Transformación digital y cumplimiento del IVA: Estrategias para el éxito en la era digital

La tecnología está transformando la economía y los modelos de negocio, obligando a los gobiernos de todo el mundo a introducir nuevas medidas para controlar y garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Sin embargo, estos cambios en la forma en que las autoridades fiscales controlan a los sujetos pasivos afectan a éstos y les obligan a adaptarse a nuevas normas, reglamentos y requisitos.

Tanto las pequeñas y medianas empresas (pymes) como las grandes multinacionales deben modernizar sus estrategias de cumplimiento del IVA. Por lo tanto, desarrollar una estrategia de transformación digital podría ser la clave para que los sujetos pasivos simplifiquen el cumplimiento y utilicen los datos para el crecimiento empresarial.

Retos del cumplimiento del IVA en la era digital

La era digital ha traído muchos retos para los sujetos pasivos en lo que respecta a alcanzar o mantener el cumplimiento del IVA. Los gobiernos de todo el mundo están cambiando y actualizando rápidamente las regulaciones, donde la introducción de requisitos de información digital y la facturación electrónica obligatoria B2B, B2C y B2G se encuentran entre las principales tendencias. Quizá el ejemplo más notable sea la reforma del IVA en la era digital (ViDA) de la UE, cuyo objetivo es modernizar la declaración del IVA y combatir el fraude.

El auge del comercio electrónico incrementó las ventas transfronterizas, complicando las obligaciones en materia de IVA. Al darse cuenta de que perdían una parte importante de sus ingresos por IVA, los gobiernos impusieron normas más estrictas a los sujetos pasivos extranjeros que venden sus productos o servicios a los consumidores locales. Así, los sujetos pasivos deben cumplir la normativa local y gestionar una variedad de tipos de IVA, exenciones y umbrales de registro en múltiples jurisdicciones. Esto puede resultar especialmente difícil para las PYME con recursos limitados.

Registrarse a efectos del IVA en un país también implica respetar los requisitos de presentación y pago. Dado que la frecuencia de presentación, los formularios necesarios, los datos y las fechas de vencimiento difieren en cada país, los sujetos pasivos, especialmente los particulares, pueden verse desbordados por estos requisitos.

Por último, las transacciones digitales generan grandes cantidades de datos, incluidos los datos personales de los consumidores. La exactitud, integridad y seguridad de los datos son fundamentales para mantener la confianza de los consumidores y, al mismo tiempo, cumplir la normativa del IVA.

Tecnologías que transforman el cumplimiento de la normativa del IVA

Dado que las autoridades fiscales insisten cada vez más en el control de los datos en tiempo real, es decir, en la comunicación en tiempo real entre ellas y los sujetos pasivos, los particulares y las empresas deben implantar tecnologías o soluciones que garanticen la captura y notificación de los datos necesarios en tiempo real. Además, los sujetos pasivos buscan soluciones que automaticen el cálculo del IVA y el proceso de presentación de las declaraciones del IVA para cumplir con sus obligaciones, especialmente en lo que respecta a la presentación puntual y precisa de las declaraciones del IVA.

El software de motor fiscal se ha convertido en una de las principales soluciones para los sujetos pasivos. Estas soluciones de software se integran con los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) existentes para automatizar los cálculos del IVA. El software de motor fiscal aplica los tipos de IVA correctos y genera informes precisos para ejecutar con éxito sus tareas, reduciendo el espacio para los errores propensos a las personas y mejorando la eficiencia.

La inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (AM) son tecnologías que analizan los datos de las transacciones y detectan posibles riesgos de cumplimiento. Además, la IA y el ML se utilizan para identificar patrones que indican errores, mejorando así la precisión de la declaración del IVA.

Blockchain se utiliza principalmente como un libro de contabilidad descentralizado para registrar transacciones, lo que contribuye a la transparencia e inmutabilidad de los datos. Las soluciones basadas en blockchain ofrecen a los sujetos pasivos datos más verificables a efectos de auditoría.

