como la presentación de declaraciones corregidas o la inclusión de datos corregidos en la siguiente declaración de IVA.

La automatización garantiza el cumplimiento de los plazos de presentación. El sistema puede realizar un seguimiento de los mismos y notificar o alertar a las principales partes interesadas de que las declaraciones de IVA están pendientes, reduciendo aún más el riesgo de multas costosas.

Por último, la automatización puede ayudar a las empresas a alcanzar una mayor escalabilidad. Las empresas en crecimiento que se expanden a nuevos mercados se enfrentan al reto de gestionar el cumplimiento del IVA en múltiples jurisdicciones con diferentes tipos de IVA aplicables, requisitos de presentación y plazos. Un sistema automatizado de declaración del IVA puede gestionar estas complejidades de forma más eficiente, garantizando el cumplimiento de las normas locales sin necesidad de introducir datos o intervenir manualmente.

Retos y limitaciones de la automatización de la declaración del IVA

A pesar de sus numerosas ventajas, la automatización de la declaración del IVA no está exenta de dificultades y limitaciones. El coste de implantación de un sistema automatizado de devolución del IVA puede ser el primer obstáculo para muchas pequeñas e incluso medianas empresas.

Aunque los beneficios a largo plazo, como la mejora de la precisión y el ahorro de tiempo, son evidentes, el coste inicial de la implantación puede superar lo que algunas empresas pueden permitirse. Las empresas pueden tener que invertir en programas informáticos, integración con sistemas contables y servicios de consultoría para garantizar una transición fluida de los sistemas manuales a los automatizados de preparación y presentación de declaraciones del IVA. Esto puede suponer un obstáculo para las empresas, especialmente para las pequeñas empresas con recursos limitados.

Cualquier uso de la tecnología presenta retos, como la dependencia de la misma y los fallos que pueden producirse durante su funcionamiento. Los sistemas automatizados requieren un mantenimiento regular, actualizaciones y supervisión para garantizar su correcto funcionamiento. A la hora de implantar la solución informática, las empresas deben tener en cuenta los tiempos de inactividad del sistema y los problemas que pueden surgir durante el proceso de sincronización de datos, lo que en última instancia provocaría retrasos o inexactitudes en la declaración del IVA.

En cuanto a las actualizaciones, las empresas deben asegurarse de que su sistema automatizado de IVA se adapta a los cambios en la normativa del IVA. Las normas y reglamentos del IVA cambian constantemente, y el sistema debe ser capaz de integrar las actualizaciones a la perfección sin interrumpir las operaciones cotidianas.

Un reto adicional puede ser la asignación de recursos para formar al personal clave en el uso correcto de las herramientas y el software automatizados.

Por último, la seguridad de los datos y la privacidad son siempre cuestiones primordiales a la hora de implantar sistemas automatizados, incluidos los de declaración del IVA. Los datos financieros confidenciales intercambiados entre los sujetos pasivos, las autoridades fiscales y los proveedores de soluciones de IVA de terceros siempre están sujetos al riesgo de ciberataques y violaciones de datos.

Encontrar el equilibrio adecuado en la automatización del IVA

Entonces, ¿cómo podemos equilibrar los aspectos positivos y negativos del sistema automatizado de declaración del IVA? Aunque los sistemas automatizados pueden contribuir a la precisión y la eficiencia, las empresas deben seguir considerando la posibilidad de contar con un equipo de profesionales que supervise el proceso y resuelva cualquier discrepancia. La supervisión humana garantiza que el sistema funcione correctamente y que cualquier transacción específica o compleja se gestione adecuadamente.

Otro aspecto a tener en cuenta es el alcance de la automatización. Mientras que algunas empresas pueden beneficiarse de una solución completamente automatizada, otras pueden encontrar que un enfoque híbrido se adapta a sus necesidades y posibilidades, como automatizar las tareas rutinarias mientras se gestionan manualmente las tareas más complejas.

Conclusión

Las empresas deben evaluar todos los aspectos de sus operaciones y determinar qué solución es la mejor para automatizar los requisitos de presentación y presentación de las declaraciones del IVA. Además, deben tener en cuenta las funcionalidades que ofrecen las soluciones de software o basadas en la nube, especialmente las relacionadas con la flexibilidad, la integración con las plataformas de contabilidad existentes y la capacidad de cumplir los requisitos en diferentes jurisdicciones, es decir, la capacidad de escalar a medida que crece la empresa.

En definitiva, las empresas deben plantearse automatizar sus procesos de declaración del IVA. Esto es especialmente cierto si se tiene en cuenta que el panorama fiscal mundial evoluciona con rapidez, y que controlar y adaptarse a estos cambios supone un reto importante. Las empresas que inviertan en soluciones de automatización estarán mejor posicionadas para adaptarse a las nuevas normativas y mantener el cumplimiento del IVA.

Fuente: Suministro Inmediato de Información (SII), Panorama general de Making Tax Digital, PwC - Automatización de las declaraciones del IVA, PwC - Solución automatizada para el IVA, Deloitte