Desafíos clave en la implantación de la facturación electrónica y soluciones probadas para el éxito en el cumplimiento de la normativa

La facturación electrónica se está convirtiendo cada vez más en la norma, primero en Sudamérica y ahora en Europa. Sin embargo, muchas empresas ven un requisito no deseado que deben cumplir a pesar de las ventajas de reducir el tiempo de procesamiento, ahorrar costes y mejorar la precisión. Uno de estos motivos de reticencia son los retos de integración. Las empresas deben comprender estos retos y desarrollar estrategias para superarlos, a fin de garantizar una transición fluida y maximizar así los beneficios de la facturación electrónica.

Cumplimiento de la facturación electrónica: Cómo cumplir las distintas normativas internacionales

Europa está asistiendo a una oleada de mandatos fiscales que entrarán en vigor en los próximos años. Estas normativas de facturación electrónica varían significativamente de un país a otro y de una región a otra. Estas variaciones incluyen el modelo de transmisión de datos, la frecuencia y requisitos adicionales como la firma electrónica o los códigos QR. Los requisitos de las autoridades fiscales, así como las leyes locales, como la de privacidad de datos, pueden ser muy complejos y llevar mucho tiempo entenderlos, supervisarlos y aplicarlos. El incumplimiento puede acarrear problemas legales y sanciones económicas, e incluso penas de prisión en el caso de Malasia.

Las empresas deben mantenerse informadas sobre el panorama normativo y asegurarse de que sus sistemas de facturación electrónica cumplen la legislación local. Trabajar con proveedores de facturación electrónica que tengan experiencia en diferentes entornos normativos puede ser beneficioso y probablemente mucho más rentable que supervisar las normativas y crear una solución de forma independiente. Las auditorías y actualizaciones periódicas del sistema de facturación electrónica también son necesarias para seguir cumpliendo la normativa en constante evolución. Italia, por ejemplo, ha visto más de 40 iteraciones desde su puesta en marcha en 2019.

Integración perfecta de la facturación electrónica: Conectando ERPs, P2Ps y sistemas heredados

Integrar los sistemas de facturación electrónica no solo con ERPs, sino también con otros sistemas, incluidos P2P y sistemas contables, puede ser un desafío. Además de la integración con el sistema en cuestión, hay que conectar los sistemas internos para garantizar que los datos se entregan de forma precisa y conforme a la normativa. También puede ser necesario tener en cuenta los sistemas heredados, lo que añade nuevos retos. Una integración ineficaz o incompleta daría lugar a silos de datos y, probablemente, al incumplimiento de la normativa.

Para evitar estos problemas, las empresas deben llevar a cabo una evaluación exhaustiva de sus sistemas actuales para identificar los requisitos de integración. Cuando existen sistemas heredados, pueden aprovecharse los mandatos fiscales para justificar la modernización del sistema. Las empresas deben actuar con la debida diligencia a la hora de seleccionar soluciones y proveedores de facturación electrónica, asegurándose de que cuentan con experiencia y conocimientos en la integración con los sistemas actuales, y no simplemente con una opción estándar que podría no ajustarse a los requisitos de la empresa.

Gestión de los costes de implantación de la facturación electrónica: Presupuestar el cumplimiento y la eficiencia

El coste inicial de implantación de un sistema de facturación electrónica puede ser significativo y debe presupuestarse en consecuencia. La diligencia debida es clave para asegurarse de que el proveedor dispone de los recursos y la experiencia adecuados. Un retraso en la entrega de una solución conforme puede acarrear gastos adicionales en forma de multas y sanciones de la autoridad fiscal.

Una empresa debe evaluar los costes de mantener los procesos actuales, en los que es probable que exista cierto grado de carga de trabajo manual. Esto conlleva un riesgo de intervención humana que también debe cuantificarse. Además, está la implicación en el flujo de caja de la práctica habitual, en la que una empresa sería incapaz de procesar facturas electrónicas conformes y el comprador no estaría legalmente obligado a aceptar la factura y, por tanto, no podría pagarla. El riesgo de incumplimiento de los mandatos de facturación electrónica es significativo, rozando lo catastrófico.

Vencer la resistencia de los empleados a la facturación electrónica: Estrategias para una adopción sin problemas

Los empleados acostumbrados a los métodos tradicionales de facturación pueden resistirse a la transición a la facturación electrónica. Esta resistencia puede deberse a la falta de comprensión de las ventajas o al miedo a las nuevas tecnologías. También puede haber resistencia a aprender un nuevo proceso cuando el sistema actual se considera adecuado.

La empresa debe, por lo tanto, educar a sus empleados sobre los beneficios de la facturación electrónica, así como sobre las implicaciones de su incumplimiento. La empresa también puede ayudar a sus empleados a optar por soluciones fáciles de usar con cuadros de mando intuitivos. Una solución eficaz reducirá la carga de trabajo y las tasas de error, permitiendo a los empleados centrarse en otras tareas y limitando el tiempo dedicado a la gestión de errores.

Proteger los datos de facturación electrónica: Cómo proteger su empresa de las amenazas de ciberseguridad

La facturación electrónica implica el intercambio de datos financieros confidenciales, lo que suscita preocupación por la seguridad de los datos y el riesgo de ciberataques. Los accesos no autorizados o las violaciones de datos pueden tener graves consecuencias para las empresas. Como responsable del tratamiento de datos, la responsabilidad recae en la empresa, y no en su proveedor de servicios como encargado del tratamiento.

La mencionada diligencia debida del proveedor de servicios es imprescindible para evitar estos problemas. El proveedor debe dar prioridad a la seguridad de los datos y estar en posesión de las acreditaciones adecuadas. La empresa también debe evaluar la infraestructura del proveedor, garantizando su idoneidad y escalabilidad.

Adoptar la facturación electrónica para el éxito futuro

La facturación electrónica representa una oportunidad de transformación, ya que permite a las empresas agilizar sus procesos de facturación y aumentar la eficiencia. Sin embargo, una implantación exitosa y el cumplimiento continuado de la normativa exigen enfrentarse a una serie de retos. Una organización adaptable que invierta en la solución adecuada tendrá ventaja sobre la competencia. No cabe duda de que la dirección de la marcha es hacia la digitalización, la cuestión es cuándo una empresa se pondrá al día y empezará a sacar partido de este mundo automatizado.