Por último, las soluciones basadas en la nube son adecuadas para los sujetos pasivos que operan en múltiples jurisdicciones, ya que pueden almacenar datos y facilitar el intercambio de datos en tiempo real entre los departamentos y las autoridades fiscales. Además, las soluciones basadas en la nube mejoran la escalabilidad para los sujetos pasivos, especialmente para aquellos que entran en nuevos mercados.

Pasos prácticos para crear una estrategia de implantación

El desarrollo de una estrategia global para integrar la tecnología en el cumplimiento de las obligaciones del IVA implica varios pasos igualmente esenciales. El primer paso que deben dar los sujetos pasivos es evaluar los procesos actuales. Los sujetos pasivos pueden identificar ineficiencias y puntos débiles revisando a fondo los procedimientos de cumplimiento del IVA existentes.

Con una idea clara de su situación actual, los sujetos pasivos deben definir objetivos y requisitos, como reducir los errores manuales, aumentar la precisión de los informes o cumplir las nuevas normativas. La definición de estos objetivos les guiará en la selección de la tecnología o solución adecuada para ayudarles a alcanzar su objetivo de transformación digital.

Una vez definidos los objetivos de la transformación digital, el siguiente paso para los sujetos pasivos es evaluar y seleccionar la solución más adecuada. En esta fase, los sujetos pasivos deben investigar y comparar las tecnologías y soluciones disponibles que se ajusten a sus necesidades y presupuestos.

Algunos factores clave que deben tenerse en cuenta son la posibilidad de integración con los sistemas existentes, la facilidad de uso, la asistencia del proveedor, el aumento de la eficiencia y las ventajas de mitigación de riesgos. No existe una solución única, y las necesidades y posibilidades de las PYME y las grandes empresas difieren.

Desarrollar un plan de implantación, que implica crear una hoja de ruta detallada en la que se describan los pasos para la implantación de la tecnología y la solución, incluyendo plazos, hitos clave, previsión de posibles retos y medidas de contingencia, es un paso que debe tomarse en serio. Además, un plan de implantación detallado incluye los nombres de las principales partes interesadas que llevarán a cabo la implantación y supervisarán su éxito.

Uno de los errores más comunes es que las estrategias de implantación no incluyan una formación precisa de los empleados sobre los nuevos sistemas y procesos. Los empleados deben familiarizarse con las últimas capacidades y procedimientos de los sistemas para ejecutar el plan con eficacia, garantizar una transición fluida y asegurar que las soluciones seleccionadas se utilizan al máximo.

Por último, la supervisión continua del rendimiento de las soluciones y la evaluación de los resultados del cumplimiento ayudan a los sujetos pasivos a identificar áreas de mejora. Además, la realización de una auditoría interna periódica garantizará que la solución utilizada se mantiene al día con los sujetos pasivos y la evolución de la normativa.

Conclusión

La implantación de nuevos sistemas y soluciones en las operaciones empresariales diarias puede resultar complicada y onerosa, especialmente para las PYME con activos limitados. Sin embargo, los sujetos pasivos pueden decidirse por la tecnología o solución adecuada si comprenden los retos, necesidades y requisitos y siguen una estrategia de implantación estructurada.

Además, este enfoque contribuirá a mejorar el cumplimiento, reducir los riesgos y aumentar la eficacia operativa general. A medida que las autoridades fiscales continúan modernizando su enfoque e implementando tecnologías para supervisar y auditar a los sujetos pasivos, adelantarse a estos cambios es crucial para el éxito empresarial en un entorno normativo cada vez más complejo.

Fuente: PwC, EY, Thomson Reuters, OCDE, Parlamento Europeo, VATabout - El auge de las declaraciones de IVA automatizadas: Principales oportunidades y limitaciones, VATabout - Requisitos de información digital de la UE: Guía esencial para contribuyentes no residentes